Глава V. Порядок организации и контроля исполнения документов в администрации города

Глава V. Порядок организации и контроля
исполнения документов в администрации города

5.1. Контроль за исполнением нормативных актов органов государственной власти, рассмотрением обращений организаций и граждан.

5.1.1. Поступившие в администрацию нормативные акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, администрации области и Законодательного Собрания области регистрируются в общем отделе и передаются Главе города.

5.1.2. Поступившая в администрацию города почта (письма предприятий, организаций, органов государственной власти и др.) направляются на рассмотрение Главе города и первым заместителям Главы города по курируемым ими вопросам.

5.1.3. По возвращении документа от Главы города и первых заместителей Главы города с соответствующей резолюцией, в общем отделе делается отметка о содержании резолюции и документ немедленно направляется исполнителю.

Исполнители контролируемых документов и сроки их исполнения указываются в тексте документов, либо в резолюциях Главы города, заместителей Главы города.

5.1.4. Контроль за исполнением отделами, комитетами, управлениями администрации города документов и распоряжений Главы города в установленный срок осуществляет общий отдел.

В случае необходимости общий отдел напоминает исполнителям о порядке и сроках исполнения документов.

5.1.5. Изучение заместителями Главы города контролируемого документа не должно превышать, как правило, одних суток, а телеграмм - трех часов.

После ознакомления с контрольными документами заместитель Главы города передает их вместе со своей резолюцией на исполнение конкретному лицу, о чем делается отметка в общем отделе. Ответственность за организацию контроля и фактическое исполнение документа возлагается на руководителей структурных подразделений администрации и других должностных лиц, работающих в структурных подразделениях, курируемых данным заместителем Главы города.

5.1.6. Отработанный исполнителями документ с резолюцией заместителя Главы города передается в общий отдел, где делается отметка об исполнении. Если по каким-то причинам поставленный в документе вопрос не может быть решен заместителями Главы города, документ направляется для ознакомления первым заместителям Главы города и Главе города.

По возвращении документа от первых заместителей Главы города и Главы города делается отметка в общем отделе соответственно резолюции.

Специалисты, которым поручено осуществлять контроль за исполнением документа, в течение контрольного срока проверяют фактическое исполнение документа непосредственно на местах, запрашивают отчеты и информации о ходе его выполнения, готовят итоговые справки, отчеты об исполнении документа.

5.1.7. Глава города и первые заместители Главы города могут по своему усмотрению осуществлять контроль за исполнением любого документа, в том числе и того, контроль за исполнением которого был поручен заместителю Главы города или другому должностному лицу.

Если Глава города или первые заместители Главы города возложили обязанности по контролю за исполнением документа одновременно на двух или более заместителей (при этом оригинал документа направляется первому исполнителю, а его копия остальным исполнителям), то они в равной степени несут ответственность за его исполнение и вместе докладывают Главе города или первым заместителям Главы города о выполнении данного документа в той части, которую каждый из них контролирует. В какой части каждый из них исполняет контролируемый документ, заместители Главы города решают между собой самостоятельно.

По такому же принципу осуществляется контроль за исполнением документа, если оно поручено одновременно нескольким руководителям структурных подразделений администрации.

5.1.8. Документы считаются снятыми с контроля, если об этом имеется резолюция Главы города или заместителя Главы города, о чем делается соответствующая отметка на документе и контрольной карточке.

Основанием для снятия с контроля нормативных актов органов государственной власти является также принятие соответствующего правового акта органа местного самоуправления г.Оренбурга в рамках своей компетенции.

5.1.9. Нормативные акты органов государственной власти, поступившие в администрацию города и снятые с контроля, в течение календарного года хранятся в канцелярии до наступления срока сдачи их в архив.

5.2. Контроль за исполнением распоряжений Главы города Оренбурга.

5.2.1. Необходимость постановки на контроль распоряжений Главы города в каждом случае определяется самим распоряжением. В том случае, если контрольный срок не определен распоряжением, он может быть установлен Главой города или заместителем Главы города.

5.2.2. Фактический контроль за исполнением распоряжений Главы города осуществляет Глава города, первые заместители Главы города. Заместители Главы города регулярно, как правило, не реже одного раза в квартал, рассматривают на своих производственных совещаниях вопросы контроля и проверок исполнения распоряжений Главы города и других документов, заслушивают информацию ответственных работников о проводимой ими работе.

5.2.3. Общий отдел:

- ведет учет распоряжений Главы города, поставленных на контроль;

- контролирует исполнение распоряжений Главы города или отдельных пунктов из них;

- запрашивает информацию и отчеты об исполнении распоряжений Главы города или отдельных пунктов из них в установленные сроки;

- информирует Главу города и заместителей Главы города о ходе выполнения стоящих на контроле распоряжений.

5.2.4. Исполнение распоряжений Главы города организуют руководители структурных подразделений администрации, по предложению которых приняты распоряжения, а также те должностные лица, на которых это возложено конкретным распоряжением.

5.2.5. В отделах, комитетах, управлениях администрации города концентрируются все материалы о ходе реализации распоряжений Главы города. На каждое взятое на контроль распоряжение заводится контрольное дело, где помещается контролируемое распоряжение, план мероприятий по организации его выполнения, справочный материал, информация с мест и другие материалы, отражающие ход исполнения, итоговая записка о результатах выполнения данного распоряжения.

Учет распоряжений Главы города, находящихся на контроле в структурных подразделениях администрации, ведет специалист общего отдела. В его обязанности также входит регулярное информирование заместителей Главы города о количестве и сроках исполнения находящихся в отделах, управлениях, комитетах распоряжений Главы города, наступающих сроках представления информации.

5.2.6. Ежемесячно общий отдел направляет ответственным исполнителям перечни неисполненных распоряжений Главы города и распоряжений с приближающимися сроками исполнения.

О результатах проделанной работы по исполнению распоряжения Главы города отдел, управление, комитет представляет служебную записку (информацию, справку), которая адресуется, как правило, Главе города или первым заместителям Главы города и должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения распоряжения Главы города, а также предложение о снятии с контроля распоряжения или, в случае необходимости, о продлении срока исполнения, и сдают ее в общий отдел.

5.2.7. Если исполнение распоряжения Главы города организуют и контролируют несколько подразделений, то в необходимых случаях каждое из них готовит информацию о выполнении распоряжения или дает заключение.

5.2.8. На основании предоставленных сведений (справок о выполнении распоряжений Главы города) Главой города или первым заместителем Главы города распоряжения снимаются с контроля.

5.2.9. Распоряжения Главы города, в тексте которых не содержатся сроки их исполнения, также ставятся на контроль. Конечный срок исполнения, согласованный с курирующим заместителем Главы города, проставляется руководителем структурного подразделения на проекте при его визировании.

5.2.10. Вопрос об изменении срока исполнения распоряжений Главы города в целом, либо отдельных их пунктов, решается по представлению мотивированной просьбы отдела, комитета, управления администрации города. Сроки исполнения распоряжения могут быть продлены Главой города или первыми заместителями Главы города.