Приложение N 4. Порядок разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при использовании электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области

Приложение N 4
к постановлению Правительства Оренбургской области
от 27 июня 2013 г. N 525-п

Порядок
разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при использовании электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области

I. Общие положения

1. Порядок разрешения конфликтных ситуаций, возникающих при использовании электронной подписи в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - Порядок), регламентирует разрешение споров и разногласий (конфликтных ситуаций), возникающих в ходе обмена электронными документами.

2. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:

оспаривание факта отправления и/или получения электронного документа;

оспаривание времени отправления и/или получения электронного документа;

оспаривание содержания отправленного/полученного электронного документа;

оспаривание идентичности экземпляров подлинника электронного документа и копии электронного документа на бумажном носителе;

оспаривание целостности электронного документа;

оспаривание идентификации лица, заверившего электронный документ электронной подписью;

оспаривание полномочий лица, заверившего электронный документ электронной подписью;

оспаривание действительности и правомочности использования ключа электронной подписи, использованного для заверения электронного документа;

недоверие к технологии обмена и защиты электронных документов при электронном документообороте;

недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;

недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

недоверие к уполномоченным лицам удостоверяющего центра;

иные случаи возникновения конфликтных ситуаций в ходе обмена электронными документами.

3. Конфликтные ситуации разрешаются участниками электронного документооборота в рабочем порядке и(или) комиссией по разрешению конфликтной ситуации (далее - комиссия).

4. В случае невозможности разрешения конфликтных ситуаций в рабочем порядке и(или) комиссией организации разрешают их в претензионном и(или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

II. Разрешение конфликтной ситуации в рабочем порядке

5. В случае возникновения обстоятельств, свидетельствующих, по мнению одной из организаций, о возникновении и(или) наличии конфликтных ситуаций, данная организация (далее - инициатор) не позднее двух рабочих дней извещает другие заинтересованные организации о возможном возникновении и(или) наличии конфликтной ситуации, обстоятельствах, свидетельствующих о ее возникновении или наличии, а также о ее предполагаемых причинах.

6. Организации, которым было направлено извещение о конфликтной ситуации и участвующие в ее разрешении (далее - ответчики), обязаны не позднее чем в течение следующего рабочего дня проверить наличие указанных в извещении обстоятельств и по необходимости принять меры по разрешению конфликтной ситуации со своей стороны.

7. В тот же срок ответчики извещают доступными способами инициатора о результатах проверки и (при необходимости) о мерах, принятых для разрешения конфликтной ситуации.

8. Конфликтная ситуация признается разрешенной в рабочем порядке в случае, если инициатор удовлетворен информацией, содержащейся в извещениях ответчиков, и не имеет к ним претензий в связи с конфликтной ситуацией.

III. Предложение об образовании комиссии по разрешению конфликтной ситуации

9. В случае если конфликтная ситуация не была разрешена в рабочем порядке, инициатор должен не позднее пяти рабочих дней с момента ее возникновения направить уведомление о конфликтной ситуации (далее - уведомление) и предложение об образовании комиссии по разрешению конфликтной ситуации (далее - комиссия) ответчикам.

10. Уведомление должно содержать информацию о предмете и существе конфликтной ситуации, обстоятельствах, по мнению инициатора, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, возможных причинах и последствиях ее возникновения.

11. Предложение об образовании комиссии должно содержать информацию с указанием фамилий, имен, отчеств, должностей и контактной информации должностных лиц инициатора, уполномоченных участвовать в разрешении конфликтной ситуации, предлагаемого места, даты и времени сбора комиссии, который должен состояться не позднее трех рабочих дней со дня отправления уведомления.

12. Уведомление и предложение об образовании комиссии составляются на бумажном носителе, подписываются должностными лицами инициатора, уполномоченными участвовать в разрешении конфликтной ситуации, и передаются ответчикам в порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.

13. Уведомление и предложение об образовании комиссии могут быть составлены и направлены в форме электронного документа. При этом они должны соответствовать требованиям к электронному документу, определенным правилами организации электронного документооборота в органах исполнительной власти Оренбургской области с использованием электронной подписи, а факт их доставки должен быть подтвержден.

IV. Формирование комиссии

14. Комиссия должна быть сформирована не позднее трех рабочих дней после получения предложения об образовании комиссии организациями, участвующими в разрешении конфликтной ситуации.

15. Комиссия формируется на основании совместного приказа организаций, участвующих в разрешении конфликтных ситуаций.

Приказ определяет состав комиссии, время и место ее работы.

16. Срок работы комиссии - не более пяти дней. В исключительных случаях срок работы комиссии может быть продлен, но не более чем на тридцать дней.

17. В состав комиссии входит равное количество лиц от организаций, участвующих в разрешении конфликтной ситуации.

18. В состав комиссии включаются представители организаций, обеспечивающих функционирование системы обмена электронными документами, а также представители подразделений - исполнителей электронных документов.

19. Независимо от соглашения организаций в состав комиссии должен входить уполномоченный представитель удостоверяющего центра.

20. По инициативе любой из организаций, участвующих в разрешении конфликтной ситуации, к работе комиссии для проведения технической экспертизы могут привлекаться независимые эксперты, в том числе представители поставщиков средств защиты информации и программного обеспечения электронного документооборота. При этом организация, привлекающая независимых экспертов, самостоятельно решает вопрос об оплате экспертных услуг.

21. Лица, входящие в состав комиссии, должны обладать необходимыми знаниями и опытом работы в области подготовки и исполнения электронных документов, построения и функционирования системы обмена электронными документами, иметь соответствующий допуск к необходимым для работы комиссии документальным материалам и программно-техническим средствам.

22. В случае участия в комиссии представителей иных органов и организаций их право представлять соответствующие органы и организации должно подтверждаться официальным документом (доверенностью, предписанием, копией приказа или распоряжения).

V. Задача и права комиссии

23. Задача комиссии - установить на организационно-техническом уровне наличие или отсутствие фактических обстоятельств, свидетельствующих о наличии конфликтной ситуации, ее причинах и последствиях.

24. Комиссия имеет право:

получать доступ к необходимым для ее работы документальным материалам организаций, в том числе документам, непосредственно обрабатываемым при обмене электронными документами, архивам электронных документов, журналам учета электронных документов и отчетности по обмену электронными документами;

на ознакомление с условиями и порядком подготовки, формирования, обработки, доставки, исполнения, хранения и учета электронных документов организаций;

на ознакомление с условиями и порядком эксплуатации программно-технических средств обмена электронными документами организаций;

на ознакомление с условиями и порядком изготовления, использования и хранения организациями ключевой информации, иной конфиденциальной информации, а также носителей ключевой информации, необходимых для работы средств обмена электронными документами;

получать объяснения от должностных лиц организаций, обеспечивающих обмен электронными документами;

получать от организаций любую иную информацию, относящуюся (по ее мнению) к разрешаемой конфликтной ситуации.

25. Для проведения необходимых проверок и документирования данных комиссией могут применяться специальные программно-технические средства.

26. Комиссия не вправе давать правовую или какую-либо иную оценку установленных ею фактов, кроме организационно-технической.

VI. Протокол заседания комиссии

27. Все действия, предпринимаемые комиссией для выяснения фактических обстоятельств, приведших к конфликтной ситуации, а также выводы, сделанные комиссией, заносятся в протокол заседания комиссии (далее - протокол).

28. Протокол должен содержать следующие данные:

состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств, мест работы, занимаемых должностей, контактной информации;

краткое изложение обстоятельств, свидетельствующих (по мнению инициатора) о возникновении и/или наличии конфликтной ситуации;

установленные комиссией фактических обстоятельств возникновения ситуаций, приведших к конфликту;

мероприятия, проводимые комиссией для установления наличия, причин возникновения и последствий конфликтной ситуации, с указанием даты, времени и места их проведения;

выводы, к которым пришла комиссия в результате проведенных мероприятий;

подписи всех членов комиссии.

29. В случае если мнение одного или нескольких членов комиссии относительно порядка, методики, целей проводимых мероприятий не совпадает с мнением большинства членов комиссии, в протокол заносится соответствующая запись, которая подписывается одним или несколькими членами комиссии.

30. Протокол составляется в форме документа на бумажном носителе и выдается каждой организации, участвующей в разрешении конфликтной ситуации, а также удостоверяющему центру по одному экземпляру.

VII. Разрешение конфликтной ситуации по итогам работы комиссии

31. Протокол является основанием для принятия организациями, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, решения по ее урегулированию.

32. Организации, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, на основании выводов комиссии принимают меры по ее разрешению в срок не более трех рабочих дней со дня окончания работы комиссии.

33. Конфликтная ситуация признается разрешенной по итогам работы комиссии, если организации, участвующие в разрешении конфликтной ситуации, удовлетворены выводами, полученными комиссией, и не имеют взаимных претензий в связи с конфликтной ситуацией.

34. В случае если конфликтная ситуация признается разрешенной, организации, участвующие в ее разрешении не позднее пяти рабочих дней со дня окончания работы комиссии, оформляют решение об урегулировании конфликтной ситуации (далее - решение).

35. Решение оформляется организациями, участвующими в разрешении конфликтной ситуации, в форме документа на бумажном носителе и выдается по одному экземпляру каждой организации. Решение подписывается членами комиссии и утверждается руководителями организаций либо их заместителями.

VIII. Претензионный порядок разрешения конфликтной ситуации

36. В случае если конфликтная ситуация не разрешена по итогам работы комиссии, а одна из организаций считает, что ее права в связи с обменом электронными документами были нарушены, она обязана направить организации, по ее мнению, нарушившей ее права, претензию.

37. Претензия должна содержать:

требования инициатора;

денежную оценку (по возможности) претензии - ее сумму и расчет;

копии материалов работы комиссии;

иные документы, имеющие значение по мнению инициатора;

перечень прилагаемых к претензии документов.

38. Претензия составляется в форме документа на бумажном носителе, подписывается руководителем инициатора либо его заместителем, заверяется печатью инициатора. Претензия и прилагаемые к ней документы направляются ответчику в установленном порядке, обеспечивающем подтверждение вручения корреспонденции.

39. Организация, в адрес которой направлена претензия, обязана не позднее трех рабочих дней удовлетворить требования претензии или представить мотивированный отказ в их удовлетворении. Непредставление ответа на претензию в течение указанного срока может рассматриваться как отказ в удовлетворении требований претензии.

IX. Разрешение конфликтной ситуации судебными органами

40. В случае невозможности разрешения споров и разногласий по конфликтной ситуации в рабочем порядке по итогам работы комиссии или в претензионном порядке организации передают претензии на рассмотрение суда в соответствии с законодательством Российской Федерации.