Приложение. Положение об общем отделе администрации города Оренбурга

Приложение
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 15 мая 2002 г. N 78

Положение
"Об общем отделе администрации города Оренбурга"

I. Общие положения

1.1. Общий отдел администрации города Оренбурга (далее именуется Отдел) является структурным подразделением администрации города Оренбурга.

1.2. Отдел по всем вопросам своей деятельности подчиняется Главе города и непосредственно руководителю аппарата администрации города Оренбурга.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Оренбургской области, Уставом г.Оренбурга, Постановлениями Оренбургского городского Совета, распоряжениями Главы города, а также настоящим Положением.

1.4. Финансирование деятельности отдела осуществляется в установленном порядке за счет средств бюджета г.Оренбурга.

1.5. Положение об Отделе утверждается Оренбургским городским Советом по представлению Главы города.

1.6. Отдел имеет печати, штамп, бланки установленного образца.

1.7. Реорганизация и ликвидация общего отдела проводится в соответствии с действующим законодательством.

II. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному делопроизводству деятельности администрации города, административных округов, администраций населенных пунктов, входящих в состав города.

2.2. Осуществление контроля за исполнением документов в структурных подразделениях администрации города.

III. Основные функции Отдела

3.1. Осуществление контроля за исполнением документов, поставленных на контроль Главой города, его заместителями, а также по поручению Главы города актов органов государственной власти РФ и Оренбургской области.

3.2. Организационное и методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях администрации города, административных округах, и администрациях населенных пунктов, входящих в состав города.

3.3. Разработка предложений по совершенствованию схем документационного обеспечения.

3.4. Контроль за рассмотрением управлениями, комитетами и отделами администрации города писем организаций, поступающих через канцелярию общего отдела.

3.5. Регистрация, оформление и размножение в необходимых количествах и своевременная рассылка нормативно-распорядительных документов.

3.6. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями администрации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.7. Организация приема, регистрация входящей и отправка исходящей корреспонденции.

3.8. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации дел, подлежащих сдаче в архив.

3.9. Разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов.

3.10. Организация работы архива администрации в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами.

3.11. Повышение квалификации работников Отдела, а также работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях администрации, проведение совещаний, семинаров и консультирования по вопросам, относящимся к компетенции Отдела по функциям документационного обеспечения.

3.12. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, оформление поздравительных адресов.

3.13. Рецензирование и проектирование бланков документов в структурных подразделениях администрации города, административных округах и администрациях населенных пунктов, входящих в состав города.

3.14. Учет, регистрация, выдача печатей структурных подразделений администрации.

3.15. Обеспечение администрации города периодическими изданиями (газетами и журналами).

IV. Обеспечение деятельности Отдела

Отдел имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей структурных подразделений администрации города, административных округов и администраций населенных пунктов, входящих в состав города, необходимые информационные материалы по вопросам деятельности общего отдела.

4.2. Вносить предложения по улучшению организации делопроизводства администрации города, административных округов и администраций населенных пунктов, входящих в состав города.

4.3. Определять целесообразность печатания материалов и очередность производства множительных работ в машбюро и бюро множительной техники администрации города.

4.4. Отдел взаимодействует с Аппаратом Оренбургского городского Совета и со всеми структурными подразделениями администрации по вопросам документационного обеспечения.

4.5. Информационное, материально-техническое и транспортное обслуживание деятельности общего отдела, а также социально-бытовое обслуживание его работников осуществляется соответствующими подразделениями администрации города Оренбурга.

V. Руководство Отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность Главой города по представлению руководителя аппарата администрации города Оренбурга.

5.2. На время отсутствия начальника Отдела права и обязанности начальника переходят к другому работнику Отдела по представлению начальника на основании распоряжения Главы города.

5.3. Начальник Отдела:

- руководит деятельностью Отдела, обеспечивает решение возложенных на Отдел задач;

- представляет Главе города на утверждение структуру и штатную численность Отдела, согласованную с руководителем аппарата администрации города;

- организует работу отдела и разрабатывает должностные инструкции его работников;

- представляет руководителю аппарата администрации города Оренбурга на согласование кандидатуры для назначения на должность работников Отдела и вносит предложения о поощрении работников Отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- осуществляет иные полномочия по поручению Главы города и руководителя аппарата администрации города;

- несет всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Отдел задач и функций.

5.4. Степень ответственности других работников Отдела устанавливается должностными инструкциями, утвержденными Главой города.