Приложение. Положение Об общем отделе администрации города Оренбурга

Приложение
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 18 февраля 2005 г. N 27

Положение
Об общем отделе администрации города Оренбурга

I. Общие положения

1.1. Общий отдел администрации города Оренбурга (далее именуется отдел) является структурным подразделением администрации г.Оренбурга.

1.2. Отдел по всем вопросам своей деятельности подчиняется Главе города, первому заместителю Главы города и непосредственно руководителю Аппарата администрации г. Оренбурга.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Оренбургской области, Уставом г.Оренбурга, Постановлениями Оренбургского городского Совета, распоряжениями Главы города и настоящим Положением.

1.4. Финансирование деятельности отдела осуществляется в установленном порядке за счет средств бюджета г.Оренбурга.

1.5. Положение об отделе утверждается Оренбургским городским Советом по представлению Главы города.

1.6. Отдел имеет печати, штампы, бланки установленного образца.

1.7. Реорганизация и ликвидация общего отдела проводится в соответствии с действующим законодательством.

1.8. В своей деятельности отдел следует принципам оперативности, доступности и высокого качества обслуживания заявителей.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному делопроизводству деятельности администрации города, административных округов, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав города.

2.2. Осуществление контроля за исполнением документов в структурных подразделениях города.

2.3. Организация работы по приему запросов, подготовке документов в режиме "одного окна".

2.4. Организация прохождения документов в соответствии с Единым реестром документов, Регламентом работы администрации города в режиме "одного окна" и Регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи документов администрации города, утверждаемыми Распоряжениями Главы г.Оренбурга.

2.5. Обеспечение выдачи запрашиваемых заявителями документов, предусмотренных Единым реестром документов.

2.6. Координация работы структурных подразделений администрации города по направлениям их деятельности по практической реализации принципа (режима) "одного окна".

2.7. Обеспечение взаимодействия с другими законодательными и исполнительными органами и городскими организациями независимо от форм собственности в пределах полномочий службы "одного окна".

III. Основные функции отдела

3.1. Осуществление контроля за исполнением документов, поставленных на контроль Главой города, Первым заместителем Главы города, заместителями Главы города и руководителем Аппарата администрации г.Оренбурга.

3.2. Организационное и методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях администрации города, административных округах и администрациях сельских населенных пунктов.

3.3. Разработка предложений по совершенствованию схем документационного обеспечения.

3.4. Контроль за рассмотрением комитетами, управлениями и отделами администрации города писем организаций, поступающих в канцелярию города.

3.5. Регистрация, оформление и размножение в необходимых количествах и своевременная рассылка нормативно-правовых актов.

3.6. Организация приема, регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции.

3.7. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел и оперативного использования документов.

3.8. Обеспечение работы приемных Главы города, первого заместителя Главы города, заместителей Главы города и руководителя Аппарата администрации г.Оренбурга.

3.9. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, оформление поздравительных адресов.

3.10. Обеспечение администрации города периодическими изданиями (газетами и журналами).

3.11. Повышение квалификации специалистов отдела, а также служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, проведение совещаний, семинаров и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции отдела по функциям документационного обеспечения.

3.12. Осуществляет в установленном порядке взаимодействие с Аппаратом Оренбургского городского Совета.

В области практической реализации принципа (режима) "одного окна" отдел выполняет следующие функции.

3.13. Принимает заявления физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица о выдаче документов, предусмотренных Единым реестром документов.

3.14. Проверяет наличие, состав (комплектность), легитимность и подлинность исходных документов, представляемых заявителем, и необходимых для исполнения данного запроса. В случае обнаружения несоответствий, либо отсутствия необходимых документов отказывает в приеме запроса.

3.15. Регистрирует принятые материалы в журнале регистрации и вносит их в электронную базу данных входящей и исходящей корреспонденции по заявлениям физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица (далее - заявители) о выдаче документов, предусмотренных реестром документов, в рамках автоматизированной системы документооборота администрации города.

3.16. Передает специалистам, работающим по выполнению запросов, скомплектованную входящую документацию под роспись, изготавливает необходимое количество копий полученных материалов.

3.17. Формирует окончательный комплект выдаваемой документации. При наличии законных оснований оформляет мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых заявителем документов.

3.18. Выдает заявителям готовые документы или мотивированный отказ.

3.19. Осуществляет оперативный контроль соблюдения сроков выполнения запросов (сроки выполнения запросов определяются Регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи документов в режиме "одного окна" в администрации города).

3.20. Обеспечивает обработку и выполнение соответствующих запросов.

3.21. Ведет электронную базу данных по обращениям заявителей.

3.22. Уведомляет структурные подразделения администрации города о сроках выдачи запрашиваемых заявителями документов (либо отказа), а также готовит напоминания об истечении сроков исполнения направленных отделом запросов.

3.23. Еженедельно представляет руководителю Аппарата администрации г.Оренбурга для доклада Главе города отчет о количестве обработанных заявок, не выданных в установленный срок документов с указанием причин задержки и мерах по их устранению.

3.24. Ежеквартально представляет руководителю Аппарата администрации г.Оренбурга развернутый отчет о деятельности отдела в режиме "одного окна" с указанием выявленных нарушений и принятых мер по их устранению.

3.25. Выявляет и анализирует причины и условия, способствующие нарушению сроков выдачи запрашиваемых заявителями документов, предусмотренных Единым реестром документов (либо отказа).

IV. Обеспечение деятельности отдела

4.1. Отдел имеет право:

4.1.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений администрации города, административных округов и сельских населенных пунктов, входящих в состав города, необходимые информационные материалы по вопросам деятельности отдела.

4.1.2. Привлекать в порядке консультаций специалистов структурных подразделений администрации города для осуществления приема комплекта документов, предусмотренного Регламентной схемой подготовки, согласования и выдачи по Единому реестру документов для физических и юридических лиц, предпринимателей без образования юридического лица.

4.1.3. Вносить руководителю Аппарата администрации г.Оренбурга предложения по совершенствованию работы общего отдела.

4.1.4. Участвовать в совещаниях, рабочих группах, комиссиях администрации города по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела.

4.1.5. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции общего отдела.

4.1.6. Давать обязательные для выполнения рекомендации руководителям структурных подразделений администрации города по вопросам обеспечения сроков выдачи запрашиваемых физическими и юридическими лицами документов, предусмотренных Единым реестром документов.

4.2. Информационное, материально-техническое и транспортное обслуживание деятельности общего отдела, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляется соответствующими подразделениями администрации города Оренбурга.

V. Руководство отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность Главой города по представлению руководителя Аппарата администрации г.Оренбурга, согласованному с первым заместителем Главы города.

5.2. На время отсутствия начальника отдела права и обязанности переходят к его заместителю или другому работнику отдела по представлению начальника на основании распоряжения Главы города.

5.3. Начальник отдела:

- руководит деятельностью отдела, обеспечивает решение возложенных на отдел задач;

- представляет Главе города на утверждение структуру и штатную численность отдела, согласованную с руководителем Аппарата администрации г.Оренбурга;

- организует работу отдела и разрабатывает должностные инструкции его работников;

- представляет руководителю Аппарата администрации г.Оренбурга на согласование кандидатуры для назначения на должность работников отдела и вносит предложения о поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- осуществляет иные полномочия, относящиеся к компетенции отдела по поручению Главы города, первого заместителя Главы города и руководителя Аппарата администрации г.Оренбурга;

- несет всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций.

5.4. Степень ответственности других работников отдела устанавливается должностными инструкциями, утвержденными Главой города.

5.5. Работники отдела являются муниципальными служащими в соответствии с реестром муниципальных должностей и должностей муниципальной службы органов местного самоуправления города Оренбурга, на них распространяются все ограничения и льготы, связанные с муниципальной службой.