Приложение. Регламент делопроизводства в администрации города Оренбурга

Приложение
к распоряжению администрации
города Оренбурга
от 10 октября 2011 г. N 72-р

Регламент
делопроизводства в администрации города Оренбурга

1. Общие положения

Правовым основанием для разработки Регламента делопроизводства в администрации города Оренбурга (далее - Регламент) являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Оренбургской области, муниципальные правовые акты в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела.

Положения Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя и обязательны для исполнения в администрации города Оренбурга - ее отраслевых (функциональных) и территориальных органах (далее - органы администрации города Оренбурга).

Положения Регламента не распространяются на организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные) и сведения, составляющие государственную тайну.

При организации работы с обращениями граждан, бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией положения Регламента распространяются в части оформления документов и их подготовки к передаче на постоянное хранение.

Документооборот в администрации города Оренбурга осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы "Единый документооборот. Контроль" (далее - АИС "ЕД").

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга обеспечивает:

1) организацию делопроизводства в администрации города Оренбурга на основе единой политики и использования современных информационных технологий;

2) прием, первичную обработку и регистрацию официальных документов, поступающих в адрес главы администрации города Оренбурга и его заместителей;

3) регистрацию и отправку официальных документов, направляемых от имени главы администрации города Оренбурга и его заместителей;

4) редактирование текстов официальных документов;

5) проверку оформления реквизитов официальных документов в соответствии с настоящим Регламентом;

6) управление архивным делом должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица;

7) учет и анализ документооборота;

8) контроль исполнения документов и протокольных поручений;

9) внутрикорпоративное обучение, методическое руководство и координацию работы с документами;

10) подготовку и внесение предложений по совершенствованию делопроизводства, укреплению исполнительской дисциплины, применению мер дисциплинарной ответственности за нарушение настоящего Регламента.

В развитие положений настоящего Регламента управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, другие органы администрации города Оренбурга могут разрабатывать конкретизирующие правовые акты и методические документы.

Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, устанавливаются должностными инструкциями. Проект должностной инструкции указанных работников согласовывается с управлением организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Руководители органов администрации города Оренбурга обязаны доводить настоящий Регламент до сведения вновь принятых работников.

Соблюдение положений настоящего Регламента учитывается при проведении аттестации работников.

Исполняя свои обязанности, работник должен учитывать, что настоящий Регламент и должностная инструкция не могут перечислить все должностные обязанности, предусмотреть все процедуры и дать впредь соответствующие указания, в связи с этим работники должны проявлять профессионализм и инициативу, руководствоваться интересами граждан, организаций и пользой дела.

2. Основные понятия

В настоящем Регламенте используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

архивное дело - деятельность органов администрации города Оренбурга в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов муниципального архивного фонда и других архивных документов;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости носителя и информации для граждан, общества и государства;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

временное хранение документов муниципального архивного фонда - хранение документов муниципального архивного фонда до их передачи на постоянное хранение в муниципальный архив в порядке, установленном действующим законодательством;

выделение документов к уничтожению - выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и их отбор к уничтожению;

гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией: в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

документ муниципального архивного фонда - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

документирование - запись информации на различных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

другие архивные документы - архивные документы, в том числе документы по личному составу, образующиеся в деятельности организаций, расположенных на территории муниципального образования "город Оренбург", являющихся и не являющихся источниками комплектования муниципального архива, имеющие определенную значимость для собственника архивных документов;

единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;

индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией;

источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;

комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

муниципальный архив - муниципальное учреждение, создаваемое администрацией города Оренбурга, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов муниципального архивного фонда, а также других архивных документов;

муниципальный архивный фонд - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов местного самоуправления муниципального образования "город Оренбург", муниципальных организаций, в которых отражаются вопросы местного значения, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению и являющихся составной частью архивного фонда Оренбургской области;

наименование документа - обозначение вида письменного документа;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органах администрации города Оренбурга, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию города Оренбурга, ее органы и созданных ими за определенный период;

организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности должностных лиц администрации города Оренбурга, ее органов;

организация работы с документами - организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности администрации города Оренбурга, ее органов;

официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленным порядком;

печать - устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу;

подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов в архивном учреждении;

правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

работник (отдел), отвечающий за делопроизводство - работник (отдел) органа администрации города Оренбурга, обеспечивающий движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

регистрация документа - запись учетных сведений о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, содержащий принятое им решение;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа;

типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный действующим законодательством;

упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

факсимиле - печать, оттиск которой воспроизводит подпись должностного лица;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

хранение архивных документов - обеспечение рационального размещения и сохранности документов;

шаблон бланка - бланк документа в электронной форме;

штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов;

экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документа

3.1. Бланк документа

Бланк документа (далее - бланк) разрабатывается с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, и с соблюдением следующих требований:

1) реквизиты бланка размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

2) угловой вариант расположения реквизитов применяется для бланка письма и приказа;

3) продольный вариант расположения реквизитов применяется для бланка постановления и распоряжения.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:

1) разрабатывает образцы бланков администрации города Оренбурга, должностных лиц администрации города Оренбурга, органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, правовых актов администрации города Оренбурга;

2) подготавливает проект правового акта администрации города Оренбурга об утверждении образцов бланков;

3) размещает шаблоны бланков администрации города Оренбурга, должностных лиц администрации города Оренбурга, правовых актов администрации города Оренбурга и служебных документов, применяемых при их подготовке, оформлении и согласовании, в электронной базе данных "Документы и инструкции" АИС "ЕД";

4) осуществляет методическое руководство, контроль за разработкой, изготовлением и использованием бланков.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, муниципальные организации:

1) разрабатывают образцы бланков;

2) согласовывают образцы бланков с управлением организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга;

3) утверждают образцы бланков правовым актом органа;

4) направляют утвержденные образцы бланков в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Виды бланков администрации города Оренбурга:

1) бланк главы администрации города Оренбурга;

2) бланк первого заместителя главы администрации города Оренбурга;

3) внешний бланк письма администрации города Оренбурга;

4) внутренний бланк письма администрации города Оренбурга;

5) бланк распоряжения администрации города Оренбурга;

6) бланк постановления администрации города Оренбурга;

7) бланк письма отраслевого (функционального) органа администрации города Оренбурга;

8) бланк приказа отраслевого (функционального) органа администрации города Оренбурга;

9) бланк распоряжения отраслевого (функционального) органа администрации города Оренбурга.

Введение в обращение новых бланков осуществляется по согласованию с управлением организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга в порядке, утвержденном настоящим Регламентом.

Состав реквизитов отдельных видов бланков:

1) бланк должностного лица администрации города Оренбурга:

герб города Оренбурга;

наименование организации (администрация города Оренбурга);

наименование должности;

справочные данные (почтовый адрес, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты, официальный сайт);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату документа адресанта;

2) внешний бланк письма администрации города Оренбурга:

герб города Оренбурга;

наименование организации (администрация города Оренбурга);

справочные данные (почтовый адрес, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты, официальный сайт);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату документа адресанта;

3) внутренний бланк письма администрации города Оренбурга:

герб города Оренбурга;

наименование организации (администрация города Оренбурга);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату документа адресанта;

4) бланк правового акта администрации города Оренбурга, органа администрация города Оренбурга:

герб города Оренбурга;

наименование организации (администрация города Оренбурга, орган администрации города Оренбурга);

наименование вида правового акта (постановление или распоряжение администрации города Оренбурга, приказ или распоряжение органа администрации города Оренбурга);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

5) бланк письма органа администрации города Оренбурга:

герб города Оренбурга;

наименование вышестоящей организации (администрация города Оренбурга);

наименование органа администрации города Оренбурга;

справочные данные (почтовый адрес, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты, официальный сайт);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату документа адресанта.

Воспроизведение герба города Оренбурга на бланках осуществляется в соответствии с решением Оренбургского городского Совета от 26.03.1998 N 50 "О гербе и флаге города Оренбурга".

ГАРАНТ:

Решение Оренбургского городского Совета от 26 марта 1998 г. N 50 признано утратившим силу. О гербе и флаге города Оренбурга см. решение Оренбургского городского Совета от 10 мая 2012 г. N 407

Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

Работники несут дисциплинарную ответственность за использование бланков не по назначению, их передачу сторонним организациям и лицам, а также за использование бланков неустановленного образца.

3.2. Состав реквизитов документа

Документ имеет следующий состав реквизитов:

1) герб города Оренбурга;

2) наименование организации;

3) справочные данные;

4) наименование вида документа;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

8) адресат;

9) гриф утверждения документа;

10) резолюция;

11) заголовок к тексту;

12) отметка о контроле;

13) текст документа;

14) отметка о наличии приложений;

15) подпись;

16) гриф согласования;

17) визы согласования документа;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22) отметка о поступлении документа;

23) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документа и в процессе работы с документом могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Правила оформления реквизитов документа приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

3.3. Требования к оформлению отдельных видов документов

3.3.1. Договор, соглашение, контракт

В администрации города Оренбурга одним из видов служебных документов является договор, а также соглашение или контракт (далее - договор).

Текст договора фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Подготовка проекта договора осуществляется органом администрации города Оренбурга, внесшим предложения о заключении данного договора.

Срок согласования проекта договора с заинтересованным лицом не должен превышать пяти рабочих дней с момента поступления.

Проект договора, подготовленный органом администрации города Оренбурга и заключаемый от имени главы администрации города Оренбурга:

1) согласовывается с курирующим заместителем главы администрации города Оренбурга, управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга, отделом бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга и работником, ответственным за его составление (штамп согласования установленного образца проставляется в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга);

2) регистрируется в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга обеспечивает:

1) регистрацию договоров;

2) контроль исполнения договоров;

3) хранение договоров.

От имени администрации города Оренбурга договоры подписывает глава администрации города Оренбурга либо лицо, им уполномоченное.

Договор подписывается не менее чем в двух экземплярах.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают порядок регистрации, контроля исполнения и хранения исполненных договоров, заключаемых от их имени.

Требования к составлению и заключению договора приведены в приложении 2 к настоящему приложению.

3.3.2. Акт

Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Отдельные акты требуют утверждения.

Акт содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (акт);

2) дату и номер;

3) место составления;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) отметку о наличии приложения;

7) подписи;

8) гриф утверждения (при необходимости).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываются основание составления акта (поручение, правовой акт с указанием номера и даты), состав комиссии, присутствующие.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением органов, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. При необходимости допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта, например:

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга,

2-й экземпляр - управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга,

3-й экземпляр - МУ "Архив города Оренбурга".

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на бланке или на стандартном листе бумаги. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Регистрация актов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

3.3.3. Доверенность

Доверенность - документ, выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Слово "Доверенность" печатается прописными буквами, вразрядку (раздел "Шрифт", разреженный интервал), жирным шрифтом, размером N 14 и выравнивается по центру.

Текст доверенности должен содержать:

1) должность и паспортные данные доверенного лица;

2) наименование органа, в котором производятся действия по доверенности;

3) вид действий по доверенности;

4) образец подписи лица, получившего доверенность;

5) заверение подлинности подписи;

6) срок действия доверенности;

7) иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность от имени администрации города Оренбурга на представление интересов администрации города Оренбурга в судах согласовывается с управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга.

Доверенность от имени администрации города Оренбурга:

1) оформляется на внешнем бланке письма администрации города Оренбурга;

2) подписывается главой администрации города Оренбурга;

3) заверяется гербовой печатью;

4) регистрируется управлением организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Регистрация доверенностей производится в электронной базе данных "Доверенности" АИС "ЕД" в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают порядок оформления, согласования и регистрации доверенностей от имени соответствующего органа.

3.3.4. Служебная записка

Служебная записка - документ, адресованный должностному лицу и информирующий его о сложившейся ситуации (явлении, факте) для принятия решения.

По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

1) адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

2) наименование вида документа (служебная записка);

3) дата и номер;

4) текст;

5) подпись.

Служебная записка:

1) оформляется на внутреннем бланке письма администрации города Оренбурга или бланке письма органа администрации города Оренбурга;

2) визируется заинтересованными лицами (виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу);

3) регистрируется управлением организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга или работником, отвечающим за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Текст служебной записки об исполнении протокольного поручения (продлении срока исполнения) должен содержать заголовок или указание на причину подготовки (во исполнение протокольного поручения от _________ N _________, по поручению и т.п.) и завершаться предложением о снятии протокольного поручения с контроля (продлении срока исполнения).

3.3.5. Заключение

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы по какому-либо документу или вопросу.

Заключение содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (заключение);

2) заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;

3) дату и номер;

4) текст;

5) отметку о наличии приложения (если оно есть);

6) подпись руководителя (составителя).

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу, в заключении указывается "По проекту ... замечаний нет".

Заключение оформляется на внутреннем бланке письма администрации города Оренбурга или на бланке письма органа администрации города Оренбурга.

Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

3.3.6. Заявление

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

1) адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

2) данные об авторе заявления (должность, инициалы, фамилия указываются в родительном падеже);

3) наименование вида документа (заявление);

4) текст;

5) отметку о наличии приложения;

6) подпись;

7) дату.

Текст любого заявления начинается с обращения ("прошу рассмотреть ...", "прошу проверить состояние ..."). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения.

Заявление направляется должностному лицу для принятия решения. Решение должностного лица формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией должностного лица служит основанием для издания правового акта или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и др.).

3.3.7. Телеграмма

Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

1) категория телеграммы;

2) адрес получателя;

3) текст (содержание телеграммы);

4) подпись;

5) печать;

6) номер и дата;

7) адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.

В телеграмме указывается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

После текста перед подписью ставятся регистрационный номер и дата телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указываются: адрес отправителя, его подпись, дата подписи. Подпись заверяется печатью.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй - в дело.

3.3.8. Телефонограмма

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый по каналам телефонной связи.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов (приглашения на совещание, заседание, напоминания и др.).

Телефонограмма записывается в специальный журнал и содержит следующую информацию:

- должность, инициалы, фамилию, номер телефона работника, передавшего телефонограмму;

- должность, инициалы, фамилию, номер телефона работника, принявшего телефонограмму;

- дата, номер телефонограммы, время передачи;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается телефонограмма.

Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается должностным лицом.

В администрации города Оренбурга применяется электронная рассылка приглашений на совещания, семинары, заседания и напоминаний о представлении информации с использованием электронной почты системы Lotus.

Порядок работы с электронной почтой системы Lotus приведен в приложении 3 к настоящему приложению.

3.3.9. Факсограмма

Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер администрации города Оренбурга, установлен в управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего органа администрации города Оренбурга.

3.3.10. Протокол

Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях (заседаниях). Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут быть составлены в полной или краткой форме.

Протоколы имеют следующие реквизиты:

1) вид документа - Протокол (слово "Протокол" печатается прописными буквами, вразрядку (раздел "Шрифт", разреженный интервал), жирным шрифтом, размером N 14 и выравнивается по центру). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов, принимавших участие в заседании. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы;

2) вид совещания (заседания) и (или) тема отделяются от предыдущего реквизита одним - двумя межстрочными интервалами, печатаются жирным шрифтом и выравниваются по центру;

3) место проведения совещания (заседания) указывается (при необходимости), печатается от границы левого поля через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;

4) дата и время совещания (заседания) оформляются цифровым способом и печатаются через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания (заседания).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной, которые отделяются друг от друга сплошной чертой.

В вводной части протокола указываются инициалы, фамилии, наименования должностей председателя, секретаря и лиц, присутствующих на совещании (заседании).

Слова "Председатель", "Секретарь" и "Присутствовали" печатаются от границы левого поля через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, жирным шрифтом, после слов ставится двоеточие.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, то в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если количество присутствующих менее 15 человек, указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих, например:

Присутствовали: наименование должности - И.О. Фамилия.

Список присутствующих оформляется на всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Список присутствующих рекомендуется составлять в алфавитном порядке.

Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных органов власти, муниципальных предприятий и учреждений, указывается место работы и должность каждого лица.

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием фамилии и инициалов докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с помощью предлога "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Фамилия и инициалы докладчика печатаются на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Словосочетание "Повестка дня" печатается жирным шрифтом, выравнивается по центру через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, после него ставится двоеточие.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали: Перед словом "Слушали" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. При необходимости прилагается текст доклада (выступления).

Выступили: Указываются фамилия и инициалы докладчика, делается краткая запись доклада (выступления).

Решили: Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: исполнитель, поручение, срок исполнения.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, формулируются с помощью предлога "О" ("Об") и печатаются от границы левого поля.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "РЕШИЛИ". Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется, нумерация выделяется жирным шрифтом.

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За" - ..., "против" - ..., "воздержались" - ...".

При наличии особого мнения по принятому решению, оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" печатаются прописными буквами, жирным шрифтом, начертанием "Обычный", размером N 14, после них ставится двоеточие.

В протоколах, составленных в полной форме, основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

В вводной части краткого протокола повестка дня не указывается. В основной части фиксируется только принятое решение.

Протокол подписывается председателем и секретарем совещания (заседания), если иное не предусмотрено действующим законодательством.

Реквизит "Подпись" включает слова "Председатель" и "Секретарь", состоит из подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия печатаются с пробелом), выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Проект протокола оформляется в течение суток после проведения совещания (заседания) и направляется председателю для подписания.

Регистрацию протоколов совещаний главы администрации города Оренбурга и его заместителей осуществляют помощники в электронных базах данных АИС "ЕД".

Подписанный протокол сканируется и рассылается заинтересованным лицам по электронной почте.

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в приложениях 4 и 5 к настоящему приложению.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

Принципы организации документооборота:

1) централизация и децентрализация операций по приему, регистрации и отправке документов в администрации города Оренбурга и ее органах;

2) распределение документов на документопотоки в целях маршрутизации движения документов: поступающая, отправляемая и внутренняя документация;

3) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

4) однократность регистрации документа;

5) построение системы контроля исполнения документов;

6) прозрачность документооборота.

4.2. Этапы документооборота

4.2.1. Прием и первичная обработка поступивших документов

Прием и первичную обработку поступивших документов на имя главы администрации города Оренбурга и его заместителей осуществляет управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Прием и первичную обработку поступивших документов на имя руководителей органов администрации города Оренбурга осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.

Если корреспонденция не вскрывается ("лично", "конфиденциально"), то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке конвертов. Пакет с пометкой "лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

4.2.2. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение проводится в целях выделения из массива поступившей документации, требующей регистрации и обязательного рассмотрения должностными лицами администрации города Оренбурга.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация соответствующему должностному лицу.

В первую очередь рассматриваются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга в обязательном порядке направляет:

1) на рассмотрение главы администрации города Оренбурга:

- документы от имени Губернатора Оренбургской области - председателя Правительства Оренбургской области;

- документы от имени председателя Законодательного Собрания Оренбургской области;

- документы от имени Главы города Оренбурга;

- протесты, представления и требования прокурора;

- служебные и иные записки об исполнении протокольных и устных поручений главы администрации города Оренбурга;

- проекты договоров, соглашений, контрактов;

- доверенности;

- персональные приглашения;

- другие документы, исходя из степени важности документа, по которым требуется принятие решения главой администрации города Оренбурга в соответствии с действующим законодательством или нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области;

2) на рассмотрение заместителей главы администрации города Оренбурга документы в соответствии с распределением должностных полномочий;

3) на рассмотрение руководителей органов администрации города Оренбурга документы в соответствии с положениями об органах.

Документ, ошибочно поступивший должностному лицу, незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

В ходе предварительного рассмотрения поступившие документы распределяются на регистрируемые и на нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- книги, газеты, журналы, бюллетени и другие печатные издания;

- рекламные извещения, плакаты, прейскуранты;

- поздравительные открытки, письма, факсы, приглашения.

Работники, отвечающие за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, самостоятельно проводят предварительное рассмотрение документов, поступивших непосредственно в орган.

4.2.3. Регистрация поступивших документов

Регистрацию документов, поступивших в адрес главы администрации города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Регистрацию документов, поступивших в адрес руководителей органов администрации города Оренбурга, осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство.

Регистрация осуществляется путем:

1) присвоения документу соответствующего регистрационного номера;

2) оформления отметки о поступлении (регистрационного штампа) непосредственно на документе;

3) внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) электронной базы данных "Поступающая документация" АИС "ЕД".

Структура регистрационного номера поступающего документа:

1) индекс (цифровое обозначение) органа администрации города Оренбурга для обеспечения единого документооборота, утвержденный правовым актом администрации города Оренбурга (без дополнительных элементов);

2) порядковый номер регистрации (с использованием сквозной нумерации);

3) дата регистрации.

Использование дополнительных элементов при формировании структуры регистрационного номера поступившего документа должно быть закреплено правовым актом органа администрации города Оренбурга.

Правила оформления реквизита "Отметка о поступлении" приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

При поступлении документа с сопроводительным письмом отметка о поступлении проставляется на письме и первом листе приложения, т.к. ответственные исполнители работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.

Служебные документы, перенаправленные на рассмотрение главе администрации города Оренбурга, должны иметь сопроводительное письмо.

Срок регистрации поступившего документа определяется следующим образом:

1) незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно");

2) в день поступления;

3) на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время).

Регистрация поступивших документов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Порядок работы в электронной базе данных "Поступающая документация" АИС "ЕД" приведен в приложении 6 к настоящему приложению.

Работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение сроков регистрации документов и установленного порядка работы в электронной базе данных "Поступающая документация" АИС "ЕД".

4.2.4. Рассмотрение документа должностным лицом и направление документа исполнителю

После регистрации управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга или работник, отвечающий за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, направляют документ на рассмотрение должностного лица.

Срок рассмотрения документа должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней.

Контроль соблюдения установленного срока рассмотрения документов должностными лицами осуществляют помощники главы администрации города Оренбурга, его заместителей и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга.

Результат рассмотрения документа должностным лицом оформляется резолюцией.

Правила оформления реквизита "Резолюция" приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

Содержание резолюции работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, вносят в РКК.

После внесения сведений в РКК управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, направляют документ исполнителю.

Передача документа исполнителю без отметки в РКК, минуя управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга или работника, отвечающего за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, не допускается.

Передача документа исполнителю осуществляется под подпись в день рассмотрения, срочные документы передаются незамедлительно.

Работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, обязаны ежедневно получать в управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга документы, направленные для исполнения в адрес указанных органов.

В случае индивидуального срока исполнения документа, исполнителю передается его копия без резолюции, копия документа с резолюцией передается исполнителю после рассмотрения должностным лицом.

При наличии нескольких исполнителей, каждому из них направляется копия. Оригинал поступившего документа подлежит хранению в управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Аннотации, разъясняющие порядок применения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Оренбургской области, составляются управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга и направляются в управление организационно-документационного обеспечения на бумажном носителе для главы администрации города Оренбурга, в электронном виде - для рассылки согласно резолюции главы администрации города Оренбурга.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Оренбургской области, поступившие в администрацию города Оренбурга, рассылаются управлением организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга в электронном виде в соответствии с резолюцией.

Работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение срока и порядка передачи документов исполнителям.

4.2.5. Работа исполнителя с документом или протокольным поручением

Содержание официальных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий сторонним органам и организациям допускается только с разрешения должностных лиц администрации города Оренбурга.

Исполнитель в процессе работы с документом или протокольным поручением осуществляет:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта документа-ответа и всех необходимых приложений с соблюдением правил оформления реквизитов документа;

3) согласование проекта документа-ответа с заинтересованными лицами;

4) представление проекта документа-ответа на подпись (утверждение);

5) подготовку списка (указателя) рассылки документа (при необходимости).

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь, увольнение), руководитель поручает исполнение документа другому лицу.

Если исполнение документа или протокольного поручения возложено на нескольких лиц, работу по исполнению и подготовке проекта ответа организует исполнитель, названный в резолюции первым, - ответственный исполнитель.

Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения, устанавливать порядок и сроки представления документов для подготовки итогового документа.

Сроки исполнения документа или протокольного поручения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок устанавливается действующим законодательством. При постановке на контроль документа или протокольного поручения с типовым сроком исполнения конечная дата исполнения в РКК проставляется автоматически.

Индивидуальный срок исполнения устанавливается должностным лицом. Конечная дата исполнения указывается в резолюции. При постановке на контроль документа или протокольного поручения с индивидуальным сроком соответствующая отметка оформляется в специальном поле РКК.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки (исчисляются в календарных днях):

1) типовой срок исполнения - в течение 30 дней;

2) с указанием индивидуального срока исполнения - в указанный срок;

3) запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Российской Федерации, Законодательного Собрания Оренбургской области или Оренбургского городского Совета - в течение 30 дней;

4) протест прокурора - в течение 10 дней;

5) представление прокурора - в течение 30 дней;

6) запрос средств массовой информации (положительный ответ) - 7 дней, в случае направления уведомления об отказе в представлении информации (отрицательный ответ) - 3 дня.

Протокольные и устные поручения подлежат исполнению в следующие сроки (исчисляются в календарных днях):

1) типовой срок исполнения (без указания срока исполнения) - в течение 30 дней;

2) с указанием индивидуального срока исполнения - в указанный срок;

3) постоянно - поручение считается обязательным для исполнения без ограничения срока действия и не подлежит снятию с контроля.

Резолюции подлежат исполнению в следующие сроки (исчисляются в календарных днях):

1) "Срочно", "Прошу зайти", "Прошу переговорить" - в течение 3 дней;

2) "Прошу соединить" - в течение 3 дней;

3) "Дополнительный контроль" - в течение 10 дней.

Исполнитель документа или протокольного поручения с резолюцией "Зайдите", "Прошу переговорить", "Прошу соединить" и т.п. по итогам переговоров обязан проинформировать управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга или работника, отвечающего за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, о дальнейшем ходе исполнения документа. Указанная информация вносится в РКК.

Если установленный срок исполнения документа или протокольного поручения приходится на выходные или праздничные дни, сроком исполнения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

Документ или протокольное поручение, срок исполнения которого своевременно не был продлен, считается не исполненным в срок.

Изменение индивидуального срока исполнения документа или протокольного поручения производится в порядке, установленном в подразделе 4.5.2. настоящего Регламента.

Исполнитель несет дисциплинарную ответственность за:

1) нарушение срока исполнения документа или протокольного поручения;

2) содержание отправляемого документа;

3) нарушение требований к оформлению реквизитов отправляемого документа.

4.2.6. Рассмотрение протестов прокурора, поступивших в администрацию города Оренбурга

Протест прокурора регистрируется в управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и передается на рассмотрение главе администрации города Оренбурга в день поступления.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга направляет копию протеста прокурора в день поступления:

- в адрес руководителя органа администрации города Оренбурга, являющегося разработчиком опротестованного правового акта администрации города Оренбурга (далее - правовой акт), для рассмотрения и подготовки проекта документа-ответа;

- в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга для сведения.

Подготовка документа-ответа осуществляется после проверки доводов прокурора:

- при отклонении протеста в документе-ответе указываются мотивы принятия такого решения со ссылкой на нормы действующего законодательства, с приложением необходимых документов, доказывающих законность правового акта;

- в случае признания протеста обоснованным, руководитель органа администрации города Оренбурга незамедлительно обеспечивает подготовку проекта правового акта либо о признании утратившим силу, либо о внесении изменений в опротестованный правовой акт.

Проект документа-ответа на протест прокурора, принесенный на правовой акт ненормативного характера, подлежит обязательному согласованию с юридической службой или специалистом, осуществляющим правовое обеспечение соответствующего органа администрации города Оренбурга, а в случае их отсутствия - с управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга.

Проект документа-ответа на протест прокурора, принесенный на нормативный правовой акт, подлежит обязательному согласованию и с юридической службой или специалистом, осуществляющим правовое обеспечение соответствующего органа администрации города Оренбурга, и с управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга.

На следующий день после получения протеста прокурора на нормативный правовой акт лицо, ответственное за рассмотрение и подготовку ответа, представляет в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга предложения по рассмотрению протеста в письменной форме.

В случае принятия решения об удовлетворении протеста прокурора на нормативный правовой акт, лицо, ответственное за рассмотрение и подготовку документа-ответа, направляет на согласование в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга проект документа-ответа на протест и проект нормативного правового акта о признании утратившим силу опротестованного акта или о внесении в него изменений.

В случае, если подготовить проект нормативного правового акта в установленный срок не представляется возможным по объективным причинам, в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга направляется только проект документа-ответа на протест прокурора.

В случае несоответствия проекта документа-ответа на протест прокурора действующему законодательству, управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга, не визируя проект ответа, дает юридическое заключение.

При наличии возражений со стороны руководителя органа администрации города Оренбурга, управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга направляет юридическое заключение заместителю главы администрации города Оренбурга, курирующему соответствующий орган, для принятия решения.

Проект документа-ответа на протест прокурора должен быть направлен на подпись главе администрации города Оренбурга не позднее чем за 2 дня до окончания срока рассмотрения протеста.

Документ-ответ на протест прокурора подписывает глава администрации города Оренбурга, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации города Оренбурга после согласования в обязательном порядке с заместителем главы администрации города Оренбурга, курирующим данный вопрос.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:

1) проверяет соблюдение правил оформления реквизитов проекта документа-ответа и порядка согласования с заинтересованными лицами;

2) возвращает проект документа-ответа на доработку в случае нарушения правил оформления реквизитов или порядка согласования;

3) запрашивает от руководителя органа администрации города Оренбурга, допустившего нарушение срока рассмотрения протеста прокурора, объяснительную записку о причинах нарушения срока;

4) направляет проект документа-ответа на подписание главе администрации города Оренбурга;

5) регистрирует документ-ответ в день подписания, направляет его в прокуратуру и в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга для сведения.

4.2.7. Рассмотрение представлений прокурора, поступивших в администрацию города Оренбурга

Представление прокурора об устранении нарушений закона в той или иной сфере деятельности администрации города Оренбурга регистрируется в управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и передается на рассмотрение главе администрации города Оренбурга в день поступления.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга направляет копию представления прокурора в день его поступления в адрес руководителя органа администрации города Оренбурга, в ведении которого находятся вопросы, указанные в представлении.

Рассмотрение представления прокурора поручается заместителю главы администрации города Оренбурга и руководителю органа администрации города Оренбурга, в ведении которых находятся вопросы, указанные в представлении прокурора.

При рассмотрении представления организацию совещания с участием прокурора осуществляет орган администрации города Оренбурга, в ведении которого находятся вопросы, указанные в представлении.

По результатам проведения совещания орган администрации города Оренбурга, которому дано соответствующее поручение заместителя главы администрации города Оренбурга, в течение 15 дней готовит проект документа-ответа на представление прокурора.

Проект документа-ответа на представление прокурора подписывает глава администрации города Оренбурга, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации города Оренбурга после согласования с заместителем главы администрации города Оренбурга, курирующим данный вопрос.

Порядок регистрации и направления документа-ответа в прокуратуру установлен в подразделе 4.2.6. настоящего приложения.

4.2.8. Рассмотрение протестов и представлений прокурора, поступивших непосредственно в орган администрации города Оренбурга

Протесты и представления, поступившие непосредственно в орган администрации города Оренбурга, регистрируются и рассматриваются в соответствующем органе.

Проект ответа на протест и представление прокурора подлежат обязательному согласованию с юридической службой или специалистом, осуществляющим правовое обеспечение соответствующего органа администрации города Оренбурга.

Документ-ответ на протест или представление прокурора направляются за подписью руководителя органа администрации города Оренбурга.

Текст документа-ответа на протест или представление прокурора направляется в управление по правовым вопросам ежеквартально, до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, на электронный адрес pravo@admin.orenburg.ru с одновременным представлением копии протеста или представления прокурора.

4.2.9. Регистрация отправляемых документов

Реквизиты отправляемого документа оформляются в соответствии с приложением 1 к настоящему приложению.

Регистрацию документов, отправляемых от имени главы администрации города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Регистрацию документов, отправляемых от имени руководителей органов администрации города Оренбурга, осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство.

Регистрация отправляемых документов в приемных главы администрации города Оренбурга и его заместителей не допускается.

Регистрация отправляемого документа осуществляется путем присвоения регистрационного номера и внесения сведений о документе в РКК электронной базы данных "Отправляемая документация" АИС "ЕД".

Регистрация отправляемых документов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Структура регистрационного номера отправляемого документа:

1) индекс (цифровое обозначение) органа администрации города Оренбурга для обеспечения единого документооборота, утвержденный правовым актом администрации города Оренбурга;

2) порядковый номер регистрации (с использованием сквозной нумерации);

3) дата регистрации.

Использование дополнительных элементов при формировании структуры регистрационного номера отправляемого документа должно быть закреплено правовым актом органа администрации города Оренбурга.

Для регистрации документа-ответа исполнитель обязан представить документ-запрос.

Проект документа-ответа от имени главы администрации города Оренбурга должен быть завизирован заместителем главы администрации города Оренбурга, курирующим данный вопрос.

Документ-ответ, исполненный с нарушением установленного срока, представляется на регистрацию одновременно с письменным объяснением причин нарушения.

Объяснительная записка должна содержать:

- содержание резолюции руководителя;

- причины нарушения срока исполнения документа-запроса;

- Ф. И. О. исполнителя, допустившего нарушение срока исполнения документа;

- меры дисциплинарной ответственности, примененные к исполнителю.

Служебная записка о выполнении протокольного поручения с нарушением установленного срока представляется одновременно с письменным объяснением причин нарушения.

Объяснительная записка о причинах нарушения срока исполнения протокольного поручения подписывается руководителем органа администрации города Оренбурга, допустившего нарушение срока, и направляется на имя главы администрации города Оренбурга или его заместителя.

Ответ на документ, поступивший в администрацию города Оренбурга с резолюцией Главы города Оренбурга, направляется автору документа, а копия ответа с документом-запросом предоставляется в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

В случае нарушения вышеуказанных требований, управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, работник, отвечающий за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, не принимают отправляемый документ на регистрацию и возвращают его на доработку.

Порядок работы в электронной базе данных "Отправляемая документация" АИС "ЕД" приведен в приложении 6 к настоящему приложению.

Работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка работы в электронной базе данных "Отправляемая документация" АИС "ЕД".

4.2.10. Отправка документа

Документ подлежит отправке в день его регистрации.

Срочная документация отправляется незамедлительно.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга или работник, отвечающий за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, производят сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.) и осуществляют их отправку.

Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в режимно-секретный отдел администрации города Оренбурга.

4.3. Работа с иностранной корреспонденцией

Отдел по организационной работе и межрегиональным связям управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга обеспечивает подготовку перевода поступивших документов на иностранном языке.

Иностранная корреспонденция регистрируется и рассматривается в общем порядке.

4.4. Работа по исполнению электронного документа

Работа по исполнению электронного документа осуществляется исключительно в электронном виде.

Электронные документы на имя главы администрации города Оренбурга и его заместителей поступают на электронный адрес general@admin.orenburg.ru.

Прием и отправку электронного документа, поступившего в адрес главы администрации города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

"Административные регламенты предоставления муниципальных услуг и исполнения муниципальных функций. Электронные документы".

Срок хранения электронного документа соответствует сроку хранения аналогичного документа на бумажном носителе, установленному законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, и номенклатурой дел.

Место хранения электронных документов до их передачи в муниципальный архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного или длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в администрации города Оренбурга программно-технических средств.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения установленного срока хранения электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению в установленном порядке на основании акта о выделении их к уничтожению.

Электронные документы передаются на постоянное хранение по описям с составлением акта приема-передачи электронных документов.

Схема движения и исполнения электронного документа представлена в приложении 7 к настоящему приложению.

4.5. Организация контроля исполнения документов и протокольных поручений

Основными задачами контроля исполнения документов и протокольных поручений являются:

- обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов и протокольных поручений;

- обеспечение соблюдения установленного в администрации города Оренбурга порядка работы с документами и протокольными поручениями;

- учет и анализ документооборота и материалов об исполнении документов и протокольных поручений;

- повышение ответственности и исполнительской дисциплины работников.

Этапы контроля исполнения документов и протокольных поручений:

- постановка контроль;

- проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие с контроля, направление в дело;

- продление срока исполнения;

- учет и анализ документооборота;

- проведение проверок организации делопроизводства.

4.5.1. Постановка документа и протокольного поручения на контроль

Контролю подлежат все зарегистрированные в установленном порядке документы, требующие исполнения, и протокольные поручения главы администрации города Оренбурга и его заместителей.

4.5.2. Проверка и регулирование хода исполнения документа и протокольного поручения

Проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений осуществляют:

- глава администрации города Оренбурга и его заместители;

- руководители органов администрации города Оренбурга;

- управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга;

- помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей;

- работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга.

Глава администрации города Оренбурга и его заместители осуществляют проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений посредством:

- изучения представленных документов (копия ответа заявителю, протокол совещания, если таковое проводилось, копия правового акта, если таковой издавался, служебная записка, т.д.);

- принятия решения о снятии с контроля или продлении срока исполнения документа или протокольного поручения.

Руководители органов администрации города Оренбурга осуществляют проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений посредством:

- личного контроля за своевременным и качественным исполнением документов и протокольных поручений;

- определения круга лиц, отвечающих за делопроизводство, и утверждения перечня их функций в должностных инструкциях;

- представления в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга справки о документообороте в сроки, установленные в подразделе 4.5.4. настоящего приложения;

- систематического (не реже одного раза в неделю) проведения совещаний по вопросу контроля исполнения документов и протокольных поручений;

- принятия мер по повышению исполнительской дисциплины, своевременному и полному исполнению документов и протокольных поручений;

- выяснения причин, установления лиц, по вине которых допущено нарушение срока исполнения документа, протокольного поручения, и применения к ним мер дисциплинарной ответственности.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга осуществляет проверку и регулирование хода исполнения документов, поступивших на имя главы администрации города Оренбурга и его заместителей, и протокольных поручений главы администрации города Оренбурга посредством:

- рассылки напоминаний о плановых сроках исполнения документов и протокольных поручений (в электронном виде и на бумажном носителе);

- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД";

- внесения сведений об исполнении или продлении срока исполнения документов и протокольных поручений в РКК.

Помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей, а также работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, осуществляют проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений посредством:

- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД";

- принятия мер для своевременного исполнения документа или протокольного поручения.

4.5.3. Снятие с контроля, продление срока исполнения документа или протокольного поручения, направление в дело

Документ или протокольное поручение снимается с контроля после:

- фактического исполнения всех поручений;

- документированного подтверждения исполнения;

- сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Информация об исполнении документа или протокольного поручения представляется исполнителем в виде служебной записки о снятии с контроля или проекта ответа автору документа.

Должностное лицо после изучения представленных документов подписывает документ-ответ или принимает решение о снятии с контроля документа или протокольного поручения.

Резолюция о снятии с контроля содержит слова: "Снять с контроля. В дело." или "Исполнено. В дело", подписывается должностным лицом собственноручно с проставлением даты.

Сведения об исполнении документа или протокольного поручения вносятся в РКК.

Исполненный документ возвращается работнику, отвечающему за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, для направления в дело.

Отметка об исполнении документа, который не предусматривает подготовку ответа, оформляется исполнителем на первом листе документа в левом нижнем углу и содержит краткие сведения об исполнении (например, "Сообщено по телефону ...", "Проведено совещание ...", "Издано постановление ..." и т.п.). Правила оформления реквизита "Отметка об исполнении" приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

При наличии объективных причин, не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа или протокольного поручения исполнитель направляет должностному лицу служебную записку о необходимости продления срока исполнения и проект промежуточного ответа автору документа о продлении срока исполнения.

В случае продления срока исполнения протокольного поручения, промежуточный ответ не направляется.

В служебной записке о продлении срока исполнитель документа или протокольного поручения обязан указать:

- объективную причину нарушения установленного срока исполнения;

- перечень мероприятий, направленных на его исполнение;

- срок окончания работы.

В случае принятия положительного решения, должностное лицо накладывает резолюцию о продлении срока исполнения, ставит подпись, дату и подписывает промежуточный ответ автору документа.

В случае принятия отрицательного решения, документ или протокольное поручение подлежит исполнению в ранее установленный срок.

Продление срока исполнения документа или протокольного поручения допускается не более двух раз.

Исполнитель обязан своевременно проинформировать управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, работника, отвечающего за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, об изменении срока исполнения документа или протокольного поручения.

Информация о продлении срока исполнения документа или протокольного поручения вносится в РКК.

4.5.4. Учет и анализ документооборота

В целях учета, анализа и оптимизации документооборота управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга формирует квартальный, полугодовой и годовой отчеты на основе справок о документообороте органов администрации города Оренбурга.

Справки о документообороте представляются в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом, по итогам полугодия и года.

Форма справки о документообороте представлена в приложении 8 к настоящему приложению.

Квартальный отчет формируется в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Полугодовой и годовой отчеты формируются в срок до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

В полугодовом и годовом отчете учитываются следующие виды документации:

- поступающая документация;

- отправляемая документация;

- протокольные поручения;

- правовые акты администрации города Оренбурга и должностных лиц администрации города Оренбурга;

- запросы на предоставление муниципальных услуг в режиме "одного окна".

Учет количества документов проводится по регистрационным данным.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга направляет полугодовой и годовой отчеты должностным лицам администрации города Оренбурга для сведения.

4.5.5. Проведение проверок организации работы с документами и протокольными поручениями

В органе администрации города Оренбурга может быть проведена проверка организации работы с документами и протокольными поручениями (далее - проверка).

Состав рабочей группы и план проведения проверок на текущий год утверждается правовым актом администрации города Оренбурга.

Уведомление о проведении проверки направляется руководителю органа не менее чем за 3 рабочих дня до начала проверки.

Продолжительность проверки не должна превышать 2 рабочих дней. Проверка проводится в соответствии с режимом работы проверяемого органа.

Проверка может быть плановая либо внеплановая.

Плановая проверка проводится в соответствии с утвержденным планом проведения проверок на текущий год.

Периодичность проведения плановой проверки - не чаще одного раза в год.

Внеплановая проверка может проводиться:

1) по поручению заместителя главы администрации города Оренбурга;

2) при перемещении дел либо возврате дел;

3) при смене руководителя органа администрации города Оренбурга;

4) при реорганизации и ликвидации органа администрации города Оренбурга;

5) при поступлении информации о фактах нарушения действующего законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела (обращения граждан или организаций о нарушении их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц);

6) при возникновении чрезвычайной ситуации, которая может непосредственно привести к утрате или повреждению архивных документов.

При проведении внеплановой проверки соблюдаются административные процедуры, предусмотренные при проведении плановых проверок.

Рабочая группа не вправе:

1) проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к сфере организации работы с документами и архивного дела;

2) требовать предоставления документов, если они не относятся к предмету проверки;

3) изымать подлинники документов, относящихся к предмету проверки;

4) превышать установленные сроки проверки.

Конечным результатом проверки является акт, в котором отражается существующее положение дел, даются рекомендации по улучшению работы, а также устанавливаются сроки устранения недостатков.

С выводами проверки должен быть ознакомлен руководитель соответствующего органа администрации города Оренбурга.

Информация об устранении недостатков направляется в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают порядок проведения проверок организации делопроизводства в структурных подразделениях (отделах) соответствующего органа и в подведомственных учреждениях.

5. Организация управления архивным делом

К полномочиям администрации города Оренбурга в области архивного дела относятся:

1) формирование и содержание муниципального архива;

2) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов администрации города Оренбурга, муниципального архива, муниципальных предприятий и учреждений;

3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления муниципального образования "город Оренбург";

2) муниципальных предприятий и учреждений;

3) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

5.1. Муниципальный архивный фонд

Муниципальный архивный фонд является составной частью Архивного фонда Оренбургской области.

В состав муниципального архивного фонда входят находящиеся на территории муниципального образования "город Оренбург" архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, прошедшие экспертизу ценности в установленном порядке, имеющие научно-историческое и практическое значение для муниципального образования "город Оренбург".

Архивные документы включаются в состав муниципального архивного фонда на основании экспертизы ценности документов.

Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, которые могут привести к их отчуждению, если это не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

В случае приватизации муниципальных предприятий и учреждений, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

Органы администрации города Оренбурга обязаны обеспечивать сохранность документов муниципального архивного фонда и других архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством РФ.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга организует управление архивным делом должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой, упорядочением, передачей, транспортировкой архивных документов на хранение в муниципальный архив, для органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, выполняются за счет бюджета города Оренбурга.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица самостоятельно:

1) организуют управление архивным делом;

2) обеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии и в полном объеме документов муниципального архивного фонда на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с установленными правилами;

3) обеспечивают финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для упорядочения, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, предоставляют создаваемым архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.

При изменении структуры администрации города Оренбурга архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам.

При реорганизации муниципальных предприятий и учреждений архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых предприятий и учреждений. При этом, в случае преобразования организаций с изменением их форм собственности, архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договора между данными организациями и муниципальным архивом.

При реорганизации муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

При ликвидации органов администрации города Оренбурга документы, включенные в состав муниципального архивного фонда, по личному составу, а также другие архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в муниципальный архив.

Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся в упорядоченном состоянии.

Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках Оренбургской области;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях.

Источниками комплектования муниципального архива являются органы местного самоуправления муниципального образования "город Оренбург", муниципальные предприятия и учреждения, граждане, в процессе деятельности которых образуются документы муниципального архивного фонда, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Оренбургской области.

Сроки временного хранения документов муниципального архивного фонда до их передачи на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с федеральным законодательством об архивном деле установлены:

1) для включенных в установленном порядке в состав муниципального архивного фонда документов органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений - 5 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав муниципального архивного фонда отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг, документов, касающихся приватизации жилищного фонда, - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

5.2. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел является основой формирования муниципального архивного фонда.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется один раз в 5 лет и вводится в действие с 1 января.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

1) положением об органе администрации города Оренбурга;

2) штатным расписанием;

3) должностными инструкциями работников;

4) другими документами, регламентирующими деятельность органа администрации города Оренбурга и порядок ее документирования;

5) номенклатурами дел за предшествующие годы и документами, образующимися в деятельности органа администрации города Оренбург;

6) перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - перечень типовых управленческих архивных документов).

Вновь созданный орган администрации города Оренбурга в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и утверждает ее в установленном порядке.

В случае изменения структуры администрации города Оренбурга, номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению в установленном порядке.

Номенклатура дел утверждается не менее чем в трех экземплярах.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения, помещается в дело органа администрации города Оренбурга, второй - используется в органах администрации города Оренбурга как рабочий экземпляр (может вестись в электронном виде), третий - применяется в муниципальном архиве.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел представлен в приложении 9 к настоящему Регламенту.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, которые дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Выписка из утвержденной номенклатуры дел должна находиться в каждом отделе органа администрации города Оренбурга.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:

1) формирует сводную номенклатуру дел должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, на основе номенклатур дел указанных органов;

2) согласовывает сводную номенклатуру дел с постоянно действующей центральной экспертной комиссией администрации города Оренбурга (далее - ЦЭК) и с экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - ЭПМК);

3) разрабатывает проект правового акта администрации города Оренбурга об утверждении сводной номенклатуры дел.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно разрабатывают номенклатуру дел, согласовывают ее с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа и с ЭПМК, утверждают правовым актом руководителя органа администрации города Оренбурга и представляют в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и муниципальный архив.

Форма сводной номенклатуры дел представлена в приложении 10 к настоящему приложению.

Форма номенклатуры дел органа администрации города Оренбурга представлена в приложении 11 к настоящему приложению.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, муниципальный архив и ЦЭК.

Работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение срока составления и установленного порядка заполнения граф номенклатуры дел.

5.3. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение

Подготовка архивных документов к передаче на постоянное хранение предусматривает проведение следующего комплекса работ:

1) проведение экспертизы ценности документов;

2) формирование архивных документов в единицы хранения (дела);

3) оформление единиц хранения (дел);

4) составление описей дел;

5) составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.3.1. Проведение экспертизы ценности документов

Экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в муниципальной собственности.

До проведения в установленном порядке экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

В целях обеспечения единого порядка экспертизы ценности документов должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия администрации города Оренбурга (далее - ЦЭК). Состав и положение о ЦЭК утверждается правовым актом администрации города Оренбурга.

В органах администрации города Оренбурга, обладающих правами юридического лица, создаются экспертные комиссии (далее - ЭК). Состав и положение об ЭК утверждается правовым актом руководителя и направляется в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор архивных документов:

1) постоянного хранения;

2) временного хранения;

3) с пометкой "До минования надобности";

4) с истекшим сроком хранения.

Методическую помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, муниципальный архив и ЦЭК.

Секретари ЦЭК, ЭК несут дисциплинарную ответственность за нарушение единого порядка экспертизы ценности документов.

5.3.2. Формирование архивных документов в единицы хранения (дела)

Формирование архивных документов в единицы хранения предусматривает группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Порядок формирования архивных документов в единицы хранения (дела) приведен в приложении 12 к настоящему приложению.

Временное хранение и выдачу дел постоянного хранения органы администрации города Оренбурга осуществляют самостоятельно.

Выдача дел для работы осуществляется под подпись в журнале выдачи документов. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписи в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов в соответствии с разрешением курирующего заместителя главы администрации города Оренбурга.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации города Оренбурга с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

В случае утраты документов и дел, проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Методическую помощь в организации и проведении работы по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) оказывают управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга и муниципальный архив.

Работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка формирования архивных документов в единицы хранения (дела), правил временного хранения документов и выдачи дел.

5.3.3. Оформление единиц хранения (дел)

По завершении года и по результатам экспертизы ценности дела подлежат оформлению.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

1) подшивку и переплет дела;

2) оформление реквизитов обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

3) нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела;

4) составление в случаях необходимости внутренней описи документов дела;

5) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения представлена в приложении 13 к настоящему приложению.

Форма листа-заверителя дела представлена в приложении 14 к настоящему приложению.

Форма внутренней описи документов дела представлена в приложении 15 к настоящему приложению.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых управленческих архивных документов и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

Методическую помощь в организации и проведении работы по оформлению дел оказывают управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, муниципальный архив и ЦЭК.

Помощники главы администрации города Оренбурга и его заместителей, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка оформления дел и их подготовки к передаче на постоянное хранение.

5.3.4. Составление описей дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу. Порядок составления описей дел постоянного хранения и по личному составу приведен в приложении 16 к настоящему приложению.

Форма описи дел постоянного хранения и по личному составу приведена в приложении 17 к настоящему приложению.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:

1) составляет сводную опись дел постоянного хранения должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, на основе описей дел указанных органов;

2) направляет сводную опись дел на согласование ЦЭК;

3) направляет сводную опись дел на утверждение ЭПМК;

4) направляет сводную опись дел на утверждение председателя ЦЭК.

Отдел муниципальной службы и кадров администрации города Оренбурга:

1) составляет описи дел по личному составу должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица;

2) направляет описи дел на согласование ЦЭК;

3) направляет описи дел на утверждение председателя ЦЭК.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно:

1) составляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу;

2) направляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу на согласование ЭК;

3) направляют описи дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК;

4) направляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу на утверждение председателя ЭК.

Работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, отдела муниципальной службы и кадров администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

5.3.5. Уничтожение документов, не подлежащих хранению

Результат отбора документов, срок хранения которых истек, оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акт).

Форма акта представлена в приложении 18 к настоящему приложению.

Документы включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

Отбор документов к уничтожению и составление акта производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются только после утверждения экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Оренбургской области описей дел постоянного хранения.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга:

1) составляет акт о выделении к уничтожению не подлежащих хранению документов должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, на основе актов указанных органов;

2) направляет акт на согласование ЦЭК;

3) направляет акт на утверждение председателя ЦЭК.

После утверждения акта документы и дела передаются в управление делами администрации города Оренбурга на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел.

После уничтожения дел в графе "Примечания" номенклатуры дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ______ N ________".

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно:

1) проводят отбор документов, срок хранения которых истек;

2) составляют акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

3) направляют акты на согласование ЭК;

4) направляют акты на утверждение председателя ЭК;

5) уничтожают документы и дела.

Работники управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка уничтожения документов.

5.4. Передача дел на постоянное хранение

В муниципальный архив передаются документы муниципального архивного фонда, документы по личному составу, другие архивные документы.

Передача дел производится по утвержденным описям дел и номенклатуре дел.

Дела временного хранения в муниципальный архив не передаются, хранятся в органах администрации города Оренбурга и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Муниципальный архив составляет списки источников комплектования, передающих документы муниципального архивного фонда и другие архивные документы.

Включение в списки источников комплектования муниципального архива архивных документов негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Документы, включенные в состав муниципального архивного фонда, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

Документы организаций - источников комплектования муниципального архива передаются в архив в упорядоченном состоянии и в полном объеме.

Документы муниципального архивного фонда, находящиеся в частной собственности, поступают в муниципальный архив, музеи, библиотеки города Оренбурга на основании договоров между архивом, музеями, библиотеками и собственниками указанных документов.

Органам администрации города Оренбурга запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы муниципального архивного фонда в музеи, библиотеки и негосударственные организации.

Передача дел в муниципальный архив осуществляется по утвержденному графику, составленному муниципальным архивом и согласованному с руководителем органа администрации города Оренбурга.

Прием дел производится работником муниципального архива в присутствии уполномоченного работника органа администрации города Оренбурга, в двух экземплярах описи дел проставляются отметки о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника архива и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет орган, передающий документы).

6. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов и факсимиле

Печати, штампы и факсимиле изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основное назначение печати - удостоверение подлинности подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах.

Печати с воспроизведением герба города Оренбурга хранятся в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга ("Администрация города Оренбурга") и управлении организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга ("Администрация города Оренбурга").

Оттиск печати "Администрация города Оренбурга" используется только для удостоверения подписи главы администрации города Оренбурга и его заместителей на документах, касающихся финансово-хозяйственной деятельности администрации города Оренбурга.

Оттиск печати "Администрация города Оренбурга" используется только для оформления муниципальных наград и поощрений главы администрации города Оренбурга.

Оттиск печати проставляется в середине между наименованием должности и расшифровкой подписи должностного лица.

Органы администрации города Оренбурга могут использовать печати и штампы, факсимиле руководителей, печати для опечатывания помещений в установленном порядке.

Запрещается изготовление одинаковых печатей и штампов.

Эскиз печати (штампа, факсимиле), заявка на ее изготовление оформляются в соответствующем органе администрации города Оренбурга и направляются на имя начальника режимно-секретного отдела администрации города Оренбурга для согласования. В заявке должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать (штамп, факсимиле).

Согласованная заявка направляется в управление делами администрации города Оренбурга, которое размещает заказ и получает печать (штамп, факсимиле) на предприятии-изготовителе для органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица. Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, размещают заказ и получают печать самостоятельно.

Режимно-секретный отдел администрации города Оренбурга осуществляет регистрацию и учет печатей, штампов и факсимиле в журнале учета согласно приложению 19 к настоящему приложению.

Листы журнала учета нумеруются, прошиваются, скрепляются подписью начальника режимно-секретного отдела администрации города Оренбурга и опечатываются мастичной печатью "Для пакетов".

Режимно-секретный отдел администрации города Оренбурга выдает печати, штампы и факсимиле работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся у уполномоченных лиц в надежно запираемых металлических шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органами администрации города Оренбурга, не допускается.

Ответственность за организацию надежного хранения и установленного использования печатей, штампов и факсимиле возлагается на руководителей органов администрации города Оренбурга.

Наличие, надежность хранения и правильность использования печатей, штампов и факсимиле проверяются не реже одного раза в год режимно-секретным отделом администрации города Оренбурга, о чем составляется акт проверки.

В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования.

При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования, в установленном порядке проводится служебная проверка.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при необходимости работник передает находящиеся у него печати, штампы, факсимиле другому работнику по акту.

При смене лиц, ответственных за хранение и использование печатей, штампов, факсимиле, прием-передача осуществляется в режимно-секретном отделе администрации города Оренбурга под подпись в журнале учета.

В случае утери старой печати, штампа и факсимиле, перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел.

Печати, штампы и факсимиле, пришедшие в негодность, утратившие практическое значение, а также в случае ликвидации или реорганизации органа администрации города Оренбурга, в течение двух месяцев подлежат возврату в режимно-секретный отдел администрации города Оренбурга для организации уничтожения.

Уничтожение печатей, штампов и факсимиле производится комиссией, которая создается правовым актом администрации города Оренбурга. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение предполагает полное разрушение печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Факт уничтожения фиксируется в акте.

В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле должны быть указаны:

1) дата уничтожения;

2) способ уничтожения;

3) состав комиссии;

4) основание уничтожения;

5) наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов и факсимиле;

6) заключение комиссии о приведении печати, штампа и факсимиле в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

7) подписи членов комиссии.

Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати, штампа или факсимиле в журнал учета.

Заявки на изготовление, акты на уничтожение печатей, штампов, факсимиле оформляются в отдельное дело, которое хранится в сейфе начальника режимно-секретного отдела администрации города Оренбурга.

7. Организация машинописных, оформительских и копировально-множительных работ

В соответствии с решением Оренбургского городского Совета от 19.02.2009 N 764 "Об утверждении Положения "О квалификационных требованиях для замещения должностей муниципальной службы в городе Оренбурге" муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы всех групп, обязаны обладать профессиональными навыками владения оргтехникой.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга выполняет машинописные, оформительские и копировально-множительные работы для должностных лиц администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, без оформления заявки, по согласованию с заместителем начальника управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга - начальником отдела документационного обеспечения и контроля.

Машинописные, оформительские и копировально-множительные работы для органов администрации города Оренбурга, обладающих правами юридического лица, выполняются на бумаге заказчика по заявкам на имя заместителя главы администрации - руководителя аппарата администрации города Оренбурга.

Для выполнения копировально-множительных работ принимаются документы в несброшюрованном виде, непосредственно связанные с деятельностью администрации города Оренбурга. Книги, брошюры, журналы, газеты, документы с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) к выполнению не принимаются.

Выполнение машинописных работ под диктовку не допускается. Рукописи должны быть написаны разборчиво на лицевой стороне листа с использованием пасты синего или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, а также некачественные копии в работу не принимаются.

Напечатанный материал проверяется заказчиком, при необходимости работник отдела документационного обеспечения и контроля управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга вносит в текст изменения и дополнения. После подписи заказчика в журнале выполненных работ ответственность за орфографию, содержание текстов официальных поздравлений, муниципальных наград и поощрений главы администрации города Оренбурга, правильность указания имени, отчества, фамилии, места работы, должности и т.п. несет заказчик.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга ведет учет машинописных, оформительских и копировально- множительных работ, а также расходных материалов, необходимых для их выполнения.

Управление по информатике и связи администрации города Оренбурга обеспечивает техническое сопровождение машинописных, оформительских и копировально-множительных работ по заявкам управления организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга.

Управление по информационной работе и общественным связям администрации города Оренбурга направляет в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга тексты официальных поздравлений с государственными праздниками, памятными и юбилейными датами от имени Главы города Оренбурга и главы администрации города Оренбурга:

1) адресатам, находящимся в пределах муниципального образования "город Оренбург", - в срок не позднее чем за 2 рабочих дня до наступления события;

2) адресатам, находящимся за пределами муниципального образования "город Оренбург", - в срок не позднее чем за 4 рабочих дня до наступления события.

Работники управления по информационной работе и общественным связям администрации города Оренбурга несут дисциплинарную ответственность за содержание, орфографию, правильность указания имени, отчества, фамилии, места работы, должности и нарушение срока предоставления текстов официальных поздравлений.

8. Организация справочной работы

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга осуществляет:

1) ежегодное составление и изготовление справочников служебных телефонов администрации города Оренбурга и иных органов местного самоуправления, организаций (для общего и для служебного пользования);

2) обновление справочной информации (при необходимости).

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга своевременно направляет электронную версию справочника служебных телефонов:

1) в управление по информатике и связи администрации города Оренбурга (в формате Excel) для размещения в автоматизированных информаторах и информационных системах;

2) в управление по информационной работе и общественным связям администрации города Оренбурга (в формате Word) для размещения на официальном сайте администрации города Оренбурга в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Руководители органов администрации города Оренбурга, муниципальных предприятий и учреждений в срок до 10 дней с момента наступления события обязаны направлять в управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга письменное уведомление об изменении:

1) наименования организации или ее организационно-правовой формы;

2) почтового адреса организации;

3) адреса электронной почты;

4) официального сайта;

5) Ф. И. О. руководителя организации;

6) номера телефона (служебного, мобильного), факса руководителя организации.

Управление организационно-документационного обеспечения администрации города Оренбурга своевременно доводит обновленную справочную информацию до сведения муниципального учреждения "Муниципальный диспетчерский центр" города Оренбурга.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Оренбурга

С.Г. Калмыков