Приложение N 1. Правила подготовки, оформления и издания распоряжений Главы города Оренбурга

Приложение N 1
к распоряжению Главы г. Оренбурга
от 2 февраля 2006 г. N 485-р

Правила
подготовки, оформления и издания распоряжений Главы города Оренбурга

1. Общие положения

1.1. Настоящие правила подготовки, оформления и издания распоряжений Главы города Оренбурга (в дальнейшем - Правила) разработаны в соответствии с требованиями положений "Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), общими требованиями к документам и службам документационного обеспечения управления", Устава г.Оренбурга и Регламента администрации города Оренбурга.

Правила устанавливают требования к распоряжениям Главы города Оренбурга, порядок организации работы по их подготовке и правила оформления реквизитов (заголовок, индекс, дата и др.).

Требования настоящих правил являются обязательными для всех работников администрации, организаций всех форм собственности, административных округов, населенных пунктов, расположенных на территории города.

1.2. Распоряжения Главы города вступают в силу с момента их подписания Главой города, если иное не определено самим документом. В случае отсутствия Главы города право подписи имеет первый заместитель Главы города или другой заместитель по поручению Главы города.

1.3. Распоряжения Главы города регистрируются в управлении делами администрации города Оренбурга в день их подписания Главой города.

1.4. Распоряжения Главы города, изданные в пределах его компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города Оренбурга предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их организационно-правовых форм, а также органами местного самоуправления и гражданами.

2. Организация работ по подготовке распоряжений Главы города

2.1. Подготовка распоряжений Главы города организуется во исполнение законодательства РФ, Оренбургской области, постановлений Оренбургского городского Совета должностными лицами администрации города.

2.2. Распоряжения Главы города подготавливают:

2.2.1. Первый заместитель Главы города;

2.2.2. Заместители Главы города - самостоятельно или по поручению Главы города Оренбурга по вопросам своей компетенции.

2.3. При подготовке распоряжения Главы города определяются его цели и задачи, сроки исполнения, ответственный исполнитель, а также соответствие распоряжения действующему законодательству РФ, Оренбургской области и постановлениям Оренбургского городского Совета.

3. Бланк распоряжения Главы города

3.1. Распоряжение Главы города должно быть оформлено на бланке и согласовано на справке "О согласовании проекта распоряжения Главы города", которые утверждаются распоряжением Главы города.

4. Заголовок к тексту распоряжения Главы города

4.1. Текст распоряжения Главы города должен иметь заголовок.

Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

4.2. Заголовок начинается с предлога О (Об) и формируется при помощи:

- отглагольного существительного (о предоставлении, об утверждении и т.д.);

- существительных, указывающих на предмет (о мерах, об итогах и т.д.).

4.3. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 знаков.

4.4. В заголовке допускается сокращение наименования федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти Оренбургской области, органов местного самоуправления г.Оренбурга, а также предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, общественных организаций, если в тексте имеется расшифровка в точном соответствии с их полным официальным наименованием.

5. Даты распоряжения Главы города

5.1. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Пример, дату 5 июня 2004 г. следует оформлять 05.06.2004.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 05 июня 2004 года.

5.2. Дата распоряжения Главы города ставится при его регистрации. Подписанные распоряжения Главы города регистрируются в день их поступления на регистрацию. Ответственность за сроки оформления подписанного Главой города распоряжения несет должностное лицо, ответственное за его оформление.

6. Распоряжения Главы города и их индексы

6.1. Распоряжения Главы города по содержанию и назначению подразделяются на:

6.1.1. распоряжения по основной деятельности;

6.1.2. распоряжения по кадровым вопросам.

6.2. Регистрация распоряжений Главы города производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1 с добавлением соответствующего индекса.

Распоряжения Главы города по основной деятельности имеют индекс Р (пример, 170-Р).

Распоряжения Главы города по кадровым вопросам имеют индекс К (пример, 170-К).

Распоряжения Главы города по личному составу имеют индекс КЛ (пример, 170-КЛ).

7. Текст распоряжения Главы города

7.1. Текст распоряжения Главы города должен быть кратким, конкретным, достоверным, не допускающим различных толкований и исполненным в компьютерном варианте (14 шрифт).

7.2. Распоряжение Главы города должно включать вопросы, относящиеся к одной или нескольким тематикам, непосредственно связанным между собой по содержанию.

7.3. Новые распоряжения Главы города по отдельным вопросам, уже решенным в ранее принятых документах, подготавливаются, как правило, в форме изменений, дополнений текстов этих распоряжений.

Если требуется внесение существенных изменений, т.е. затрагивается более половины текста, или по одному и тому же вопросу имеется несколько (3-и и более) распоряжений Главы города, в обязательном порядке подготавливается новое распоряжение Главы города.

7.4. Распоряжения Главы города, как правило, содержат констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, правовые основания, послужившие причиной для подготовки соответствующего распоряжения Главы города.

7.5. Правовое основание распоряжения Главы города должно иметь наименование правового акта, его дату, статью и пункт. Констатирующая часть должна заканчиваться двоеточием.

7.6. Допускается, в отдельных случаях, выпуск распоряжений Главы города без констатирующей части по вопросам ненормативного характера.

7.7. Распорядительная часть распоряжения Главы города должна содержать предписываемые действия.

Если текст распорядительной части распоряжения содержит несколько предписываемых действий, решений, предписаний, его следует разбивать на пункты, а при детализации предписываемого действия, закрепленного в пункте, - на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце.

Пункты должны иметь порядковые номера в пределах всего распоряжения (1, 2, 3 и т.д.).

Подпункты имеют нумерацию в пределах каждого пункта. Номера подпунктов состоят из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.).

Если распорядительная часть распоряжения Главы города состоит из одного пункта, он не нумеруется.

7.8. Распорядительная часть может быть представлена в приложении в виде отдельного плана, программы, графика и т.д. В этом случае распорядительная часть распоряжения Главы города может содержать лишь пункт об утверждении прилагаемого документа.

7.9. Пункты и подпункты записываются с абзаца.

7.10. В качестве исполнителей распоряжения Главы города должны указываться структурные подразделения администрации, предприятия, учреждения, организации. Фамилия руководителя в скобках не пишется.

Должностное лицо указывается в качестве исполнителя, если исполнение поручено персонально ему. В этом случае должность и фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.

7.11. Если в распоряжении Главы города имеются указания об отмене, изменении или дополнении ранее принятых распоряжений или отдельных пунктов, то необходимо указать дату, номер и заголовок отменяемого или изменяемого распоряжения Главы города.

7.12. В распорядительной части распоряжения Главы города указывается должностное лицо, на которое возлагается организация исполнения распоряжения Главы города в целом.

Контроль за организацией исполнения распоряжения Главы города может оставаться за Главой города или возложен на одного из заместителей Главы города.

Если в распоряжении Главы города затрагиваются структурные подразделения, курируемые разными заместителями, то организация исполнения возлагается на первого заместителя Главы города, а контроль на Главу города Оренбурга.

8. Приложения к распоряжению Главы города

8.1. Сведения о наличии приложений к распоряжениям Главы города указываются в документе с проставлением порядкового номера, перед которым указывается знак "N".

8.2. В правом верхнем углу первого листа приложения к распоряжению делается запись по форме:

                                                     Приложение N 3

                                                     к распоряжению

                                                     Главы города

                                                     от 06.01.2004 N 25-р

8.3. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера (Приложение N 1, Приложение N 2, и т.д.).

8.4. Приложения к распоряжению Главы города подписываются курирующим заместителем Главы города, ответственным за подготовку проекта распоряжения.

9. Реквизит "Разослано" распоряжения Главы города

9.1. Реквизит "РАЗОСЛАНО" располагается на лицевой стороне последнего листа распоряжения ниже подписи Главы города (при недостатке места - на оборотной стороне листа сверху). Реквизит составляет исполнитель распоряжения по согласованию с курирующим заместителем Главы города.

Слово "РАЗОСЛАНО" пишется прописными буквами.

9.2. Реквизит "РАЗОСЛАНО" содержит указания об адресатах и количестве экземпляров распоряжения Главы города. Адресаты указываются в именительном падеже. Допускается использование сокращенных наименований юридических лиц, если сокращения являются официальными.

9.3. В распоряжениях Главы города по основной деятельности в состав обязательных адресатов включается:

- управление делами администрации города Оренбурга.

Пример оформления реквизита:

РАЗОСЛАНО: управление делами администрации города Оренбурга, Южный административный округ, Северный административный округ, комитет по управлению имуществом-2, Сидоров С.Н.

В распоряжениях Главы города, носящих нормативный характер, в состав обязательных адресатов включаются:

- управление делами администрации города Оренбурга;

- отдел по взаимодействию с органами публичной власти и муниципальным сообществом администрации города Оренбурга;

- управление по информационной работе, общественным и межрегиональным связям;

- прокуратура Ленинского района города Оренбурга.

Пример оформления реквизита:

РАЗОСЛАНО: управление делами администрации города Оренбурга, отдел по взаимодействию с органами публичной власти и муниципальным сообществом администрации города Оренбурга, управление по информационной работе, общественным и межрегиональным связям, прокуратура Ленинского района города Оренбурга, Южный административный округ, Северный административный округ, комитет по управлению имуществом-2, Сидоров С.Н.

В состав переменных адресатов включаются структурные подразделения, должностные лица администрации, организации, учреждения, предприятия и т.д., в отношении которых распоряжение Главы города содержит соответствующие предписания и другую информацию.

Подлинный экземпляр распоряжения Главы города в реквизите "РАЗОСЛАНО" не указывается, в качестве рабочего экземпляра не используется и хранится в управлении делами администрации города Оренбурга.

9.4. Отметка об исполнителе (составитель документа) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения у левой границы поля листа.

Фамилия исполнителя в именительном падеже без инициалов проставляется ниже реквизита "РАЗОСЛАНО" в одну строчку с номером телефона.

Пример:

Петров 74 84 00

10. Согласование проекта распоряжения Главы города

10.1. Согласование проекта распоряжения Главы города является обязательным и производится с целью оценки его целесообразности, соответствия действующему законодательству, Уставу г.Оренбурга, Регламенту администрации города Оренбурга, правовым актам Оренбургского городского Совета и настоящим Правилам.

При согласовании проекта распоряжения Главы города учитывается также обеспеченность содержащихся в нем предписаний финансовыми, материально-техническими и организационными средствами.

10.2. Согласование проводится, как внутри администрации (должностными лицами и структурными подразделениями), так и вне ее - организациями, учреждениями, предприятиями.

Согласование оформляется путем визирования проекта распоряжения Главы города должностным лицом. Виза включает в себя должность, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия), дату.

Визирование производится на справке согласования установленной формы, которая утверждается распоряжением Главы города. Замечания и дополнения к проекту распоряжения Главы города в ходе его согласования излагаются на отдельном листе и прилагаются к справке согласования с указанием об этом в графе "Краткое содержание замечаний" справки согласования "Замечания прилагаются".

Согласование производится в следующем порядке: курирующим заместителем Главы города, заинтересованными ответственными должностными лицами администрации в соответствии с их компетенцией, управлением по правовым вопросам, управлением делами администрации города Оренбурга, первым заместителем Главы города. Круг лиц, с которыми надлежит согласовывать проект распоряжения Главы города, определяется курирующим заместителем Главы города в соответствии с настоящими Правилами.

В случае возвращения документа на доработку срок определяется в индивидуальном порядке заместителем Главы города, ответственным за подготовку распоряжения, и фиксируется в управлении делами администрации города Оренбурга.

10.3. Завизированные проекты распоряжений из управления по правовым вопросам поступают в управление делами администрации города Оренбурга и по реестру передаются на согласование первому заместителю Главы города Оренбурга, а затем на подпись Главе города Оренбурга.

Срок согласования проектов распоряжений Главы города определяется в 5 дней со дня поступления в управление делами администрации города Оренбурга до подписания их Главой города.

Подписанные Главой города распоряжения поступают в управление делами администрации города Оренбурга для регистрации и рассылки. Исполнители представляют в управление делами администрации города Оренбурга то количество копий распоряжений, которое указано в рассылке в бумажном и электронном виде.

10.4. Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинников распоряжений Главы города осуществляется управлением делами администрации города Оренбурга, за исключением распоряжений по кадровым вопросам. Их регистрацию, учет, рассылку и хранение осуществляет отдел муниципальной службы и кадров.

10.5. Регистрация распоряжений Главы города по основной деятельности осуществляется управлением делами с использованием сквозной нумерации. Рассылаемые копии заверяются печатью управления делами администрации города Оренбурга.

Печать проставляется в середине между наименованием должности и расшифровкой подписи лица, подписавшего распоряжение Главы города.

10.6. Выдача копий ранее принятых распоряжений Главы города структурным подразделениям производится управлением делами администрации города Оренбурга с разрешения начальника управления делами администрации города Оренбурга или заместителя начальника управления делами по документационному обеспечению.

10.7. Выдача копий ранее принятых распоряжений Главы города физическим и юридическим лицам производится управлением делами администрации города Оренбурга с разрешения первого заместителя Главы города, начальника управления делами администрации города Оренбурга по предложению заместителя начальника управления делами по документационному обеспечению.

10.8. Ответственность за организацию исполнения настоящих Правил возлагается на должностных лиц администрации г.Оренбурга в пределах их компетенции.

Начальник управления делами

администрации города Оренбурга

П.А.Аськов