Приложение N 15. Описание видов связей между документами

Приложение N 15
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Описание видов связей между документами

Связь - информация о том, что данный документ имеет смысловую связь с другими документами текущей или других баз данных. Связь устанавливается пользователем вручную или создается автоматически в процедурах системы.

Информация о связях документа с другими документами вводится и отображается на закладке "Связи". В списках "От документа" и "На документ" отображаются соответственно связи, направленные от документа к другому документу (например, связи вида "В ответ на"), и связи, направленные к документу от другого документа (например, связи вида "Ответ").

Связь "От документа" обычно наиболее часто устанавливаемая связь, так как устанавливается от текущего документа на ранее внесенные в систему (если документы расположить по оси времени по дате их ввода в систему, то более ранние будут слева, поэтому связь и обозначается стрелкой влево). Связь "На документ" обычно устанавливается как обратная связь, автоматически при установке связи "От документа". К примеру, связь "Отменяет" имеет обратную связь "Отменен".

Ввод информации о связях документа с другими документами

Чтобы ввести информацию о связи или нескольких связях нажмите на кнопку "Добавить". Откроется окно "Добавление связей".

Ввод информации о связи (связях) документа с другим документом (документами) может быть выполнен двумя способами:

Выбор одного или нескольких связанного документа из базы данных

Для этого:

1. Выберите базу данных в списке "База данных" (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).

2. В списке "Тип связи" отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи. Откроется окно выбора документа.

3. Щелчком мыши выберите один или несколько документов.

4. Нажмите на кнопку "ОК".

Выбор базы данных и типа связи

Выбор связанных документов из базы данных

Поиск связанного документа из базы данных.

Для этого:

1. Выберите базу данных в списке "База данных" (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).

2. Выберите тип поиска "Полнотекстовый поиск".

3. В списке "Тип связи" отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи.

4. Откроется окно ввода поискового запроса по полю, заданному в настройках для данного типа связи выбранной пары баз данных (текущей и выбранной).

5. Выберите, где будет выполняться поиск - по любому полю или конкретному, заданному настройками выбранного типа связи.

6. Введите запрос.

7. Из списка найденных документов щелчком мыши выберите один или несколько документов.

8. Нажмите на кнопку "ОК"

Поиск связанного документа из базы данных

Произвольный ввод номера и даты связанного документа.

Для этого:

1. Нажмите на кнопку вручную. Окно "Добавление связей" приобретет следующий вид. Чтобы вернуться к выбору документов из базы данных, нажмите на кнопку из базы данных.

2. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи.

3. Введите данные в следующих полях:

вид документа (вводится с клавиатуры);

номер документа (вводится с клавиатуры);

дата документа (чтобы задать дату, нажмите на кнопку "16" и выберите дату в календаре);

комментарий (вводится с клавиатуры).

4. Нажмите на кнопку "ОК".

Произвольный ввод параметров связанного документа

Установленные связи отображаются на закладке "Связи" (их распределение по спискам "От документа" и "На документ" происходит автоматически). Информация об установленной связи хранится вместе с документом (в той же базе данных, что и документ).