Глава IV. Порядок проведения аппаратных совещаний администрации города Оренбурга

Глава IV. Порядок проведения аппаратных совещаний
администрации города Оренбурга

4.1. Порядок проведения аппаратных совещаний.

4.1.1. Расширенное совещание с участием Главы города, руководителя Аппарата городского Совета, первого заместителя Главы города, заместителей Главы города, глав административных округов, руководителей организаций всех форм собственности и ответственных работников администрации города, проводится 1 раз в неделю по средам в 8.30.

4.1.2. На аппаратное совещание могут быть приглашены представители всех органов власти и общественных объединений.

4.1.3. Управление по организационной работе, общественным и международным связям формирует повестку аппаратных совещаний администрации города на квартал на основе предложений руководителей структурных подразделений администрации города, согласованных с курирующим заместителем Главы города, первым заместителем Главы города из представленного плана на квартал и представляет на утверждение Главе города до 25 числа последнего месяца квартала.

4.1.4. Управление по организационной работе, общественным и международным связям оповещает должностных лиц об их участии в совещании не позднее двух суток до начала совещания.

4.1.5. Непосредственно за подготовку вопросов, запланированных для обсуждения, отвечают соответствующие подразделения администрации и управление по организационной работе, общественным и международным связям.

4.1.6. За сутки до проведения совещания докладчики предоставляют аналитические материалы по повестке дня в управление по организационной работе, общественным и международным связям.

4.1.7. Руководитель аппарата администрации города Оренбурга обеспечивает техническую подготовку проведения аппаратного совещания.

4.1.8. Протокол аппаратных совещаний администрации города Оренбурга ведется секретариатом администрации города.

Протокол оформляется в течение суток после проведения аппаратного совещания и подписывается у Главы города или лица, председательствовавшего на совещании.

4.1.9. Секретариат администрации города на следующий день после совещания направляет выписки их протокола с конкретными поручениями исполнителям.

4.1.10. Контроль исполнения намеченных мероприятий, поручений осуществляется помощником Главы города.

4.1.11. Планы аппаратных совещаний на квартал рассылаются управлением по организационной работе, общественным и международным связям всем заинтересованным лицам.

4.2. Порядок подготовки и проведения совещаний в администрации г.Оренбурга.

4.2.1. На совещания в администрацию города могут быть приглашены представители государственных органов власти и органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций всех форм собственности, руководители муниципальных предприятий, учреждений, организаций, а также должностные лица и ответственные работники администрации города.

4.2.2. Руководитель, проводящий совещание, определяет перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, состав участников совещания и назначает ответственных за подготовку и проведение совещания.

4.2.3. Оповещение участников совещания, регистрация приглашенных, направление в их адрес материалов для доработки обеспечивается ответственным за проведение совещания.

4.2.4. Подготовленные документы за день до начала совещания представляются помощнику руководителя, проводящего совещание, на утверждение.

4.2.5. Ответственный по согласованию с руководителем, проводящим совещание, вправе пригласить на совещание представителей средств массовой информации.

4.2.6. Ответственный обязан:

- за день до начала совещания представить подготовленные документы руководителю, проводящему совещание;

- подготовить помещение и необходимые письменные принадлежности для проведения совещания.

4.2.7. При проведении совещаний с большим количеством приглашенных, а также представителей прессы, ответственный обязан согласовывать программу проведения данного совещания с руководителем аппарата администрации города Оренбурга.

4.2.8. До начала совещания ответственный регистрирует присутствующих, а в случае отсутствия кого-либо выясняет причину неявки.

4.2.9. Ответственный обязан представить протокол совещания в двух экземплярах, на утверждение руководителю, проводившему совещание. Один экземпляр протокола остается на контроле у руководителя, проводившего совещание, другой экземпляр у ответственного за проведение совещания.

4.2.10. Ответственный обязан контролировать выполнение принятых на совещании решений.

4.2.11. Снятие решения с контроля или продление сроков исполнения производится руководителем, проводившем совещание.