Приложение 1. Положение об обработке и защите персональных данных в информационной системе персональных данных министерства финансов Рязанской области

Приложение 1
к приказу
министерства финансов
от 14 октября 2013 г. N 155

Положение
об обработке и защите персональных данных в информационной системе персональных данных министерства финансов Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных (далее - Положение) определяет порядок получения, хранения, комбинирования, передачи и любого другого использования персональных данных, обрабатываемых в информационной системе персональных данных министерства финансов Рязанской области (далее - ИСПДн министерства финансов Рязанской области) в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";

- Постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

- Приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю N 21 от 18 февраля 2013 года "Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

1.3. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

- Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

- Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

- Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

- Использование персональных данных - действия с персональными данными, совершаемые работниками и государственными гражданскими служащими министерства финансов Рязанской области в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

- Защита персональных данных - деятельность уполномоченных лиц по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и организационно-технических мер конфиденциальности информации о конкретном субъекте персональных данных.

2. Сбор, обработка и защита персональных данных

2.1. Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, порядок работы с ними регламентирован Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.

2.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина министерство финансов Рязанской области при обработке персональных данных обязано соблюдать следующие требования:

2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.

2.2.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных министерству финансов Рязанской области руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" и иными федеральными законами.

2.2.3. Все персональные данные следует получать лично у субъекта ПДн. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Министерство финансов Рязанской области должно сообщить субъекту ПДн о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта ПДн дать письменное согласие на их получение.

2.2.4. Министерство финансов Рязанской области не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта ПДн о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.

2.2.5. Министерство финансов Рязанской области не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта ПДн о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

2.2.6. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта ПДн, министерство финансов Рязанской области не имеет права основываться на персональных данных субъекта ПДн, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронно.

2.2.7. Запрещается требовать от лица, предоставляющего персональные данные, документы помимо предусмотренных федеральными законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

2.2.8. Лица, получающие персональные данные субъекта ПДн, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными субъектов в порядке, установленном федеральными законами Российской Федерации.

2.3. Защита персональных данных субъекта ПДн от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена министерством финансов Рязанской области за счет ее средств в порядке, установленном федеральными законами Российской Федерации.

2.4. Субъекты ПДн не должны отказываться от прав на сохранение и защиту своих персональных данных.

2.5. Министерство финансов Рязанской области, субъекты ПДн и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных субъектов ПДн.

3. Хранение персональных данных

3.1. Персональные данные работников и государственных гражданских служащих министерства финансов Рязанской области содержатся на бумажных носителях, в том числе в основном документе персонального учета - личном деле, в которое могут входить следующие документы:

- анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся: анкета, автобиография (при необходимости), копии документов об образовании, результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (в случаях, предусмотренных трудовым законодательством), заявление работника о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу, служебный контракт, документы, связанные с переводом и перемещением работника (копии приказов, заявления работника и т.п.), выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами, копии наградных листов, аттестационные листы, копии приказов о поощрениях, взысканиях, характеристики и рекомендательные письма, заявление работника об увольнении, копия приказа об увольнении и расторжении служебного контракта, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

- дополнительные материалы, к которым относятся: характеристики с прежнего места работы, фотографии, дополнение к личному делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе, другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

3.2. В личное дело работника (государственного гражданского служащего) включается также опись всех документов, находящихся в деле.

3.3. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения руководителя организации.

3.4. Сведения о работниках и государственных гражданских служащих министерства финансов Рязанской области на бумажных носителях хранятся в специально оборудованных шкафах и сейфах, которые запираются и опечатываются. Ключи от шкафов и сейфов, в которых хранятся сведения о работниках Организации, находятся у начальника сектора по кадровой работе и вопросам государственной службы, а при его отсутствии - у главного бухгалтера организации. Личные дела уволенных работников хранятся в специально оборудованных шкафах и сейфах.

3.5. Конкретные обязанности по хранению сведений о субъектах ПДн, заполнению, хранению и выдаче документов, отражающих персональные данные, возлагаются на работников и государственных гражданских служащих министерства финансов Рязанской области и закрепляются в должностных инструкциях.

3.6. Информация, содержащая персональные данные субъекта ПДн, может также обрабатываться с использованием автоматизированных систем обработки данных. В этом случае должны выполняться требования и рекомендации нормативно-методических документов уполномоченных регулирующих органов Российской Федерации по обеспечению защиты персональных данных в информационной системе персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации. Съемные электронные носители, на которых хранятся персональные данные субъектов ПДн, должны быть промаркированы и учтены в соответствующем журнале.

3.7. Министерство финансов Рязанской области обеспечивает ограничение доступа к персональным данным субъектов ПДн лиц, не уполномоченных законодательством Российской Федерации для получения соответствующих сведений.

3.8. Доступ к персональным данным субъектов ПДн без специального разрешения имеют работники и государственные гражданские служащие, указанные в Перечне лиц, имеющих доступ к персональным данным, обрабатываемым в ИСПД министерства финансов Рязанской области.

3.9. При получении сведений, составляющих персональные данные субъекта ПДн, указанные лица имеют право получать только те персональные данные субъекта ПДн, которые необходимы для выполнения конкретных функций, заданий.

4. Переда