Приложение N 14. Поиск документов

Приложение N 14
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Поиск документов

Поиск по спискам документов

Представления баз данных или списки документов отбирают документы по различным наборам параметров. В списки "Журналы регистрации" отбираются только зарегистрированные документы, в списки "Проекты" - только проекты документов.

Поиск по сортированной колонке

Каждый список содержит первую сортированную колонку, соответствующую названию списка. Например, "Журнал регистрации/по дате" сортирует документы по дате регистрации - чем более старая дата, тем ниже документ в списке.

Некоторые списки группируют документы по одинаковому значению сортированной колонки. Это дает удобство свернуть все группы (категории) и развернуть одну из интересующих, чтобы в раскрытой группе найти нужный документ.

Некоторые списки содержат кроме первой сортированной колонки дополнительную колонку с функцией пересортировки, которая отображается символом стрелки. Если мышкой кликнуть по заголовку этой колонки, то список будет пересортирован по этой колонке.

Для поиска документа по значению в сортированной колонке (в том числе после пересортировки) необходимо установить курсор на любую строку списка и набрать на клавиатуре первые символы искомого реквизита документа, проконтролировать введенные значения в появившемся окне и нажать клавишу "Enter".

Если в списке есть хотя бы один документ, у которого в сортированной колонке такое начало строки, то курсор установится на первый найденный документ, а в строке состояния клиента Lotus Notes (нижняя строка окна) отобразится "Найден" с повтором набранных на клавиатуре символов.

Если по запросу ничего найдено не будет, то в строке состояния клиента Lotus Notes отобразится "Не найден" с повтором набранных символов.

Если по запросу ничего найдено не было, но есть убежденность в том, что такой документ существует, то причиной отрицательного результата поиска может быть одна из следующих причин:

искомый реквизит не является содержанием текущей сортированной колонки открытого списка;

пользователь не имеет доступа к документу;

набор символов был сделан с ошибкой, например, вводится фамилия с лишними символами ("Петрову" вместо "Петров");

список не обновлен - нажмите на клавиатуре кнопку F9 или на перекрестие списка документов.

Поиск по образцу

Для поиска документа в списке по любому реквизиту в клиенте Lotus Notes есть окно поиска по образцу.

В этом способе поиска можно искать по полному слову или по его началу. Для поиска по началу слова нужно в конце добавить символ *. Если набрано слово, равное полному слову, но еще добавлен символ *, то искаться будут документы, у которых есть окончание, например "Петров*" найдет документы со словом "Петрова", а документы со словом "Петров" уже не найдет.

Поиск по форме

В базах данных есть возможность искать документы по набору реквизитов, для чего нужно использовать кнопку "Поиск по форме".

Поиск по форме позволяет искать документы, резолюции и отчеты об исполнении, для чего в верхней части формы есть соответствующий переключатель.

При поиске среди документов форма предоставляет возможность указать набор критериев, одновременно присутствующих в разных реквизитах документа, а также содержащихся в содержательной части документа.

В нижней части формы под словами "Условие поиска" можно выбрать принцип сочетания поиска по набору реквизитов и поиска по любому полю, включая содержательную часть документа.

Если выбрать "ИЛИ", то поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем по запросу из поля "В любом поле содержится" и суммарный список документов будет выведен в результаты поиска.

Если выбрать "И", то поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем по запросу из поля "В любом поле содержится" и пересечение результирующих списков будет выведено как результат поиска по форме.

Если в поле "В любом поле содержится" введены какие-то слова, то поиск будет выполняться по этой цепочке слов в любом поле документа, включая файловые вложения неграфического формата. При включенном признаке "искать только в содержании" набранная строка поиска будет искаться только в файлах вложений.

Результаты поиска отображаются в виде списка со ссылками, кликнув два раза на которые можно открыть найденный документ. По списку найденных документов можно построить отчет по заранее подготовленному шаблону из базы данных "Центр отчетов", для чего нужно нажать кнопку "Отчет по найденным".