Приложение N 7. Внесение резолюций и выдача поручений

Приложение N 7
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Внесение резолюций и выдача поручений

На входящие, внутренние документы и обращения граждан поступающие в адрес руководителя, может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или замещающими их в СЭД лицами. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.

Предусмотрена возможность создания проекта резолюции для лиц, обладающих соответствующими правами в СЭД. Проект резолюции можно распечатать, скорректировать после получения заключения автора резолюции и снять признак проекта. Также сам автор резолюции может утвердить проект. Проект резолюции недоступен исполнителям, по нему не формируются уведомления.

При внесении резолюций вводятся имя автора резолюции, текст резолюции, исполнители и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции посылаются уведомления об этом. Существует также возможность рассылки уведомлений-напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.

При внесении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней вводятся те же данные.

При внесении резолюций каждый из исполнителей может быть поставлен на контроль (приложение N 7 к регламенту).

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки резолюции подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки резолюции поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки резолюции появляется пиктограмма.

Поручения, содержащиеся в ОРД, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или замещающими их в СЭД лицами могут быть выданы свои поручения.

При создании поручения вводятся имя автора поручения, текст поручения, исполнители и срок исполнения поручения.

В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа автор самостоятельного поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки поручения подписывает ее с использованием ЭП. В этом случае при сохранении карточки поручения поля "Текст поручения", "Срок исполнения", "Исполнители", а также поля "Текст" и "Файлы" секции "Информационные материалы", автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу карточки поручения появляется пиктограмма.