Приложение 5. Порядок работы в электронных базах данных "Поступающая документация" и "Отправляемая документация" АИС "ЕД"

Приложение 5
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 19.01.2018 N 5-р

Порядок работы в электронных базах данных "Поступающая документация" и "Отправляемая документация" АИС "ЕД"

1. Работа с поступающими документами

1.1. Для работы с поступающими документами используется БД "Поступ. док.".

1.2. При работе с поступающими документами в АИС "ЕД" работники назначаются на следующие роли:

- делопроизводитель - работник службы ДОУ или канцелярии;

- адресат/участник - руководитель органа администрации города Оренбурга, которому адресован документ.

- При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД поступившего документа и заполняет следующие реквизиты:

- поле "Номер документа" - исходящий номер документа;

- поле "Вид документа";

- поле "Дата документа";

- поле "Содержание документа" - основная тема документа, которая формулируется с помощью предлога "О...(о чем документ)" и не должна превышать трех строк;

- поле "Наименование организации" - организация, направившая документ;

- поле "Ф.И.О адресанта" - Ф.И.О должностного лица, подписавшего документ;

- поле "Ф.И.О руководителя" - Ф.И.О работника согласно адресации, указанной во входящем документе;

- поле "Количество" - количество листов документа, в т.ч. приложения к нему и количества экземпляров.

1.3. Если регистрируемый поступивший документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо документа, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в АИС "ЕД", делопроизводитель устанавливает связь с КД данного документа.

1.4. Внутренние документы поступают автоматически в БД "Поступающие документы" и находятся на предварительной обработке в конце списка с номером "99999". Они подлежат регистрации путем нажатия кнопки присвоения регистрационного номера. При этом адресант получает всю информации о прохождении документа (сводки о доставке, о регистрации, о резолюциях и исполнении прикрепляются к РКК "Отправляемый документ").

1.5. В секции "Вложенные файлы" размещается файл, содержащий сканированный документ и, при наличии, сопроводительное письмо.

1.6. При необходимости зафиксировать способ доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Способ доставки".

1.7. При организации исполнения документов работники назначаются на следующие роли:

- автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

- ответственный исполнитель - работник, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

- исполнитель - работник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

- делопроизводитель - работник службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) или канцелярии органов администрации города Оренбурга, секретарь, помощник Главы или заместителей Главы города, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства;

- контролер - работник службы ДОУ или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель органов администрации города Оренбурга, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

1.8. Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронные формы "Карточка резолюции" и "Карточка исполнитель".

1.9. В "Карточке резолюции" указываются следующие данные:

- автор;

- дата создания;

- содержание резолюции;

- срок исполнения.

1.10. В "Карточке исполнителя" указываются следующие данные:

- плановый срок;

- Ф.И.О. исполнителя. В случае, если исполнителей несколько, информация об исполнителях вносится в раздел "Исполнение" относительно каждого из исполнителей с дублированием плановых сроков, указанных в разделе первого исполнителя, с электронным уведомлением специалиста, ответственного за делопроизводство в органе о направление документа;

- признак исполнителя - ответственный или нет.

1.11. Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль указанием в Карточке исполнителя плановой даты исполнения.

1.12. Делопроизводители и/или исполнители получают электронное уведомление о направлении документа. Дата и время отправки уведомления фиксируется в РКК.

1.13. Работники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, отмечают исполнение в карточке "Исполнитель", отражающей все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

1.14. В "Карточке исполнителя" заполняются следующие поля:

- автор "Карточки исполнения";

- дата исполнения;

- характер исполнения;

- данные по исполнению (текст исполнения).

- в раздел "Передача - возврат" вносится дата получения или возврата исполнителем документа;

- в случае, когда одним из исполнителей на документ наложена вторая резолюция, создаются новые карточки Резолюция и Исполнители;

1.15. Исполнитель, являющийся руководителем органа администрации города Оренбурга, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных работников.

1.16. В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель создает резолюцию и ставит на контроль карточку исполнителя с новым сроком исполнения. Срок исполнения будет перенесен для документа в целом. При этом в разделы "Плановый срок" и "Перенос планового срока" РКК вносятся соответствующие изменения.

1.17. Снять исполнителей резолюции с контроля имеет право автор резолюции, работник, его замещающий, работник службы ДОУ.

1.18. При условии, что резолюция полностью исполнена (т.е. поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), Контролер снимает с контроля исполнителя и в Карточке исполнителя проставляет:

- характер исполнения,

- содержание исполнения

- фактическую дату исполнения

- если в поле "Характер исполнения" стоит отметка о направлении письма, то поле "Связь с отправляемым" должно содержать информацию об отправленном документе и связи с ним (например, ответ от 27.04.2016 N 1-25/1824 Иванов А.С. -> Сидорова О.П.

1.19. После принятия решения о снятии документа с контроля Контролер в контрольном документе на закладке "Контроль" проставляет дату исполнения всего документа.

1.20. Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел исполнителя органа администрации города Оренбурга, то непосредственный исполнитель в Карточке исполнения на закладке "Номер дела" указывает номер дела.

2. Работа с отправляемыми документами

2.1. Для работы с отправляемыми документами используется БД "Отправл. док".

2.2. При работе с отправляемыми документами в АИС "ЕД" работники назначаются на следующие роли:

- исполнитель - работник, который создает отправляемый документ;

- делопроизводитель - секретарь, помощник или работник органа администрации города Оренбурга, ответственный за ведение делопроизводства.

2.3. При создании РК отправляемого документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты КД:

- поле "Тип документопотока" - указывает внутренний это документ или внешний. К внутренним относятся документы, изданные в организации и не предназначенные для отправления в сторонние организации;

- поле "Тип документа" - указывает новый это документ или ответ;

- поле "Вид документа";

- поле "Содержание" - основная тема документа, которая формулируется с помощью предлога "О... (о чем документ)" и не должна превышать двух строк;

- поле "Ф.И.О. адресата" - указывается должностное лицо, которому адресован документ;

- наименование организации - указывается организация, которой адресован документ;

- поле "Ф.И.О подписавшего документ" - фамилия руководителя, подписывающего документ;

- поле "Исполнитель";

- поле "Количество" - количество листов документа, в т.ч. приложения к нему;

- в секции "Вложение" размещается файл документа. При наличии технических средств возможно сканирование документа и вложение текстового файла в РКК с последующей электронной отправкой адресату (при наличии электронного адреса адресата).

2.4. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данными документами.

2.5. Работник службы регистрирует отправляемый документ в АИС "ЕД", вписывает регистрационный номер на оригинале документа и организует отправку документа.

2.6. При сохранении документ отправляется в электронном виде адресатам:

- в Правительство оренбургской области через шлюз обмена с АСЭД;

- работникам администрации города Оренбурга как новый документ в БД "Поступающие документы" и с уведомлением на электронную почту;

- работникам администрации города Оренбурга как ответ на их поступивший документ в БД "Отправляемые документы" с присоединением к номеру документа и с уведомлением на электронную почту;

- внешнему адресату на электронную почту;

При этом в РКК заполняется дата и время отправки, Ф.И.О. отправителя и получателя.

Для запрета электронной отправки документа делопроизводитель устанавливает признак "не отправлять автоматом".

2.7. При получении ответа на отправленный документ к ранее созданной РКК прикрепляется РК "Ответ", куда вносятся следующие сведения:

- дата и время получения ответа;

- должность, фамилия, инициалы лица, от имени которого получен документ;

- наименование организации;

- исходящий номер полученного ответа;

- дата полученного ответа;

- номер дела по номенклатуре;

- характер ответа (информация, справка, служебная записка);

2.8. Для регистрации ответа в БД "Поступающая документация" служит кнопка "Создать поступающий" в РК "Отправляемый документ".

2.9. В раздел "Примечание" вносится информация о том, кому передан ответный документ, содержание резолюции должностного лица, иные сведения.

2.10. В целях организации контроля по своевременному получению ответа на отправленный документ, при регистрации документа в РКК вносится ожидаемая дата ответа в раздел "Дата (план) ответа".