Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение Главы муниципального образования Курманаевский район Оренбургской области от 17 января 2007 г. N 20-р "Об утверждении Правил оформления документов в администрации Курманаевского района"
- Приложение. Правила оформления документов в администрации Курманаевского района
Приложение. Правила оформления документов в администрации Курманаевского района
Приложение
к распоряжению Главы
МО Курманаевский район Оренбургской области
от 17 января 2007 г. N 20-р
Правила
оформления документов в администрации Курманаевского района
Введение
Правила оформления документов в администрации Курманаевского района (далее - Правила) подготовлены на основе ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлении документов", Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536, "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003"/ВНИИДАД, Росархив, 2003, в соответствии с Уставом (Основным Законом) Оренбургской области и Законом Оренбургской области от 14 марта 2002 года N 455/380-II-ОЗ "О правовые актах органов государственной власти Оренбургской области".
Правила устанавливают единый подход к оформлению документов создаваемых в администрации Курманаевского района (далее - администрации района).
В Правилах сформулированы на основе действующей законодательства, нормативных и методических документов современные требования к составлению и оформлению документов, а также представлены образцы оформления основных видов документов. Правила рассчитаны на использование в администрации района средств компьютерной техники.
Применение Правил должно способствовать формированию официально-делового стиля документов в администрации района, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов сокращению затрат труда и средств в процессе создания документов.
Правила предназначены для использования в структурных подразделениях администрации района и являются обязательными для соблюдения их работниками, осуществляющими подготовку и оформление документов.
В общих положениях Правил изложены основные требования к подготовке и оформлению документов. Для отдельных видов документов особенности оформления и расположения реквизитов указаны в соответствующих разделах Правил.
1. Общие положения
1.1. Документы в администрации Курманаевского района оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Документы, создаваемые в администрации района, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Для таблиц и графиков может использоваться редактор Microsoft Excel (шрифты Times New Roman или Arial). Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание. При печатании таблиц, содержащих большие табличные данные, можно использовать другие размеры шрифта, но не менее N 10.
1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
10 мм - верхнее;
10 мм - нижнее.
1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа не нумеруется.
1.4. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:
Герб района;
наименование структурного подразделения администрации Курманаевского района - автора документа;
почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения;
резолюция;
заголовок к тексту;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
визы согласования документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
отметка о поступлении документа (регистрационный штамп);
идентификатор электронной копии документа.
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проект документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и/ ограничивается его правым полем.
1.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
1.5.1. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже "Об утверждении..." "Об организации...", "О состоянии...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк печатается через 1 межстрочный интервал. Длина строк заголовка не должна превышать 8 см. Если в заголовке количество строк более 5, то длина строк должна быть увеличена, и равняться длине строк текста.
1.5.2. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов 01 заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
1.5.3. Подпись. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
1.5.4. Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
1.5.5. Индекс (номер) документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.
Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.
1.5.6. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Заголовок реквизита - слова Утверждено, Утверждаю - отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочных интервала.
Например:
Утверждаю
Глава Курманаевского района
________________ Ю.Д.Коляда
20.01.2006
Остальные строки многострочного реквизита печатаются через один межстрочный интервал.
1.5.7. Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, состоит из слова Согласовано, должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник финансового отдела
администрации района
______________________________________
(личная полнись#) (инициалы, фамилия)
30.08.2005
СОГЛАСОВАНО
Письмо Правительства
Оренбургской области
от 30.09.2005 N 430-162
1.5.8. Визы согласования документа. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, приложения к нему и на копии письма ниже реквизита "Подпись".
1.5.9. Резолюция. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.
Резолюция пишется на бланке или на отдельном листе, приложенном к документу, соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
1.5.10. Пометка о контроле. При постановке документа на контроль на правом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
1.5.11. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.
1.5.12. Идентификатор электронной копии документа содержит имя файла на машинном носителе, дату, место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.
1.6. Требования к составлению и расположению реквизитов в проектах правовых актов главы администрации района.
Проекты постановлений и распоряжений главы района, отпечатанные на бланках установленной формы (Приложения N 1 - 2), имеют следующие реквизиты:
1.6.1. Наименование вида акта - постановление, распоряжение главы района.
1.6.2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок постановления, распоряжения главы района отделяется от предыдущего реквизита 2-мя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Длина строк заголовка распоряжения не должна превышать 8 см. Если в заголовке количество строк более 5, то длина строк должна быть увеличена, и равняться длине строк текста.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал.
В сложных заголовках наименования вышестоящего органа и его документа приводятся полностью.
1.6.3. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Преамбула в постановлениях главы района завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
При наличии пунктов в тексте документа они оформляются арабскими цифрами с точкой.
При наличии подпунктов они оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые документы, должны строиться на основе структуры основного нормативного акта.
При наличии приложений к документу в тексте, акта на них обязательно дается ссылка.
1.6.4. Подпись отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля не менее 4 см через 1 межстрочный интервал.
Длина строки наименования должности не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.
Например:
Глава района Ю.Д.Коляда
или
И.о. главы района Н.В.Нефедьев
1.6.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
1.6.6. Регистрационный номер проставляется после подписания документа.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется строчная буква "р"; постановления главы района - строчная буква "п"; распоряжения по личному составу - строчные буквы "лс".
Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
1.6.7. Приложения. В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, программы, графики, инструкции, составы комиссий, перечни мероприятий, таблицы, образцы документов и др.
Выражение "Приложение N" допускается печатать прописными буквами.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение N 1
к распоряжению главы района
от _____________ N ________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 3 см.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются либо могут быть пронумерованы.
При наличии в тексте акта формулировки "утвердить" (прилагаемые положения, программы и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово - Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Слово Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены.
Листы правового акта и приложения нумеруются самостоятельно, начиная со 2 листа.
Аналогично оформляются совместные распоряжения главы района и председателя Совета депутатов района, совместные постановления с другими органами, кроме реквизита "Наименование органов", где указываются два органа. А в реквизите "Подпись" - наименования должностей - глава района и председатель Совета депутатов района или руководитель другого органа - располагается на одном уровне, печатаются через один межстрочный интервал.
Проекты правовых актов представляются в организационно-контрольный отдел одновременно с бумажными копиями.
2. Оформление правовых актов в администрации района
2.1. Правовые акты (постановления, распоряжения главы района) готовятся:
во исполнение или в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти;
в соответствии с планами работы администрации района;
по инициативе руководителей органов исполнительной власти района, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций муниципальной формы собственности.
2.1.1. Постановления и распоряжения главы района - правовые акты, издаваемые главой района в порядке, предусмотренном Уставом Курманаевского района и иными нормативными правовыми актами Курманаевского района, устанавливающими процедуру их принятия. При оформлении постановлений и распоряжений главы района заполняются справки о подготовке проектов постановлений и распоряжений (Приложение N 3).
2.1.2. В проект постановления, распоряжения главы района (далее - документы) должны включаться только те вопросы, которые соответствуют компетенции главы района.
2.1.3. Подготавливаемый проект документа должен соответствовать действующему законодательству, документам вышестоящих органов государственной власти и управления, а также действующим ранее принятым решениям Совета депутатов района, постановлениям, распоряжениям главы района.
2.1.4. Проект нового документа подготавливается, если требуется внесение существенных изменений в ранее принятые (действующие) документы или в целях объединения в один документ несколько ранее принятых документов по одному и тому же вопросу.
2.1.5. Новый документ по отдельным вопросам, уже решенным в ранее изданных документах, подготавливается, как правило, в форме изменений и дополнений текста этих документов.
2.1.6. В тексте документов не должно содержаться инструктивных и методических материалов, технических условий, прейскурантов.
При решении подобных вопросов утверждаются соответствующие инструкции, методики, технические условия, положения и т.п.
2.1.7. Документы издаются в порядке оперативного руководства по конкретным вопросам организации работы администрации района и подписываются главой района, а в его отсутствие - заместителем главы района, на которого возложено исполнение обязанностей главы района.
2.2. Организация работы над проектом документа.
2.2.1. Работа по составлению проекта документа начинается с четкого формулирования цели (или целей), которая должна быть достигнута в результате принятия документа, и задач, которые при этом должны решаться.
2.2.2. При подготовке проекта документа соответствующим руководителем структурного подразделения администрации района определяется круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за его подготовку, и организации, привлекаемые к этой работе, а также сроки подготовки, цель и задача документа. Организаторская работа по подготовке ведется руководителем или его заместителем.
2.2.3. Для подготовки наиболее сложных вопросов рекомендуется создание специальной комиссии или рабочей группы из числа работников администрации района. Руководит ею председатель комиссии или лицо, указанное в поручении первым.
2.2.4. При подготовке совместного документа руководители заинтересованных органов исполнительной власти района, организаций и учреждений согласованно определяют порядок и сроки подготовки проекта, а также лиц, ответственных за его подготовку.
2.2.5. В проект документа должны включаться вопросы, относящиеся к одной или нескольким проблемам, непосредственно связанным между собой по содержанию, где должно четко определяться, кому адресуется документ и на кого он распространяется.
2.2.6. Перед составлением текста документа должны быть изучены относящиеся к данному вопросу документы вышестоящих органов государственной власти и управления, справочные, аналитические материалы, а также документы администрации района, изданные ранее по данному вопросу.
2.3. Требования к тексту документа.
2.3.1. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст проекта документа должен быть изложен понятным языком, не допускающим различных толкований.
Справки, обосновывающие основные положения и выводы документов, должны занимать не более трех страниц, напечатанных через 1,5 межстрочных интервала.
2.3.2. Текстовая часть документов подразделяется на преамбулу (вступительную часть) и заключительную часть.
Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула может отсутствовать, при необходимости допускаются формулировки первой фразы "В соответствии...", "В целях...", "В связи..." и т.д.
Если основанием принятия документа является документ вышестоящих органов государственной власти и управления, то в преамбуле указываются наименование, дата, номер, а также пункт или статья документа, который имеет непосредственное отношение к органу, издающему правовой акт.
2.3.3. В зависимости от объема и содержания постановляющая часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты, а утверждаемые или одобряемые этими актами положения, перечни и т.п. - на части, разделы, главы, статьи, пункты, подпункты, абзацы.
Пункты документа должны иметь порядковые номера в виде арабских цифр с точками после них. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами с точками после них.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются следующим образом: а), б), в), или 1), 2), 3). После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяются точкой с запятой.
При необходимости (в положениях, программах, уставах и других подобных документах) подпункты могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1., 1.2., 1.З.).
2.3.4. Недопустимо помещать в одном пункте большое количество подпунктов. Объединение в одном пункте мало связанных между собой по содержанию вопросов также не допускается.
2.3.5. Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия ("Отделу культуры администрации района подготовить предложения..."), либо с указания действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя ("Создать в структуре управления социальной защиты населения администрации района...").
Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить...", "Установить...").
2.3.6. Документы должны содержать конкретные мероприятия по их выполнению с обязательным указанием сроков исполнения и исполнителей этих мероприятий. Сроки должны быть реальными, достаточными для выполнения намечаемых мероприятий, с учетом объема работ, времени на пересылку документов, установленных сроков представления документов в вышестоящие органы государственной власти и управления.
Не следует включать в проекты документов пункты общего, декларативного характера.
2.3.7. В конце постановляющей части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках промежуточного контроля исполнения. К указанному сроку исполнителем должна представляться информация о ходе выполнения документа.
2.3.8. В качестве исполнителей документов должны указываться управления, комитеты, отделы администрации района, организации. В скобках фамилия руководителя указывается в именительном падеже.
Например:
Финансовому отделу администрации района (О.В. Бородкина)...
Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение поручается ему персонально. В этом случае должность, фамилия и инициалы исполнителя пишутся в дательном падеже.
Например:
Начальнику финансового отдела администрации района О.В. Бородкиной..
2.3.9. В последнем пункте постановляющей части документа должно указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом (полное наименование должности и фамилии приводится в винительном падеже).
Например:
Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы района по социальным вопросам и оргработе В.А. Пшеничникова.
2.3.10. Названия предприятий и организаций должны указываться в проекте документа в точном соответствии с их официальным наименованием.
Использование сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.
2.3.11. Если возникает необходимость неоднократного упоминания в проекте документа какого-либо наименования, то допускается в первом случае его полное наименование, а в дальнейшем тексте - сокращенное обозначение этого наименования.
Например:
Районная комиссия по пропуску весеннего паводка (далее - Комиссия).
Положение о комиссии... (далее - Положение).
2.3.12. Постановляющая часть документа может быть также представлена в приложении в виде отдельного плана мероприятий или положения по какому-либо вопросу. В этом случае постановляющая часть может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого плана мероприятий или положения.
Последняя страница постановления, распоряжения не должна ограничиваться одним пунктом.
2.3.13. При упоминании в документе сведений, зафиксированных в приложениях, в тексте документа указывается: "приложение...", "согласно приложению".
Одно приложение не нумеруется, несколько приложений в тексте нумеруются следующим образом: приложения N 1 - 5.
2.3.14. Документ может быть отменен (изменен) документом, изданным тем же органом.
Действие документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Если в проекте имеются предложения об отмене или изменении ранее принятых документов, то пишется "Признать утратившими силу пункты 2 и 5 распоряжения...", "Отменить распоряжение...", "Дополнить пункт 4 распоряжения абзацем следующего содержания...", "пункт 5 изложить в следующей редакции..." и т.д.
2.4. Согласование документа и сроки подготовки.
2.4.1. В ходе согласования проекта документа изучается правильность изложенных положений, которые определяют компетенцию администрации района по решаемому вопросу, отношение учреждений, организаций и должностных лиц к вопросам, изложенным в проекте.
Изучение содержания и целесообразности документа в администрации проводится путем сбора необходимых письменных заключений, их анализа, согласования доработанного проекта документа с необходимыми органами, организациями и должностными лицами, визирования документа кругом должностных лиц, принимающих обязательное участие в подготовке проекта документа.
Ответственность за качество подготовки проектов документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации района, представивших проекты, заместителей главы района, согласовавших проект.
2.4.2. Проекты документов, где содержатся поручения, затрагивающие интересы других структурных подразделений администрации района, организаций, учреждений, должны согласовываться с их руководителями.
С вышестоящими органами проекты согласовываются, если для осуществления намечаемых мер необходимо разрешение этих органов.
2.4.3. При согласовании замечания и особые мнения руководителей организаций, отпечатанные на отдельном листе, прикладываются к проекту документа с указанием об этом в справке о подготовке проекта "Замечания прилагаются".
Разногласия и замечания в обязательном порядке рассматриваются главой района, заместителями главы района по соответствующему направлению деятельности с участием представителей управлений, комитетов, отделов, подготовивших проект, и организаций, имеющих возражения. Справка по замечаниям прикладывается к проекту документа.
2.4.4. Подготовленные и согласованные с руководителями заинтересованных организаций проекты документов представляются на визу юристу аппарата главы района, на которого возложены обязанности правовой экспертизы документов администрации района.
При наличии в них несоответствия действующему законодательству юрист кратко излагает их суть и возвращает проект документа руководителю организации, представившему проект, для доработки.
2.4.5. Необходимым условием подготовки проекта документа является обязательное визирование проекта заместителем главы района по соответствующему направлению деятельности, затем заместителем главы района по социальным вопросам и оргработе.
Визирование производится на справке согласований, прилагаемой к проекту документа.
Проект документа и приложения к нему визируются должностным лицом, внесшим проект, на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.
Проекты документа, представляемых на согласование заместителю главы визируются только в том случае, если они отработаны в соответствии с настоящими Правилами.
Отработанные проекты документов сдаются в организационно-контрольный отдел.
2.4.6. Проекты документов администрации района признаются главой района неподготовленными в случае:
низкого качества проекта документа;
формальности и нецелесообразности его принятия;
отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц, органов, организаций;
наличия отрицательных выводов экспертизы, неустраненных принципиальных разногласий по проекту документа.
В результате рассмотрения подготовленного проекта документа глава района принимает следующие решения:
подписывает документ;
возвращает документ на доработку;
отклоняет проект документов в связи с нецелесообразностью их издания или незаконностью.
2.4.7. Проекты документов, которые готовятся в соответствии с документами вышестоящих органов государственной власти и управления и не требуют дополнительной проработки при их подготовке, представляются исполнителями в сроки, указанные в резолюции руководящих работников администрации района, а при отсутствии такого указания - в 10-дневный срок со дня получения документа исполнителем.
При подготовке сложных по содержанию актов по документам вышестоящих органов государственной власти срок со дня поступления их в администрацию района до принятия по ним документов не должен превышать, как правило, одного месяца.
Руководители управлений, комитетов, отделов, не обеспечившие в cpoк представление качественного проекта по документам вышестоящих органов государственной власти и управления, несут за это персональную ответственность.
2.4.8. Проекты документов по вопросам изменения бюджета, выделения средств, а также по вопросам изменения штатов и структуры управлений, комитетов, отделов должны быть согласованы с финансовым отделом администрации района.
2.4.9. По вопросам утверждения и назначения кадров управления, комитеты, отделы представляют проект документа, биографическую справку-объективку.
Распоряжения главы района по вопросам назначения на должность и освобождения от должности работников регистрируются в журнале регистрации распоряжений специалистом по кадрам и спецработе аппарата главы района. Специалист по кадрам и спецработе обеспечивает хранение распоряжений и их рассылку адресатам.
2.5. Оформление и выпуск правовых актов.
2.5.1. Подписанные главой района правовые акты передаются в организационно-контрольный отдел для их оформления и выпуска.
2.5.2. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для постановлений и распоряжений главы района.
2.5.3. Копии рассылаемых документов направляются адресатам согласно рассылке, составленной и завизированной исполнителем документа.
2.5.4. Документы, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти акты.
2.5.5. Замена ранее разосланных документов производится по указанию начальника организационно-контрольного отдела.
2.6. Порядок опубликования правовых актов.
2.6.1. Необходимость опубликования правовых актов главы района определяет начальник управления, комитета, отдела администрации района, представившего проект данного документа, а окончательное решение принимает глава района.
2.6.2. Направление правовых актов на публикацию и их учет ведет организационно-контрольный отдел.
2.6.3. Организацию опубликования правовых актов обеспечивает начальник организационно-контрольного отдела.
3. Оформление служебных телеграмм
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
3.1. Подробный адрес (куда, кому).
При направлении телеграмм указываются: адрес - полностью, наименование должности, инициалы, фамилия.
При адресовании телеграмм в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
3.2. Содержание телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов, местоимений, если их отсутствие не меняет смыслового знания и не искажает содержания. Знаки препинания пишутся сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч и т.д.
Текст печатается на стандартных листах бумаги через 1 - 1,5 межстрочных интервала прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной печатной страницы. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.
3.3. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
3.4. Справочные данные об отправителе отделяются от реквизита "Подпись" сплошной чертой и включают адрес (461060, с.Курманаевка, администрация района), расчетный счет (р/с 19), фамилию исполнителя и номер телефона.
4. Оформление протоколов совещаний, заседаний
и иных мероприятий
Протоколы совещаний, заседаний печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размера N 14. Протокол имеет следующие реквизиты:
4.1. Наименование вида документа - протокол.
4.2. Вид совещания, заседания.
4.3. Дата и номер. Дата проведения совещания, заседания печатается ниже реквизита "Вид совещания, заседания". Дата оформляется словесно цифровым способом, номер - арабскими цифрами. Дата и номер печатаются центрированным способом.
4.4. Место проведения совещания, заседания. При необходимости после реквизитов центрированным способом печатается название населенного пункта или организации, где проводилось совещание, заседание.
4.5. Лица, присутствующие на совещании, заседании. От границы левого поля документа строчными буквами печатается слов "Присутствовали". После слова "Присутствовали" ставится двоеточие. Ниже указываются должности присутствующих, справа от должностей - фамилии инициалами (в алфавитном порядке). Допускается оформлять список присутствовавших отдельным приложением с указанием должностей, инициалов и фамилий.
4.6. Повестка дня. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой и подчеркивается, под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.
4.7. Решение оформляется внутри каждого вопроса. Может быть пронумеровано арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
4.8. Подпись состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
4.9. Идентификатор электронной копии документа печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.
4.10. Приложения оформляются на отдельном листе бумаги. На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на протокол совещания, заседания, его дату и номер.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем документа.
Например:
Приложение
к протоколу совещания
главы Курманаевского района
от 25 января 2006 г. N 1
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
4.11. Пометка ограничения доступа к протоколу. Гриф или пометка ограничения доступа к протоколу печатается на первом листе документа в правом верхнем углу.
Протоколы совместных заседаний, совещаний нескольких коллегиальных органов оформляются не на бланках с соблюдением реквизитов протокола, В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одно# уровне.
4.12. Выписки из протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги.
Выписка из протокола имеет следующие реквизиты:
4.12.1. Наименование вида документа - выписка из протокола.
4.12.2. Вид совещания, заседания.
4.12.3. Дата и номер. Печатаются ниже реквизита "Вид совещания, заседания". Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер - арабскими цифрами.
Дата и номер печатаются центрированным способом.
4.12.4. Место проведения совещания, заседания. После всех предыдущих реквизитов центрированным способом печатается название населенного пункта или организации, где проводилось совещание, заседание.
4.12.5. Формулировка вопроса повестки дня. Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому делается выписка из протокола.
4.12.6. Решение. Перечисляются пункты решений, относящихся к вопросу повестки дня.
Каждый пункт печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и может быть пронумерован арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.
4.12.7. Подпись состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на совещании, заседании, инициалов и фамилии.
4.12.8. Печать. Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заверяются печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности председательствовавшего на совещании, заседании.
4.12.9. Приложение.
4.12.10. Отметка об ограничении доступа к выписке из протокола. Реквизиты 9 и 10 оформляются аналогично соответствующим реквизитам протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий.
5. Оформление служебных писем
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Письма оформляются на бланках установленных образцов форматов А4 и А5 (Приложение N 4).
Письмо имеет следующие реквизиты:
5.1. Наименование органа - администрация Курманаевского района.
5.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)*.
5.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами*.
5.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами*.
5.5. Справочные данные: почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, адрес электронной почты, адрес сайта в Интернете.
5.6. Дата. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например: дату 5 января 2006 года следует оформлять: 05.01.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2006 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.01.05.
5.7. Регистрационный номер документа состоит из индекса подразделения, индекса номенклатуры и порядкового регистрационного номера, например: N 01-15-125.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
5.8. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрированным способом в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
Наименования организации и структурного подразделения указывают полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном.
Например:
СПК колхоз им.Чкалова
Председателю колхоза
И.Н. Калеву
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:
Например:
Главам муниципальных образований
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
При большем количестве адресатов составляют указатель рассылки документа и на каждом письме указывают только одного адресата.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Министерство социального развития
Оренбургской области
ул. Терешковой, д. 33
г. Оренбург, 460006
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
Например:
Сидорову А.К.
ул. Садовая, д. 3
с.Курманаевка, Оренбургская обл.,
461060
5.9. Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
Допускается не указывать заголовок к текстам писем, оформляемым на бланках формата А5.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?).
Например:
О создании аттестационной
комиссии
5.10. Текст. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.
Текст письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
В письмах-ответах указывается ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. В этом случае дата и номер документа могут быть внесены в заголовок.
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("Управление сельского хозяйства не возражает", "Финансовый отдел считает возможным"),
5.11. Приложение. Слово "Приложение" печатается с красной строки. После слова "Приложение" ставится двоеточие.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Акт о передаче жилого дома на 2 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к акту на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение:
Приложение: Письмо (наименование подразделения) от 21.03.2004
N 02-06-27 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
5.12. Подпись. Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Глава Курманаевского
района личная подпись Ю.Д.Коляда
или
Глава района личная подпись Ю.Д.Коляда
При оформлении письма на бланке должного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова "Руководитель", "Начальник" могут располагаться центрированным способом по отношению к последующим строкам реквизита.
Инициалы и фамилия печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.
При подписании письма несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей. При разных должностях подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
На расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от реквизита "Подпись проставляется дата, ниже через 1 межстрочный интервал - номер.
Дата и номер печатаются от левой границы текстового поля.
5.13. Фамилия исполнителя и номер его телефона. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
С.В.Щанькин
2 12 66
-------------------------------------------
* На бланках администрации района не рекомендуется использовать
6. Оформление служебных записок
Служебная записка вносится вышестоящему руководителю, как правил учетом# важности поднимаемого в ней вопроса. Суть вопроса излагается кратко, приводятся необходимые обоснования (иногда с изложением справочных аналитических материалов).
Записка оформляется, как правило, на стандартных листах бумаги и имеет следующие реквизиты:
6.1. Адресат. В состав реквизита входят наименование должно# инициалы, и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже. Например:
Заместителю главы района
по социальным вопросам
и оргработе
В.А. Пшеничникову
Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина наибольшей строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Инициалы и фамилия адресата оформляются прописными буквами и располагаются центрированным способом по отношению к наименованию должности.
6.2. Текст служебной записки начинается с обращения к должностному лицу. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
6.3. Приложение. Если служебная записка имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров (если экземпляров больше одного), например:
Приложения: 1. Справка по итогам работы управления в первом
полугодии 2005 г. на 4 л. в 2 экз.
2. Основные данные о работе управления в первом
полугодии 2005 г. на 10 л.
6.4. Подпись включает в себя полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личную подпись, инициалы и фамилию, например:
Начальник И.О. Фамилия
(наименование подразделения)
При подписании служебной записки несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Наименования должностей печатаются центрированным способом. При подписании служебной записки несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей печатаются центрированным способом.
6.5. Дата оформляется словесно-цифровым способом: 20 апреля 2005 г. Печатается ниже реквизита "Подпись" от левой границы текстового поля.
6.6. Номер состоит из буквенно-цифрового индекса подразделения и порядкового регистрационного номера. Печатается ниже реквизита "Дата" от левой границы текстового поля.
6.7. Идентификатор электронной копии документа печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта не менее N 6.
7. Оформление табличных приложений
7.1. Заголовок таблицы и заголовки граф
Например:
Нумерационный заголовок
Приложение к постановлению
главы района
от _________ N ___________
Тематический заголовок
Перечень
объектов, передаваемых в муниципальную собственность
Заголовки граф
Г/-----------------------------------------------------------------------\
о| Наименование | Единица | Количество | в том числе |
л| объектов | измерения | всего |-------------------------|
о| | | | первое | второе |
в| | | | полугодие | полугодие |
к| | | | | |
а\-----------------------------------------------------------------------/
Боковик Прографка
Графы таблицы могут быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.
| Наименование объектов |
Единица измерения |
Количество всего |
в том числе | |
| первое полугодие |
второе полугодие |
|||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.
Заголовки граф следует писать в единственном числе.
Например:
Наименование объектов, единица измерения, срок поставки, форма документа.
В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.
Например:
Таблица 1
| Наименование продукции |
Единица измерения |
2005 год - всего |
В том числе первое полугодие |
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса граф пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Таблица 2
| Наименование завода |
Объем капитальных вложений (млн. рублей) |
Генеральный подрядчик |
|||
| 2004 год - всего |
в том числе объем строительно- монтажных работ |
2005 год - всего |
в том числе объем строительно- монтажных работ |
||
Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
Например:
Таблица 3
| Наименование автоматических манипуляторов |
Исполнитель и срок выполнения работ | |
| Разработка технической документации |
Производство промышленной серии |
|
7.2. Боковик таблицы и элементы граф
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.
Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В графе "Единица измерения" наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках.
7.3. Одинаковые текстовые элементы и цифры
Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять кавычками.
Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.
Например:
Таблица 4
| Наименование заводов и продукции |
Единица измерения |
Мощность | Срок ввода в действие |
Организация, осуществляющая строительство |
| Березниковский азотно-туковй# завод, Пермская область нитратные соли |
тыс. тонн |
80 |
4 квартал |
Госстрой России |
| Завод органического синтеза, г.Бугульма, Республика Татарстан проксанолы проксамины |
--"-- --"-- |
20 30 |
--"-- --"-- |
--"-- --"-- |
7.4. Сложные единицы измерения
В графе "Единица измерения" сложные единицы измерения (такие как
штук тонн
-----, ------
тонн метров и т.п.) можно заменять кавычками.
Например:
Таблица 5
| Наименование оборудования |
Единица измерения | 2003 год | 2004 год |
| Грузонесущие контейнеры Транспортеры рольганговые приводные |
штук/тонн --"-- |
39 -- 14 25 -- 12 |
48 -- 16 30 -- 12 |
7.5. Сноски и примечания
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифр# со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки: сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.
Например:
Таблица 6
(тыс. штук)
| Наименование тракторов | 2003 год | 2004 год |
| Тракторы - всего | 60 | 65*) |
| из них: | ||
| гусеничные тракторы Т-74 | 42 | 35 |
| тракторы Т-150 - всего | 18 | 30 |
| в том числе колесные тракторы: | ||
| Т-150К | 17 | 20 |
| Т-150 | 1 | 2 |
*) Включая производство по кооперации.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть
уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен ведомством.
7.6. Однострочные и многострочные элементы таблиц
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Например:
Таблица 7
| Наименование оборудования | Срок поставки | Поставщик |
| Станок для изготовления резиновых чехлов диаметром 1400 и 1600 мм |
2002 год | ОАО "Завод РТИ" |
Двух- или многострочные текстовые элементы равняются по первой (верхней) строке боковика.
Например:
Таблица 8
(штук)
| Наименование оборудования |
2003 год | 2004 год | Завод-изготовитель |
| Агрегатные станки | 5 | 5 | ОАО "Станкостроительный завод" |
| Линии для обработки редукторов рулевого управления, модель ЛМ-533 |
2 | 2 | ОАО "Машиностроительный завод" |
8. Стиль документа
Документы должны быть написаны в официально-деловом стиле.
К основным чертам официально-делового стиля относятся:
нейтральный фон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Допускается употребление так называемых универсальных слов и использование их вместо точных смысловых определении в различных контекстах. Например:
"До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по жилищно-коммунальному хозяйству к отопительному сезону".
Или
"Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон".
В документах не должны применяться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не "при сем направляем", а "направляем";
не "сего года", а "этого года (текущего года);
не "настоящим сообщаем", а "сообщаем".
Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов.
Например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...
Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
"В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...".
В служебных документах неуместно употребление таких выражений, как "будьте так любезны" или "не откажите в любезности сообщить".
В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он".
Страдательные конституции предпочтительнее действительных. Например:
не "мы выполним", а "нами будет выполнено";
не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, кв. м и другие.
Графические сокращения во множительном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано.
Например, сокращенно записываются:
1) названия единиц измерения (при цифрах):
метр - м тонна - т
миллиметр - мм гектар - га
килограмм - кг грамм - г
секунда - с центнер - ц
2) различные обозначения:
область - обл. миллион - млн.
район - р-н (при названии) миллиард - млрд.
город - г. рубль - р. (руб.)
поселок - пос. железнодорожный - ж.д.
село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах)
таблица - табл. проспект - просп.
улица - ул. площадь - пл.
проезд - пр. рисунок - рис.
дом - д. другой (другие) - др.
корпус - корп. смотри - см.
подъезд - под. прочее - пр.
этаж - эт. и тому подобное - и т.п.
кабинет - каб. пункт - п. (в машинописи - пт.)
то есть - т.е. комната - ком.
год, годы - г., гг. (при цифрах) тысяча - тыс.
и так далее - и т.д.
Написание часто употребляемых сокращений слов
Требования к употреблению сокращений слов и наименований
При оформлении документов следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В приложениях к указам, распоряжениям Губернатора и постановлениям Правительства области все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: комитет по вопросам записи актов гражданского состояния Оренбургской области (далее - комитет по вопросам ЗАГС).
В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
Написание буквенных аббревиатур
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: УВД, ФСБ, ГИБДД, ОГУ.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
а) прописными буквами, если они образованы от имени собственного. Например: ГОСТ (ГОСТом);
б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза).
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым, например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она в дальнейшем должна писаться так же.
9. Оформление сносок
Сноски печатаются в конце соответствующей страницы. Первое слово в сноске пишется с прописной буквы и в конце ставится точка.
В тексте документа сноски должны быть оформлены одинаково: цифрами 1), 2), 3) или звездочками *), **), ***). Знаки препинания (запятая, точка с запятой, двоеточие, точка) в тексте ставятся после знака сноски.
Оформление примечаний
Примечания к служебным документам допускаются только в исключительных случаях, когда соответствующее пояснение невозможно изложить в тексте документа.
Примечания обычно выносятся в конец материала, если не требуется сделать примечание к соответствующему пункту или абзацу.
Примечание отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
Слово "Примечание" пишется с "красной строки" без подчеркивания и после него ставится точка. Текст примечания начинается с прописной буквы и печатается через один межстрочный интервал. Вторая и последующие строки примечания пишутся от левого поля. В конце текста примечания ставится точка.
Например:
Примечание. Более подробная информация о работе, проводимой в области по энергосбережению, будет представлена в отдельной аналитической справке.
Если примечаний несколько, то слово "Примечания" пишется от левого поля и после него ставится двоеточие. Каждое примечание пишется с "красной строки" и нумеруется арабской цифрой. Примечания отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
Например:
Примечания:
1. Более подробная информация о работе, проводимой в области строительства, будет представлена в отдельной аналитической справке.
2. Данные, приведенные в справке, взяты по итогам работы за 2006 год.
10. Особенности написания дат, чисел
10.1. Способы датирования документов
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручении, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 14 октября 2005 г.).
Цифровой способ датирования используется при регистрации правовых актов, визировании документов, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 10.09.2005).
10.2. Оформление дат в текстах документов
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 2005 г., в ноябре 2005 г., в первом полугодии 2006 г., в I квартале 2006 г., но: за 11 месяцев 2005 года, в 2006 году, бюджет на 2006 год, с 2003 по 2006 год, в 2005 - 2006 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: Совет депутатов Курманаевского района на двадцать первом заседании...
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 90-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 - 10-е классы, 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 3, в главе 5, на странице 185, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения 6.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, ХIХ - ХХ века, XX столетие
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
XXII Сельские игры
10.3. Написание чисел
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями 1 тыс., 1 млн., 1 млрд., 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 6 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте - постановлений, распоряжений Главы района рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м., 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 128,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 13-дневный, 1-,2-п 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:... при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличивается в 1,5 раза ... (но не "в полтора раза").
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двести бумаги ..., ... человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, ..., 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 12 - 45 КУМ, 17 - 98 ММТ или 15 51 ОЛМ, Я 1221 МО, Б 34700.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Рабочая, д. 90/2.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: ул. Крестьянская, д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел, например:
| неправильно: | правильно: |
| дома NN 1 и 2 100%% |
дома N 1 и N 2 100% |
Математические обозначения =, ", ", +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте документа рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.
Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
10.4. Рекомендуемые обозначения чисел и дат
в 2003 - 2006 годах
с 1996 по 2000 год
в 2005-м (если нет слова "год")
за 70 - 80-е годы
в зимний период 2005/2006 года
2005/2006 учебный год
второе полугодие
I квартал (первый квартал)
инвалид I группы, рабочие III разряда
30-й ряд
в 20-х числах апреля
XX век
от одного до трех лет
в пять-шесть раз (но: в пять - десять раз)
в 5, 10, 15 раз (если в ряду цифры до десяти и выше)
за 20 лет
две минуты
на 30 минут
50-процентное
две трети голосов
март - апрель
день - два
одна четвертая часть населения
3 процента, 100 процентов, 66,5 процента,
7 килограммов, 70 килограммов
6 рублей, 16246385 тыс. рублей (но не 16 млрд. 246 млн. 385 тыс. рублей) 241 млн. рублей, но: 241 миллион нам выделили
4 куб. метра, 500 куб. метров
21 млрд. киловатт-часов
12 тыс. кв. метров
на 600 гектарах
40 центнеров с гектара
11. Написание отдельных наименований, слов и словосочетаний
11.1. Названия документов органов власти и управления
Названия документов, которые пишутся с прописной буквы
С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеративный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т.п.) пишутся с прописной буквы:
Государственный бюджет Российской Федерации, Генеральный план развития с.Курманаевка.
11.2. Названия предприятий, учреждений, организаций
Общее правило
В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Лига обществ Красного Креста.
Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, отдел кадров, поликлиника районной больницы.
Части и отделы организаций
Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: экономический факультет, экспертная группа.
Названия со словами имени того-то или номером
В названиях со словом имени или номером родовое название и название, указывающее специализацию, пишутся со строчной буквы: металлургический завод имени А.И.Серова, завод железобетонных изделий N 19.
Названия научных учреждений и учебных заведений
В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН), Российская академия сельскохозяйственных наук, Военно-воздушная академия имени Ю.А.Гагарина..
Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище N 1, средняя школа N 59 имени Н.В.Гоголя, оренбургская средняя школа N 57. Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы: Музыкальное училище имени М.М.Ипполитова-Иванова, Муниципальное образовательное учреждение Курманаевская общеобразовательная школа.
Сокращенные названия организаций
Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Гознак, госкомитет.
Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова открытое акционерное общество, государственное унитарное предприятие и т.п.: общество с ограниченной ответственностью "Оренбурггазпром" (обществу с ограниченной ответственностью "Оренбурггазпром"); государственное унитарное предприятие "Оренбургоблстройзаказчик" (государственному унитарному предприятию "Оренбургоблстройзаказчик").
При отсутствии слов акционерное общество, государственное предприятие и т.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Оренбургспецстрой (Оренбургспецстрою).
Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем, буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИ стройкерамика, ЦНИЭНсельстрой, ГипродорНИИ.
11.3. Местоимения при обращении к лицам, формулы обращении
Местоимения Вы и Ваш
Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас, Сообщаем Вам...
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо...
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
Формулы обращения в документах
Общая формула обращения: Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Олег Николаевич!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
11.4. Имена, отчества, фамилии
Общее правило написания личных имен
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая, но: Дюма-отец, Федоров-старший и т.п., где отец, старший и т.п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
индивидуальные мифологические и религиозные имена: Атлант, Христос, Магомет;
имена действующих лиц в художественных произведениях: Красная Шапочка, Дед Мороз.
Имена и образованные от них названия, начинающиеся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся:
имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы, ловелас;
собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении: гитлеры, Квислинги;
названия единиц величин, образованные от имен лиц; ом, ампер, паскаль;
названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек; браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч, галифе;
родовые названия мифологических существ пишутся со строчной буквы: валькирия, домовой.
Особенности склонения фамилий
1. Русские и иноязычные фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам; институт имени С.Я.Жука (сравнение: у Анны Жук); стихи Адама Мицкевича (сравнение: семья Марии Мицкевич), работа К.И.Медведя, труды Л.К.Гребеня. В официальных документах нередко мужские фамилии, созвучные с названием животного или неодушевленного предмета (Гусь, Ремень), не склоняются.
2. Склоняются, как привило#, фамилии на неударяемые -а, -я (в основном славянские, романские и некоторые другие: статья В.М.Птицы; труды Н.Ф.Гамалеи; творчество Яна Неруды; стихи Пабло Неруды; путешествие Васко да Гамы; фильм с участием Джульетты Мазины; мексиканские песни в исполнении Роситы Кинтаны; имени Патприса Лумумбы; трактат Авиценны.
3. Украинские фамилии на безударное -ко (-енко) в современной печати, как правило, не склоняются: юбилей Тараса Шевченко; произведения В.Г.Короленко; педагогическая деятельность А.С.Макаренко.
4. Не склоняются:
а) русские фамилии на -аго, -яго, -ово, -ых, -их:
Шамбипаго, Дубяго, Седых, Долгих, Хитрово;
б) иноязычные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я): Дюма, Золя, Гюго, Визе, Россини, Шоу.
5. В русских двойных фамилиях первая часть склоняется, если она сама по себе употребляется как фамилия, в противном случае она не склоняется:
а) стихи Лебедева-Кумача; постановка Немировича-Данченко; выставка картин Соколова-Скаля;
б) в роли Сквозник-Дмухановского; исследования Грум-Гржимайло; скульптуры Демут-Малиновского.
Названия праздников
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращивания: 7 Мая, 8 Марта.
Названия праздников, являющихся официальными выходными днями: 1 и 2 января - Новый год; 7 января - Рождество Христово; 23 февраля - День защитника Отечества; 8 марта - Международный женский день; 1 мая - Праздник Весны и Труда; 9 мая - День Победы, 12 июня - День России; 4 ноября - День народного единства.
-
Приложение N 1. Бланк проекта постановления главы района
-
Приложение N 2. Бланк проекта распоряжения главы района
-
Приложение N 3. Справка о подготовке проекта постановления, распоряжения главы администрации Курманаевского района
-
Приложение N 4. Бланк служебного письма
|
<< Назад |
Приложение >> N 1. Бланк проекта постановления главы района |
|
|
Содержание Распоряжение Главы муниципального образования Курманаевский район Оренбургской области от 17 января 2007 г. N 20-р "Об... |