Приложение N 2. Регламент применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области

Приложение N 2
к постановлению Правительства области
от 5 марта 2013 г. N 174-п

Регламент
применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области

С изменениями и дополнениями от:

26 апреля 2017 г.

I. Общие положения

1. Регламент применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент) разработан в соответствии с:

постановлением Правительства Оренбургской области от 4 июля 2011 года N 550-п "Об использовании электронной подписи в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области";

Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

регламентом по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;

документацией на систему электронного документооборота и делопроизводства CompanyMedia версии 3.5.

Регламент устанавливает требования и условия определения юридической значимости электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).

2. Целью регламента является переход с бумажного документооборота на юридически значимый электронный документооборот между органами исполнительной власти.

В качестве системы электронного документооборота (СЭД) используется система CompanyMedia версии 3.5, в которой предусмотрено использование средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ), внешних по отношению к программному обеспечению Lotus Nes/Domin, на базе которого разработана система.

СКЗИ в СЭД применяются для работы с электронной подписью (далее - ЭП).

3. Регламент распространяется на организацию работы с электронными документами (далее - ЭД), включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения и их хранение.

Правила и порядок работы с ЭД, установленные настоящим регламентом, обязательны для исполнения всеми работниками органов исполнительной власти, которые несут ответственность за надлежащее выполнение требований регламента.

Ответственность за надлежащую организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, качественную подготовку и своевременное исполнение документов несут руководители органов исполнительной власти.

Правила и порядок работы с ключевой информацией (порядок выдачи и отзыва сертификатов ключей ЭП пользователей, порядок ведения реестра пользователей удостоверяющего центра, обязанности организации и пользователей удостоверяющего центра, плановая смена криптографических ключей в СЭД, порядок разрешения конфликтных ситуаций) определяются постановлением Правительства Оренбургской области от 4 июля 2011 года N 550-п "Об использовании электронной подписи в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Оренбургской области".

II. Термины и определения, используемые в регламенте

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 26 апреля 2017 г. N 308-п в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. В регламенте используются следующие термины и определения:

администратор информационной безопасности СЭД (администратор АИБ) - ответственный за информационную безопасность или лицо, назначенное руководителем организации для обеспечения эксплуатации программно-технических средств автоматизированного рабочего места обмена электронными документами и взаимодействия с уполномоченным органом исполнительным власти по использованию ЭП (далее - уполномоченный орган) по вопросам обмена ЭД, осуществления политики информационной безопасности, обеспечения защиты информации и взаимодействия с уполномоченным органом в области информационной безопасности;

адресат - получатель корреспонденции;

внутренние документы - документы, создаваемые в органах исполнительной власти и не имеющие распорядительный характер;

входящие документы - документы, поступившие в органы исполнительной власти из сторонних организаций;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив;

делопроизводители - работники, обеспечивающие процесс ведения делопроизводства, то есть создание, регистрацию, заверение, копирование, рассылку, прием, отправку, хранение и поиск документов;

закрытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, предназначенная для формирования ЭП электронного документа;

идентификационный файл пользователя (ID-файл пользователя) - файл или набор файлов, содержащих данные для аутентификации пользователя в СЭД;

исполнители - работники органов исполнительной власти, ответственные за подготовку документа и ведение вопроса, поставленного в документе;

исходящие документы - документы, создаваемые самостоятельными структурными подразделениями органов исполнительной власти для отправки в сторонние организации;

ключи ЭП - совокупность закрытого и открытого ключей ЭП;

конфликтная ситуация - ситуация, при которой у участников ЭДО возникает необходимость разрешить вопросы признания или непризнания авторства и/или целостности электронных документов СЭД, обработанных средствами криптографической защиты информации;

корпоративная система электронного документооборота (КСЭД) - информационная система, в которой участники ЭД составляют ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы;

корпоративный электронный документооборот (КЭДО) - движение документов в электронном виде между структурными подразделениями органов исполнительной власти, в которых установлена и эксплуатируется СЭД, с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

корреспондент - отправитель корреспонденции;

криптографическая защита - защита данных СЭД при помощи их криптографического преобразования;

локальное рабочее место (ЛРМ) - комплекс программно-технических средств СЭД для обеспечения обмена электронными документами при информационном взаимодействии сотрудников. При наличии СКЗИ ЛРМ обеспечивает формирование и проверку ЭП электронного документа;

организационно-распорядительные документы (ОРД) - документы, созданные в органах исполнительной власти и имеющие распорядительный характер (приказы, распоряжения, указы и т.д.);

организация - орган исполнительной власти, участвующий в электронном документообороте с использованием ЭП;

открытый ключ ЭП - уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу ЭП, которая используется для проверки ЭП электронного документа. Открытый ключ считается принадлежащим участнику ЭДО, если он был зарегистрирован (сертифицирован) в установленном порядке. Открытый ключ участника ЭДО является действующим на момент его применения, если он зарегистрирован (сертифицирован) и введен в действие. Открытый ключ участника ЭДО является недействующим на момент его применения, если он не зарегистрирован (не сертифицирован) или выведен из действия;

отправитель ЭД - должностное лицо, зарегистрированное в СЭД, которое само непосредственно направляет или от имени которого направляется ЭД;

получатель ЭД - должностное лицо, зарегистрированное в СЭД, которому ЭД направлен самим отправителем или от имени отправителя;

пользователь удостоверяющего центра - должностное лицо организации, уполномоченное приказом организации на использование ЭП, на имя которого уполномоченным органом выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭП, позволяющим создавать ЭП в ЭД (подписывать ЭД);

проверка ЭП документа - проверка соотношения, связывающего хэш-функцию документа, подпись под этим документом и открытый ключ участника ЭДО, подписавшего документ. Если проверяемое с использованием СКЗИ соотношение оказывается выполненным, то подпись участника ЭДО признается правильной, а сам документ - подлинным, в противном случае документ считается ложным, а подпись под ним - недействительной;

регистрационно-контрольная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

регистрационный номер документа - реквизит документа в виде цифрового или буквенного обозначения, присваиваемого документу при его регистрации;

регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе регистрационного номера (индекса) и даты регистрации;

резолюция документа - указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа;

руководители - Губернатор Оренбургской области; первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по социальной политике; вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по внутренней политике; заместитель председателя Правительства Оренбургской области; заместитель председателя Правительства - министр; руководитель органа исполнительной власти (министерства, департамента, комитета);

система электронного документооборота (СЭД) - система обмена документами, имеющими юридическую силу, представляемыми в электронном виде с использованием вычислительной техники, телекоммуникационных систем, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о средствах криптографической защиты информации;

сектор информационной безопасности - подразделение, отвечающее за комплекс мероприятий и нормативно-правовую основу по защите информации от несанкционированного доступа и искажений;

сертификат открытого ключа - электронный документ с ЭП уполномоченного ключа удостоверяющего центра, который включает в себя открытый ключ ЭП. Служит для проверки ЭП документа, полученного от владельца соответствующего закрытого ключа, отправляемого владельцу соответствующего закрытого ключа;

средства криптографической защиты информации (СКЗИ) - совокупность программно-технических средств, обеспечивающих применение ЭП. СКЗИ могут применяться как в виде самостоятельных программных модулей, так и в виде инструментального средства, встроенного в базовое программное обеспечение СЭД. Не входит в состав прикладного программного обеспечения СЭД;

тип (назначение) подписи - определяется целью, с которой выполнено подписание документа или ролью подписывающего руководителя в процессе обработки документа (утверждающая, визирующая, заверяющая);

удостоверяющий центр - юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и обладающее необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей;

участник ЭДО - пользователь, работник организации, осуществляющий обмен информацией в электронной форме с использованием СЭД;

целостность электронного документа - свойство ЭД, заключающееся в его существовании в неискаженном виде (неизменном по отношению к некоторому фиксированному его состоянию);

электронный документ (ЭД) - запись в базе данных СЭД, которая соответствует установленному формату, подписанная ЭП и которая может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия ее содержания. Электронный документ, подписанный ЭП, открытый ключ которой зарегистрирован (сертифицирован) на имя участника ЭДО, считается подписанным им самим, если данным сотрудником не была предоставлена доверенность, подтверждающая предоставление указанных полномочий иному лицу;

электронный документооборот (ЭДО) - совокупность процессов формирования, движения (обмена) и использования ЭД в СЭД в соответствии с регламентом;

электронная подпись (ЭП) - реквизит ЭД, аналог собственноручной подписи участника ЭДО, представленный как результат криптографического преобразования электронного сообщения с использованием закрытого ключа ЭП, который позволяет пользователю открытого ключа ЭП установить целостность этого сообщения, а также владельца закрытого ключа ЭП. ЭП является неотъемлемой частью электронного документа.

III. Организационное обеспечение электронного документооборота

Условия начала эксплуатации электронного документооборота с применением ЭП

5. Для начала эксплуатации электронного документооборота (далее - ЭДО) с применением ЭП в органах исполнительной власти должен быть подготовлен и подписан приказ об организации электронного документооборота с использованием электронной подписи согласно приложению N 1 к настоящему регламенту.

В соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области осуществлены следующие действия:

направлено в удостоверяющий центр государственного бюджетного учреждения Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" (далее - УЦ ГБУ "ЦИТ") заявление на изготовление сертификата ключа подписи;

проведены мероприятия по подготовке к эксплуатации средств криптографической защиты информации;

на основании заявления на изготовление сертификата ключа подписи в соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области УЦ ГБУ "ЦИТ" обеспечивает участников ЭДО, персональными идентификаторами в виде ID-файла Lotus Notes (только при использовании клиента СЭД на базе Lotus Notes) и криптографическими ключами СКЗИ;

оформлен акт о переходе к электронному документообороту и делопроизводству с использованием электронной подписи в соответствии с регламентом применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia (приложение N 2 к настоящему регламенту). С момента подписания акта сотрудникам запрещается осуществлять информационное взаимодействие и обмен документами на бумажных носителях вне рамок СЭД.

Ответственность за исполнение регламента возложена на руководителей органов исполнительной власти.

Обеспечение эксплуатации СЭД с применением ЭП

6. Обмен электронными документами между органами исполнительной власти в соответствии с регламентом, осуществляется в СЭД (основной вид информационного взаимодействия).

Если в ходе эксплуатации СЭД возникают временные перебои связи по техническим причинам, то на все время неработоспособности СЭД не допускается передача адресатам документов в бумажном виде или по электронной почте, если эти документы подлежат учету и хранению в СЭД. При этом все участники ЭДО должны быть уведомлены ГБУ "ЦИТ" о восстановлении работоспособности СЭД.

Информация о порядке работы в СЭД с использованием ЭП размещена в базе данных "CM 3.5 Документация".

7. Ответственность за своевременное информирование ГБУ "ЦИТ" об изменениях состава участников ЭДО в подразделении и за изменение прав пользователей при работе в СЭД в подразделении несет его руководитель.

Порядок организации использования СКЗИ в СЭД определяется настоящим регламентом.

В случае каких-либо изменений в используемых телекоммуникационных каналах связи (передачи данных), изменения программного обеспечения электронной почты, адресов электронной почты, а также при замене криптографических ключей и/или вводе в действие дополнительных криптографических ключей сотрудник обязан уведомить ГБУ "ЦИТ" о произошедших изменениях.

8. Сотрудники вправе направлять электронные документы только со своих автоматизированных рабочих мест (далее - АРМ) СЭД, указанных в заявлении на регистрацию пользователей удостоверяющего центра в реестре пользователей удостоверяющего центра.

Сотрудники - участники ЭДО обмениваются ЭД, направляя их на АРМ СЭД других участников ЭДО путем указания в реквизитах ЭД соответствующих данных (фамилий, названий подразделений, функциональных ролей), выбранных из справочника "Структура организации".

Участник ЭДО в случае передачи им какому-либо другому лицу полномочий на осуществление функций своего представителя, включая использование принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать УЦ ГБУ "ЦИТ" о данном факте путем направления в адрес УЦ ГБУ "ЦИТ" соответствующей служебной записки, подтверждающей передачу соответствующих полномочий.

Обеспечение юридической значимости ЭП

9. С целью обеспечения авторства, целостности и конфиденциальности электронных документов при информационном взаимодействии сотрудников используется ЭП, вычисляемая и проверяемая с помощью СКЗИ, встроенных в программное обеспечение СЭД.

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" используемые при информационном взаимодействии сотрудников ЭД, подписанные ЭП, имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе, подписанными данными сотрудниками и скрепленными печатями (независимо от того существуют такие документы на бумажных носителях или нет).

10. После утверждения акта о переходе к электронному документообороту и делопроизводству с использованием электронной подписи в соответствии с регламентом применения электронной подписи в электронном документообороте в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia всеми участниками ЭДО признается, что используемые в СЭД СКЗИ достаточны для обеспечения конфиденциальности электронных документов в ЭДО, а также подтверждения того, что электронный документ СЭД:

исходит от данного сотрудника (подтверждение авторства документа);

не претерпел изменений при обмене электронными документами в ходе информационного взаимодействия между сотрудниками (подтверждение целостности документа).

Подписание электронного документа (наложение ЭП) участником в ЭДО осуществляется на АРМ СЭД. Для подписания электронных документов (наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.

В случае если в одном ЭД содержатся несколько файлов, то с помощью ЭП подписывается как сам ЭД, так и все прикрепленные к электронной карточке документа файлы.

IV. Установка программного обеспечения и поддержка участников системы

Установка программного обеспечения ЭДО

11. Все участники ЭДО должны иметь на своих рабочих местах текущую версию программного обеспечения для формирования и проверки ЭП, установленную в соответствии с эксплуатационно-технической документацией.

Установка текущей версии программного обеспечения для формирования и проверки ЭП производится сотрудниками ГБУ "ЦИТ".

После установки СКЗИ на рабочее место участника ЭДО проводится тестирование обмена ЭД с другими участниками ЭДО по программе, приведенной в настоящем регламенте.

Сопровождение СЭД

12. Техническое администрирование и поддержку функционирования СЭД, сопровождение программного обеспечения для формирования и проверки ЭП, поддержку справочников системы и консультирование пользователей обеспечивают сотрудники ГБУ "ЦИТ".

Вопросы актуализации перечня видов документов, документооборот которых осуществляется в электронном виде, возложены на аппарат Губернатора и Правительства Оренбургской области.

V. Участники электронного документооборота

Общие требования к участникам ЭДО

13. Сотрудники, имеющие закрепленные за ними персональные компьютеры с установленным программным обеспечением СЭД и СКЗИ, независимо от территориального расположения офиса, являются участниками ЭДО.

Состав лиц органов исполнительной власти, наделенных правом использования ЭП, определяется заявлением на изготовление сертификата ключа подписи в соответствии с положением о порядке организации выдачи и отзыва сертификатов ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области, направленного руководителем органа исполнительной власти в адрес ГБУ "ЦИТ".

14. Процедура формирования ключей ЭП, изготовления и регистрации сертификатов ключей подписи обеспечивается в соответствии с разделом VIII положения о порядке организации выдачи и отзыва ключей электронных подписей пользователей удостоверяющего центра органов исполнительной власти Оренбургской области.

Все участники ЭДО относятся к пяти должностным категориям: руководитель, замещающий руководителя, исполнитель, делопроизводитель и администратор.

Основные участники ЭДО

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства Оренбургской области от 26 апреля 2017 г. N 308-п в пункт 15 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

15. Руководитель:

Губернатор Оренбургской области;

первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Оренбургской области;

вице-губернатор - заместитель председателя Правительства - руководитель аппарата Губернатора и Правительства Оренбургской области;

вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по финансово-экономической политике;

вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по социальной политике;

вице-губернатор - заместитель председателя Правительства Оренбургской области по внутренней политике;

заместитель председателя Правительства Оренбургской области;

заместитель председателя Правительства - министр;

руководитель органа исполнительной власти (министерства, департамента, комитета).

16. Замещающий руководителя - штатный заместитель руководителя или другой сотрудник, назначенный руководителем для замещения на время его отсутствия.

17. Исполнитель - сотрудник структурного подразделения.

18. Делопроизводитель - делопроизводитель структурного подразделения, отдела по работе с обращениями граждан, делопроизводитель канцелярии или службы по документационному обеспечению органа исполнительной власти.

19. Администратор информационной безопасности СЭД - уполномоченный сотрудник ГБУ "ЦИТ".

20. Администратор СЭД - уполномоченный сотрудник ГБУ "ЦИТ".

Основные права участников ЭДО

21. Участник ЭДО каждой категории выполняет свой набор функций при работе в СЭД с использованием ЭП:

а) руководитель и замещающий руководителя:

участие в согласовании проекта документа (визирование);

подписание документа (утверждение документа);

выдача резолюций и поручений по документам, подотчетных данному руководителю, и поручений без документов ("устных поручений");

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов;

б) исполнитель:

направление проектов документов на согласование;

участие в согласовании проекта документа (визирование);

участие в ознакомлении с документом;

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов;

в) делопроизводитель структурного подразделения:

направление проектов документов на согласование;

заверение образа зарегистрированного документа (для входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов в Notes-клиенте);

выдача резолюций и поручений по документам и поручений без документов ("устных поручений"), если руководитель подразделения не имеет АРМ СЭД;

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам и по поручениям без документов, если руководитель подразделения не имеет АРМ СЭД;

направление документов на ознакомление;

г) делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан:

заверение образа зарегистрированных обращений граждан в Notes-клиенте;

выдача резолюций по обращениям граждан;

создание отчетов об исполнении резолюций по обращениям граждан;

направление обращений граждан на ознакомление;

д) делопроизводитель канцелярии или службы по документационному обеспечению органа исполнительной власти:

заверение образа зарегистрированного документа (для входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов в Notes-клиенте);

выдача резолюций и поручений по документам (для внутренних, входящих и организационно-распорядительных документов) и поручений без документов ("устных поручений");

создание отчетов об исполнении резолюций и поручений по документам (для внутренних, входящих и организационно-распорядительных документов) и по поручениям без документов;

направление проектов документов на согласование (для исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов);

направление документов на ознакомление (для входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов).

Администрирование СЭД разделяется на решение задач управления ключевой информацией, предназначенной для ЭП, и задач прикладного администрирования СЭД (системное и предметное администрирование СЭД);

е) администратор информационной безопасности (АИБ):

ведение реестра пользователей удостоверяющего центра;

ведение реестра органов исполнительной власти, участвующих в электронном документообороте с использованием ЭП;

формирование поручений удостоверяющему центру на изготовление, выдачу и отзыв ключей ЭП и сертификатов пользователей удостоверяющего центра;

составление и своевременное обновление списка аннулированных (отозванных) сертификатов;

согласование сроков окончания действия ключей ЭП, сертификатов пользователей удостоверяющего центра и обеспечение их своевременной замены;

организация смены ключей ЭП и сертификатов пользователей удостоверяющего центра;

создание экспертной комиссии по рассмотрению конфликтных ситуаций в сфере использования ЭП, связанных с подтверждением авторства и/или подлинности ЭД, заверенных ЭП пользователя удостоверяющего центра;

выполнение настроек (политик) подписи, необходимых для применения СКЗИ;

ж) системный администратор СЭД:

установка ПО СЭД на серверах и АРМ;

настройка и мониторинг работы серверных агентов;

установка прав доступа пользователей по работе с базами данных СЭД;

создание новых баз данных СЭД;

з) предметный администратор СЭД:

ведение системных справочников;

настройка прав пользователей по замещению, по регистрации документов, по получению уведомлений;

сопровождение пользователей.

VI. Порядок организации использования ЭП

Организация ЭДО в подразделениях

22. Ответственность за организацию ЭДО с ЭП в органе исполнительной власти и делегирование работникам полномочий, связанных с использованием ЭП, несет руководитель органа исполнительной власти.

Подписанные с помощью ЭП ЭД не требуют направления документа на бумажном носителе адресатам, являющимся пользователями СЭД.

Ответственность за корректность и полноту регистрации электронных документов несет секретарь руководителя подразделения или лицо, исполняющее его функции.

Общие требования к подписанию ЭП

23. Регистрация документа в СЭД происходит через создание электронной регистрационно-контрольной карточки (формы) документа, состоящей из реквизитов (формальная часть документа) и содержательной части (текст и файлы).

Содержание документа подписывается ЭП руководителя или уполномоченного лица (замещающего руководителя в СЭД) указанным в карточке лицом, подписывающим документ.

В случае необходимости предварительного (до подписания) визирования проекта документа он направляется на электронное согласование в соответствующие подразделения и/или соответствующим руководителям. При этом участникам процесса направляется не сам ЭД, а лист согласования, автоматически созданный ЭД, в котором повторяется содержательная часть исходного ЭД, подписанная ЭП инициатора и в котором указываются участники процесса.

24. Подписание документа производится в обязательном режиме, если для данного вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП. Если участник ЭДО указан в ЭД как подписывающий, но не может успешно подписать ЭД с помощью ЭП, то такой документ не получает статус подписанного.

25. Согласование документа производится при наличии условий использования ЭП - если для согласуемого вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП, если рабочее место участника ЭДО оборудовано СКЗИ, если сертификат участника ЭДО является действующим, то ЭП на Листе согласования или на визе применяется. Иначе лист согласования и виза сохраняются без ЭП.

26. Ознакомление с документом производится при наличии условий использования ЭП - если для конкретного вида документа настройками СЭД предусмотрено применение ЭП и если рабочее место участника ЭДО оборудовано СКЗИ, и если сертификат участника ЭДО является действующим, то ЭП на листе ознакомления или на визе применяется. Иначе лист ознакомления и виза сохраняются без ЭП.

VII. Статус электронных документов

27. Статус электронных документов определяется законодательством Российской Федерации.

В рамках СЭД документ, подписанный ЭП, считается аналогом документа на бумажном носителе.

Все экземпляры электронного документа, подписанные ЭП, имеют равную юридическую силу.

28. Бумажная копия электронного документа, подписанного ЭП имеет равную юридическую силу с соответствующим электронным документом, если бумажная копия электронного документа, подписанного ЭП, заверена собственноручной подписью владельца сертификата открытого ключа ЭП или заверена уполномоченным лицом с проставлением штампа "Заверен ЭП" с указанием реквизитов владельца ЭП, реквизитов и собственноручной подписи уполномоченного лица.

Уполномоченное лицо, заверившее бумажную копию электронного документа, подписанного ЭП, отвечает за правильность проведения процедур проверки ЭП электронного документа.

VIII. Подтверждение подлинности электронного документа

29. Программное обеспечение СЭД имеет встроенные средства идентификации и подтверждения подлинности участника ЭДО и гарантирует соответствие открытых ключей ЭП, использованных при проверке подписи электронного документа, закрытому ключу пользователя, использованному при подписании.

Подписание электронного документа (наложение ЭП) участником в СЭД осуществляется на АРМ СЭД. Для подписания электронных документов (наложения ЭП) обязательно использование СКЗИ.

В случае если в одном электронном документе содержатся несколько файлов, то с помощью ЭП подписывается как сам электронный документ, так и все прикрепленные к электронной регистрационно-контрольной карточке документа файлы.

ЭП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Участник ЭДО в случае передачи им какому-либо другому лицу полномочий на осуществление своих функций, включая использование принадлежащих участнику действующих ключей ЭП, обязан проинформировать ГБУ "ЦИТ" о данном факте путем направления в адрес ГБУ "ЦИТ" соответствующей служебной записки, подтверждающей передачу соответствующих полномочий.

Сертификат ключа подписи, относящийся к данной ЭП, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии заверения времени наложения ЭП.

Заверение времени наложения ЭП производится путем подписания электронного документа на специально предназначенном для этого ключе.

IX. Архив электронных документов

31. Электронные документы хранятся в базах данных СЭД оперативного доступа в течение трех лет в режиме текущего делопроизводства для осуществления возможности поиска, отметки об исполнении, снятия с контроля и т.д.

После принятия решения о завершении использования тех или иных электронных документов в режиме текущего делопроизводства они могут быть перенесены в электронный архив с сохранением возможности получения к ним оперативного доступа, хотя бы на чтение.

Документы, хранящиеся в электронном архиве и имеющие ЭП, должны быть обеспечены функциональностью проверки этих ЭП наравне с функциональностью проверки ЭП на документах, находящихся в оперативной работе.

X. Тестирование обмена электронными документами

32. После завершения установки и настройки программного обеспечения СЭД и СКЗИ, формирования ключевой информации и получения сертификата открытого ключа ЭП участники ЭДО с ЭП должны провести проверку работоспособности обмена ЭД с ЭП. Для этого:

а) участник ЭДО должен создать в базе данных "Внутренние документы" тестовый внутренний документ, адресованный ГБУ "ЦИТ", за своей подписью и с местом регистрации документа по умолчанию (согласно его настройкам СЭД как участника ЭДО). В поле "Заголовок" необходимо указать "Проверка ЭП", в поле "Файлы" прикрепить файл;

б) участник ЭДО подписывает документ ЭП и направляет его на регистрацию. После получения уведомления делопроизводитель места регистрации должен зарегистрировать документ, после чего будет создано уведомление адресату - в ГБУ "ЦИТ".

При получении уведомления о поступлении тестового документа работник ГБУ "ЦИТ" создает карточку отчета об исполнении документа и устанавливает признак "Отправлять уведомление" для информирования участника ЭДО о завершении цикла тестирования.

Любые электронные документы, полученные средствами СЭД, в поле "Заголовок" документа или "Тема" сообщения, в которых указано "Проверка ЭЦП", рассматриваются участниками ЭДО как тестовые документы и к исполнению не принимаются.

XI. Прием-передача и обработка электронных документов в СЭД

33. Все типы документов, определенные регламентом по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием системы CompanyMedia, создаются, передаются и исполняются участниками ЭДО только в рамках СЭД. Запрещается осуществлять информационный обмен документами указанных типов вне рамок СЭД. Ответственность за исполнение данного положения лежит на руководителях органов исполнительной власти.

Создание, прием-передача, обработка электронных документов участниками ЭДО осуществляются в соответствии с требованиями, определенными в настоящем регламенте, и в сроки, установленные типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области.

XII. Порядок обработки электронных документов

34. Первичная обработка ЭД, направленных участнику ЭДО (проверка ЭП электронного документа, полученного от участника ЭДО), может осуществляться в СЭД автоматически или по команде участника ЭДО.

В случае направления ЭД из другой организации, где установлена СЭД, ЭД сначала копируется в специальную базу данных СЭД "Шлюз", где подписывается с помощью ЭП на ключе сервера организации отправителя ЭД, далее передается между серверами посредством репликации базы данных "Шлюз" в организацию, получающую ЭД.

В организации, куда был отправлен ЭД, на сервере СЭД производится первичная обработка поступившего ЭД. В случае успешного завершения процедуры проверки ЭП электронного документа производится копирование ЭД из базы данных "Шлюз" в требуемую прикладную базу данных СЭД. Если ЭД, включая файлы, присоединенные к нему, имеют неверную ЭП, то дальнейшая обработка данного ЭД приостанавливается, а администратор СЭД получает почтовое извещение о нарушении в процедуре приема ЭД и извещает об этом администратора СЭД организации, отправившей ЭД, для устранения причины сбоя и организации повторной передачи ЭД.

35. Получатель ЭД автоматически информируется СЭД о факте получения ЭД. Для направленных документов из другой организации таким получателем является делопроизводитель места регистрации подразделения адресата. Полученные документы после их рассмотрения регистрируются и автоматически средствами СЭД направляются адресатам, указанным в документе.

В случае отправления ЭД из той же организации этот ЭД не подвергается переносу из одной базы данных в другую, а происходит добавление в список имеющих право чтения ЭД участника ЭДО, указанного в ЭД как адресата или исполнителя. Участник ЭДО узнает о поступлении ему ЭД по уведомлению, сформированному СЭД в соответствии с настройками, указанными в системном справочнике "Структура организации".

По уведомлению происходят открытие и первичная обработка ЭД участником ЭДО. ЭП проверяется вручную, по команде участника ЭДО.

Если сам ЭД или часть файлов, присоединенных к нему, имеют неверную ЭП, то дальнейшая обработка данного ЭД участником ЭДО должна быть приостановлена.

Для удобства чтения текста документа участник ЭДО может вывести ЭД на печать (отображение копии ЭД в бумажной форме).

36. В случае если участник ЭДО не смог осуществить первичную обработку электронного документа, то он обязан уведомить об этом отправителя в письменной форме или устной по телефону. По просьбе участника ЭДО отправитель, допустивший некорректность ЭД, после получения информации о непринятии ЭД к исполнению незамедлительно повторно направляет другой стороне исправленный ЭД.

После первого открытия ЭД участником ЭДО, получившим этот ЭД, СЭД фиксирует в ЭД информацию о дате и времени этого события как протокол начала работы с ЭД (получение ЭД).

XIII. Перечень и форматы подписываемых ЭД в СЭД

Типы подписываемых ЭД

37. Участники ЭДО могут подписывать в СЭД с помощью ЭП следующие типы электронных документов:

документ - представлен в СЭД через регистрационно-контрольную карточку документа с отдельно хранящимся содержанием в виде электронного оригинала (в случае его наличия);

лист согласования документа - представлен через карточку листа согласования;

виза - мнение согласующего, представленное в СЭД виде ответного электронного документа к листу согласования;

лист ознакомления документа - представлен через карточку листа ознакомления;

виза - мнение участника ознакомления, представленное в СЭД виде ответного электронного документа к листу согласования;

поручение - "устное" поручение, представленное через карточку поручения;

поручение по поручению - перепоручение, представленное через такую же карточку поручения, как и поручение, но являющейся ответным электронным документом к вышестоящему поручению;

резолюция/поручение по документу - представлена в СЭД через карточку резолюции/поручения, являющейся ответным электронным документом к карточке документа;

резолюция/поручение по резолюции/поручению - перепоручение, представленное через такую же карточку резолюции/поручения, что резолюция/поручение по документу, является ответным электронным документом или к карточке документа или к карточке вышестоящей резолюции/поручения;

исполнение резолюции/поручения - представлено в СЭД через карточку исполнения резолюции/поручения, являющейся ответным электронным документом к карточке резолюции/поручения.

38. Подписание производится при выполнении следующих операций в СЭД:

документ - при заверении образа документа делопроизводителем. Подписываются поля "Текст" и "Файлы" (раздел "Содержание") и поля регистрационной контрольной карточки, определенные для каждого вида документа;

лист согласования документа - при начале процедуры согласования инициатором. Подписываются поля содержания документа (текст и файлы), скопированные в лист согласования;

виза - при сохранении визирующим визы (без статуса "черновик"). Подписываются поля содержания документа из листа согласования (текст и файлы), поля содержания версии документа (текст и файлы), предложенной визирующим, мнение визирующего (согласен/не согласен/согласен с замечаниями);

лист ознакомления документа - при начале процедуры ознакомления инициатором. Подписываются поля содержания документа (текст и файлы), скопированные в лист ознакомления;

резолюция или поручение - подписывается автором резолюции или поручения при каждом сохранении карточки резолюции или поручения. Подписываются поля текста резолюции или поручения, срока и Ф.И.О исполнителей;

отчет об исполнении резолюции/поручения - подписывается автором отчета в момент сохранения карточки отчета при каждом сохранении. Подписываются поля текст отчета и информационные материалы отчета (текст и файлы).

Подписание и проверка подписи при согласовании

39. При подписании листа согласования в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:

реквизиты, идентифицирующие инициатора согласования;

содержание согласуемого документа.

При подписании визы в ней должны присутствовать следующие подписываемые данные:

реквизиты, идентифицирующие визирующего;

мнение визирующего;

комментарии визирующего к своему мнению.

Проверка подписи листа согласования и визы выполняется вручную по инициативе пользователя.

Подписание и проверка подписи при ознакомлении

40. При подписании листа ознакомления в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:

реквизиты, идентифицирующие инициатора ознакомления;

содержание документа, отправляемого на ознакомление.

При подписании визы в ней должны присутствовать следующие подписываемые данные:

реквизиты, идентифицирующие визирующего;

мнение визирующего;

комментарии визирующего к своему мнению.

Проверка подписи листа ознакомления и визы выполняется в "ручном" режиме по инициативе пользователя.

Подписание и проверка подписи документа

41. Карточка документа может быть подписана как утверждающим типом, так и заверяющим типом подписи.

Утверждающая подпись выполняется подписывающим в момент подписания документа (внутреннего, исходящего, организационно-распорядительного).

Заверяющая подпись для документов (за исключением внутренних документов) выполняется делопроизводителем после регистрации документа, в случае, если при утверждении документа в нем отсутствовали реквизиты регистрации или в случае регистрации входящего документа.

Подписи сохраняются в отдельном поле документа. При этом в документе храниться только одна из подписей, последняя по времени подписания.

42. При утверждении документа в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:

вид документа;

идентифицирующие реквизиты подписывающего лица;

содержательная часть документа.

43. При заверении документа в нем должны присутствовать следующие подписываемые данные:

вид документа;

содержательная часть документа.

Проверка подписей документа выполняется вручную по инициативе пользователя.

Проверка подписей документа может выполняться любым пользователем СЭД, имеющим право чтения документа.

Утверждающая подпись может быть отменена подписывающим до момента регистрации документа.