Приложение. Регламент исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в администрации города Оренбурга

Приложение
к постановлению администрации
города Оренбурга
от 15 сентября 2016 г. N 2866-п

Регламент
исполнения функции по рассмотрению обращений граждан в администрации города Оренбурга

1. Общие положения

В настоящем Регламенте понятия "обращение гражданина", "предложение", "заявление", "жалоба", "должностное лицо" используются в значении, определенном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Настоящий Регламент определяет сроки и последовательность действий при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан, в том числе иностранных, и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в администрации города Оренбурга (далее - обращения).

Порядок рассмотрения обращений граждан установлен Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Результатами рассмотрения обращения являются:

1) направление гражданину в установленный срок письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов;

2) направление гражданину в установленный срок письменного уведомления;

3) оставление обращения без рассмотрения.

Управление по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга обеспечивает организацию работы с обращениями в администрации города Оренбурга на основе единой политики.

Отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга обеспечивает:

1) прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию обращений, поступающих в администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга и его заместителей.

2) регистрацию и отправку уведомлений и письменных ответов, направляемых от Главы города Оренбурга и его заместителей;

3) контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений, поступивших в администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга и его заместителей;

4) анализ содержания обращений и состояния работы по рассмотрению обращений, поступивших в администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга и его заместителей;

5) формирование, оформление и хранение дел по обращениям, поступившим в администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга и его заместителей;

6) методическое обеспечение работы по рассмотрению обращений;

Действие настоящего Регламента не распространяется на отношения по рассмотрению обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном иными федеральными законами.

Жалобы на нарушение порядка предоставления муниципальных услуг рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и административными регламентами предоставления муниципальных услуг, утвержденными правовыми актами администрации города Оренбурга.

2. Порядок информирования граждан

2.1. Информация о порядке исполнения функции, личном приеме граждан, прямых телефонных линиях Главы города Оренбурга, заместителей Главы города Оренбурга размещается:

- на информационных стендах в помещениях отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга;

- на официальном Интернет-портале города Оренбурга www.orenburg.ru;

- в средствах массовой информации.

2.2. Размещение информации на официальном Интернет-портале города Оренбурга и в средствах массовой информации о личном приеме граждан, прямых телефонных линиях Главы города Оренбурга, заместителей Главы города Оренбурга обеспечивает управление по информационной политике администрации города Оренбурга на основе представленных управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга графиков приема и прямых телефонных линий.

2.3. Информация о порядке исполнения функции, личном приеме граждан, прямых телефонных линиях руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", размещается на официальном Интернет-портале города Оренбурга www.orenburg.ru.

2.4. Размещение информации на официальном Интернет-портале города Оренбурга о личном приеме граждан, прямых телефонных линиях руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", обеспечивает управление по информационной политике администрации города Оренбурга на основе представленных органами администрации города Оренбурга графиков приема.

3. Последовательность действий при исполнении функции

Исполнение функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация обращения;

2) направление обращения на рассмотрение;

3) рассмотрение обращения;

4) контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращения;

5) регистрация и направление гражданину письменного ответа или уведомления;

6) формирование, оформление и хранение дела по обращению.

3.1. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и регистрация письменного обращения

Основанием для начала исполнения функции по приему, первичной обработке, предварительному рассмотрению и регистрации письменного обращения является поступившее письменное обращение в администрацию города Оренбурга на имя должностных лиц администрации города Оренбурга.

Прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию письменных обращений, поступивших в администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга и (или) его заместителей, осуществляет отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

Прием, первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию письменных обращений, поступивших от граждан непосредственно на имя руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", обеспечивают уполномоченные работники данных органов, администраций сельских населенных пунктов.

При поступлении обращений способом почтового отправления конверты с обращениями вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность обращений и приложений к ним. Конверты не уничтожаются. Ошибочно доставленные обращения с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Предварительное рассмотрение проводится в целях определения должностных лиц, которым необходимо направить обращение для рассмотрения по компетенции.

Регистрация обращений осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы "Единый документооборот. Контроль" (далее - АИС "ЕД").

Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение трех календарных дней с момента поступления.

Регистрация поступивших документов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Регистрация обращений осуществляется путем:

1) присвоения обращению регистрационного номера;

2) оформления отметки о поступлении (регистрационного штампа) непосредственно на обращении;

3) внесения содержания обращения в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) электронной базы данных "Обращения граждан" АИС "ЕД".

При поступлении обращения с сопроводительным письмом отметка о поступлении (регистрационный штамп) проставляется на письме и первом листе приложения.

3.2. Направление письменного обращения на рассмотрение

После регистрации работники отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга направляют письменное обращение на рассмотрение Главе города Оренбурга либо его заместителям.

Рассмотрение письменных обращений, поступивших на имя руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", обеспечивают данные руководители.

После изучения письменных обращений советник Главы города Оренбурга, ведущие специалисты отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, осуществляющие функции помощников заместителей Главы города Оренбурга, в рамках своей компетенции информируют Главу города Оренбурга, заместителей Главы города Оренбурга об органах администрации города Оренбурга, к компетенции которых относится решение вопросов, содержащихся в обращении.

Результат рассмотрения обращения оформляется резолюцией, которая включает:

- фамилии и инициалы исполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись руководителя;

- дату.

Содержание резолюции ведущие специалисты отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, осуществляющие функции помощников заместителей Главы города Оренбурга, и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, вносят в РКК.

В обязательном порядке Главе города Оренбурга на рассмотрение направляются обращения, перенаправленные от:

- Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области;

- Председателя Законодательного Собрания Оренбургской области;

- членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Главного федерального инспектора по Оренбургской области;

- Уполномоченного по правам человека в Оренбургской области;

- Уполномоченного по правам ребенка в Оренбургской области;

- органов прокуратуры;

- Правительства Оренбургской области (с отметкой (штампом) "Контроль").

На рассмотрение заместителей Главы города Оренбурга направляются обращения в соответствии:

- с резолюцией Главы города Оренбурга;

- с их компетенцией.

Поступившие в администрацию города Оренбурга обращения направляются на рассмотрение должностным лицам администрации города Оренбурга в соответствии с их компетенцией и на основании резолюции Главы города Оренбурга или его заместителей.

Если рассмотрение обращения возложено на нескольких лиц, работу по исполнению и подготовке проекта письменного ответа организует исполнитель, указанный в резолюции первым, в компетенции которого находится большая (основная) часть содержащихся в обращении вопросов, - ответственный исполнитель.

Обращения по вопросам коррупции направляются на рассмотрение в Службу безопасности администрации города Оренбурга.

Письменное обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, подлежит направлению в Службу безопасности администрации города Оренбурга для незамедлительного направления в государственный орган в соответствии с компетенцией.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

В случае если обжалуются решение или действие (бездействие) Главы города Оренбурга как руководителя администрации города Оренбурга или заместителя Главы города Оренбурга, исполняющего обязанности Главы города Оренбурга в момент поступления жалобы, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. Подготовку проекта ответа обеспечивает отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

В случае если обжалуются решение или действие (бездействие) заместителя Главы города Оренбурга, руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Оренбурга, находящихся в непосредственном подчинении Главы города Оренбурга, жалоба направляется на рассмотрение Главе города Оренбурга.

В случае если обжалуются решения или действия (бездействие) руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города Оренбурга, жалоба направляется на рассмотрение заместителю Главы города Оренбурга, в непосредственном подчинении которого находится отраслевой (функциональный) орган администрации города Оренбурга.

Письменное обращение, поступившее на рассмотрение в администрацию города Оренбурга на имя Главы города Оренбурга, его заместителей, руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, глав сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", и содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Оренбурга, подлежит переадресации в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящим Регламентом.

Письмо о переадресации обращения в соответствующий орган или должностному лицу и уведомление гражданину подписывают Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", в рамках своей компетенции.

Подготовку проекта письма от имени Главы города Оренбурга, заместителя Главы города Оренбурга о переадресации обращения в соответствующий орган или должностному лицу и проекта уведомления гражданину обеспечивает ведущий специалист отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, осуществляющий функции помощника заместителя Главы города Оренбурга, у которого на рассмотрении находится обращение.

Подготовку проекта письма от имени руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", обеспечивают специалисты указанных органов в случае поступления обращения непосредственно в орган или в соответствии с резолюцией Главы города Оренбурга или его заместителей.

Обращение, ошибочно поступившее на рассмотрение в отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Оренбурга, незамедлительно возвращается с сопроводительным письмом в отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

Соблюдение установленного срока рассмотрения обращений Главой города Оренбурга обеспечивает советник Главы города Оренбурга. Соблюдение установленного срока рассмотрения обращений заместителями Главы города Оренбурга обеспечивают ведущие специалисты управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, осуществляющие функции помощников заместителей Главы города Оренбурга.

Отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) принимает обращения, составляет на них электронный реестр и передает их в соответствии с резолюцией Главы города Оренбурга, заместителей Главы города Оренбурга уполномоченным работникам отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга под подпись.

Передача обращения исполнителю без внесения в электронный реестр, минуя отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, не допускается.

3.3. Рассмотрение письменного обращения

3.3.1. Письменные обращения рассматриваются в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.3.2. Исполнитель в процессе рассмотрения обращения осуществляет:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта письменного ответа и всех необходимых приложений с соблюдением правил оформления реквизитов документа;

3) согласование проекта письменного ответа с заинтересованными лицами;

4) представление проекта письменного ответа на подпись должностному лицу.

В случае временного отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) рассмотрение обращения осуществляет лицо, исполняющее его обязанности.

Соисполнители не позднее чем за 7 дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю информацию для обобщения.

Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения и подготовки ответа в установленный срок.

В случае необходимости исполнитель может обеспечить рассмотрение обращения с выездом на место.

3.3.3. Для получения в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, исполнителем подготавливается проект запроса.

Проект запроса должен содержать:

- данные об обращении, по которому запрашивается информация;

- суть обращения, для разрешения которого необходима информация;

- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

- срок, в течение которого необходимо представить информацию по запросу (в соответствии с действующим законодательством).

Запрос подписывается Главой города Оренбурга, его заместителями либо уполномоченным должностным лицом, на рассмотрении которого находится обращение. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу.

3.3.4. Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходные или праздничные дни, сроком рассмотрения считается первый после выходных или праздничных дней рабочий день.

3.3.5 Проект письменного ответа направляется исполнителем на подпись не позднее 4-х рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения.

3.3.6. Исполнитель несет в установленном порядке ответственность за:

1) нарушение срока рассмотрения обращений граждан;

2) содержание отправляемого ответа;

3) нарушение требований к оформлению реквизитов.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

3.3.7. Письменный ответ не направляется заявителю в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.4. Личный прием граждан

Личный прием граждан ведут Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", в соответствии с графиками.

Личный прием граждан руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", ведут в соответствии с утвержденными ими графиками и учетом требований настоящего раздела.

Личный прием граждан Глава города Оренбурга и его заместители ведут в соответствии с графиком, подготовленным управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга и утвержденным Главой города Оренбурга.

Личный прием граждан по вопросам коррупции ведет Глава города Оренбурга с участием начальника Службы безопасности администрации города Оренбурга.

Личный прием граждан проводится в порядке предварительной записи. Предварительную запись граждан на личный прием к Главе города Оренбурга, заместителям Главы города Оренбурга обеспечивает работник отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга при предъявлении гражданином документа, удостоверяющего личность.

Личный прием граждан Главой города Оренбурга, заместителями Главы города Оренбурга осуществляется в порядке очередности по списку, составленному работником отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга. Уполномоченный представитель гражданина представляет документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие его полномочия.

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

Граждане, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, на личный прием не допускаются.

В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости немедленно сообщается сотрудникам службы безопасности администрации города Оренбурга и (или) вызываются сотрудники полиции. Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема гражданина.

Во время личного приема гражданин вправе изложить свое обращение в устной либо письменной форме.

Результат рассмотрения обращения оформляется в карточке личного приема резолюцией лица, ведущего личный прием. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Оренбурга, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для решения вопроса по существу, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении на личном приеме вопросов в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в течение трех календарных дней и рассмотрению в срок, установленный в разделе 3.7. настоящего Регламента.

Работники отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, уполномоченные работники отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", направляют письменное обращение на рассмотрение в порядке, установленном в разделе 3.2. настоящего Регламента.

3.5. Иные формы приема граждан

Глава города Оренбурга и (или) его заместители ведут прием граждан посредством прямых телефонных линий (в том числе с применением видеоконференцсвязи, видеосвязи) в соответствии с графиком, подготовленным управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга и утвержденным Главой города Оренбурга.

Информация о времени приема граждан посредством прямых телефонных линий доводится до сведения граждан в порядке, установленном в разделе 2 настоящего Регламента.

Результат рассмотрения обращения оформляется в карточке приема резолюцией лица, ведущего прием посредством прямых телефонных линий. Порядок и срок рассмотрения обращения установлен в разделе 3.4.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Оренбурга, в ходе проведения приема посредством прямой телефонной линии гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться для решения вопроса по существу, о чем делается запись в карточке приема.

3.6. Прием обращений, поступивших в администрацию города Оренбурга в форме электронного документа

Обращения, поступившие в администрацию города Оренбурга в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке, установленном в разделе 3.3 настоящего Регламента.

Ответы на обращения в форме электронного документа направляются по адресу электронной почты, указанному в электронном обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном обращении.

В электронном реестре делается отметка о направлении ответа по электронной почте.

3.7. Сроки рассмотрения обращений

Обращения, поступившие в администрацию города Оренбурга, подлежат рассмотрению в сроки, установленные нормами Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений

Этапы контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений:

1) постановка обращения на контроль;

2) проверка и регулирование хода рассмотрения обращения;

3) снятие обращения с контроля;

4) продление срока рассмотрения обращения;

5) анализ состояния работы по рассмотрению обращений и содержания поступающих обращений;

6) проведение плановых проверок организации работы с обращениями.

3.8.1. Постановка обращений на контроль

Контролю подлежат обращения, зарегистрированные в установленном порядке и требующие подготовки письменного ответа.

3.8.2. Проверка и регулирование хода рассмотрения обращений

Проверку и регулирование хода рассмотрения обращений осуществляют:

- Глава города Оренбурга и его заместители;

- руководители органов администрации города Оренбурга;

- главы сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург";

- отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга;

- советник Главы города Оренбурга и ведущие специалисты управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, осуществляющие функции помощников заместителей Главы города.

Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга осуществляют проверку и регулирование хода рассмотрения обращений посредством:

- изучения представленных письменных ответов;

- принятия решения о снятии с контроля или продлении срока рассмотрения обращения.

Руководители органов администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", осуществляют проверку и регулирование хода исполнения обращений посредством:

- личного контроля за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан;

- проведения совещаний по вопросу соблюдения сроков рассмотрения обращений;

- принятия мер по повышению исполнительской дисциплины;

- установления лиц, по вине которых допущено нарушение срока рассмотрения обращения, выяснения причин.

Отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга осуществляет проверку и регулирование хода рассмотрения обращений, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, посредством:

- рассылки напоминаний об установленных сроках рассмотрения обращений, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей (в электронном виде);

- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД" "Обращения граждан";

- внесения сведений об исполнении или продлении срока рассмотрения обращения в РКК электронной базы данных "Обращения граждан" АИС "ЕД".

Советник Главы города Оренбурга и ведущие специалисты управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, осуществляющие функции помощников заместителей Главы города, осуществляют проверку и регулирование хода рассмотрения обращения посредством:

- ежедневного просмотра электронных баз данных "Обращения граждан" АИС "ЕД";

- принятия мер для своевременного рассмотрения обращения.

3.8.3. Продление срока рассмотрения обращений

При наличии объективных причин не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения исполнитель направляет служебную записку Главе города Оренбурга, должностному лицу администрации города Оренбурга, направившему обращение на рассмотрение, о необходимости продления срока рассмотрения обращения и проект уведомления гражданина о продлении срока рассмотрения.

В служебной записке о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель обязан указать:

- объективную причину продления установленного срока;

- перечень мероприятий, направленных на его исполнение;

- срок окончания работы.

В случае принятия решения о продлении Глава города Оренбурга или должностное лицо администрации города Оренбурга накладывает резолюцию о продлении срока исполнения, ставит подпись, дату и подписывает промежуточный ответ заявителю.

В случае принятия решения об отказе в продлении, обращение подлежит рассмотрению в ранее установленный срок.

Исполнитель при рассмотрении обращения, поступившего от Главы города Оренбурга и (или) его заместителей, обязан проинформировать отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга об изменении срока рассмотрения обращения, зарегистрированного в указанном отделе.

Информация о продлении срока рассмотрения поручения вносится в РКК электронной базы данных "Обращения граждан" АИС "ЕД".

Обращение, срок рассмотрения которого своевременно не был продлен, считается не исполненным в срок.

3.8.4. Регистрация и направление гражданину письменного ответа или соответствующего письменного уведомления

Регистрацию письменных ответов, подписанных Главой города Оренбурга и (или) его заместителями, осуществляет отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга.

Регистрацию письменных ответов, подписанных руководителями органов администрации города Оренбурга, главами сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", или уполномоченными должностными лицами, осуществляют работники данных органов, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", отвечающие за делопроизводство.

Для регистрации письменного ответа исполнитель обязан представить обращение и материалы дела.

Подготовленный по результатам рассмотрения обращения письменный ответ должен соответствовать следующим требованиям:

1) ответ должен содержать дату, номер обращения, а в случае, если обращение поступило в порядке переадресации, - информацию об органе, должностном лице, от которых оно поступило;

2) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении.

Ответы на обращения, зарегистрированные в отделе документационного обеспечения и работы с обращениями граждан, подписывают Глава города Оренбурга, заместители Главы города Оренбурга и/или уполномоченные должностные лица в соответствии с резолюцией.

Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", или уполномоченные должностные лица подписывают ответы на обращения граждан, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга, администрации сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург".

В случае нарушения требований, указанных в настоящем разделе, работник отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, работники отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, администраций сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", отвечающие за делопроизводство, не принимают отправляемый документ на регистрацию и возвращают его на доработку.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

4. Снятие обращений с контроля

Обращение снимается с контроля после сообщения результата его рассмотрения заинтересованным лицам.

5. Анализ содержания обращений и состояния работы по рассмотрению обращений

Анализ содержания обращений и состояния работы по рассмотрению обращений проводится работниками отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга за полугодие и год с использованием АИС "ЕД".

Руководители органов администрации города Оренбурга, главы сельских населенных пунктов, входящих в состав города Оренбурга, самостоятельно организуют аналитическую работу в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Оренбурга, администрации сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", и представляют ежегодно до 25 января в отдел документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга аналитическую справку о результатах рассмотрения обращений граждан.

6. Формирование, оформление и хранение дела по обращению

Обращение гражданина, зарегистрированное в отделе документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, после рассмотрения подлежит возврату в указанный отдел для формирования, оформления и хранения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Оформление дел обеспечивается работниками отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, работниками, отвечающими за делопроизводство в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Оренбурга, администрациях сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург".

В дело формируются:

- обращение;

- письменный ответ либо письменное уведомление;

- документы, связанные с рассмотрением обращения;

- повторное обращение.

Документы группируются в дела за календарный год.

При возобновлении переписки с гражданином, ранее обращавшимся по тому же вопросу в течение пяти предыдущих лет, все документы по обращению группируются в дела текущего года.

Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в соответствии с порядковыми номерами. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктом 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558:

1) обращения личного характера подлежат хранению в течение пяти лет;

2) обращения оперативного характера подлежат хранению в течение пяти лет, в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения;

3) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, хранятся постоянно;

4) отчеты, аналитические справки хранятся постоянно.

При выдаче дел для работы вносится отметка в соответствующую РКК электронной базы данных с указанием даты выдачи, наименования отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Оренбурга, Ф.И.О. исполнителя.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Временное хранение и выдачу дел органы администрации города Оренбурга осуществляют самостоятельно.

Методическую помощь в организации и проведении работы по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) оказывает муниципальный архив.

Работники отдела документационного обеспечения и работы с обращениями граждан управления по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Оренбурга, администрациях сельских населенных пунктов, входящих в состав муниципального образования "город Оренбург", несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка формирования архивных документов в единицы хранения (дела), правил хранения документов и выдачи дел.