Приложение. Положение об архивном отделе администрации города Оренбурга по личному составу муниципальных предприятий и учреждений

Приложение
к постановлению Оренбургского
городского Совета
от 29 января 1997 г. N 19

Положение
об архивном отделе администрации города Оренбурга
по личному составу муниципальных предприятий и учреждений

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации г.Оренбурга по личному составу муниципальных предприятии и учреждений (далее именуется отдел) является структурным подразделением городской администрации.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законодательными актами РФ и Оренбургской области, Уставом г.Оренбурга, Постановлениями городского Совета, распоряжениями Главы города и настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. также Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

1.3. Положение об отделе утверждается Советом по представлению Главы города.

1.4. Отдел по всем вопросам деятельности подчиняется Главе города, и непосредственно соответствующему заместителю Главы г.Оренбурга.

1.5. Имущество отдела является муниципальной собственностью и находится в его оперативном управлении.

1.6. Ликвидация и реорганизация отдела осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

2. Основные функции отдела

2.1. В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие функции:

2.1.1. Организует учет ликвидированных и (или) реорганизованных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий, учреждений.

2.1.2. Осуществляет прием документов по личному составу, которые подлежат хранению в отделе на основании действующего законодательства об архивном фонде и архивах РФ.

2.1.3. Разрабатывает и представляет на утверждение Главе города списки организаций, документы по личному составу которых подлежат передаче в отдел. Ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

2.1.4. Ведет учет хранящихся в отделе документов.

2.1.5. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся документам.

2.1.6. Обеспечивает сохранность хранящихся документов, периодически проверяя наличие и состояние дел.

2.1.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в отделе, путем:

- исполнения запросов заинтересованных лиц о трудовом стаже и других социально-значимых сведениях;

- информирования заинтересованных лиц о составе и содержании документов отдела;

- выдачи в установленном порядке документов, хранящихся в отделе во временное пользование заинтересованным лицам.

2.1.8. Проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу муниципальных предприятий и учреждений

- источников комплектования отдела.

2.1.9. Оказывает помощь и дает консультации работникам предприятий и учреждений.

3. Основные задачи отдела

3.1. Основными задачами Отдела являются:

3.1.1. Обеспечение сохранности и осуществление надлежащего учета документов по личному составу, подлежащих хранению.

3.1.2. Комплектование документами по личному составу ликвидированных и (или) реорганизованных органов местного самоуправления муниципальных предприятий, учреждений.

3.1.3. Комплектование законченными делопроизводством документами по личному составу действующих органов местного самоуправления муниципальных предприятий, учреждений, являющихся источником комплектования Отдела, сохранность которых не обеспечена.

3.1.4. Оформление и прием на договорной основе документов по личному составу ликвидированных и действующих предприятий, учреждений и организаций, не являющихся источниками комплектования отдела.

3.1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией учета и хранения документов по личному составу в делопроизводстве предприятий и учреждений, передающих указанные документы в отдел.

3.1.6. Предоставление архивных документов для осуществления защиты установленных действующим законодательством прав граждан, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений.

4. Обеспечение деятельности отдела

4.1. Руководствуясь возложенными задачами отдел имеет право:

4.1.1. Проверять организацию учета и хранения документов по личному составу в делопроизводстве предприятий и учреждений, являющихся источниками комплектования отдела.

4.1.2. Давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в организации учета и хранения документов по личному составу.

4.1.3. Информировать органы местного самоуправления об имеющих место нарушениях действующего законодательства об Архивном фонде и архивах РФ со стороны муниципальных предприятий, учреждений.

4.1.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией города Оренбурга, ее структурными подразделениями по вопросам организации учета и хранения документов по личному составу.

4.1.5. Вносить на рассмотрение Главы города предложения по улучшению условий сохранности, упорядочению и использованию документов по личному составу.

4.1.6. В случае необходимости привлекать для участия в мероприятиях, проводимых отделом, специалистов (экспертов), имеющих специальные познания в различных областях науки и техники.

5. Руководство отдела

5.1. Руководство отделом осуществляет заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый от нее Главой города Оренбурга по представлению соответствующего заместителя Главы города.

5.2. Заведующий:

5.2.1. На основе единоначалия руководит работой отдела, представляет отдел во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами местного самоуправления, издает в пределах своей компетенции приказы по отделу.

5.2.2. Несет персональную ответственность за надлежащее осуществление отделом возложенных на него задач.

5.2.3. Ежеквартально разрабатывает план работы отдела и готовит информацию о его выполнении.