Приложение N 8. Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

Приложение N 8
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

Документ, резолюцию, поручение можно поставить на контроль.

Контроль исполнения документа в целом

При постановке на контроль входящего, внутреннего, организационно-распорядительного документа или обращения гражданина в целом указываются срок исполнения, новые сроки исполнения (в случае переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставятся отметка об исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят с контроля и без отметки об его исполнении.

Для исходящих документов постановка на контроль осуществляется для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения, организация-адресат, лицо, ответственное за контроль, и дата постановки на контроль. Организация-адресат может быть снята с контроля, при этом указывается дата снятия с контроля.

Чтобы поставить на контроль исходящий документ:

1. На закладке "Контроль" необходимо задать срок исполнения по документу в целом, для этого нужно нажать кнопку "Выбрать", выбрать дату в календаре и нажать на кнопку "ОК".

2. Нажмите на кнопку "На контроль" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, являющихся адресатами документа).

3. Выберите организацию, которую предполагается поставить на контроль, и нажмите на кнопку "OK". Откроется календарь.

4. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "OK". Выберите срок исполнения выбранной организацией документа и снова нажмите на кнопку "ОК". Откроется окно "Контролер".

5. Выберите в алфавитном списке сотрудников текущей организации ответственного за контроль и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "На контроле" будет добавлена запись о постановке на контроль выбранной организации.

6. При необходимости повторите шаги 2 - 5 для нескольких организации. Если необходимо удалить запись, нажмите на кнопку "Удалить", в открывшемся окне выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК" (если запись одна, она будет удалена сразу после нажатия кнопки "Удалить").

Чтобы снять организацию с контроля:

7. Нажмите на кнопку "Снять с контроля" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, поставленных на контроль).

8. Выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь.

9. Выберите дату снятия документа с контроля и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "Снято с контроля" будет добавлена запись о снятии с контроля выбранной организации. Из таблицы "На контроле" будет удалена запись о постановке на контроль этой организации.

Документ, поставленный на контроль, помечается в журнале регистрации специальной пиктограммой. В шапке документа появляется помета# о постановке на контроль.

Документ, поставленный на контроль, отображается в списке документов в представлении "Контрольные документы" (раздел "Не исполнены").

Снятие с контроля осуществляется на закладке "Контроль". Процедура снятия с контроля в различных базах данных несколько различается.

Контроль исполнения резолюций и поручений

Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен на контроль отдельно, при этом указывается своя дата постановки на контроль. Аналогичным образом при снятии с контроля для каждого исполнителя указывается дата снятия с контроля.

Для каждого из поставленного на контроль исполнителя формируется контрольная карточка задания, доступная в базе данных "Контроль заданий". После снятия с контроля и отметки о полном исполнении резолюции эти данные отражаются в контрольной карточке задания. Также в контрольной карточке задания записывается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.

Постановка исполнителя на контроль

Нажмите на кнопку "Выбрать" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей по данной резолюции).

Выберите исполнителя и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь: выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будет добавлена запись о постановке на контроль выбранного исполнителя.

Постановка на контроль всех ответственных исполнителей

Чтобы поставить на контроль всех исполнителей, отмеченных как ответственных:

Нажмите на кнопку отв.

Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех ответственных исполнителей.

Постановка всех исполнителей на контроль

Чтобы поставить на контроль всех исполнителей сразу необходимо нажать на кнопку "Всех". Откроется календарь, в котором необходимо выбрать дату постановки на контроль и нажать на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех исполнителей.

Исправление даты для того или иного исполнителя

Чтобы исправить дату для одного исполнителя:

Нажмите на кнопку "Дата". Откроется окно выбора исполнителя. В нем отображается список исполнителей, поставленных на контроль.

Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь, в котором необходимо выбрать новую дату постановки на контроль и нажать на кнопку "ОК".

Удаление записи о постановке на контроль одного из исполнителей

Нажмите на кнопку "Удалить" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей, поставленных на контроль), выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку "ОК". Запись будет удалена.

Ввод комментария к постановке на контроль, поле "Примечание" заполняются с клавиатуры.

Снятие с контроля реализуется с помощью аналогичных функций в правой таблице ("Снятие с контроля").

Снятие исполнителя с контроля

Кнопка "Выбрать" позволяет выбрать исполнителя из стоящих на контроле и добавить в таблицу запись о снятии с контроля этих исполнителей.

Снятие всех исполнителей с контроля

Кнопка "Всех" позволяет добавить в таблицу записи о снятии с контроля всех стоящих на контроле исполнителей.

Исправление даты снятия с контроля

Кнопка "Дата" позволяет исправить дату снятия с контроля для того или иного исполнителя.

Удаление записи

Кнопка "Удалить" позволяет удалить из таблицы запись о снятии с контроля того или иного исполнителя.

Снятие с контроля реализуется также с помощью акции "Принять" в документе "Отчет об исполнении".

После нажатия на акцию "Принять" в документе "Отчет об исполнении" в таблицу постановки на контроль в карточке резолюции (поручения) будет добавлена запись о снятии с контроля исполнителя, указанного в документе "Отчет об исполнении" в качестве автора исполнения.

Перенос срока исполнения

В стоящих на контроле резолюциях можно перенести установленный срок исполнения с помощью кнопки "Перенос срока".

Чтобы перенести срок нажмите на кнопку "Перенос срока" (откроется окно "Перенос срока исполнения"). В поле "Новый срок исполнения" установите дату (для этого нажмите на кнопку справа от поля и выберите дату в календаре).

В раскрывающемся списке выберите из классификатора причину переноса. Нажмите на кнопку "ОК".

На форме резолюции над таблицей контроля появится секция "История переносов срока исполнения", раскрыв которую, можно видеть полную историю переносов сроков исполнения.