Приложение 1. Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальную должность, муниципальных служащих органов местного самоуправления г. Оренбурга

Приложение 1
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 5 июня 2000 г. N 77

Положение
о порядке ведения личных дел лиц, замещающих муниципальную должность,
муниципальных служащих органов местного самоуправления г. Оренбурга

С изменениями и дополнениями от:

10 ноября 2005 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящее положение о порядке ведения личных дел (в дальнейшем Положение) разработано на основании Конституции РФ, Трудового кодекса РФ , Федерального Закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.9 Закона Оренбургской области "О муниципальной службе в Оренбургской области", Устава города Оренбурга.

1.2. Настоящее Положение имеет своей целью установление единого порядка ведения личных дел.

Не допускается ведение нескольких личных дел на одно лицо, замещающее муниципальную должность либо одного лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего.

1.3. Организация работы и ведение личных дел осуществляется кадровой службой органа местного самоуправления г.Оренбурга.

II. Порядок оформления личных дел

2.1. Замещение муниципальной должности либо прохождение муниципальной службы отражается в личном деле лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего.

2.2. Оформление и ведение личного дела осуществляется кадровой службой после регистрации распоряжения (приказа) о приеме на муниципальную должность.

2.3. В соответствии с установленной номенклатурой личному делу присваивается соответствующий номер.

2.4. Кадровая служба по согласованию с курирующим заместителем и начальником управления муниципальной службы и по работе с территориями вправе потребовать от работника, вновь поступающего на муниципальную службу, принимаемого на работу, связанную с материальными ценностями, характеристику с места учебы или предыдущего места работы.

III. Порядок ведения личных дел

3.1. Личное дело лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего (форма 1) содержит основные сведения о нем, его трудовой деятельности и прохождении им муниципальной службы.

3.2. В личном деле лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего содержатся:

- опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета с фотографией, размером 4х6;

- послужной список;

- автобиография работника, написанная от руки и содержащая подробное изложение (в произвольной форме) основных моментов жизни и деятельности работника;

- копия документов об образовании и о наличии ученого звания или ученой степени;

- копия распоряжения (приказа) о приеме на муниципальную должность, контракт (кроме лиц, замещающих муниципальные должности);

- материалы аттестаций;

- копии документов о повышении квалификации и переподготовке;

- справка о соблюдении лицом, замещающим муниципальную должность, муниципальным служащим ограничений, связанных с замещением муниципальной должности, подаваемая при поступлении на муниципальную службу;

- сведения о доходах лица, поступающего на муниципальную должность;

- иные документы, предусмотренные федеральным законом.

3.3. Анкета заполняется собственноручно гражданином при поступлении на муниципальную службу (форма 2).

3.4. Послужной список содержит основные данные, связанные с замещением муниципальной должности, прохождением муниципальной службы (форма 3). Он заполняется работником кадровой службы на основании анкеты, трудовой книжки, других документов. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, не допускается.

3.5. Ведение послужного списка осуществляется следующим образом:

3.5.1. В разделе 1 в хронологическом порядке производятся записи сведений о замещении муниципальной должности либо прохождении муниципальной службы.

3.5.2. В разделе 2 отражаются результаты аттестации на соответствие занимаемой должности. Рекомендации комиссии записываются в строгом соответствии с принятым решением и протоколами аттестационной комиссии.

3.5.3. Раздел 3 содержит сведения о сдаче муниципальным служащим квалификационных экзаменов и результатах аттестаций для присвоения квалификационных разрядов (кроме лиц, замещающих муниципальные должности).

3.5.4. Раздел 4 содержит сведения о награждении лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего государственными наградами СССР, Российской Федерации, Почетной грамотой Оренбургской области, Почетной грамотой города Оренбурга и иных поощрениях.

3.5.5. В раздел 5 заносятся сведения о дисциплинарных взысканиях, наложенных на лицо, замещающее муниципальную должность, муниципального служащего, отметки об их снятии на основании распорядительных документов или погашении вследствии истечения срока дисциплинарого взыскания.

3.5.6. В разделе 6 записываются сведения о служебных командировках лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего за границу в период замещения муниципальной должности либо прохождения муниципальной службы.

3.5.7. Раздел 7 содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании с указанием формы обучения, времени проведения обучения, места прохождения обучения (наименование образовательного учреждения и его местонахождение).

3.5.8. В раздел 8 заносятся изменения в учетные данные лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего в период замещения муниципальной должности либо прохождения муниципальной службы.

4. Послужной список ведется на протяжении всего периода замещения муниципальной должности либо прохождения муниципальной службы. В случае изменения данных, изложенных в послужном списке, лицо, замещающее муниципальную должность, муниципальный служащий представляет в кадровую службу документы, подтверждающие соответствующие изменения.

5. Личное дело оформляется и ведется следующим образом:

5.1. Материалы личного дела помещаются в папку с твердой обложкой. На титульном листе обложки (форма 1) указываются: полное наименование структурного подразделения администрации, фамилия, имя, отчество лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего и номер его личного дела.

5.2. Документы личного дела нумеруются и вносятся в опись (форма 4). Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личного дела в другие муниципальные или государственные органы опись документов, находящихся в личном деле, заверяется работником кадровой службы структурного подразделения администрации.

6. Оформление и сверка личного дела лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего, а также обновление данных и внесение соответствующих изменений осуществляется работниками кадровой службы муниципального органа.

7. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Порядком, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения лица, замещающего муниципальную должность либо руководителя, имеющего право приема и увольнения муниципального служащего. На место изъятого документа вкладывается справка с указанием причин изъятия и визой лица, разрешившего изъятие документа.

8. Личные дела учитываются как документы для служебного пользования. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на работника кадровой службы структурного подразделения администрации. В структурных подразделениях, где нет кадровых служб, приказом руководителя назначается лицо, на которое возлагается эта ответственность.

Учет личных дел производится в журнале учета личных дел лиц, замещающих муниципальную должность, муниципальных служащих (форма 5), в котором указываются: дата поступления личного дела, дата снятия с учета личного дела, основание снятия с учета (дата и номер распорядительного документа), данные об отправке (передаче) личного дела (дата, исходящий номер, наименование муниципального или государственного органа, в который отправлено (передано) личное дело).

Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Выдача личных дел лиц, замещающих муниципальную должность, муниципальных служащих для служебного пользования производится по контрольной карточке (форма 6), находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель.

При переходе лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего на новое место муниципальной или государственной службы его личное дело передается по акту в кадровую службу муниципального или государственного органа или высылается не позднее 5 суток со дня поступления запроса. В контрольной карточке делается запись с указанием данных об отправке личного дела (дата, исходящий номер, полное наименование организации получателя).

9. При прекращении муниципальной службы личное дело лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего передается на государственное хранение в архив. При этом в раздел 1 послужного списка вносится запись об основании прекращения муниципальной службы с указанием даты и номера соответствующего распорядительного документа.

10. Сбор и внесение в личные дела лиц, замещающих муниципальную должность, муниципальных служащих сведений об их частной жизни, политической и религиозной принадлежности запрещаются.

11. Кадровые службы обязаны по первому требованию лица, замещающего муниципальную должность, муниципального служащего представить для ознакомления все материалы личного дела.