Приложение N 1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Приложение N 1
к постановлению Правительства области
от 5 марта 2013 г. N 174-п

Регламент
по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - регламент) разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти Оренбургской области автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭД) и устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти Оренбургской области (далее - органы исполнительной власти).

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа - документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа - классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и пр.)

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы - это официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы - это официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы - документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти и регламентирующие задачи и функции органов исполнительной власти, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации ("входящие документы");

устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан ("исходящие документы");

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации ("внутренние документы");

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти ("организационно-распорядительные документы").

III. Участники документооборота

4. Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы на основе их должностных обязанностей.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Группы участников документооборота

Группа сотрудников	Основные функции в СЭД
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти в целом
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрения обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов своего подразделения
Секретариат Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД

IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

предоставление сведений об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив.

6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

карточка документа - для всех документов;

карточка резолюции - для входящих, внутренних документов и обращений граждан;

карточка поручения - для организационно-распорядительных документов;

контрольная карточка задания - для всех поставленных на контроль заданий по документу;

карточка исполнения - для всех исполненных заданий по документу;

лист согласования - для всех документов, направляемых на согласование;

лист ознакомления - для всех документов, направляемых на ознакомление.

7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы: форму документа, форму резолюции, форму поручения и т.д.

Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, которым поступил документ, и лица их замещающие в СЭД;

исполнители, которым отписан документ;

дополнительные читатели, указанные в КД.

V. Основные операции документооборота

8. Составные части документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов документов несколько различаются.

Таблица 2

Составные части и операции документооборота

9. Согласование документов - коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц и проведение электронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования кроме сокращения сроков согласования также снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.

Ознакомление с документом - формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

VI. Направление документов

10. При направлении документов между органами исполнительной власти должен использоваться тип документа "Внутренние документы", соответственно регистрация документов должна производиться в базе данных "Внутренние документы" (БД "ВнД").

VII. Работа с входящими документами

11. Для работы с входящими документами используется база данных "Входящие документы" (БД "ВхД").

При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник службы документационного обеспечения (далее - служба ДО) или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.

Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

При регистрации входящего документа делопроизводитель создает карточку документа входящего документа и заполняет следующие реквизиты:

поле "N документа" - исходящий номер документа;

поле "Вид документа";

поле "Дата документа";

поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

поле "Корреспондент" - организация, направившая документ;

поле "Автор" - фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников) согласно адресации, указанной во входящем документе;

поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему и количество экземпляров.

12. Если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо организационно-распорядительного документа, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа данного документа.

13. В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ.

При необходимости зафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").

14. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает карточку документа сопроводительного письма (в карточке документа входящего документа на закладке "Сопроводительное письмо").

15. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием электронной подписи (далее - ЭП). Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление. В листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости - дать комментарии.

18. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

19. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

VIII. Контроль исполнения входящих документов

20. При организации исполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка резолюции".

В карточке резолюции указываются следующие данные:

автор;

дата постановки;

исполнитель (исполнители);

содержание резолюции;

срок исполнения.

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

21. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

22. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В карточке исполнения заполняются следующие поля:

автор исполнения;

дата исполнения;

текст исполнения (данные по исполнению резолюции);

тип исполнения.

23. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции, сотрудники, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении отчета об исполнении, поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" из раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма.

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных сотрудников.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса, дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы документационного обеспечения и канцелярии.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

IX. Работа с организационно-распорядительными документами

26. Для работы с организационно-распорядительными документами (далее - ОРД) используется база данных "Организационно-распорядительные документы" (БД "ОРД").

При работе с ОРД в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку и согласование ОРД, а также исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:

поле "Вид документа";

поле "Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;

поле "Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

поле "Исполнители";

поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.

27. Если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, то исполнитель на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа данного документа.

28. После заполнения всех обязательных полей карточки документа исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:

срок согласования проекта документа;

тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

участников согласования;

срок хранения листа согласования, который не должен быть меньше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе согласования устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

29. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке листа согласования "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

30. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в листе согласования. В карточке документа ОРД в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из карточки документа новый лист согласования.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и пр.) исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Приостановить процесс" в листе согласования. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе согласования.

После окончания процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми оригинальными согласующими подписями.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" и подтверждении подписи документа, поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки документа появляется пиктограмма.

31. Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточку документа ОРД.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения ОРД в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа устанавливается статус "Заверен", отображается дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

32. Для проверки электронной подписи делопроизводитель нажимает на пиктограмму.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

33. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. Аналогично согласованию в листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости - дать комментарии.

34. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) автор листа ознакомления прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

X. Контроль исполнения ОРД

36. При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка поручения".

В карточке поручения указываются следующие данные:

автор;

дата создания;

исполнитель (исполнители);

содержание поручения;

срок исполнения.

Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль

37. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки поручения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки поручения поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки поручения появляется пиктограмма.

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно поручению, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения.

В карточке исполнения заполняются следующие поля:

автор исполнения;

дата исполнения;

текст исполнения (данные по исполнению поручения).

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или поручения, исполнители, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".

40. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для подчиненных сотрудников.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса и дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для поручения в целом.

42. Снять поручение с контроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО или канцелярии.

При условии, что поручение полностью исполнено (то есть поставленные в поручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке поручения ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) ОРД подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то делопроизводитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XI. Работа с исходящими документами

43. Для работы с исходящими документами используется база данных "Исходящие документы" (БД "ИсхД").

При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель - секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:

поле "Вид документа";

поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

поле "Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

поле "Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

поле "Исполнители";

поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

44. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данными документами.

После заполнения всех обязательных полей карточки документа исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.

При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:

срок согласования проекта документа;

тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

участников согласования;

срок хранения листа согласования, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе согласования устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

45. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке Листа согласования "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

46. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в листе согласования. В карточке документа исходящего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из карточки документа новый лист согласования.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и пр.) исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Приостановить процесс" в листе согласования. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе согласования.

После заполнения всех обязательных полей карточки документа и завершения всех процессов согласования исполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал проекта документа со всеми оригинальными согласующими подписями.

После подписания оригинала исходящего документа делопроизводитель подписывает в СЭД карточки документа. При этом в карточке документа подписанного документа отражаются дата, время подписания, фамилия подписавшего и фамилия, имя, отчество руководителя, от имени которого документ был подписан.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки документа появляется пиктограмма.

47. Делопроизводитель регистрирует исходящий документ в СЭД, вписывает регистрационный номер на оригинале документа и организует отправку документа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

48. Для проверки электронной подписи делопроизводитель нажимает на пиктограмму.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

49. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости исходящий документ может быть направлен на ознакомление. В листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости - дать комментарии.

50. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

51. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с исходящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и в правом верхнем углу появляется пиктограмма.

XII. Работа с внутренними документами

52. Для работы с внутренними документами используется база данных "Внутренние документы" (БД "ВнД").

При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты карточки документа:

поле "Вид документа";

поле "Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

поле "Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

поле "Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

поле "Исполнители";

поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

53. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данными документами.

54. После заполнения всех обязательных полей карточки документа исполнитель может направить проект внутреннего документа на согласование.

При заполнении листа согласования исполнитель должен указать:

срок согласования проекта документа;

тип согласования: параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

участников согласования;

срок хранения листа согласования, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа согласования подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе согласования устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке листа согласования "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В этом случае при сохранении визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и в правом верхнем углу появляется пиктограмма.

56. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Прекратить процесс" в листе согласования. В карточке документа внутреннего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из карточки документа новый лист согласования.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и пр.) исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке "Приостановить процесс" в листе согласования. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе согласования.

После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект внутреннего документа на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал проекта документа со всеми оригинальными согласующими подписями.

Делопроизводитель, получив подписанный оригинал внутреннего документа, подписывает карточку документа внутреннего документа в СЭД и присваивает ему регистрационный номер.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КД появляется пиктограмма.

57. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

При необходимости внутренний документ может быть направлен на ознакомление. В листе ознакомления нужно указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости дать комментарии.

58. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

59. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

XIII. Контроль исполнения внутренних документов

60. При организации исполнения документов, сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка резолюции".

В карточке резолюции указываются следующие данные:

автор;

дата создания;

исполнитель (исполнители);

содержание резолюции;

срок исполнения.

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

61. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

62. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В карточке исполнения заполняются следующие поля:

автор исполнения;

дата исполнения;

текст исполнения (данные по исполнению резолюции).

63. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.

64. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных работников.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса и дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

65. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник или делопроизводитель структурного подразделения.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного внутреннего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XIV. Работа с обращениями граждан

66. Для работы с обращениями граждан используется база данных "Обращения граждан" (БД "ОГ").

При работе с обращениями граждан в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан или структурных подразделений;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Обращения, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан или структурном подразделении.

При регистрации обращения делопроизводитель создает карточку документа обращения и заполняет следующие реквизиты:

1) закладка "Реквизиты":

поле "Вид обращения";

поле "Тип обращения";

поле "Корреспондент" - фамилия, имя, отчество обратившегося;

поля "Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Адрес";

поле "Тип автора";

поле "Первичное обращение" - если регистрируемое обращение гражданина является повторным;

2) закладка "Обращение":

поля "Код", "Раздел", "Тема", "Тематика", "Вопрос";

поле "Краткое содержание" - отражает краткое содержание документа;

поле "Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и количество экземпляров;

3) закладка "Направление":

поле "Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников) согласно адресации, указанной в обращении.

67. Если регистрируемое обращение является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с карточкой документа данного документа.

В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения обращения в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

68. При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель указывает источник, откуда поступил документ (закладка "Источник поступления").

69. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание обращения с использованием ЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". Поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В карточке документа устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма.

70. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

71. Информация о заверении и пиктограмма перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации обращение может быть направлено на ознакомление. В листе ознакомления необходимо указать срок ознакомления, участников ознакомления, при необходимости дать комментарии.

72. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор листа ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении листа ознакомления подписывает его с использованием ЭП. В этом случае с началом процесса ознакомления поле "Комментарии инициатора", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") автоматически подписываются ЭП. В листе ознакомления устанавливается статус "Подписано инициатором" и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

73. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и пр.) исполнитель прерывает процесс ознакомления по кнопке "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно по кнопке "Продолжить процесс" в листе ознакомления.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с обращением, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В этом случае при сохранении ответа поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Документ") автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма.

XV. Контроль исполнения обращений граждан

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму "Карточка резолюции".

В карточке резолюции указываются следующие данные:

автор;

дата создания;

исполнитель (исполнители);

содержание резолюции;

срок исполнения.

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

75. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают отчет об исполнении (карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В карточке исполнения заполняются следующие поля:

автор исполнения;

дата исполнения;

данные по исполнению резолюции (текст исполнения).

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции, исполнители, создающие карточку исполнения, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении поле "Текст исполнения", а также поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки исполнения появляется пиктограмма.

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных работников.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса и дата переноса. Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

78. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в карточке резолюции ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в карточке документа обращения на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного обращения подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, то непосредственный исполнитель в карточке исполнения на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются: подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.