Приложение N 4. Отправка документа на подпись и подписание документа

Приложение N 4
к регламенту по организации электронного
документооборота и автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти Оренбургской области

Отправка документа на подпись и подписание документа

Проект документа может быть направлен автором документа или делопроизводителем на подпись руководителю или замещающему его в СЭД лицу.

Чтобы направить проект документа на подпись необходимо открыть карточку документа и нажать на кнопку "На подпись". После этого в верхней части карточки документа будет отображаться информация о том, что документ отправлен на подпись.

Проект документа не может быть направлен на подпись, если он уже направлен на подпись или уже подписан. Сведения об этом отображаются в верхней части карточки документа.

После того как документ направлен на подпись, лицо, указанное в карточке документа в поле "Подпись", получает уведомление.

В списке документов название документа, направленного на подпись, будет отображаться в представлении "На согласовании и подписи".

Документ подписывается лицом или лицами, указанными для данного документа как подписывающие (в карточке или форме документа в поле "Подпись").

Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:

отказать в подписи;

снять свою подпись в случае, если документ подписан, но не зарегистрирован.

Лицо, получившее документ на подпись, должно выполнить одно из следующих действий:

1. Подписать документ. Кнопка "Подписать". По кнопке выдается запрос, чтобы подтвердить намерение, нажмите на кнопку "Да". Документ будет подписан, карточка документа закроется. В верхней части карточки документа отображается информация о том, что документ подписан (статус "Подписан").

2. Подписать документ с использованием ЭП. При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, может подписать документ с использованием ЭП. В этом случае после нажатия на кнопку "Подписать" и подтверждения намерения появляется диалоговая форма с перечнем информации, которая должна быть подписана ЭП.

После нажатия "ОК" поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") документа автоматически подписываются ЭП. В верхней части карточки документа отображается информация о том, что документ подписан (статус "Подписан") и в правом верхнему углу появляется пиктограмма.

Лицо, подписавшее документ, может снять свою подпись (если документ не зарегистрирован). Для этого необходимо открыть карточку документа и нажать кнопку "Отменить подпись".

3. Отказать в подписи. Кнопка "Отказать". Нажмите на кнопку и в открывшемся окне "Причины отказа" введите мотивировку отказа. Документу будет отказано в подписи, карточка документа закроется.

В верхней части карточки документа отображается информация об отказе (статус "Отказано в подписи") и причина отказа. При этом сохраняется возможность вновь открыть карточку документа и подписать документ.