Приложение. Положение о ведомственном архиве администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район

Приложение

Положение
о ведомственном архиве администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район
(утв. постановлением главы администрации Милославского муниципального района от 20 марта 2014 г. N 343)

1. Общие положения

1.1. В целях обеспечения сохранности, учета и практического использования документов до сдачи их в сектор архив администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области документы, имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение временно, в пределах установленных Государственной службой Российской Федерации хранятся в ведомственном архиве администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район (далее администрация).

1.2. В своей работе ведомственный архив руководствуется: основными правилами работы архивов организаций, Государственной системой документационного обеспечения, Инструкцией по делопроизводству, настоящим Положением, постановлением, распоряжениями и указаниями главы администрации Милославского муниципального района.

2. Состав документов ведомственного архива

В состав архива входят:

2.1. Законченные делопроизводством документы, образующиеся в результате деятельности администрации.

2.2. Научно-справочный материал, раскрывающий состав, содержание документальных материалов архива (исторические справки, описи дел постоянного срока хранения и по личному составу).

3. Задачи и функции ведомственного архива

Основными задачами архива являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в ведомственном архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов на муниципальное хранение в сектор архив администрации Милославского муниципального района.

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации.

В соответствии с возложенными на него задачами ведомственный архив осуществляет следующие функции:

3.5. Принимает, учитывает и хранит законченные делопроизводством документы, обработанные в соответствии с "Основными правилами работы архивов организации".

3.6. Контролирует сохранность и правильность оформления дел в администрации принимает участие в составлении номенклатуры дел, проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.7. Совместно с ЭК администрации производит отбор документов для хранения и к уничтожению.

3.8. Создает и пополняет научно-справочный материал на дела, хранящиеся в ведомственном архиве.

3.9. Организует использование документов:

- информирует о составе и содержании документов ведомственном архиве;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.10. Передает документы постоянного срока хранения в сектор архив администрации Милославского муниципального района.

3.11. Ежегодно проводит проверку документов в ведомственном архиве администрации.

3.12. Ежегодно к 1 декабря составляет паспорт архива администрации по установленной форме и представляет в сектор архив.

3.13. Ежегодно в установленные сроки проводит отбор и подшивку документов с истекшим сроком хранения и составляет акт на уничтожение.

4. Права ведомственного архива

Для выполнения вышеуказанных функций ведомственному архиву предоставляется право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил по ведению делопроизводства в администрации.

4.2. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в секторе архив администрации Милославского муниципального района.

5. Ответственность за ведение ведомственного архива

5.1. Ответственный за ведение ведомственного архива, несет ответственность за выполнение возложенных на ведомственный архив задач и функций.