Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Распоряжение Главы города Оренбурга от 21 ноября 2006 г. N 2858-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Оренбурга" (утратило силу)
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Оренбурга
Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Оренбурга
Приложение
к распоряжению Главы г. Оренбурга
от 21 ноября 2006 г. N 2858-р
Инструкция
по делопроизводству в администрации города Оренбурга
ГАРАНТ:
О делопроизводстве в органах исполнительной власти Оренбургской области см. Типовую инструкцию, утвержденную распоряжением Губернатора Оренбургской области от 10 января 2008 г. N 1-р
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству администрации города Оренбурга (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Уставом города Оренбурга, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, Методическими рекомендациями по делопроизводству в органах местного самоуправления Оренбургской области (2002), ГОСТом Р 6.30-2003 и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в администрации города.
1.2. Правила работы с секретными документами, а также правила документационного и технического обеспечения закрытых заседаний регламентируются специальными инструкциями.
1.3. Соблюдение правил, установленных Инструкцией, обязательно для всех работников отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга.
Должностные обязанности работников администрации города, выполняющих делопроизводственные функции, регламентируются должностными инструкциями.
Организация и ведение делопроизводства заместителей Главы города возлагается на их помощников.
1.5. Организация и совершенствование системы делопроизводства с соблюдением единых правил и на основе применения современной компьютерной и оргтехники, методическое руководство организацией делопроизводства, контроль за соблюдением положений настоящей Инструкции в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга осуществляются управлением делами администрации города Оренбурга.
По этим и иным вопросам организации делопроизводства управление делами взаимодействует с отделом документационного обеспечения аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области и Государственным учреждением "Государственный архив" Оренбургской области.
1.6. Внесение в настоящую Инструкцию изменений и дополнений осуществляется распоряжением Главы города по согласованию с управлением делами администрации города Оренбурга.
1.7. В развитие положений Инструкции управлением делами, другими отраслевыми (функциональными) органами администрации г. Оренбурга могут разрабатываться конкретизирующие их нормативные и методические документы, не противоречащие настоящей Инструкции.
2. Организация работы с документами
2.1. Документы, поступающие в администрацию города подлежат приему и регистрации. Все конверты, за исключением с грифом "лично", вскрываются. Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.
Регистрация - обязательная процедура при оформлении документа, которая придает ему юридическую силу.
Документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 1).
Регистрации подлежат служебные документы, имеющие установленные реквизиты, в том числе, наименование или бланк организации (должностного лица), направившей документ, "Дата", "Регистрационный номер", "Адресат", "Подпись" или оттиск печати.
Каждый документ регистрируется только один раз.
Регистрация поступающих документов производится в день их поступления, отправляемых и внутренних - в день их подписания.
При поступлении документов после 18 часов или в нерабочие дни, они регистрируются в первый рабочий день.
Документы с грифом "Срочно" регистрируются незамедлительно.
2.2. При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года), заполняется электронная регистрационная карточка (приложение N 2), информация о документе вводится в электронную базу данных.
В правом нижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп (приложение N 3).
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
2.3. Зарегистрированные документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям.
Исполнение документа считается законченным, если по всем затронутым в нем вопросам дан исчерпывающий ответ, имеется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.4. Служебная телефонограмма передается и принимается исполнителем отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга с отметкой о времени передачи и приема в журнале регистрации телефонограмм.
3. Правила оформления документов
3.1. Требования к подготовке и оформлению документов в администрации города, их учету и рассылке устанавливаются правилами подготовки, оформления и издания правовых актов администрации города Оренбурга, утвержденными распоряжением Главы города от 14.07.2006 N 2802-р.
Служебные документы администрации города оформляются на бланках установленной формы (приложение N 4).
Бланки не применяются при подготовке первичных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).
3.2. Документы подписываются должностными лицами администрации города по вопросам, входящим в их компетенцию. Документы, подготовленные согласительной комиссией или рабочей группой, подписывают ее члены. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается.
3.3. Документы, представляемые на подпись руководителю, визируются исполнителем или лицами, с которыми производилось их согласование. Виза включает в себя личную подпись с расшифровкой и дату визирования, а при необходимости наименование должности визирующего. Виза проставляется на распорядительных документах - на лицевой стороне первого листа первого экземпляра (подлинника) в нижней его части, на служебных письмах - на их копиях, остающихся в деле, на лицевой стороне ниже реквизита "Подпись". Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Ведение делопроизводства осуществляется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.
Следует исключить визирование и подписи должностными лицами документов, так называемыми гелиевыми ручками, паста которых выцветает через 2 - 3 года. Восстановление текстов документов и подписи должностных лиц в этом случае вызывает определенные затруднения.
3.4. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
3.5. Отметка о заверении копий.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
Верно
Начальник управления делами
|
личная подпись |
С.В.Петрова |
03.03.2006
Допускается копию документа заверять печатью управления делами.
3.6. Отметка об исполнителе на исходящих документах включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:
В.А. Петров
77 84 00
3.7. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения.
Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддерживанию деловых отношений.
Типология обращений приводится в приложении N 5.
4. Оформление протоколов совещаний
4.1. Протоколы аппаратных, оперативных совещаний, проводимых в администрации города Оренбурга ведутся секретариатом администрации города. Порядок подготовки, проведения и оформления протоколов совещаний осуществляется согласно распоряжения Главы города от 30.12.2005 N 182 кл "О распределении обязанностей между заместителями Главы города Оренбурга" и настоящей Инструкции.
4.2. Протокол оформляется в течение суток после проведения аппаратного, оперативного совещаний и утверждается у Главы города или лица, председательствовавшего на совещании (приложение N 7).
Протоколы, утвержденные Главой города, регистрируются в секретариате, после чего копии протоколов направляются исполнителям.
Контроль исполнения протокольных поручений осуществляется секретариатом.
Поручения, зафиксированные в протоколах, вносятся в соответствующие базы данных секретариата.
4.3. Исполнитель контролируемого поручения и срок его исполнения указываются в тексте протокола. Если Глава города возложил обязанности по исполнению поручения одновременно на двух или более заместителей (при этом копии протоколов направляются всем исполнителям), то ответственность за его исполнение несет заместитель, указанный первым.
Секретариат напоминает исполнителям о порядке и сроках исполнения поручений.
О результатах проделанной работы по исполнению поручения протокола совещания, проводимого у Главы города, ответственный исполнитель представляет в секретариат, в виде служебной записки на имя Главы города информацию о выполнении поручения протокола и одновременным предложением о снятии его с контроля или, в случае необходимости, о продлении срока исполнения.
По возвращении служебной записки от Главы города делается отметка в базе данных секретариата по установлению нового срока исполнения поручения или же снятия поручения с контроля, согласно резолюции Главы города.
4.4. По такому же принципу осуществляется контроль за исполнением протоколов совещаний, проводимых у заместителей Главы города.
4.5. Протоколы хранятся в секретариате до наступления срока сдачи их в архив.
5. Организация работы с обращениями граждан
5.1. Отдел по работе с обращениями граждан ведет централизованный прием и учет письменных и устных обращений граждан, а также предложений, заявлений, жалоб, ходатайств и коллективных обращений, поступающих на имя Председателя городского Совета, Главы города и его заместителей.
5.2. Обращения граждан на имя Председателя городского Совета, Главы города и его заместителей принимаются и учитываются, проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа письма или телеграммы. Регистрация и учет обращений ведется в автоматизированной информационной системе (приложение N 8). Конверты от обращений и поступившие с ним документы (паспорт, трудовая книжка, пенсионные удостоверения, а также фотографии и другие приложения) подшиваются к письму, заводится карточка учета приема посетителей (приложение N 9).
5.3. Обращения направляются на рассмотрение Главе города и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.
5.4. После возвращения обращения с резолюцией Главы города и его заместителей оно направляется на исполнение в соответствующие отраслевые (функциональные) органы администрации г. Оренбурга, администрации округов, муниципальные предприятия и учреждения, а также предприятия и организации независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности, находящиеся на территории города Оренбурга.
5.5. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обратившихся известны или установлены.
На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.
В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов, должностные лица дают соответствующие распоряжения в порядке подчиненности.
Устные обращения граждан регистрируются немедленно по поступлении и в случае необходимости ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц в установленном настоящим Законом порядке.
5.6. Переданные на исполнение обращения подлежат учету и регистрации в установленном порядке.
5.7. Сроки исполнения обращения определяются в соответствии с действующим законодательством (30 дней со дня регистрации органом местного самоуправления, а в установленных законом случаях безотлагательно или иной установленный законом срок).
В отдельных случаях сроки рассмотрения письма могут быть продлены только руководителем, давшим поручение, но не более чем на один месяц.
В случае продления срока рассмотрения обращения орган или должностное лицо, принявшие решение о продлении сроков, извещают об этом обратившихся граждан, данные обращения берутся на дополнительный контроль, о чем делается пометка на КРК (контрольно-регистрационная карточка).
При поступлении ответа на контрольные обращения, специалист анализирует качество и полноту решения поставленных в них вопросов, делает пометку в компьютере в графе "Дата ответа" и отдает на рассмотрение тому руководителю, кто отписал данное обращение. Руководитель визирует ответ "В дело" или предлагает продолжить контролировать решение поставленных вопросов. В таком случае в организацию направляется копия письма и ответа, автор уведомляется о дополнительном рассмотрении его заявления (жалобы). Отработанные документы передаются в архив.
6. Использование печатей и штампов
6.1. Гербовая и другие печати администрации города используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
6.2. Печать администрации города с изображением герба г. Оренбурга (гербовая печать) хранится у начальника отдела муниципальной службы и кадров и проставляется на документах согласно перечню (приложение N 6).
6.3. Печать управления делами администрации города хранится у заместителя начальника управления делами по документационному обеспечению и проставляется на рассылаемых копиях распоряжений и постановлений Главы города.
6.4. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте и захватывает часть наименования должности руководителя, подписавшего документ. Если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть расшифровки подписи. При заверении правовых актов администрации города печать проставляется в середине между наименованием должности и расшифровкой подписи лица, подписавшего правовой акт администрации города Оренбурга.
6.5. Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного материала.
6.6. Печати и штампы отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга учитываются в специальном журнале управления делами, которое контролирует их оформление и изготовление.
6.7. Печати и штампы хранятся в несгораемом металлическом шкафу или сейфе. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга осуществляет управление делами. Управление делами незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа, руководителем отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга.
Пришедшие в негодность печати, штампы возвращаются в управление делами, уничтожаются по акту с отметкой в журнале учета печатей и штампов.
6.8. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга возлагается на руководителей.
7. Контроль исполнения документов
7.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
7.2. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляет Глава города, непосредственный контроль за сроками исполнения документов осуществляет управление делами администрации города.
7.3. На документы, взятые на контроль Главой города или его заместителями, ставится отметка о контроле.
7.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступившие из других организаций - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются Главой города или его заместителями, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством (30 дней со дня поступления в органы местного самоуправления).
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции Главы города (его заместителей).
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись и вносятся в электронную базу.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
7.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.
Результаты исполнения отмечаются на документе, в электронной карточке и экземпляре ответа, остающемся в администрации.
Результаты исполнения контролируемых документов обобщаются один раз в квартал и докладываются Главе города.
7.6. Контроль за исполнением протокольных поручений Главы города и его заместителей осуществляет секретариат администрации города.
7.7. Контроль за исполнением распоряжений и постановлений Главы города по основной деятельности осуществляет управление делами администрации города.
Исполнение распоряжений и постановлений Главы города по основной деятельности организуют руководители отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга, по предложению которых они приняты, а также те должностные лица, на которых это возложено конкретным распоряжением или постановлением Главы города.
Ежемесячно управление делами рассылает исполнителям распоряжений и постановлений Главы города напоминания о сроках исполнения.
О результатах проделанной работы по исполнению распоряжений или постановлений Главы города по основной деятельности управление, комитет, отдел представляет справку на имя Главы города, первого заместителя Главы города или заместителя Главы города.
На основании представленных сведений, распоряжение или постановление Главы города снимается с контроля или продлевается.
Сроки исполнения распоряжений или постановлений Главы города по основной деятельности могут быть продлены Главой города Оренбурга, его первым заместителем или заместителем Главы города.
8. Составление номенклатуры дел
8.1. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел (приложение N 11).
8.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга составляется ответственным за делопроизводство.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об отраслевом (функциональном) органе администрации г. Оренбурга, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М 2000.
8.3. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дел состоит из индекса отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга и порядкового номера дела в пределах отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга.
8.4. Особое внимание при составлении номенклатуры дел следует обращать на качество включаемых в нее заголовков. Заголовки должны отражать важнейшие вопросы деятельности каждого отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга, полностью раскрывать содержание и характер сгруппированных в деле документов. В делах с перепиской должно быть четко указано, с кем и по каким вопросам она ведется. Запрещается объединять в одно дело документы с разными сроками хранения и присваивать делам заголовки общего характера, например: "Прочая переписка", "Разное", "Снабжение" и др.
8.5. В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляется несколько свободных номеров на случай возникновения в течение года дел, не предусмотренных номенклатурой.
8.6. Номенклатура дел каждого отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга согласовывается с центральной экспертной комиссией администрации города, утверждается руководителем отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга и поступает в управление делами администрации города для составления сводной номенклатуры дел. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается с экспертно-методической комиссией Государственного учреждения "Государственный архив" Оренбургской области и утверждается Главой города. Номенклатура дел администрации города вводится в действие с 1 января, действует в течение ряда лет (не менее 5 лет) и составляется и согласовывается заново в случае коренного изменения функций и структуры администрации города.
9. Формирование дел
9.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2. Формированием дел в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга занимается работник, которому поручено техническое ведение делопроизводства или работник, ведущий дела по направлениям своей деятельности.
9.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляет управление делами администрации города.
9.4. При формировании дел следует соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело подразделяется на тома.
9.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Распоряжения и постановления Главы города по основной деятельности группируются в дело отдельно от распоряжений Главы города по личному составу.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов.
Лицевые счета внутри дела располагаются строго по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дел предыдущего года.
10. Организация оперативного хранения документов
10.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
10.2. Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов.
10.3. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, находятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.
10.4. Изъятие документов и дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи (изъятия) подлинника.
11. Порядок подготовки дел к передаче в архив
11.1. Экспертиза ценности документов.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК). ЦЭК является совещательным органом, ее решения утверждаются Главой города. Заседания ЦЭК проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и Типового перечня документов с указанием сроков хранения.
По результатам экспертизы ответственным за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга составляются описи документов постоянного срока хранения, по личному составу, акт о выделении документов и дел к уничтожению, которые утверждаются руководителем отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга и проходят согласование с ЦЭК администрации города. Документы постоянного срока хранения сдаются в муниципальный архив или Государственное учреждение "Государственный архив" Оренбургской области. Документы по личному составу хранятся в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга не менее 75 лет. Выделенные к уничтожению дела и документы списываются актом (приложение N 12).
11.2. Оформление дел.
Дела отраслевых (функциональных) органов администрации г. Оренбурга подлежат оформлению при их заведении и завершении года.
Оформление дел включает в себя комплекс работ по их технической обработке, которые проводятся работником, ответственным за техническое ведение делопроизводства. В зависимости от сроков хранения документов, проводится полное или частичное оформление дел.
Полное оформление дел предусматривает подшивку и переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной записи.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные записи не составлять.
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 13).
11.3. Составление описей дел.
Не позднее, чем через два года после завершения дел в делопроизводстве составляются годовые разделы описей на дела постоянного срока хранения и по личному составу.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый.
К первому разделу описи составляется титульный лист (приложение N 14).
Последующие описи дел составляются по форме описи годового раздела (приложение N 15).
Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же". При этом другие сведения в делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и др.
Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах.
Годовые разделы описей дел постоянного хранения представляются в Государственное учреждение "Государственный архив" Оренбургской области для дальнейшего утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов Оренбургской области.
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного хранения на ЭПМК.
12. Передача дел на постоянное хранение в муниципальный архив
или Государственное учреждение "Государственный архив"
Оренбургской области
По окончании делопроизводственного года, ответственные за делопроизводство в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга проводят работу по подготовке дел к передаче на хранение.
Дела постоянного хранения и по личному составу по описям передаются в ведомственный архив администрации города.
Дела временного срока хранения остаются до срока истечения хранения по номенклатуре в отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга.
После пятилетнего хранения в ведомственном архиве дела постоянного срока хранения передаются в муниципальный архив или Государственное учреждение "Государственный архив" Оренбургской области.
13. Техническое обеспечение
13.1. Машинописные работы
13.1.1. Печатание служебных документов администрации города производится управлением делами. Документы, выносимые на рассмотрение и подпись Главе города, передаются для печатания в машбюро управления делами.
В приемных руководителей администрации города, их отраслевых (функциональных) органах администрации г. Оренбурга с соблюдением установленных правил печатаются небольшие по объему (1 - 3) страницы служебные письма, документы внутреннего характера, а также первоначальные варианты других документов.
В управлении делами документы печатаются на персонально-вычислительной машине (используется текстовой редактор "Word").
13.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы, непосредственно связанные с деятельностью администрации города.
Документы и материалы, не относящиеся к деятельности администрации города, или личного характера, печатанию не подлежат.
Печатание под диктовку не допускается.
13.1.3. Печатание документов производится в порядке их поступления.
Порядок очередности печатания определяется заместителем начальника управления делами по документационному обеспечению.
Документы печатаются не более, чем в 2-х экземплярах и вместе с рукописью передаются исполнителю.
Документы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в отраслевом (функциональном) органе администрации г. Оренбурга, могут быть переписаны на дискету заказчика.
13.1.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием чернил, пасты синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие ксеро и факсимильные копии для печатания не принимаются.
Напечатанный материал проверяется заказчиком.
13.1.5. При распечатке документов слева в нижней части каждого листа указывается наименование файла данного документа (материала).
13.2. Копировально-множительные работы
13.2.1. Размножение документов администрации города осуществляется управлением делами.
Размножению подлежат документы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации города.
13.2.2. На каждый документ, сдаваемый на размножение, оформляется бланк заказа (приложение N 10).
Право оформления заказа имеют руководители управлений, комитетов, отделов, помощники заместителей Главы города. При размножении документа, объемом более пяти страниц и в количестве более 2-х экземпляров требуется разрешение заместителя начальника управления делами по документационному обеспечению.
Заказы на размножение принимаются в управлении делами до 18 часов.
13.2.3. Документы передаются на размножение оформленные и в несброшюрованном виде, четко напечатанными (как, правило, первые экземпляры).
Документы с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) на размножение не принимаются.
Не принимаются также книги, брошюры и газеты.
Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа. На бланке заказа делается соответствующая отметка о выполнении работы и выдаче (под роспись) тиража заказчику.
Заявки на исполнение работ хранятся в течение года.
14. Автоматизация документооборота
Документооборот в администрации города осуществляется на основании "Регламента ведения документооборота при использовании Программы АИС "Единый документооборот. Контроль", согласно Постановления Оренбургского городского Совета от 28.12.2002 N 303 и распоряжения Главы города от 14.07.2006 N 2803-р "Об организации работы администрации г. Оренбурга в режиме "одного окна".
Заместитель начальника
управления делами
|
по документационному обеспечению |
Т.Г.Уварова |
Приложения
Приложение N 1
к п. 2.1
Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации
в управлении делами администрации города
1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие печатные издания.
2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний, пецииров, заседаний и материалы к ним, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения, кроме правительственных.
3. Поздравительные открытки, письма, телеграммы, пригласительные билеты, пакеты с пометкой "Лично".
4. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности.
5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, копии счетов на оплату.
6. Первичная документация бухгалтерского учета.
7. Документы материального учета.
8. Справочно-информационные материалы субъектов Российской Федерации.
9. Планы и программы повышения квалификации.
10. Документы без подписей.
11. Переписка внутри администрации города: заявления, адресованные руководителям администрации города, по вопросам материально-технического и хозяйственного обеспечения, а также социально-бытовым вопросам.
12. Бюллетени, сборники и обзоры.
Приложение N 2
к п. 2.2
Электронные
регистрационные карточки
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Форма электронной регистрационной карточки
поступающих документов
ВХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Маш. N: Всего рез. 1 Первичное Обратная связь с исх. корр Связь N:
От: Всего исп.*3
| Приемная | 1 - 1 | Резолюция N*1 | ||
|
Рег. N* Получен* |
/---\
Номер Пр.: Вх. Отв.: | | Ответ
\---/
|
От |
||
| Содержание | ||||
| Исх. номер | ||||
| Дата докум.: | Автор | |||
| Откуда поступил |
План. срок* | |||
| От кого | Контроль | /-\ Контр /-\ Нет \-/ \-/ |
||
| Тема* | Куда отправл* | |||
| Содержание документа* |
Исполнитель* 1 Пл. срок* Передача- возврат |
Исполнение* | ||
| Дата исполнения* |
||||
| Содержание исполнения |
Исполнитель* 2 Пл. срок* Передача Возврат |
|||
| Характер исполнения* |
||||
| Связь с N: От: Создать исходящее исходящей |
Исполнитель* 3 Пл. срок* Передача- возврат |
|||
| N дела* | ||||
| Дата в дело* | ||||
Другие резолюции: Исполнители: Всего 3
Р-Текст:
Примеч: Рассылка: Плановые сроки: Рег. карта
------------------------
* - обязательное заполнение
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Форма электронной регистрационной карточки
отправляемых документов
ИСХОДЯЩАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Первичное Обратная связь: N: От:
---------------------------------------------------------------------------
Рег. номер Маш. N: 2323
------------------------------------------------------------
Дата рег.
------------------------------------------------------------
Вид документа Номер: Дата: Связь Связь
------------------------------------------------------------
Кем подписан
------------------------------------------------------------
Кто готовил
(Исполнитель)
------------------------------------------------------------
Куда отправлен Выбор Коррес
------------------------------------------------------------
Содержание
------------------------------------------------------------
Тема:
------------------------------------------------------------
Получен ответ
------------------------------------------------------------
От кого Выбор Коррес
------------------------------------------------------------
Исх. номер:
------------------------------------------------------------
Дата:
------------------------------------------------------------
номер дела:
------------------------------------------------------------
характер
ответа:
------------------------------------------------------------
Связь (Ответ N: От: Создать входящее
во входящей)
------------------------------------------------------------
примечание
------------------------------------------------------------
Дата (план) ответа
---------------------------------------------------------------------------
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Форма электронной регистрационной карточки постановлений
Главы города Оренбурга
|
Регистрационная карточка Связь с пунктами: Постановление Главы города Оренбурга !!! Если это изменение или отмена -- Связь Связь N |
Признак контроля: /-\ Контрольный Гриф: /-\ Нет /-\ конфиденциально
\-/ \-/ \-/
/-\ Обычный /-\ в печать
\-/ \-/
Номер документа: Дата выпуска:
Тематика:
Контролер: Исполнитель:
Заголовок:
Срок действия: Снятие с контроля (Дата выполнения): Установить
Пункт
Изменения: Связь с документами:
Примечания:
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Форма электронной регистрационной карточки распоряжений
Главы города Оренбурга
|
Регистрационная карточка Связь с пунктами: Постановление Главы города Оренбурга !!! Если это изменение или отмена -- Связь Связь N |
Признак контроля: /-\ Контрольный Гриф: /-\ Нет /-\ конфиденциально
\-/ \-/ \-/
/-\ Обычный /-\ в печать
\-/ \-/
Номер документа: Дата выпуска:
Тематика:
Контролер: Исполнитель:
Заголовок:
Срок действия: Снятие с контроля (Дата выполнения): Установить
Пункт
Изменения: Связь с документами:
Примечания:
Приложение N 3
к п. 2.2
Форма регистрационного штампа
Регистрационный штамп
/----------------------------------\
| |
| Администрация города Оренбурга |
| Служба "одного окна" |
| Вх. N ________________________ |
| ____________________ 200 __ г. |
| |
\----------------------------------/
Размер 20 х 55
Приложение N 4
к п. 3.1
Служебные документы
администрации города Оренбурга
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
СПРАВКА
о согласовании проекта постановления (распоряжения)
Главы города Оренбурга
По вопросу: _____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Проект подготовлен:
| Ф.И.О. | Подпись | Дата | Телефон | |
| Заместитель Главы города |
Исполнитель проекта:
| Ф.И.О. | Подпись | Дата | Телефон | |
| Руководитель организации | ||||
Проект согласован:
Начальник управления по правовым вопросам
администрации города Оренбурга _________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
Начальник управления делами
администрации города Оренбурга _________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
| Наименование организации, должность, Ф.И.О. |
Краткое содержание замечаний | Подпись | Дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Составитель проекта:
_________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., телефон)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
СПРАВКА
о согласовании проекта постановления (распоряжения)
Главы города Оренбурга
По вопросу: _____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Проект подготовлен:
| Ф.И.О. | Подпись | Дата | Телефон | |
|
Первый заместитель Главы города |
Исполнитель проекта:
| Ф.И.О. | Подпись | Дата | Телефон | |
|
Руководитель организации |
||||
Проект согласован:
Начальник управления по правовым вопросам
администрации города Оренбурга _________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
Начальник управления делами
администрации города Оренбурга _________ ___________________
Подпись Расшифровка подписи
| Наименование организации, должность, Ф.И.О. |
Краткое содержание замечаний | Подпись | Дата |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Составитель проекта:
_________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О., телефон)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Главе города Оренбурга
______________________
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________________
Постановление (Распоряжение) Главы города Оренбурга
от __________________ N _________ _______________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
прошу Вас продлить срок исполнения данного постановления (распоряжения).
Данное постановление (распоряжение) не выполнено по следующим причинам:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Во исполнение данного постановления (распоряжения) планируется провести
следующую работу:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Заместитель Главы города Оренбурга ____________________________
(подпись, дата)
Исполнитель: ____________________________________________________________
(наименование должности руководителя организации)
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Первому заместителю
Главы города Оренбурга
______________________
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________________
Постановление (Распоряжение) Главы города Оренбурга
от __________________ N _________ _______________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
прошу Вас продлить срок исполнения данного постановления (распоряжения).
Данное постановление (распоряжение) не выполнено по следующим причинам:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Во исполнение данного постановления (распоряжения) планируется провести
следующую работу:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
______________________________
(подпись, дата)
Исполнитель: ____________________________________________________________
(наименование должности руководителя организации)
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
Заместителю Главы города Оренбурга
__________________________________
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
_________________________________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________________
Постановление (Распоряжение) Главы города Оренбурга
от __________________ N _________ _______________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
прошу Вас продлить срок исполнения данного постановления (распоряжения).
Данное постановление (распоряжение) не выполнено по следующим причинам:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Во исполнение данного постановления (распоряжения) планируется провести
следующую работу:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Исполнитель: ____________________________________________________________
(наименование должности руководителя организации)
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
СНЯТЬ С КОНТРОЛЯ
___________________________
_____ ___________ 200 __ г.
Глава города Оренбурга
___________________________
подпись
СПРАВКА
о выполнении постановления (распоряжения)
Главы города Оренбурга
_____ ____________________ _____ г. N ____________
_________________________________________________________________________
наименование постановления (распоряжения)
_________________________________________________________________________
Во исполнение данного постановления (распоряжения) проделана следующая
работа:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
На основании вышеизложенного прошу Вас снять с контроля данное
постановление (распоряжение).
Заместитель Главы города _____________________________________
(Ф.И.О.)
_________________________________________________________________________
Исполнитель: ____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
СНЯТЬ С КОНТРОЛЯ
_________________________________________
___________ __________________ 200 ___ г.
Первый заместитель Главы города Оренбурга
_________________________________________
подпись
СПРАВКА
о выполнении постановления (распоряжения) Главы города Оренбурга
_____ ____________________ _____ г. N _____________
_________________________________________________________________________
наименование постановления (распоряжения)
_________________________________________________________________________
Во исполнение данного постановления (распоряжения) проделана следующая
работа:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
На основании вышеизложенного прошу Вас снять с контроля данное
постановление (распоряжение).
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О.)
_________________________________________________________________________
Исполнитель: ____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS Word
СНЯТЬ С КОНТРОЛЯ
__________________________________
_______ _______________ 200 ___ г.
Заместитель Главы города Оренбурга
__________________________________
подпись
СПРАВКА
о выполнении постановления (распоряжения) Главы города Оренбурга
_____ _________________ _____ г. N ____________
_________________________________________________________________________
наименование постановления (распоряжения)
_________________________________________________________________________
Во исполнение данного постановления (распоряжения) проделана следующая
работа:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
На основании вышеизложенного прошу Вас снять с контроля данное
постановление (распоряжение).
_________________________________________________________________________
Исполнитель: ____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Форма бланка распоряжения Главы города Оренбурга
/---------\
| Герб |
| города |
|Оренбурга|
\---------/
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
ГЛАВЫ ГОРОДА ОРЕНБУРГА
-------------------------------------------------------------------------
______________________________ N ____________
/- -\
Форма бланка постановления Главы города Оренбурга
/---------\
| Герб |
| города |
|Оренбурга|
\---------/
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
ГЛАВЫ ГОРОДА ОРЕНБУРГА
-------------------------------------------------------------------------
______________________________ N ____________
/- -\
Форма бланка письма Главы города Оренбурга
/---------\
| Герб |
| города |
|Оренбурга|
\---------/
ГЛАВА /- -\
ГОРОДА ОРЕНБУРГА
Советская ул., д. 60, г. Оренбург, 460000
телефон: (3532) 98-70-10
факс: (3532) 98-77-66, 98-77-88
e-mail: glava@admin.orenburg.ru
________________________ N ______________
На N __________________ от ______________
/- -\
Форма бланка письма
первого заместителя Главы города Оренбурга
/---------\
| Герб |
| города |
|Оренбурга|
\---------/
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ /- -\
ГЛАВЫ ГОРОДА
ОРЕНБУРГА
Советская ул., д. 60, г. Оренбург, 460000
телефон: (3532) 98-70-20, 98-70-60
факс: (3532) 98-77-66, 98-77-88
e-mail: general@admin.orenburg.ru
________________________ N ______________
На N __________________ от ______________
/- -\
Форма общего бланка администрации города Оренбурга
для внутренней переписки
/---------\
| Герб |
| города |
|Оренбурга|
\---------/
АДМИНИСТРАЦИЯ /- -\
ГОРОДА
ОРЕНБУРГА
__________________ N ____________________
/- -\
Форма бланка письма
администрации города Оренбурга
/---------\
| Герб |
| города |
|Оренбурга|
\---------/
АДМИНИСТРАЦИЯ /- -\
ГОРОДА
ОРЕНБУРГА
Советская ул., д. 60, г. Оренбург, 460000
телефон: (3532) 98-70-10, 98-71-17
факс: (3532) 98-77-66, 98-77-88
e-mail: general@admin.orenburg.ru
________________________ N ______________
На N __________________ от ______________
/- -\
Приложение N 5
к п. 3.7
Типология обращений
| Обращение | Стилистический комментарий |
| Уважаемый Иван Иванович. | Общеупотребительно. Предпочтительно при обращении к хорошо знакомому лицу, давнему партнеру, а также в письмах полуофициального характера. |
| Глубокоуважаемый Иван Иванович. | Используется в тех же ситуациях, если необходимо подчеркнуть особое уважение (например, к старшему или к лицу, занимающему высокое общественное положение). |
| Многоуважаемый (высокоуважаемый) Иван Иванович. |
Употреблять нежелательно: звучит архаично и несколько вычурно. |
| Дорогой Иван Иванович. | Имеет неофициальный, фамильярный характер. Соответствует теплым, близким отношениям. Возможно только при обращении к хорошо знакомому лицу и в полуофициальной или неофициальной обстановке. Может произвести неприятное впечатление на адресата, если к нему обращаются таким образом при первом письменном контакте. Прилагательное "дорогой" стилистически не адекватно английскому слову dear, которое не имеет столь очевидной стилистической окраски и значительно шире употребляется в деловой переписке. |
| Уважаемый господин Иванов. | Универсально в ситуации письменного официального общения. |
| Господин Иванов. | Используется в официальной ситуации, лишено оттенка доброжелательности, нередко отражает напряженность отношений между участниками переписки. По возможности должно дополняться этикетным прилагательным. |
| Уважаемый (глубокоуважаемый) господин Президент (директор, ректор и т.п.). |
Предельно официально уважительное обращение к высокопоставленному лицу. Подчеркивает особый статус адресата и социальную дистанцию, позволяет избежать ненужной фамильярности. |
| Уважаемые господа. | Применяется только в следующих случаях: - при наличии коллективного адресата; - при обращении к юридическому лицу; - при составлении трафаретного письма. Стилистически нейтрально. |
| Уважаемые коллеги. | При обращении к коллективу, состоящему из людей одной специальности, к давним деловым партнерам. Обладает оттенком теплоты, доверительности, настраивает на дружеское обращение. |
Приложение N 6
к п. 6.2
Примерный перечень документов,
на которые ставится гербовая печать
1. После подписания Главой города.
1.1. Акты (списания, передачи дел, экспертизы и т.д.).
1.2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведения дел в суде и т.д.).
1.3. Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, производстве работ и т.д.).
1.4. Заявки (на оборудование).
1.5. Командировочные удостоверения.
1.6. Платежные поручения.
1.7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
1.8. Гарантийные письма.
1.9. Предоставления и ходатайства.
1.10. Положения об отделах, должностные инструкции.
1.11. Соглашения.
1.12. Удостоверения личности.
1.13. Смета расходов.
1.14. Справки (о заработной плате и т.д.).
1.15. Титульные списки.
1.16. Штатные расписания.
1.17. Расчеты к штатному расписанию.
1.18. Счета-фактуры.
1.19. Расчеты по авансовым платежам по ЕСИ.
1.20. Отчеты об исполнении сметы.
1.21. Кассовые заявки, платежные поручения.
1.22. Акты.
2. Без подписи Главы города.
2.1. Авизо.
2.2. Приходный кассовый ордер.
2.3. Справка о доходах физического лица за год.
Приложение N 7
к п. 4.2
Образец протокола совещания
Форма протокола совещания у Главы города Оренбурга
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Оренбурга
___________________________
Подпись расшифровка подписи
___________________________
Дата
ПРОТОКОЛ
Дата г. Оренбург N _____________
--------------
Время
совещания у Главы города по вопросу "О ................."
Присутствовали: (список прилагается)
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
_____________________ ___________________ ____________________
Должность лица, Личная подпись И.О.Ф.
составившего протокол
Форма протокола оперативного совещания у заместителя
Главы города Оренбурга по ..............................
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы города Оренбурга
__________________________________
Подпись расшифровка подписи
__________________________________
Дата
ПРОТОКОЛ
Дата г. Оренбург N _____________
--------------
Время
оперативного совещания у заместителя Главы города Оренбурга
по ........................................................
Присутствовали: (список прилагается)
Повестка дня:
1. .....................................................................
Докладчик:
2. .....................................................................
Докладчик:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
1. ......................................................................
2. ......................................................................
_____________________ ___________________ ____________________
Должность лица, Личная подпись И.О.Ф.
составившего протокол
Форма оформления протокола аппаратного совещания
администрации г. Оренбурга
УТВЕРЖДАЮ
Глава города Оренбурга
____________________________
Подпись расшифровка подписи
____________________________
Дата
ПРОТОКОЛ
Дата г. Оренбург N _____________
--------------
Время
аппаратного совещания администрации города Оренбурга
Председатель -
Присутствовали: руководители отраслевых (функциональных) органов
администрации г. Оренбурга, администраций округов,
муниципальных учреждений и предприятий (список
прилагается)
Повестка дня:
1. Об ...................................................................
Докладчик:
2. О ....................................................................
Докладчик:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
1. ......................................................................
2. ......................................................................
_____________________ ___________________ ____________________
Должность лица, Личная подпись И.О.Ф.
составившего протокол
Приложение N 8
к п. 5.2
Форма регистрационной карточки
обращений граждан
Форма бланка регистрационной карточки
Регистрационная карточка (Письма граждан)
Номер: Дата: Вид: заявление
Фамилия: Категория:
Тел.
М. работы: Регион: городской
Район: Индекс: Нас-п:
Улица: Дом: Корпус: Кв.
Корреспондент:
Индекс: Дата: Срок ответа:
Признак контроля:
С О Д Е Р Ж А Н И Е О Б Р А Щ Е Н И Я
1., , , , , ,
( )
Р у к о в о д и т е л ь
дата рез.: Пл. срок исп.
Резолюция:
Форма бланка регистрационной карточки "Горячая линия"
"ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ"
по тел. 98-75-00
N _______ "____" ____________ ______ г.
Ф.И.О. заявителя ________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Адрес ___________________________________________________________________
Номер телефона __________________________________________________________
Содержание просьбы ______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Руководитель ____________________________________________________________
Кому и что поручено, дата _______________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Результат рассмотрения. Когда и кем дан ответ ___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Форма бланка приглашения на личный прием
|
_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ В связи с Вашей просьбой Вы приглашаетесь в приемную граждан администрации города: ул. Советская, 47 на прием к тов. _____________________________________ _______________________________________________________________________ ________ __________________ 200 ___ г. к _______ час. ______ мин. Телефон: 77 99 83 Приемная граждан |
Приложение N 9
к п. 5.2
Форма бланка карточки учета приема посетителей
КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
N __________ ________ _____________________ 2006 г.
Фамилия, имя, отчество __________________________________________________
Место работы, должность _________________________________________________
_________________________________________________________________________
Адрес ___________________________________________________________________
Предыдущее обращение ____________________________________________________
Содержание просьбы ______________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Фамилия ведущего прием __________________________________________________
Кому и что поручено, дата _______________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Результат рассмотрения. Когда и кем дан ответ ___________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Приложение N 10
к п. 13.2.2
Форма бланка заказа
на выполнение копировально-множительных работ
|
Администрация города Оренбурга Принять к исполнению Заместитель начальника управления делами по документационному обеспечению Ф.И.О. __________________ ЗАКАЗ от ___ ____________ 200 __ г. на выполнение копировально-множительных работ Заказчик (отдел, приемная) ___________________________________________ ---------------------------------------------------------------------- N телефона __________________ исполнитель ____________________________ ______________________________________________________________________ стр. оригинала ___________________ экз. ______________________________ формат издания _______________________________________________________ двухсторонняя печать (да, нет) _______________________________________ Подпись ______________________________________________________________ (руководитель отраслевого (функционального) органа администрации г. Оренбурга ____ ____________ 200 __ г. |
Приложение N 11
к п. 8.1.
Образец оформления номенклатуры дел
Образец оформления конкретной номенклатуры дел
/---------\ УТВЕРЖДАЮ
| Герб |
| города | Председатель комитета по экономике
|Оренбурга| ______________ ___________________
\---------/ личная подпись расшифровка подписи
__________________________________
АДМИНИСТРАЦИЯ Дата
ГОРОДА
ОРЕНБУРГА
Комитет по экономике
Номенклатура дел
10.12.2002 N 1-20
На 2003 год
| Индекс дела |
Заголовок дела | Кол-во единиц хранения |
Срок хранения дел и N статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Руководство | ||||
| 01-01 | ||||
| 01-02 | ||||
| 02. Отдел комплексного анализа и прогнозирования | ||||
| 02-01 | ||||
| 02-02 | ||||
| 03.................................. | ||||
| 03-01 | ||||
| 03-02 | ||||
Специалист комитета
по экономике Личная подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
администрации города Оренбурга
от _________________ N _______
Продолжение образца оформления конкретной номенклатуры дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _______ году в комитете по экономике
администрации г. Оренбурга
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭПМК" |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) |
|||
| Итого | |||
Специалист комитета
по экономике Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Приложение N 12
к п. 11.1
Образцы
актов о выделении к уничтожению документов,
печатей и штампов не подлежащих хранению и утративших
практическое значение
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
/---------\
| Герб | УТВЕРЖДАЮ
| города | ____________________________________
|Оренбурга| Наименование должности руководителя
\---------/ отраслевого (функционального)
органа администрации г. Оренбурга
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ____________________________________
ОРЕНБУРГА Подпись Расшифровка подписи
____________________________________
Дата
А К Т
_______________ N __________________
Дата
г. Оренбург
/- -\
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
______________________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ___________________________
______________________________________________________________________________
(название фонда)
| NN п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Даты дела или крайние даты дел |
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи |
Количество единиц хранения |
Сроки хранения дела и номера статей по перечню |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого ___________________________ дел за _________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________ годы и по личному составу
за ________________ годы утверждены ЭПМК архивного отдела администрации
Оренбургской области или ЭПК филиала облгосархива.
(Протокол от ______________________ N _____________).
Специалист отраслевого
(функционального) органа Подпись Расшифровка подписи
администрации г. Оренбурга
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК администрации г. Оренбурга
от ____________________ N _____________
Продолжение формы акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Документы в количестве ____________________________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
___________________________ кг сданы в _______________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________________________
N ________________.
Специалист отраслевого
(функционального) органа Подпись Расшифровка подписи
администрации г. Оренбурга
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению печатей, штампов,
утративших практическое значение
/---------\
| Герб | УТВЕРЖДАЮ
| города | ____________________________________
|Оренбурга| Наименование должности руководителя
\---------/ отраслевого (функционального)
органа администрации г. Оренбурга
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА ____________________________________
ОРЕНБУРГА Подпись Расшифровка подписи
____________________________________
Дата
А К Т
____________ N _______________
Дата
г. Оренбург
/- -\
О выделении к уничтожению
печатей, штампов, утративших
практическое значение
В центральную экспертную комиссию администрации города
________________________________________________ представляет утратившие
(наименование отраслевого (функционального)
органа администрации г. Оренбурга
практическое значение печать ____________ шт.
штамп ____________ шт.
____________________________________
Наименование должности работника
отраслевого (функционального) органа
администрации г. Оренбурга,
ответственного за хранение
___________ _________________ _______________________
Дата Подпись Расшифровка подписи
Протокол ЦЭК
от ___________ N ________
Печати в количестве _______ шт., штампы в количестве ________ шт. приняты
на хранение в центральную экспертную комиссию и подлежат дальнейшему
уничтожению.
________________________________
Наименование должности лица ЦЭК,
принявшего на хранение
___________ _________________ _______________________
Дата Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 13
к п. 11.2
Образец оформления обложки дел постоянного
и временного хранения
Образец оформления обложки дела,
подготовленного к передаче в муниципальный архив
___________________________________________ /---------------------\
(наименование государственного | |
___________________________________________ | Ф N _______________ |
или муниципального архива) | Оп. N _____________ |
___________________________________________ | Д. N ______________ |
| |
\---------------------/
Администрация
города Оренбурга
Управление делами
ДЕЛО N 11-04
Распоряжения Главы города
по основной деятельности
с N 1 по N 100
Начато ___________________
Окончено _________________
На 250 листах
Хранить: постоянно
|
Ф N ______________ Оп. N _____________ Д. N ______________ |
Образец оформления обложки дела, подготовленного
к передаче в муниципальный архив
___________________________________________ /---------------------\
(наименование государственного | |
___________________________________________ | Ф N _______________ |
или муниципального архива) | Оп. N _____________ |
___________________________________________ | Д. N ______________ |
| |
\---------------------/
Администрация
города Оренбурга
Управление делами
ДЕЛО N 11-18
Постановления Главы города
по основной деятельности
с N 1 по N 100
Начато ___________________
Окончено _________________
На 250 листах
Хранить: постоянно
|
Ф N _______________ Оп. N _____________ Д. N ______________ |
Образец оформления обложки дела, подготовленного
к передаче в муниципальный архив
___________________________________________ /---------------------\
(наименование государственного | |
___________________________________________ | Ф N _______________ |
или муниципального архива) | Оп. N _____________ |
___________________________________________ | Д. N ______________ |
| |
\---------------------/
Администрация
города Оренбурга
Отдел бухгалтерского учета
и отчетности
ДЕЛО N 36-09
Годовой бухгалтерский отчет
за 2002 год
На 15 листах
Хранить: постоянно
|
Ф N _______________ Оп. N _____________ Д. N ______________ |
Образец оформления обложки личного дела
Администрация
города Оренбурга
Отдел муниципальной
службы и кадров
ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 31-12
Ф.И.О.
специалист 1 категории
Начато ___________________
Окончено _________________
На _____________ листах
Хранить: 75 лет ЭПМК
ст. 337б
Образец оформления обложки дела
Администрация города Оренбурга
Материалы по письму
Код ____________
N ________________ от ________________
Ф.И.О. __________________________________________________________________
Домашний адрес __________________________________________________________
Приложение N 14
к п. 11.3
Образец титульного листа описи дел постоянного хранения
(или по личному составу)
______________________________________________________________________
(название государственного или муниципального архива)
______________________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N __________________________
ОПИСЬ N _________________________
______________________________________________________________________
(название описи)
________________________
Крайние даты дел
Приложение N 15
к п. 11.3
Образец описи дел постоянного хранения
(или по личному составу)
УТВЕРЖДАЮ
____________________________________
Наименование должности руководителя
отраслевого (функционального) органа
администрации г. Оренбурга
____________________________________
Подпись Расшифровка подписи
____________________________________
Дата
ФОНД N _________________
ОПИСЬ N ________________
дел постоянного хранения
или по личному составу
____________________________
название фонда
за _____________________ год
| NN п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела | Дата дела | Кол-во листов в деле |
Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел
прописью и цифрами
с N ____________________ по N ____________________________ в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Специалист Подпись Расшифровка подписи
00.00.00
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
администрации г. Оренбурга
от_____________ N ________
|
<< Назад |
||
|
Содержание Распоряжение Главы города Оренбурга от 21 ноября 2006 г. N 2858-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации... |