Приложение. Положение о порядке формирования муниципального архива документов по личному составу работодателей - физических лиц

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Оренбурга от 19 июля 2010 г. N 5008-п в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

Положение
"О порядке формирования (комплектования) муниципального архива документов по личному составу работодателей - физических лиц"

С изменениями и дополнениями от:

19 июля 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Внесение в муниципальный архив документов по личному составу работодателей - физических лиц, на территории г.Оренбурга осуществляется уполномоченным структурным подразделением администрации г.Оренбурга - отделом социально-трудовых отношений комитета экономики и перспективного развития администрации г. Оренбурга (далее - Уполномоченный орган).

1.2. Внесению в муниципальный архив подлежат:

- трудовой договор, дополнительное соглашение, расторжение трудового договора, заключенного работником с работодателем - физическим лицом, зарегистрированным по месту жительства на территории г.Оренбурга;

- трудовой договор, дополнительное соглашение, расторжение трудового договора, заключенного работником с работодателем - физическим лицом, поставленным в установленном законом порядке на налоговый учет в г.Оренбурге;

- трудовой договор, дополнительное соглашение, расторжение трудового договора, заключенного работодателем - физическим лицом с работником, зарегистрированным по месту жительства на территории г.Оренбурга (в том числе с иностранным гражданином).

2. Источники формирования (комплектования) муниципального архива

Источниками формирования муниципального архива документов по личному составу работодателей - физических лиц являются:

2.1. трудовые договоры, дополнительные соглашения, расторжения трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами (в том числе, частными нотариусами, адвокатами), не являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками и зарегистрированные в установленном порядке;

2.2. трудовые договоры, дополнительные соглашения, расторжения трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками и зарегистрированные в установленном порядке до 06.10.2006;

2.3. обязательные экземпляры трудовых договоров, дополнительных соглашений, уведомлений о расторжении трудовых договоров, заключенных работодателями - физическими лицами, являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками и представленные в отдел социально-трудовых отношений комитета экономики и перспективного развития администрации г. Оренбурга в порядке, определяемым настоящим положением.

3. Порядок формирования (комплектования) муниципального архива

3.1. Документы, указанные в пункте 2.1. и 2.2. настоящего положения подаются в Уполномоченный орган в порядке, предусмотренном Постановлением Оренбургского городского Совета от 29.10.2002 N 215.

Внесение в муниципальный архив документов по личному составу работодателей - физических лиц в порядке, установленном настоящим положением и Постановлением Оренбургского городского Совета от 29.10.2002 N 215 осуществляется бесплатно.

3.2. Документы, указанные в пункте 2.3. настоящего положения, предоставляются в Уполномоченный орган для включения в муниципальный архив не позднее тридцати календарных дней с момента заключения трудового договора, дополнительного соглашения, расторжения трудового договора.

3.3. При заключении трудового договора в Уполномоченный орган предоставляется:

- заявление о внесении в муниципальный архив трудового договора;

- 3 экземпляра трудового договора;

- паспорт или иной документ удостоверяющий личность работника и работодателя (его представителя).

3.4. При заключении дополнительного соглашения к трудовому договору предоставляется:

- заявление о внесении в муниципальный архив изменений (дополнений) к трудовому договору;

- паспорт или иной документ удостоверяющий личность работодателя (или его представителя);

- паспорт или иной документ удостоверяющий личность работника, если изменения касаются его паспортных данных.

- 3 экземпляра дополнительного соглашения к трудовому договору

3.5. При расторжении трудового договора предоставляется:

- уведомление о расторжении трудового договора, подписанное работодателем.

В случаях расторжения трудового договора по основаниям пунктов 1, 3, 5 статьи 77 Трудового кодекса РФ уведомление о расторжении трудового договора должно быть подписано так же работником. Вместо подписи работника допустимо приложение копии заявления работника об увольнении (переводе)

3.6. Вместо паспорта работника и работодателя может быть представлена копия паспорта, заверенная печатью и подписью работодателя, либо уполномоченного им лица в соответствии с доверенностью либо трудовым договором представителя.

3.7. Один экземпляр трудового договора, (дополнительного соглашения, уведомления о расторжении), сдается на хранение в муниципальный архив. Два других экземпляра трудового договора (дополнительного соглашения, уведомления о расторжении) возвращаются работодателю (его представителю) в срок до 15 рабочих дней с проставленным штампом "Внесено в муниципальный архив", датой, номером трудового договора в архиве, уведомление о расторжении трудового договора, подписанное работодателем.

Хранению в муниципальном архиве подлежит только оригинал документа.

3.8. Трудовые договоры (дополнительные соглашения, уведомления о расторжении трудового договора) для внесения в муниципальный архив могут быть направлены по почте в Уполномоченный орган (за исключением трудового договора с первым работником). При этом все экземпляры трудового договора (дополнительного соглашения) и копии паспорта работника и работодателя (его представителя) должны быть заверены должным образом подписью и печатью работодателя, либо нотариально.

3.9. Трудовые договоры (дополнительные соглашения, уведомления о расторжении трудового договора) для внесения в муниципальный архив может представить сам работник, если работодатель (его представитель) не исполняет обязанностей, возложенных на него настоящим постановлением. В этом случае работник в своем заявлении указывает причины, по которым документы не представлены непосредственно работодателем (его представителем) в муниципальный архив. Документы представленные работником принимаются на рассмотрение. Уполномоченный орган вправе направить запрос работодателю или в контролирующие органы в целях уточнения представленных сведений о трудовых отношениях. После этого представленные документы включаются в муниципальный архив с особой отметкой.

При этом для работника уполномоченным органом делается заверенная копия трудового договора

3.10. В отношении работодателей, с численностью работников более 35 человек, имеющих в штате ответственное лицо за кадровую работу и сохранность документов по личному составу (в соответствии с условиями трудового договора) по просьбе работодателя возможно определение индивидуального порядка предоставления документов по личному составу.

3.11. Подтверждением внесения в муниципальный архив трудового договора, дополнительного соглашения к трудовому договору, уведомления о расторжении трудового договора является наличие штампа на указанных документах с указанием даты внесения в архив и номера документа в архиве. По просьбе работодателя (его представителя) ему может быть выдана справка о внесении в архив документов по личному составу установленного Уполномоченным органом образца. Данная справка выдается в срок до 15 рабочих дней с момента подачи вышеуказанных документов в Уполномоченный орган работодателю (его представителю) бесплатно.

3.12. Уполномоченный орган вправе давать работодателю устные и письменные рекомендации по оформлению и содержанию трудового договора, дополнительного соглашения, расторжения трудового договора.

3.13. Предоставление в муниципальный архив документов в ином порядке, чем установлен настоящим положением, осуществляется на основании возмездного договора присоединения (хранения), заключаемого между уполномоченным органом и работодателем - физическим лицом.

3.14. Уполномоченный орган вправе направить работодателю - физическому лицу письменный запрос о заключенных трудовых договорах, дополнительных соглашениях, расторжении трудовых договоров в целях сверки данных имеющихся в муниципальном архиве документов по личному составу работодателей - физических лиц.

4. Ответственность работодателя (лица, ответственного за работу с кадрами)

4.1. За нарушение законодательства об архивном деле и настоящего положения работодатель, а так же лицо, ответственное за кадровую работу и сохранность документов по личному составу, в соответствии с трудовым договором, несут административную ответственность соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в и статьей 53 Закона Оренбургской области "Об административных правонарушениях в Оренбургской области" от 01.10.2003 N 489/55-III-ОЗ.".

Председатель Комитета экономики и перспективного развития администрации г. Оренбурга

Т.П. Толкунова