Приложение N 4. Методические указания по составлению номенклатур дел

Приложение N 4
к распоряжению администрации
г. Орска Оренбургской области
от 5 июля 2001 г. N 1567-р

Методические указания
Составление номенклатур дел

1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых организацией с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

2. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с экспертной комиссией организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и утверждается руководителем организации.

3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о организации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел организации за прошлые годы.

4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе, справочные и контрольные картотеки, личные дела, документы.

5. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений.

6. После утверждения номенклатуры дел организации, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7. Графы номенклатуры дел организации, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел предоставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дела некорректных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования