Приложение. Положение об архивном отделе администрации города Оренбурга

Информация об изменениях:

Решением Оренбургского городского Совета от 22 августа 2006 г. N 73 в настоящее положение внесены изменения

См. текст положения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 15 марта 2005 г. N 56

Положение
Об архивном отделе администрации города Оренбурга

С изменениями и дополнениями от:

22 августа 2006 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Оренбурга (далее именуется "отдел") является отраслевым (функциональным) органом городской администрации.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законодательными актами РФ и Оренбургской области, Уставом г.Оренбурга, решениями городского Совета, правовыми актами Главы города и настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. Закон Оренбургской области от 29 августа 2005 г. N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области"

1.3. Положение об отделе утверждается городским Советом по представлению Главы города.

1.4. Отдел по всем вопросам деятельности подчиняется Главе города, первому заместителю Главы города и непосредственно курирующему заместителю Главы города.

1.5. Штатная численность и номенклатура должностей работников отдела устанавливаются Главой города.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета города Оренбурга.

1.7. Имущество отдела является муниципальной собственностью и находится в его оперативном управлении.

2. Основные функции отдела

2.1. В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:

2.1.1. Организует учет документов ликвидированных и (или) реорганизованных органов местного самоуправления, предприятий, учреждений города.

2.1.2. Осуществляет прием документов по личному составу, которые подлежат приему в отделе на основании действующего законодательства об архивном фонде и архивах РФ.

2.1.3. Ведет учет хранящихся в отделе документов.

2.1.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся документам.

2.1.5. Обеспечивает сохранность хранящихся документов, периодически проверяя наличие и состояние дел.

2.1.6. Осуществляет использование документов, хранящихся в отделе, путем:

- исполнения запросов заинтересованных лиц о трудовом стаже и других социально-значимых сведениях;

- информирования заинтересованных лиц о составе и содержании документов отдела;

- выдачи в установленном порядке документов, хранящихся в отделе во временное пользование заинтересованным лицам.

2.1.7. Проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу предприятий и учреждений города.

2.1.8. Оказывает помощь и дает консультации работникам предприятий и учреждений.

3. Основные задачи отдела

3.1. Основными задачами отдела являются:

3.1.1. Обеспечение сохранности и осуществление надлежащего учета документов по личному составу, подлежащих хранению.

3.1.2. Комплектование документами по личному составу ликвидированных и (или) реорганизованных органов местного самоуправления, предприятий и учреждений города.

3.1.3. Комплектование законченными делопроизводством документами по личному составу действующих предприятий, учреждений, сохранность которых не обеспечена.

3.1.4. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией учета и хранения документов по личному составу в делопроизводстве предприятий и учреждений, передающих указанные документы в отдел.

3.1.5. Предоставление архивных документов для осуществления защиты установленных действующим законодательством прав граждан, органов местного самоуправления, предприятий и учреждений.

4. Обеспечение деятельности отдела

4.1. Руководствуясь возложенными задачами отдел имеет право:

4.1.1. Проверять организацию учета и хранения документов по личному составу в делопроизводстве предприятий и учреждений города.

4.1.2. Давать руководителям предприятий, в пределах своей компетенции, обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в организации учета и хранения документов по личному составу.

4.1.3. Информировать органы местного самоуправления об имеющих место нарушениях действующего законодательства об архивном фонде и архивах РФ со стороны руководителей предприятий и учреждений.

4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города Оренбурга, ее отраслевыми (функциональными) органами по вопросам организации учета и хранения документов по личному составу.

4.1.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий предприятий для участия в решении вопросов передачи документов по личному составу на хранение в отдел.

4.1.6. Информировать Главу города, первого заместителя Главы города об утрате документов по личному составу и привлечении к ответственности руководителей предприятий.

4.1.7. Вносить на рассмотрение Главы города, первого заместителя Главы города предложения по улучшению условий сохранности, упорядочения и использования документов по личному составу.

4.1.8. В случае необходимости привлекать для участия в мероприятиях, проводимых отделом, специалистов (экспертов), имеющих специальные познания в различных областях науки и техники.

5. Руководство отделом

5.1. Руководство отделом осуществляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от нее Главой города Оренбурга по представлению курирующего заместителя Главы города и согласованию с первым заместителем Главы города.

5.2. Начальник и специалисты отдела являются муниципальными служащими, на них распространяются все ограничения, гарантии, права и льготы, связанные с муниципальной службой.

5.3. Начальник:

5.3.1. На основе единоначалия руководит работой отдела, представляет отдел во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами местного самоуправления, издает в пределах своей компетенции приказы по отделу.

5.3.2. Несет персональную ответственность за надлежащее осуществление отделом возложенных на него задач.

5.3.3. Отчитывается о работе отдела и обеспечении сохранности документов по личному составу предприятий и учреждений города перед администрацией города в установленном порядке.

5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется Главой города в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику.