Приложение 3. Порядок работы с электронной почтой системы Lotus

Приложение 3
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 10 октября 2011 г. N 72-р

Порядок
работы с электронной почтой системы Lotus

Электронная почта Lotus служит для обмена сообщениями с любыми электронными адресатами, позволяет проводить анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

Почтовая база создается для каждого пользователя во время его регистрации в автоматизированной информационной системе "Единый документооборот".

Размер почтовой базы ограничен 200 мб. При наполнении почтовой базы до 150 мб выдается сообщение о том, что почта перегружена. Необходимо постоянно удалять из почтовой базы устаревшие сообщения, в противном случае сообщения на электронный почтовый адрес поступать не будут.

Пользователю предоставляются права управляющего почтовой базой, что позволяет ему определить, кому дать доступ к работе со своей почтой или календарем, какие документы должны быть сохранены или удалены.

База данных "Почта" расположена на сервере Lotus, но каждый может создать локальную реплику.

Существуют ограничения на размер передаваемого сообщения до 3Мб.

Общедоступная Адресная книга (далее - АК) orenburg's Directory создается для каждого сервера Lotus. Все зарегистрированные пользователи перечислены в этой базе данных (далее - БД).

Личная АК создается для каждого пользователя. Наиболее часто она используется для хранения Личных групп.

Личная группа - это список пользователей для рассылки. Можно создавать и работать с несколькими личными адресными книгами.

Например, можно создать Личную адресную книгу "Городские ТСЖ".

1. Содержание почтовой базы

Почтовая база содержит папки и виды:

1) "Входящие" - в этом представлении отображаются присланные сообщения.

2) "Черновики" - выводятся созданные и сохраненные, но не отправленные сообщения.

3) "Отправленные" - в этом представлении находятся сохраненные отправленные сообщения. Можно включить либо режим автоматического сохранения отправляемых сообщений, либо выдачу запроса на сохранение каждого сообщения.

4) "К исполнению" - сообщения, помеченные флажком "к исполнению".

5) "Нежелательная почта" - заблокированные сообщения. Это спам или другие почтовые сообщения. Обработка таких сообщений возможна через "Сервис" - "Почтовые правила".

6) "Корзина" - в этом представлении находятся документы, помеченные для удаления. Корзину необходимо очищать, иначе размер почтовой базы после удаления ненужных сообщений не уменьшится.

7) "Представления", включающие в себя:

- "Все документы" - здесь отображаются все документы почты.

- "Цепочки сообщений" - в этом представлении отображаются все сообщения; ответы расположены с отступом относительно исходных сообщений, образуя цепочки.

- "Папки" - здесь отображаются все созданные папки.

- "Сервис" - средства, с помощью которых можно управлять почтой. Можно настроить правила для блокировки, записи в файл или пересылки почты до ее поступления в папку "Входящие", а также создать собственную форму для сообщений. Если был создан архив почты, он также отображается в этом представлении. Включает в себя:

- "Архив" - архивная копия почты. Не рекомендуется выполнять действия с календарем и операции планирования (создание записей календаря или задач, изменение параметров участников, владельцев и т. п.), находясь в архиве почты.

Все папки имеют порядок сортировки документов по умолчанию. Для изменения порядка сортировки необходимо щелкнуть на кнопке возле заголовка столбца.

2. Создание почтового сообщения

2.1. Для создания сообщения электронной почты необходимо выполнить следующую процедуру:

- открыть БД "Почта",

- выбрать "Новая записка" - появится пустая форма,

- ввести имя адресата, нажав на клавишу "Кому" (по мере ввода Lotus будет показывать соответствующие имена из всех подключенных Адресных книг),

- адрес можно ввести, нажав на кнопку "Адрес", чтобы выбрать имя из адресной книги,

- заполнить оставшиеся поля,

- нажать на кнопку "Отправить".

Чтобы каждый раз не создавать в конце письма формулу "С уважением, А. Иванов" и не вписывать свою должность и телефоны, можно однажды настроить в "Сервис" - "Параметры" - "Подпись" необходимые реквизиты.

В "Параметрах" почты можно установить автоматическую проверку орфографии перед отправкой почтового сообщения (по умолчанию ее нет), автоматическую рассылку приглашений на совещания, собрания, семинары, дать доступ другим пользователям к почте, календарю, однажды настроив "Сервис" - "Параметры" - "Почта".

2.2. Атрибуты доставки почты по умолчанию установлены так, что отчет присылается только в случае возникновения ошибки при доставке.

Если нужна информация о доставке, необходимо войти в "Параметры доставки" и выбрать требуемые значения.

Параметры доставки доступны при создании нового или редактировании существующего сообщения почты Lotus.

Если окно "Параметры доставки" закрыто, следует создать почтовое сообщение, выбрать команду "Действия" - "Параметры доставки" и установить нужное значение.

3. Поступление почтовых сообщений

При установке почты Lotus поступление сообщений проверяется каждые 15 минут (по умолчанию).

Проверка наличия почтовых сообщений происходит также при открытии базы "Почта". Если почтовая база уже открыта, при нажатии {F9} обновляется информация в "окне" и можно увидеть новую почту.

При дополнительной настройке поступление почты может сопровождаться визуальным и/или звуковым уведомлением.

Уведомление о поступлении нового сообщения предстает в виде всплывающего окна:

Функция всплывающего окна устанавливается следующим образом:

1) открыть "Файл" - "Параметры" - "Параметры настройки",

2) в окне "Параметры настройки" выбрать закладку "Почта",

3) в разделе "При поступлении почты" сделать активным параметр "Отобразить всплывающее окно" (поставить мышью галочку),

4) нажать "ОК".

4. Обработка почты

Для обработки поступающих сообщений используются следующие кнопки:

{Удалить} - переместить сообщение в корзину.

{Папка - Переместить} - выбранное сообщение переместить в папку.

{Ответ} - ответить отправителю сообщения.

{Ответ всем} - ответить отправителю сообщения, а также всем получателям сообщения. В ответное сообщение можно включить текст исходного сообщения, любые графические объекты и вложения. Для этого служат дополнительные кнопки:

Вариант ответа	Описание
Ответить	Ответ не включает текст исходного сообщения
Ответить с документом	Ответ включает полный текст исходного сообщения и все предыдущие сообщения
Ответить без вложений	Ответ включает все предыдущее сообщения, как и в предыдущем варианте, за исключением вложений
Ответить с текстом	Ответ включает текст исходного сообщения, отформатированный в пределах заданной длины строки и помеченный знаками отступа слева (по умолчанию). Этот формат ответа не включает рисунков, вложений и свертываемых разделов.

Можно пометить выделенный текст в любом сообщении знаками отступа слева, выбрав: "Правка" - "Выделение цитаты".

Возможно использование фломастера для добавления в ответное сообщение комментариев с применением цвета, отличающегося от цвета исходного сообщения, и других средств, чтобы выделить текст исходного сообщения.

{Отправить} - отправляется ответ.

{К исполнению - Добавить или изменить флажок} - помечается сообщение к исполнению.

В почте Lotus можно помечать сообщения флажками.

Для отметки отдельных полученных или отправленных сообщений к исполнению необходимо:

- выделить одно или несколько сообщений;

- выбрать действие "К исполнению", а затем "Добавить или изменить флажок";

- выделить отметку и нажать "ОК".

Если ввести действие и задать оповещение для сообщений к исполнению, то начиная с определенной даты и времени будет периодически выдаваться напоминания о необходимости исполнения.

5. Режим "Нет на работе"

На период отсутствия на работе (отпуск, временная нетрудоспособность) можно включить режим "Нет на работе".

В данном режиме Lotus отправляет сообщение корреспонденту, от которого получена почта, о том, что пользователь отсутствует. В указанное время возвращения работника Lotus отправляет ему специальные сообщения до отключения агента "Нет на работе".

В это сообщение включается список пользователей, которым были отправлены сообщения во время отсутствия работника.

Чтобы включить режим "Нет на работе", следует:

- открыть почтовую базу данных и выбрать команду: "Действия" - "Сервис" - "Нет на работе";

- на вкладке "Даты" указать время отсутствия;

- нажать кнопку "Вкл". В появившемся окне необходимо указать сервер, на котором должен выполняться данный режим, главный сервер и нажать кнопку "OK".

Агент "Нет на работе" отвечает на поступающую почту в течение указанного периода времени вне зависимости от того, когда он был включен.

Если Lotus выводит сообщение с указанием запрошенного сервера, следует нажать кнопку "ОК". Lotus будет выполнять режим на главном сервере до тех пор, пока не будет отключен.

Чтобы отключить режим "Нет на работе", нужно:

- открыть почтовую базу данных и выбрать команду: "Действия" - "Сервис" - "Нет на работе";

- нажать кнопку "Отмена", кнопку "Да" и "OK" необходимое число раз.

Примечание: При включении агента кнопка "Вкл" меняется на "Выкл".

6. Создание задачи

Функция "Задача" помогает пользователям вовремя скоординировать, выполнить или проконтролировать важные поручения.

Задача может быть:

- напоминанием пользователю сделать что-либо;

- напоминанием другим пользователям сделать что-либо;

- комбинацией двух типов.

В системе Lotus пользователи имеют возможность уведомить лицо, назначившее задачу, о ее завершении. Для организации задач, назначенных другим пользователям, имеется специальное представление.

Для создания задачи необходимо выполнить следующую процедуру:

- открыть почтовую базу;

- выбрать "Почта" - "Перейти к задачам";

- нажать на кнопку "Новая задача";

- заполнить форму;

- при назначении исполнения задачи другим пользователям нажать на кнопку "Назначить другим" и ввести участников;

- ввести описание задачи и время ее исполнения;

- установить "Параметры доставки";

- нажать на кнопку "Сохранить и отправить". Задача будет направлена в почтовую базу исполнителей. Ее копия сохраняется в задачах.

7. Календарь и приглашение на совещание

В электронной системе Lotus имеется функция автоматической рассылки приглашений на совещания. Для этого необходимо создать в календаре "Собрание", указать дату, время его проведения и участников.

Уведомление о приглашении приходит на электронную почту.

Для подтверждения приглашения все участники должны нажать "Ответ" - "Принять" или дать другой ответ по ситуации ("Ответ" - "Отклонить" и т.д.).

При ответе "Принять" приглашение помещается в календарь принявшего приглашение. В дальнейшем из этого приглашения можно создавать встречные предложения.

Если необходимо обратиться за подтверждением к руководителю или другому лицу, следует нажать "Ответ" - "Делегировать", ввести имя "Кому делегировать" и, если нужно проследить за ходом ответа, поставить галочку "Присылать мне обновления".

В раскрытой записи "Собрания" в разделе "Планировщик" можно получить информацию о пользователях, получивших приглашение на совещание.

8. Ответственность

Работники, ответственные за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за несвоевременный просмотр, прием и передачу электронных сообщений руководителю.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата администрации города Оренбурга

С.Г. Калмыков