Приложение N 5. Отправка документа на регистрацию и регистрация документа

Приложение N 5
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Отправка документа на регистрацию и регистрация документа

На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и неподписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, замещающим его в СЭД лицом, автором документа или делопроизводителем.

Регистрации подлежат:

исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы (как правило, подписанные руководителем);

входящие документы, поступившие в адрес организации;

обращения граждан.

При нажатии на кнопку "Регистрация" в открывшемся меню необходимо выбрать вид регистрации:

N - документ регистрируется, ему присваивается номер;

N + новый документ - документ регистрируется, ему присваивается номер и открывается карточка нового документа. Используется в тех случаях, когда регистрируется подряд большое число входящих документов;

N + резолюция - документ регистрируется, ему присваивается номер и открывается карточка резолюции по этому документу. Используется в тех случаях, когда при регистрации документа немедленно вводится резолюция на этот документ. Пункт отсутствует для исходящих документов. Для организационно-распорядительных документов его место занимает пункт N + поручение - при регистрации открывается карточка поручения по этому документу;

N + передача экз. - документ регистрируется, ему присваивается номер и заносятся в базу данных сведения о передаче экземпляров. Для этого открывается окно "Создание новых журналов передачи экземпляров". Используется в тех случаях, когда при регистрации документа его копия немедленно передается одному или нескольким держателям;

Запись N вручную - документ регистрируется, а номер не присваивается автоматически, а вводится вручную в открывшемся окне "Ввод номера".