Приложение 1. Инструкция по заполнению регистрационной заявки

Приложение 1
к положению о регистрации
баз и банков данных

Инструкция
по заполнению регистрационной заявки

Настоящая инструкция подготовлена в соответствии с п. 2.1. положения о регистрации баз и банков данных в Оренбургской области в части формирования Регионального фонда паспортов информационных ресурсов и определяет порядок заполнения и представления информационных документов для организации учета и регистрации баз данных.

Для регистрации и актуализации сведений в базах данных (далее БД) используется единый документ - регистрационная заявка (форма 1).

Регистрационная заявка представляется на каждую регистрируемую базу данных в одном экземпляре.

Регистрационная заявка
Заполнение заявки

Заявка заполняется и заверяется руководителем организации-заявителя или частным (юридическим или физическим) лицом - владельцем БД. Нужное обозначение подчеркивается на заявке, указываются фамилия, имя и отчество.

Название представленной на регистрацию или актуализацию БД заносится в соответствующую графу регистрационной заявки.

Регистрационная заявка с картой регистрации БД содержит сведения о владельце, общие сведения, пользовательские характеристики и данные об источниках финансирования, создания или эксплуатации БД. Каждая группа сведений представлена реквизитными зонами. Значения реквизитных зон заполняются в свободной форме, выбираются из настоящей инструкции или подчеркиваются, если возможные значения указаны в заявке. Заявка заполняется на русском языке. Допускается использование иностранных наименований в разделе "Пользовательские характеристики" и официальном названии БД. Заполнение всех полей обязательно.

При актуализации сведений о БД владелец подчеркивает слово "актуализация" и указывает регистрационный номер актуализируемой БД в поле "N регистрации" карты регистрации базы данных.

При регистрации или актуализации одновременно нескольких БД одним "владельцем" допускается заполнение сведений о владельце на одной заявке с указанием количества представляемых БД в графе "Прошу зарегистрировать" и их перечня в сопроводительном письме.

Сведения о владельце БД

Название. Указываются полное и сокращенное наименования организации-владельца БД.

Ведомство. Указывается полное или официальное - сокращенное наименование министерства или ведомства, которому подчинен владелец БД.

Организационно-правовая форма. Дается характеристика владельца БД по отношению к собственности: орган государственной власти, орган местного самоуправления, государственное предприятие, муниципальное предприятие, общественная организация, коммерческая структура, некоммерческая структура, предприятие с долей иностранного капитала.

Адрес. Указывается полный почтовый адрес организации или частного лица (индекс, республика, область, город, улица, дом, квартира).

Тел. Приводятся номера (до трех) телефонов владельца.

Факс. Приводятся номера факсов (до двух).

Е-mail. Приводятся коды электронной почты.

Дополнительные сведения. Указываются любые дополнительные сведения о владельце БД. Например, для организации - сфера деятельности и тип предприятия (НИИ, учебное заведение, архив, библиотека, промышленное предприятие, банк, биржа, финансово-кредитное, страховое учреждение, орган массовой информации, информационное агентство, торговое предприятие, сбытовая организация и т.д.).

Администратор БД. Указываются фамилия, имя, отчество и номера телефонов администратора БД.

Сведения о владельце заверяются подписью руководителя организации (частного лица). Подпись руководителя организации скрепляется печатью организации.

Карта регистрации базы данных
Общие сведения

Наименование. Указываются полное и сокращенное наименования БД.

Назначение. Указывается назначение или область применения БД.

Например: исследовательская, учебная, производственно-техническая, проектно-конструкторская, управленческая, финансовая, справочная, адресная, статистическая, архивная, НТИ, коммерческая и др. Для правовых баз данных указывается "правовая информация".

Содержание и особенности. Дается подробное описание информации, содержащейся в БД, указывается тип БД (полнотекстовая, библиографическая, фактографическая, комбинированная), дается перечисление объектов.

Источники/Виды документов. Для документографических БД указываются виды описываемых документов, для фактографических - источники сведений (данные экспериментов, полевые наблюдения, статистические сборники и т.д.).

При описании правовых БД поле не заполняется.

Входит в состав АС, БНД, электронного издания. Указываются наименования автоматизированной системы, банка данных или электронного издания, в рамках которого функционирует описываемая БД.

Объем БД. Проставляются число записей и количество Мб. При описании правовых БД в поле указывается количество документов, включенных в БД.

Число реквизитов. Указывается среднее количество фактически заполненных реквизитов (элементов) данных одной записи.

Язык записей. Указывается естественный язык (языки), используемый для представления текстовых данных в БД (например: рус., англ., нем.).

Год создания. Указывается год создания БД.

Ретроспектива. Указываются сведения о времени, за которое собраны документы (с какого года).

Обновление. При наличии режима обновления БД владельцем подчеркивается "да", при его отсутствии - "нет".

Период обновления. Указывается периодичность обновления (год, полугодие, квартал, месяц, неделя, день).

Пользовательские характеристики

ЭВМ. Указываются типы и марки ЭВМ, на которых ведутся БД.

ОС. Указываются наименования операционных систем.

СУБЦ/ПЛП. Указываются наименования используемых программных комплексов.

Удаленный доступ. Наименование сети. При наличии удаленного доступа (подчеркивается "да") указывается наименование сети, обеспечивающей доступ к БД.

Услуги. Приводятся виды информационных услуг, предоставляемых пользователю на основе БД.

Разовое обращение - выдача сведений из БД пользователям по запросам различного характера.

Фрагмент БД - предоставление части БД (в том числе с ПО).

Поставка БД - передача всей БД (с ПО, с сопровождением и без).

Другое - избирательное распространение информации, обзоры, печатные издания, копии документов и т.п.

Поставка.

Формат - указывается наименование формата поставки БД.

Носитель - указывается вид носителя при поставке БД (возможные значения: дискета, МЛ, кассеты с МЛ, компактные оптические диски, распечатки).

Количество пользователей/запросов. Приводится среднее количество пользователей, обратившихся к БД за год, и число запросов, обработанных БД за год.

Ограничения по доступу к информации. В случае ограничений подчеркивается "да" и указывается наличие ограничений на доступ к информации, устанавливаемых по категориям пользователей. При отсутствии ограничений подчеркивается "нет".

Дополнительные сведения. Указываются специфические требования по используемым техническим и программным средствам, другие данные, касающиеся пользовательских характеристик регистрируемой БД.

Источники финансирования

Указываются (подчеркиваются) источники финансирования работ по созданию и ведению БД. При смешанном финансировании указываются все источники финансирования.

Форма 1

                        РЕГИСТРАЦИОННАЯ ЗАЯВКА

     Я _______________________________________________________________

             Ф.И.О. руководителя организации/Ф.И.О. владельца БД

Прошу зарегистрировать/актуализировать БД ____________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

                         Сведения о владельце

Название организации полное __________________________________________

______________________________________________________________________

сокращенное __________________________________________________________

______________________________________________________________________

Ведомство ____________________________________________________________

Организационно-правовая форма ________________________________________

______________________________________________________________________

     +---------------------------------------------------------------+

Адрес|               |                                               |

     +---------------------------------------------------------------+

        Индекс         Область, город, ул., дом

     +--------------------------------+        +---------------------+

Тел. |         |            |         |  Факс  |          |          |

     +--------------------------------+        +---------------------+

                     +-----------------------------------------------+

E-mail               |                                               |

                     +-----------------------------------------------+

Дополнительные сведения ______________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Администратор БД   Ф.И.О. __________________  Тел. ___________________

                                      Руководитель организации

                                      ________________________

            М.П.

                                      "____" ____________ 199 __ года

                                                +-------------------+

КАРТА РЕГИСТРАЦИИ БАЗЫ ДАННЫХ                   |                   |

--------------------------------------------------------------------+

                            Общие сведения

Наименование БД ______________________________________________________

______________________________________________________________________

Назначение БД ________________________________________________________

Содержание и особенности _____________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Виды документов/источников ___________________________________________

Входит в состав АС, БиД, электронного издания ________________________

______________________________________________________________________

Объем БД в записях ____________ в Мб ______ Число реквизитов _________

Язык записей ________ Год создания ________ Ретроспектива ____________

           +----------+

Обновление |да    нет |       Период     _____________________________

           +----------+       обновления _____________________________

                   Пользовательские характеристики

ЭВМ ______________________________  ОС _______________________________

СУБД/ППП _____________________________________________________________

           +----------+

Удаленный  |да    нет |   Наименование сети __________________________

доступ     +----------+   Сетевой адрес     __________________________

       +-------------------------------------------------------------+

Услуги |Разовое обращение  |  Фрагмент БД  | Поставка БД  | другое   |

       +-------------------------------------------------------------+

Поставка: формат ___________________ носитель _______________________

Количество: пользователей __________ запросов _______________________

Ограничения по доступу к информации _________________________________

           +----------+

           |да    нет |

           +----------+ _____________________________________________

Дополнительные сведения _____________________________________________

_____________________________________________________________________

                       Источники финансирования

----------------------------------------------------------------------

 1 |Федеральный       |2 |Бюджет субъектов|3 |Муниципальный бюджет

   |бюджет            |  |Федерации       |  |

---+------------------+--+----------------+--+------------------------

 4 |Государственные   |5 |Собственные     |6 |Средства иных юридичес-

   |внебюджетные фонды|  |средства        |  |ких и физических лиц

----------------------------------------------------------------------