I. Общая часть

I. Общая часть

1.1. Настоящий документ определяет общий порядок приема в администрации города представителей зарубежных государств, принимающей стороной которых выступает администрация города, администрация Оренбургской области, различные предприятия и организации.

1.2. Под зарубежными представителями понимаются должностные лица и сотрудники дипломатических представительств, органов государственного и муниципального управления, представители деловых, научных кругов, общественных организаций, прибывающие в город как индивидуально, так и в составе делегаций.

1.3. Основанием для приема в администрации города представителей зарубежных государств, принимающей стороной которых выступает сама администрация в лице Главы города, его заместителей, руководителей подразделений, имеющих статус юридического лица, глав административных округов города, является приглашение.

Приглашение оформляется отделом международных связей (ОМС).

При оформлении приглашения по инициативе структурного подразделения назначается ответственный за прием от данного подразделения. Материалы для оформления приглашений передаются ответственным из структурного подразделения администрации в ОМС не позднее чем за месяц до предполагаемой даты прибытия зарубежных представителей.

1.4. Основанием для приема в администрации города представителей зарубежных государств, в случаях, когда администрация города не является принимающей стороной, является:

- обращение администрации Оренбургской области по организации встреч с официальными лицами администрации г. Оренбурга, которые входят в программу пребывания официальных лиц, принимаемых администрацией Оренбургской области (в том числе и по организации визитов вежливости);

- обращение хозяйствующих субъектов города, участвующих в решении проблем социально-экономического развития города, по организации встреч с Главой города и заместителями Главы города, руководителями структурных подразделений;

- обращение зарубежных некоммерческих организаций, работающих по грантам государств, различных международных фондов (по организации стажировок, заказов экспертов и т.д.) в рамках соглашения с городской администрацией;

- обращение тогрпредств зарубежных государств о приеме коммерческих фирм и торговых миссий, имеющих международную репутацию;

- иные обращения по профилю соответствующей организации.

1.5. Для организации отделом международных связей соответствующих встреч в администрации города обращение должно быть сделано не менее чем за 5 рабочих дней до предполагаемой даты встречи.

1.6. Проведение приема, а также рабочих встреч с зарубежными представителями сопровождается оформлением карточки учета переговоров (приложение 2). При приеме официальных делегаций карточка учета оформляется представителем ОМС, присутствующим на данном приеме. При приемах и рабочих встречах в подразделениях администрации города карточка оформляется ответственным за прием сотрудником соответствующего подразделения и передается для учета в ОМС либо приглашенным на встречу представителям ОМС. Рабочие встречи, проводимые в ОМС, также подлежат отражению в карточках учета.

1.7. Материалы, передаваемые зарубежными представителями во время приемов, визитов и рабочих встреч в подразделениях города, содержащие сведения об их стране, каталоги фирм и компаний, а также проспекты по направлениям сотрудничества, подразделения администрации обязаны передавать в ОМС для формирования банка данных.

1.8. Материалы по ответным визитам в зарубежные страны работников администрации передаются в ОМС в виде краткого отчета с резюме по достигнутым договоренностям.

1.9. Подготовку помещений и сувенирной продукции, другие по мероприятия по приему зарубежных представителей, связанные с материальными и финансовыми затратами, а также обеспечение транспортом вышеназванных мероприятий организует руководитель по обеспечению деятельности администрации города.