Приложение. Положение об управлении делами администрации города Орска

Приложение
к решению Орского городского
Совета депутатов Оренбургской области
от 24 декабря 2009 г. N 59-1071

Положение
об управлении делами администрации города Орска

1. Общие положения

Настоящее Положение определяет основную цель, задачи, функции и полномочия управления делами администрации города Орска.

1.1. Управление делами администрации города Орска (далее управление делами) является отраслевым (функциональным) органом администрации города Орска, не наделенным статусом юридического лица. Управление делами действует на основании Устава муниципального образования "Город Орск" и настоящего положения.

1.2. Управление делами по вопросам своей деятельности непосредственно подчиняется главе города, функционально - заместителю главы администрации города - руководителю аппарата, руководит управлением начальник управления делами.

1.3. Источником финансирования управления делами является средства городского бюджета города Орска.

1.4. Положение об управлении делами утверждается Орским городским Советом депутатов, любые реорганизации осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.5. Начальник и специалисты управления делами администрации г. Орска являются муниципальными служащими, входят в реестр муниципальных служащих города Орска и обладают правами и обязанностями, предусмотренными законодательством для муниципальных служащих.

1.6. Должности сотрудников управления делами могут занимать лица, имеющие высшее, средне специальное образование и обладающие необходимыми знаниями для исполнения своей деятельности в объеме требований настоящего положения и должностных инструкций.

1.7. В своей деятельности управление делами руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- законами Российской Федерации;

- Уставом города Орска Оренбургской области;

- иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Оренбургской области, города Орска;

- настоящим положением.

1.8. Непосредственное руководство управлением делами осуществляет начальник, назначенный на должность главой города Орска по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

1.9. Специалисты управления делами по вопросам компетенции подчиняются начальнику управления делами.

1.10. Управление делами имеет бланк со своими реквизитами.

1.11. Управление делами обеспечивает реализацию полномочий главы города Орска и его заместителей, осуществляя контроль за выполнением правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Оренбургской области, муниципальных правовых актов, находящихся на исполнении в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Орска.

1.12. Управление делами имеет штампы и бланки установленного образца.

2. Цели и задачи

Цель деятельности управления делами формируется, исходя из вопросов местного значения, установленных Федеральным законом Российской Федерации N 131-ФЗ от 6.10.2003 г. "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также главной цели развития города Орска - стабильного улучшения качества жизни всех слоев населения города.

2.1. Главные цели деятельности управления делами:

2.1.1. Формирование и реализация системы методических и организационно-технических принципов документационного обеспечения деятельности администрации города и ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

2.1.2. Осуществление работы администрации города и ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов по рассмотрению и разрешению обращений граждан, координации деятельности в вопросах работы с обращениями граждан.

2.1.3. Определение основных направлений кадровой политики администрации города Орска, организационно-штатного обеспечения деятельности администрации и ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов, исполнения действующего законодательства, муниципальных правовых актов администрации в области кадровой политики администрации города Орска.

2.1.4. Исполнение муниципальных правовых актов администрации города Орска в области архивного дела.

2.1.5. Организационное обеспечение взаимодействия администрации города Орска с ее отраслевыми (функциональными) и территориальными органами в мероприятиях, проводимых в масштабах муниципального образования "Город Орск".

2.1.6. Организация и обеспечение мобилизационной подготовки, защиты сведений, составляющих государственную тайну.

2.2. Для достижения цели, указанной в пункте 2.1. настоящего положения, управление делами решает следующие задачи:

- организация и осуществление проверок, обследований и иных контрольных мероприятий, в пределах компетенции управления делами, проводимых в соответствии с утвержденным планом или по поручению главы города Орска, его заместителей;

- обеспечение планирования работы администрации города Орска, осуществление контроля за выполнением планов;

- кадровое обеспечение деятельности администрации города согласно штатному расписанию;

- организация учета и контроля письменных обращений граждан, поступающих в адрес главы города Орска и его заместителей;

- организация личного приема главы города Орска и его заместителей;

- обеспечение единой системы делопроизводства в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Орска, единого порядка документирования управленческой деятельности;

- организация работы с документами, контроля исполнения и подготовки документов;

- своевременное доведение принятых муниципальных правовых актов до исполнителей;

- осуществление контроля исполнения документов администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов в части исполнения сроков;

- ежемесячное предоставление отчетов по итогам работы;

- оказание методической и консультативной помощи руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска по вопросам, входящим в компетенцию управления делами;

- осуществление взаимодействия с организациями всех форм собственности, отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Орска в соответствии с возложенными на администрацию муниципального образования "Город Орск" полномочиями;

- оказание содействия избирательным комиссиям в реализации их полномочий в период подготовки и проведения выборов и референдумов;

- организация архивного дела;

- осуществление зарубежных связей в интересах населения муниципального образования "Город Орск" в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- организация выполнения программ муниципального образования "Город Орск" в части зарубежных связей;

- обеспечение координации деятельности приемных главы города Орска и его заместителей;

- осуществление организационно-технического обеспечения деятельности главы города Орска и его заместителей.

3. Функции управления делами

3.1. Управление делами осуществляет следующие функции:

3.1.1. Специалисты сектора документационного обеспечения:

- ведут прием, регистрацию (на бумажном и электронном носителе), рассылку поступающей по всем каналам связи (почта, электронная почта, факс) корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессе выработки управленческих решений;

- обеспечивают первичную обработку корреспонденции, и подготовку корреспонденции для рассмотрения руководством;

- контролируют и организуют прохождение поступивших в адрес администрации города корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений главы города Орска, руководителям в установленные сроки;

- осуществляют контроль за правильным оформлением документов и соблюдением установленной процедуры согласования, подписания, публикации;

- осуществляют заверение (в установленном порядке) и выдачу копий муниципальных правовых актов администрации города;

- разрабатывают единый порядок прохождения документов;

- ведут прием, регистрацию, размножение, рассылку и доведение до руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов муниципальных правовых актов, издающихся в администрации города;

- осуществляют работу по машинописному набору текстов муниципальных правовых актов и другой деловой переписке для главы города, первого заместителя главы администрации города, заместителя главы администрации города - руководителя аппарата;

- осуществляют копировально-множительные работы;

- осуществляют набор и подготовку документов для проведения городских мероприятий с участием главы города Орска, его заместителей;

- осуществляют контроль исполнения документов, подготовку информации руководству о состоянии и результатах исполнения документов;

- координируют деятельность отраслевых (функциональных) и территориальных органов в администрации города по вопросам своей компетенции;

- осуществляют формирование, брошюрование, хранение подлинников муниципальных правовых актов, с последующей их сдачей в ведомственный архив;

- формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивают надлежащие хранение законченных дел в течение установленных сроков, с последующей сдачей в ведомственный архив;

- осуществляют подготовку и сдачу заверенных, в установленном порядке, копий муниципальных правовых актов в вышестоящие и контролирующие органы;

- обеспечивают работу приемных главы города и его заместителей.

3.1.2. Специалисты сектора организационной работы:

- поддерживают взаимоотношения главы города Орска, в пределах своей компетенции, с дипломатическими представительствами, органами государственной власти и органами местного самоуправления муниципального образования "Город Орск", учреждениями, предприятиями, общественными организациями, физическими лицами;

- осуществляют организацию и поддержание партнерских и дружественных связей с городами-партнерами муниципального образования "Город Орск";

- осуществляют организацию протокольного сопровождения международных и межмуниципальных мероприятий с участием главы города, его заместителей;

- организуют сбор, обработку и анализ информации о ходе исполнения заданий и поручений, находящихся на контроле, формирование базы данных по вопросам организации контроля;

- осуществляют подготовку заключений, предложений и рекомендаций по итогам проведения контрольных мероприятий;

- осуществляют функциональное взаимодействие администрации города Орска с контролирующими органами и инспектирующими организациями муниципального образования "Город Орск" по предметам их ведения;

- организуют подготовку проектов перспективных и текущих планов основных мероприятий работы администрации города Орска;

- организуют работу по подготовке документов и материалов для обеспечения деятельности комиссии по наградам Орского городского Совета депутатов, а также подготовку документов и материалов по наградам для принятия решений главой города;

- организуют совместно с отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Орска проверки хода выполнения программ социально-экономического развития, целевых программ по направлениям деятельности администрации года Орска;

- осуществляют формирование годового (перспективного), квартальных планов, а также ежемесячных планов наиболее значимых мероприятий администрации города и осуществляют контроль за их выполнением;

- организуют контроль за исполнением распорядительных документов, администрации города и нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти;

- организуют направление муниципальных правовых актов администрации города Орска для включения их в областной регистр муниципальных правовых актов;

- обеспечивают еженедельное проведение аппаратных совещаний у главы города, доведение до исполнителей поручений главы города в соответствии с протоколом аппаратного совещания;

- осуществляют подготовку, организацию и обеспечение ежемесячного проведения семинаров, учебы сотрудников администрации в соответствии с планом учебы аппарата администрации, утвержденным главой города Орска;

- осуществляют организацию и обеспечение участия в городских торжественных мероприятиях Почетных граждан города Орска, руководителей предприятий и учреждений, депутатов всех уровней, граждан города;

- разрабатывают и осуществляют организационно-технические мероприятия администрации города по оказанию содействия избирательным комиссиям в период подготовки и проведения выборов всех уровней, референдумов;

- составляют списки и организуют поздравления заслуженных и Почетных граждан для поздравления их главой города с праздничными датами;

- осуществляют подготовку муниципальных правовых актов, контроль за изготовлением муниципальных наград и их вручение.

3.1.3. Специалист сектора кадровой работы:

- ведет кадровое делопроизводство, согласно штатного расписания администрации города Орска;

- обеспечивает соблюдение требований и норм трудового законодательства в отношении работников администрации города Орска;

- обеспечивает организацию и проведение кадровой работы с муниципальными служащими, работниками, занимающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности администрации города Орска;

- осуществляет подготовку предложений о реализации предложений законодательства о муниципальной службе и внесение указанных предложений в установленном порядке;

- осуществляет организацию подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Орска, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), назначением на должность муниципальной службы, освобождение от занимаемой должности муниципальной службы, увольнение муниципального служащего с муниципальной службы и выходом его на пенсию и оформления соответствующих документов;

- осуществляет обработку персональных данных муниципальных служащих и работников в соответствии с действующим законодательством;

- осуществляет ведение трудовых книжек и личных дел муниципальных служащих и работников администрации города Орска;

- готовит необходимые материалы для проведения конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы;

- готовит необходимые материалы для проведения аттестации муниципальных служащих;

- принимает участие в рассмотрении случаев нарушений трудовой дисциплины, трудовых споров, в том числе по вопросам реализации прав муниципальных служащих и работников, соблюдения требований к служебному поведению муниципальных служащих;

- производит расчет стажа муниципальной службы;

- осуществляет организацию проверок достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу;

- осуществляет организацию проверок сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, а так же соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений, установленных действующим законодательством по муниципальной службе;

- принимает участие в разработке должностных инструкций муниципальных служащих, работников администрации города Орска.

3.1.4. Специалисты сектора по работе с обращениями граждан:

По организации работы с устными и письменными обращениями граждан, поступившими в адрес главы города и его заместителей:

- ведут ежедневный личный прием граждан, прием обращений по всем каналам связи (почта, электронная почта, телефон, факс), оказывают возможное содействие в разрешении вопросов обратившихся, дают необходимые разъяснения и рекомендации по существу поднимаемых вопросов;

- организуют личный прием граждан главой города Орска и его заместителями;

- организуют работу по обеспечению условий проведения личного приема граждан;

- направляют поступившие обращения, в соответствии с распределением полномочий, на рассмотрение главе города Орска и его заместителям. Обеспечивают оперативное прохождение письменных и устных обращений граждан;

- готовят ответы по общим вопросам, требующим получения какой-либо справочной информации. Направляют обращения для исполнения согласно резолюции в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Орска;

- осуществляют контроль исполнения сроков и разрешения обращений граждан;

по контролю организации работы с обращениями граждан в администрации города и ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов:

- оказывают практическую, методическую помощь в вопросах, входящих в компетенцию специалистов;

- проверяют состояние дел по работе с обращениями граждан, готовят предложения по устранению выявленных недостатков;

- проводят совещания, семинары, индивидуальные консультации с работниками ответственными за работу с обращениями граждан в администрации города и ее отраслевых (функциональных) и территориальных органах;

- изучают, обобщают и распространяют положительный опыт организации работы с обращениями граждан, осуществляют внедрение его в практику;

по отчетности анализу работы с обращениями граждан:

- готовят главе города Орска отчеты и анализы о поступлении обращений граждан и результатах их разрешения по установленным формам;

по формированию, оформлению, хранению дел по обращениям граждан:

- формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивают надлежащие хранение законченных дел в течение установленных сроков.

3.1.5. Специалисты ведомственного архива сектора документационного обеспечения:

- осуществляют организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска;

- организуют отбор и осуществляют прием документов - источников комплектования ведомственного архива на постоянное хранение;

- создают оптимальные условия хранения документов и обеспечивают их сохранность;

- осуществляют предоставление в установленном порядке документов, находящихся на хранении в ведомственном архиве организациям и гражданам, с целью их практического использования, выполняют тематические и социально-правовые запросы организаций и граждан, выдают архивные справки, копии, выписки из документов;

- осуществляют организационно-методическое руководство по разработке номенклатуры дел отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Орска, составляют и утверждают сводную номенклатуру дел;

- представляют на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов положений об экспертных комиссиях, сводной номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, описи дел постоянного хранения и по личному составу источников комплектования государственного архива.

3.1.6. Специалист режимно-секретного сектора:

- осуществляет разработку планов перевода муниципального образования "Город Орск" на условия военного времени, организует учет и бронирование граждан, прибывающих в запасе на территории муниципального образования "Город Орск", организует работу по обеспечению режима секретности в администрации города, а также взаимодействие с военным комиссариатом по вопросу мобилизационной подготовки

- в своих действиях руководствуется Законами Российской Федерации, Постановлениями Правительства Российской Федерации, Законами субъектов Российской Федерации, Постановлениями Правительства Оренбургской области, Постановлениями главы города, иными нормативно-правовыми документами по видам деятельности.

4. Структура управления делами

4.1. Структура и штат управления делами города Орска утверждается распоряжением администрации города Орска в соответствии с установленной штатной численностью (приложение).

Управление делами возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности главой города Орска по представлению заместителя главы администрации города - руководителя аппарата.

Начальник управления подчиняется непосредственно главе города, функционально - заместителю главы администрации города - руководителю аппарата и несет персональную ответственность за деятельность управления.

Должность "начальник управления" относится к группе главных муниципальных должностей муниципальной службы.

Начальник управления делами осуществляет непосредственное руководство сотрудниками управления, распределяет обязанности между специалистами управления.

На время отсутствия начальника управления делами права и обязанности начальника управления переходят к другому работнику управления по представлению начальника управления делами и согласования с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата на основании распоряжения администрации города, подписанного главой города Орска.

Специалисты управления делами подчиняются непосредственно начальнику управления делами, назначаются и освобождаются от должности главой города Орска по представлению начальника управления делами и согласования с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата.

Методическое руководство специалистами сектора по документационному обеспечению осуществляет главный специалист сектора.

Обязанности и права каждого сотрудника управления делами администрации города определяются соответствующей должностной инструкцией, которая разрабатывается специалистом кадровой службы, согласуется с начальником управления делами, начальником юридического управления, заместителем главы администрации города - руководителем аппарата, утверждается главой города Орска и вводится в действие в порядке установленном СТА-СМК-05-2009.

5. Права и обязанности

5.1. Управлению делами для решения возложенных на него задач и выполнения функций предоставляется право:

- давать руководителям и сотрудникам структурных подразделений администрации города разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию управления;

- запрашивать и получать от других структурных подразделений администрации города необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию управления;

- вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию управления, а также по другим вопросам, не требующим согласования с главой города;

- по поручению руководства администрации представительствовать от имени администрации по вопросам, относящимся к компетенции управления, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также с другими предприятиями, организациями, учреждениями;

- проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию управления;

- в необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства администрации города, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений администрации города;

- по согласованию с руководством привлекать внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных проектов;

- использовать предоставленные управлению информационные и материальные ресурсы.

5.2. Управление делами администрации обязано выполнять возложенные на него задачи и функции, при этом:

- добросовестно и качество исполнять муниципальные функции, возложенные на управление делами;

- соблюдать трудовую дисциплину;

- бережно относиться к имуществу администрации города;

- выполнять установленные в администрации нормы труда;

- повышать профессиональный уровень.

- отвечать за полноту, качество и своевременность выполнения возложенных на управление задач и функций, установленных настоящим положением.

Степень ответственности специалистов управления устанавливается должностными инструкциями.

6. Взаимодействие

6.1. Для выполнения функций и реализации прав управление делами в своей работе взаимодействует с заместителями главы администрации города, руководителями и специалистами отраслевых (функциональных) и территориальных органов муниципального образования "Город Орск" и строится это взаимодействие в соответствии с принципом разделения полномочий, на основании муниципальных правовых актов муниципального образования "Город Орск".

6.2. С Орским городским Советов депутатов по вопросам:

- награждения муниципальными наградами граждан города Орска;

- планирования;

- участия в заседаниях Орского городского Совета депутатов по вопросу компетенции управления делами.

6.3. С городской избирательной комиссией по вопросам содействия ей в выполнении своих полномочий.

7. Ответственность

7.1. Начальник управления делами несет персональную ответственность за:

- упущение, недостатки и ошибки в работе управления делами;

- не соответствие законодательству актов, разработанных управлением, подписанных и завизированных начальником управления;

- несвоевременное и ненадлежащее исполнение управлением делами функций, возложенных на управление настоящим Положением.

- составление и предоставление недостоверной информации о деятельности управления делами.

- не выполнение задач, возложенных на управление делами, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением.

- нерациональную расстановку и управление кадрами.

7.2. Специалисты управления делами несут персональную ответственность за:

- не выполнение задач и функций, возложенных на них;

- нарушение действующего законодательства;

- недостоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в управлении;

- несоблюдение производственной и трудовой дисциплины в управлении;

- несоблюдение правил техники безопасности и противопожарных мероприятий, охраны труда;

- разглашение сведений, составляющих государственную тайну, информации, носящей конфиденциальный характер, которая была получена ими при выполнении ими своих должностных обязанностей;

- не исполнение своих должностных обязанностей.