Приложение 1. Правила оформления реквизитов документа

Приложение 1
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 10 октября 2011 г. N 72-р

Правила оформления реквизитов документа

Документы, создаваемые в администрации города Оренбурга и ее отраслевых (функциональных) или территориальных органах, печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта N 14, начертание "Обычный", через 1-1,5 межстрочный интервал, оформляются на бланке, на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297 мм), на лицевой стороне листа или в виде электронного документа и должны иметь установленный состав реквизитов.

При создании документа используются следующие размеры служебных полей:

20 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя - тремя межстрочными интервалами.

1. Герб города Оренбурга

Изображение герба города Оренбурга помещают на бланках организационно-распорядительных документов и печатях администрации города Оренбурга, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов в соответствии с решением Оренбургского городского Совета от 26.03.1998 N 50 "О гербе и флаге города Оренбурга".

2. Наименование организации

Наименование администрации города Оренбурга, ее органа, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному соответствующим положением.

Сокращенное наименование органа администрации города Оренбурга помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием органа администрации города Оренбурга указывается наименование администрации города Оренбурга.

Наименование должности лица указывается на бланках писем должностных лиц (бланк главы администрации города Оренбурга, первого заместителя главы администрации города Оренбурга, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) органа администрации города Оренбурга.

3. Справочные данные

Справочные данные об администрации города Оренбурга, ее органах указываются на бланках писем и включают в себя сведения, предусмотренные в подразделе 3.1 настоящего Регламента.

4. Наименование вида документа

Наименования видов издаваемых документов определены Уставом города Оренбурга, положением об органе.

Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документов (приказ, распоряжение, акт). Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения, события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами, организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с порядком регистрации, принятой в администрации города Оренбурга.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований в заголовочной части документа.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа автора документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

8. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в организацию (без указания должностного лица) ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Администрация Северного округа города Оренбурга Администрация Южного округа города Оренбурга

Администрация Северного округа города Оренбурга

Администрация Южного округа города Оренбурга

При адресовании документа должностному лицу должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией и печатают с пробелом. Инициалы и фамилию отделяют от должности двумя межстрочными интервалами, например:

Директору муниципального унитарного предприятия "Автопарк" И.И. Иванову

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятое сокращенное наименование организации, например:

Директору МУП "Автопарк" И.И. Иванову

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

1) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

2) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

3) название улицы, номер дома, номер квартиры;

4) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

5) название района;

6) название республики, края, области, автономного округа (области);

7) название страны (для международных почтовых отправлений);

8) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Муниципальное унитарное предприятие "Автопарк" ул. Малиновая, д. 33, г. Оренбург, 460006

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии, например:

Сидорову А.С. ул. Садовая, д. 3, г. Оренбург, 460000

Если документ направляют нескольким руководителям организаций или органов одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга

В этом случае можно использовать следующие варианты обращения:

Уважаемые руководители! Уважаемые коллеги!

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов.

Начальнику главного управления капитального строительства И.И. Иванову Начальнику управления капитального ремонта П.П. Петрову

В этом случае в обращении имена и отчества руководителей не указываются.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, отмечается. При большем числе адресатов исполнитель составляет список рассылки документа.

9. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым правовым актом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю Президент ЗАО "Ростекстиль" Подпись И.О. Фамилия "____" ______________ 2011 г.

При наличии нескольких грифов утверждения, их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают начиная от левой границы текстового поля.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Утвержден решением транспортной комиссии от ________ N ________

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

10. Резолюция

Резолюция пишется от руки должностным лицом на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Резолюция включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора до 05.06.2011 Подпись Дата

11. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту должен согласовываться с содержанием документа.

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

12. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой "К", словом "Контроль" или штампом "Контроль" на верхнем поле документа, справа.

13. Текст документа

Текст выравнивается по ширине текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине нижнего поля без дополнительных элементов и точки.

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: "приказываю подготовить и представить на рассмотрение ..."; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов ...";

3-го лица единственного числа: "администрация города Оренбурга направляет ..."; "комиссия решила ..."; "управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга не считает возможным ...";

1-го лица множественного числа: "просим представить данные о ..."; "представляем на рассмотрение и утверждение ..."; в протоколах: "слушали ..."; "выступили ..."; "решили ..."

Изложение текста письма от первого лица единственного числа ( "прошу", "предлагаю", "направляю" и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("просим", "сообщаем", "направляем" и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих частей:

- вступление,

- основное содержание,

- заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. В этом случае конструкция "с уважением" (в соответствии со сложившейся практикой письма) отделяется от последующих слов запятой, например:

С уважением, ...

Запятая в данном случае ставится в соответствии с русской эпистолярной традицией.

14. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем.

Слово "Приложение" оформляется под текстом письма на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, после слова ставится двоеточие.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложений несколько, то в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на проект на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 2 экз.

Или:

Приложение: Техническое задание на разработку типовой инструкции в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо управления организационно-документационного обеспечения и приложение к нему, всего на 4 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

15. Подпись

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Заместитель начальника управления

Подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности располагается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Расшифровка подписи печатается с пробелом между инициалами и фамилией. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности, например:

Генеральный директор ЗАО "Мануфактура"

Подпись

И.О. Фамилия

Подпись проставляется на лицевой стороне последнего листа.

Подпись нельзя печатать на отдельном листе. Если подпись не удается разместить после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Заключительная часть письма в этом случае может заканчиваться формулой вежливости, например:

С уважением, И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Лицо, временно исполняющее обязанности руководителя в соответствии с правовым актом, при подписании указывает свою фактическую должность.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

Директор учреждения	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Директор муниципального учреждения "Мехколонна N 234"		Директор муниципального учреждения "Авторемсервис"
Подпись	И.О. Фамилия	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

16. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими органами администрации города Оренбурга или организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова "Согласовано" (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, согласовавшего документ, его подписи, инициалов, фамилии (печатаются с пробелом) и даты согласования.

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" от левой границы текстового поля, ближе к нижнему полю документа, например:

Согласовано Начальник отдела кадров Подпись И.О. Фамилия "___" _____________ 2011 г.

Проект документа может быть согласован протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

Согласовано Протокол заседания Центральной экспертной комиссии от ___________ N _________

При наличии нескольких грифов согласования, их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают начиная от левой границы текстового поля.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Лист согласования
Согласовано Генеральный директор ЗАО "РИК" Подпись К.Р. Романов "____" ________________ 2011 г.	Согласовано Генеральный директор "ОАО "Амур" Подпись В.Е. Афанасьев "____" ________________ 2011 г.
Согласовано Президент Интер-Траст Лтд. Подпись Н.М. Титов "____" ________________ 2011 г.	Согласовано Председатель Правления Банка "РБанк" Подпись А.С. Лунев "____" ________________ 2011 г.

17. Виза согласования

Согласование проекта документа с должностными лицами оформляется визой.

Виза включает в себя подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

В письмах виза проставляется на копии документа, помещаемой в дело.

Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю.

18. Оттиск печати

Оттиск печати проставляется в середине между наименованием должности и расшифровкой подписи должностного лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

19. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" на свободном месте проставляют заверительную надпись, включающую в себя:

- слово "Верно";

- наименование должности лица, заверившего копию;

- подпись;

- расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

- дату заверения;

- печать.

Например:

Верно
Ведущий специалист	Подпись		И.О. Фамилия
Дата		Печать

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии, например:

"Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Многостраничные, прошитые копии на последней странице заверяются в месте скрепления заверяемого документа.

Выписка из документа заверяется в порядке, установленном для заверения копии документа.

Полномочия работника на совершение действий по заверению выписок или копий документов должны быть закреплены должностной инструкцией либо иным правовым актом.

20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа или протокольного поручения проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны документа. Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 12 - 14.

Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя (печатаются с пробелом) и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия 23 56 88

21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: "В дело"; индекс дела, в которое помещается документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем органа, в котором исполнен документ.

Отправлен факс от 01.07.2004 N 127 В дело N 01-15 Подпись Дата

или

Издан Приказ от 01.06.2004 N 12 "О создании экспертной комиссии" В дело N 01-02 Подпись Дата

22. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган администрации города Оренбурга содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа.

Отметка о поступлении документа является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

На документе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование органа администрации города Оренбурга, дату и регистрационный номер.

23. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Оренбурга

С.Г. Калмыков