Приложение 2. Положение об организации делопроизводства при использовании электронной почты администрации области

Приложение 2
к распоряжению Главы
администрации Оренбургской области
от 14 мая 1999 г. N 407-р

Положение
об организации делопроизводства
при использовании электронной почты администрации области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение уточняет правила ведения делопроизводства, изложенные в инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области, утвержденной распоряжением главы администрации от 21 августа 1998 года N 807-р (далее в тексте "Инструкция"), и определяет порядок обработки документов, передаваемых по электронной почте администрации области (далее в тексте "ЭП").

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Оренбургской области от 10 января 2008 г. N 1-р распоряжение Главы администрации Оренбургской области от 21 августа 1998 г. N 807-р признано утратившим силу

1.2. Не подлежат пересылке по ЭП документы, имеющие грифы ограничения доступа.

2. Применяемые термины и понятия

Электронная почта - передача информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронное письмо - сообщение и/или вложенный файл, передаваемые по ЭП через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.

Сообщение - текст, содержащий передаваемую информацию.

Вложенный файл - нетекстовой файл, передаваемый по ЭП, сопровождаемый кратким описанием в сообщении.

Администратор коммуникационной службы - должностное лицо, ответственное за организацию делопроизводства при использовании ЭП.

Официальный адрес ЭП - адрес, присвоенный структурному подразделению администрации области и опубликованный на официальном сервере Интернет администрации области.

Информационный адрес ЭП - адрес, присвоенный структурному подразделению администрации области или отдельному лицу и опубликованный на сервере электронной почты администрации области.

3. Делопроизводство при использовании ЭП

3.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы (могут передаваться только с официальных адресов ЭП) обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные вышеназванной Инструкцией.

3.2. Подразделение-автор (отправитель) документа представляет администратору ЭП соответствующего уровня оригинал документа и его выверенную машиночитаемую копию.

3.3. Администратор ЭП производит регистрацию документа и проставляет на бумажном и машиночитаемом вариантах документа соответствующие реквизиты. Документ отправляется по ЭП в течение 2-х часов с момента его получения от отправителя.

3.4. На документ, полученный от ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется администратором ЭП подразделения администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота.

3.5. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делаются пометки о способе получения (ЭП), электронном адресе отправителя и получателя, дате отправления и получения документа.

3.6. Документы справочно-информационного и технического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.

3.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения объемов до 50 килобайт, по временем актуальности один - два дня. Сообщения справочно-информационного характера большого размера (более 50 Кб) со временем актуальности одна неделя и более должны передаваться обычным способом.

4. Особые случаи при использовании

4.1. На электронных письмах могут применяться специальные грифы, требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП:

- срочно;

- уведомление о вручении.

Постановка указанных грифов на документах, отправляемых по ЭП, разрешена только руководителям структурных подразделений администрации области и главам местного самоуправления. Возможно раздельное или совместное применение этих грифов.

4.2. Гриф "срочно" требует для исходящих документов немедленной регистрации и отправки по ЭП, для входящих - первоочередной распечатки и передачи его адресату.

4.3. Гриф "уведомление о вручении" требует для входящих документов передачи их адресату с регистрацией фамилии и должности сотрудника, получившего документ, и времени вручения. По