Приложение. Правила подготовки и оформления актов администрации г. Оренбурга

Приложение
к распоряжению Главы г. Оренбурга
от 17 января 2001 г. N 170-р

Правила
подготовки и оформления актов администрации г. Оренбурга

1.1. Настоящие Правила устанавливают требования к актам администрации города, порядок организации работ по их подготовке и правила оформления реквизитов актов (заголовок, индекс, дата и др.).

Требования настоящих Правил являются обязательными для всех работников администрации, предприятий, учреждений, организаций при подготовке и оформлении актов администрации города.

1.2. Актами администрации города являются распоряжения Главы города.

Администрация в пределах своей компетенции принимает правовые акты в виде распоряжений Главы города, которые подписывает Глава города, а в случае его отсутствия - первый заместитель Главы города.

1.3. Акты администрации вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом.

1.4. Акты администрации города, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города Оренбурга предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их организационно-правовых форм, а также органами местного самоуправления и гражданами.

1.5. Руководители структурных подразделений администрации издают в пределах своей компетенции приказы. По распоряжению Главы города с учетом специфики работы отдельные руководители органов и структурных подразделений городской администрации могут издавать помимо приказов иные виды актов в пределах своей компетенции.

2. Организация работ по подготовке актов администрации

2.1. Подготовка актов администрации организуется во исполнение распоряжений Главы города или в соответствии с актами органов государственной власти, а также по обращениям предприятий, организаций, учреждений и физических лиц.

2.2. Акты администрации подготавливают:

2.2.1. Первые заместители Главы города - по поручению Главы города;

2.2.2. Заместители Главы города по поручению первых заместителей Главы города в соответствии с разграничением компетенции;

2.3. При подготовке акта администрации определяются его цели и задачи, сроки исполнения, ответственный исполнитель, а также соответствие акта действующему законодательству и решениям органов местного самоуправления, изданных ранее по этому вопросу.

3. Бланки актов администрации

3.1. Акты администрации должны быть оформлены и согласованы на бланках установленной формы.

4. Заголовок к тексту акта администрации

4.1. Текст акта администрации должен иметь заголовок.

Заголовок - кратное изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

4.2. Заголовок начинается с предлога О (об) и формируется при помощи:

- отглагольного существительного (о предоставлении, об утверждении и т.д.);

- существительных, указывающих на предмет (о мерах, об итогах и т.д.).

4.3. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 знаков.

5. Даты актов администрации

5.1. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 1 мая 2000 года следует оформлять: 01.05.2000.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 01 мая 2000 года.

5.2. Дата акта администрации ставится при его регистрации в общем отделе. Подписанные акты регистрируются в день их поступления в общий отдел. Ответственность за сроки оформления подписанного Главой города распоряжения несет исполнитель.

5.3. На документах подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает в себя: слово "УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН)", согласованное в роде и числе с наименованием утверждаемого документа, название распорядительного документа, его дату и номер.

6. Индекс акта регистрации

6.1. Акты администрации по содержанию и назначению подразделяются и регистрируются самостоятельно по группам.

6.2. Индекс распоряжения по вопросам основной деятельности складывается из порядкового номера в пределах регистрируемой группы и буквы Р (например, 170-Р).

6.3. Распоряжения по личному составу имеют индекс КЛ (170 КЛ).

6.4. Распоряжения по кадровым вопросам имеют индекс К (170 К).

6.5. Распоряжения по руководителям муниципальных предприятий имеют индекс КР (170 КР).

6.6. Регистрация актов администрации производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

7. Текст акта администрации

7.1. Текст документа должен быть кратким, конкретным, достоверным, не допускающим различных толкований и исполненным в компьютерном варианте.

7.2. Акт администрации должен включать вопросы, относящиеся к одной или нескольким тематикам, непосредственно связанным между собой по содержанию.

7.3. Новые акты по отдельным вопросам, уже решенным в ранее принятых актах, подготавливаются, как правило, в форме изменений, дополнений текстов этих актов.

Если требуется внесение существенных изменений, т.е. затрагивается более половины текста, или по одному и тому же вопросу имеется несколько (более 3-х) актов, в обязательном порядке подготавливается новый акт.

7.4. Акты администрации, как правило, содержат констатирующую и распорядительную часть. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, правовые основания, послужившие причиной для подготовки соответствующего акта администрации.

7.5. Правовое основание акта администрации должно иметь наименование правового акта, его дату, статью, пункт. Констатирующая часть должна заканчиваться двоеточием.

7.6. Допускается, в отдельных случаях, выпуск актов администрации без констатирующей части по вопросам ненормативного характера.

7.7. Распорядительная часть акта администрации должна содержать предписываемые действия.

Если текст распорядительной части акта содержит несколько предписываемых действий, решений, предписаний, его следует разбивать на пункты, а при детализации предписываемого действия, закрепленного в пункте, - на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце.

Пункты должны иметь порядковые номера в пределах всего акта (1, 2, 3, и т.д.).

Подпункты имеют нумерацию в пределах каждого пункта. Номера подпунктов состоят из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой (1.1, 1.2, 1.3, и т.д.).

Если распорядительная часть акта состоит из одного пункта он не нумеруется.

7.8. Распорядительная часть может быть представлена в приложении в виде отдельного плана, программы, графика и т.д. В этом случае распорядительная часть акта администрации может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого документа.

7.9. Пункты и подпункты записываются с абзаца.

7.10. В качестве исполнителей акта администрации должны указываться структурные подразделения администрации, предприятия, учреждения, организации. Фамилия руководителя в скобках не указывается.

Должностное лицо указывается в качестве исполнителя, если исполнение поручено персонально ему. В этом случае должность и фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.

7.11. Названия предприятий, учреждений, организаций должны указываться в точном соответствии с их официальным наименованием. Допускается использование сокращенных наименований, если сокращения являются официальными.

7.12. Если в акте имеются указания об отмене, изменении или дополнении ранее принятых актов или отдельных пунктов, то необходимо указать дату, номер и заголовок отменяемого или изменяемого акта администрации.

7.13. В последнем пункте распорядительной части акта администрации при необходимости указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением акта администрации в целом.

Контроль в распоряжениях Главы города может оставаться за Главой города или возложен на его первых заместителей.

7.14. При постановке акта администрации на контроль необходимо указывать срок его исполнения.

8. Приложения к акту администрации

8.1. Сведения о наличии приложений к актам администрации указываются в акте с проставлением порядкового номера. Одно приложение не нумеруется. Знак "N" перед цифрой не ставиться#.

8.2. В правом верхнем углу первого листа приложения к акту делается запись по форме.

                                                   Приложение 3

                                                   к распоряжению

                                                   Главы города

                                                   от 08.12.2000 N 1021-р

8.3. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они перечисляются ниже текста документа по форме:

Приложение: на ... (листах) в ... экз.

Если название приложений не приведены в тексте документа, то приложения перечисляются по той же форме, но с указанием их названий.

8.4. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.).

9. Реквизит "Разослано" акта администрации

9.1. Реквизит "Разослано" располагается на лицевой стороне последнего листа акта ниже подписи Главы города (при недостатке места на оборотной стороне листа сверху). Реквизит составляет исполнитель акта.

Слово "Разослано" пишется прописными буквами.

9.2. Реквизит "Разослано" содержит указания об адресатах и количестве экземпляров акта администрации. Адресаты в реквизитах записываются в именительном падеже.

9.3. В актах администрации по основной деятельности в состав обязательных адресатов включаются:

- аппарат Оренбургского городского Совета - 1 экз.

- общий отдел - 1 экз. (рабочий)

- прокуратура - 1 экз.

В состав переменных адресатов включаются структурные подразделения, должностные лица администрации, организации, учреждения, предприятия и т.д., в отношении которых акт администрации содержит соответствующие предписания и другую информацию.

Пример оформления реквизита:

РАЗОСЛАНО: Аппарат   Оренбургского  городского   Совета,     общий отдел,

           прокуратура,      Южный    административный   округ,  Северный

           административный округ.

Подлинный экземпляр акта администрации в реквизите "Разослано" не указывается в качестве рабочего экземпляра не используется и хранится в общем отделе.

Рабочий экземпляр общего отдела временно передается для работы в пресс-службу администрации города. Организацию опубликования в средствах массовой информации, а также ознакомление сотрудников средств массовой информации с актами администрации осуществляет пресс-служба администрации города.

9.4. Отметка об исполнителе (составитель документа) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа у левой границы поля листа.

Фамилия исполнителя в именительном падеже без инициалов проставляется ниже реквизита "Разослано" в одну строчку с номером телефона.

10. Согласование проекта распоряжения Главы города

10.1. Согласование проекта распоряжения Главы города является обязательным и производится с целью оценки его целесообразности, соответствия действующему законодательству, Уставу г.Оренбурга, правовым актам Оренбургского городского Совета и настоящим Правилам.

При согласовании проекта распоряжения Главы города учитывается также обеспеченность содержащихся в нем предписаний финансовыми, материально-техническими и организационными средствами.

10.2. Согласование проводится как внутри администрации (должностными лицами и структурными подразделениями), так и вне ее - организациями, учреждениями, предприятиями.

Согласование оформляется путем визирования акта администрации должностным лицом. Виза включает в себя должность, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия), дату.

Визирования проводятся на справке согласования по установленной форме. Замечания и дополнения к акту администрации в ходе его согласования излагаются на отдельном листе и прилагаются к справке согласования с указанием об этом в графе "Подпись" справки согласования "Заключения прилагаются".

Согласование производится с первыми заместителями Главы города, заместителями Главы города, заинтересованными отделами, комитетами и управлениями в соответствии с их компетенцией, правовым управлением.

10.3. Завизированные и согласованные проекты распоряжений передаются руководителем по обеспечению деятельности администрации города на подпись Главе города. Подписанные Главой города распоряжения поступают для регистрации и рассылки в общий отдел. Исполнители предоставляют в общий отдел то количество копий распоряжений, которое указано в рассылке в бумажном и электронном видах.

10.4. Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинников распоряжений Главы города осуществляется общим отделом администрации, за исключением распоряжений по кадровым вопросам. Их регистрацию, учет, рассылку и хранение осуществляет отдел кадровой политики.

10.5. Регистрация распоряжений Главы города осуществляется общим отделом с использованием сквозной нумерации. Рассылаемые копии заверяются печатью.

10.6. Выдача копий распорядительных документов администрации города структурным подразделениям производится общим отделом с разрешения начальника общего отдела.

10.7. Выдача копий распорядительных документов администрации города физическим и юридическим лицам производится общим отделом с разрешения Главы города или первого заместителя Главы города.