Глава III. Порядок проведения совещаний в администрации города Оренбурга

Глава III. Порядок проведения совещаний
в администрации города Оренбурга

3.1. Порядок проведения аппаратных совещаний администрации города.

3.1.1. Аппаратное совещание администрации города проводится в соответствии с утвержденным планом на квартал еженедельно по четвергам в 8.30.

3.1.2. Организационное обеспечение подготовки и проведения аппаратных совещаний администрации города осуществляет отдел по организационной работе администрации города Оренбурга.

3.1.3. Освещение в средствах массовой информации итогов аппаратных совещаний администрации города осуществляет управление по информационной работе, общественным и межрегиональным связям администрации города Оренбурга.

3.1.4. Материально-техническую подготовку аппаратных совещаний администрации города осуществляют управление делами и управление по информатике и связи администрации города Оренбурга.

3.1.5. Ответственность за качество и своевременную подготовку вопросов повестки дня возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города Оренбурга по соответствующему вопросу.

3.1.6. Отдел по организационной работе администрации города Оренбурга в среду до 16.00 часов формирует и направляет Главе города, первому заместителю Главы города, заместителям Главы, руководителям округов, в Оренбургский городской Совет, секретариат администрации города, управление делами администрации города, управление по информатике и связи администрации города, управление по информационной работе, общественным и межрегиональным связям администрации города пакет документов, который включает в себя:

- повестку дня аппаратного совещания с указанием фамилии, имени, отчества и должности докладчиков;

- список приглашенных по повестке дня с указанием фамилии, имени, отчества и должности;

- доклад, подписанный докладчиком.

3.1.7. Видеоматериалы (слайды, фильмы и т.д.) направляются в управление по информатике и связи администрации города Оренбурга не позднее чем за 2 дня до даты проведения аппаратного совещания.

3.1.8. Список участников аппаратного совещания ежегодно утверждается Главой города.

3.1.9. Участники аппаратного совещания обязаны:

- заблаговременно сообщать в отдел по организационной работе администрации города причины невозможности присутствия на аппаратном совещании, а также фамилию, имя, отчество, должность замещающего лица;

- регистрироваться перед началом аппаратного совещания.

3.1.10. Регистрацию участников аппаратного совещания проводит отдел по организационной работе администрации города Оренбурга, в случае отсутствия кого-либо выясняет причину неявки.

3.1.11. На аппаратное совещание могут быть дополнительно приглашены руководители органов государственной власти, предприятий, организаций, учреждений независимо от форм собственности, общественных объединений.

3.1.12. Приглашение указанных лиц и их регистрацию перед началом аппаратного совещания организуют докладчики по соответствующим вопросам.

3.1.13. Председательствующий на аппаратном совещании определяет время для доклада:

- по вопросам, связанным с подведением итогов работы - не более 20 минут;

- по текущим вопросам - не более 10 минут;

- для выступления в прениях - не более 5 минут.

Общая продолжительность аппаратного совещания не более 1,5 час.

3.1.14. Протокол аппаратных совещаний ведется секретариатом администрации города Оренбурга.

3.1.15. Протокол оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Оренбурга, утвержденной распоряжением Главы города от 21.11.2006 N 2858-р, и в течение суток после проведения аппаратного совещания утверждается Главой города или лицом, председательствующим на совещании.

3.1.16. На следующий день после совещания секретариат администрации города направляет исполнителям копии протокола с конкретными поручениями.

3.1.17. Контроль за исполнением протоколов аппаратных совещаний осуществляет секретариат администрации города.

3.2. Порядок проведения оперативных совещаний Главы города.

3.2.1. Оперативное совещание Главы города проводится еженедельно по понедельникам в 17.30.

3.2.2. Организационное обеспечение подготовки и проведения оперативных совещаний Главы города осуществляет секретариат администрации города Оренбурга.

3.2.3. Протокол оперативного совещания Главы города ведет секретариат администрации города. Протокол оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и в течение суток после проведения совещания утверждается Главой города или лицом, председательствующим на совещании.

3.2.4. Контроль за исполнением поручений осуществляет секретариат администрации города.

3.2.5. Снятие поручения с контроля или продление сроков исполнения осуществляется Главой города.

3.3. Порядок проведения совещаний (заседаний рабочих групп, комиссий, штабов) в администрации города Оренбурга.

3.3.1. На совещания в администрацию города могут быть приглашены представители органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, средств массовой информации, а также должностные лица и работники администрации города.

3.3.2. Руководитель, проводящий совещание, утверждает дату, время, место проведения совещания, повестку дня, список участников и назначает ответственных за подготовку и проведение совещания.

3.3.3. Ответственный за подготовку и проведение совещания обязан:

- представить необходимые материалы руководителю, проводящему совещание, за день до даты совещания;

- заблаговременно подать заявку на предоставление помещения (зал заседаний, малый зал заседаний) в управление делами администрации города;

- обеспечить оповещение, регистрацию участников совещания, а в случае отсутствия кого-либо выяснить причину неявки;

- подготовить помещение, обеспечить участников совещания документами для работы и канцелярскими принадлежностями;

- согласовать с руководителем, проводящим совещание, и управлением по информационной работе, общественным и межрегиональным связям администрации города участие в совещании представителей средств массовой информации;

- вести протокол совещания.

3.3.4. Протокол оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации города Оренбурга, утвержденной распоряжением Главы города от 21.11.2006 N 2858-р, и в течение суток после проведения совещания утверждается руководителем, проводившим совещание.

3.3.5. Контроль за исполнением принятых на совещании решений осуществляет ответственный за подготовку и проведение совещания.

3.3.6. Снятие решения с контроля или продление сроков исполнения осуществляется руководителем, проводившим совещание.