Приложение. Инструкция по делопроизводству администрации Касимовского муниципального района Рязанской области

Приложение
к постановлению
главы
Касимовского муниципального района
Рязанской области
от 28 января 2014 г. N 87

Инструкция
по делопроизводству администрации Касимовского муниципального района Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - администрация района) и определяет основные направления повышения качества подготовки документов и совершенствования технологии работы с ними, применение автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы администрации района и ее отраслевых (функциональных) органов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р.6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, оформление и хранение документов.

1.4. Инструкция предназначена для внедрения и использования в администрации района:

- единых правил оформления и расположения реквизитов документов на основе нормативной базы по документационному обеспечению;

- новых информационных технологий подготовки документов и передачи содержащейся в них информации;

- делового стиля документов, соблюдения основных требований при составлении и унификации текстов документов;

- правил подготовки документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстовую обработку;

- правил проектирования бланков документов;

- правил учета, использования бланков, печатей;

- правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.

1.5. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется данной Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве администрации района: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи на архивное хранение.

1.7. Сотрудники администрации района обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции, проявлять ответственность за порядок работы с документами и надлежащую их сохранность.

2. Документирование управленческой деятельности и основные требования, предъявляемые к организации делопроизводства

2.1. Деятельность администрации района обеспечивается системой управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области, порядком решения вопросов, входящих в компетенцию администрации района, объемом и характером ее взаимоотношений с другими организациями, а также органами государственной власти.

2.2. Документация общего делопроизводства в зависимости от места составления и назначения делится на документы:

- поступающие в адрес администрации района из вышестоящих органов государственной власти, от предприятий, организаций и других корреспондентов, имеющих статус юридического лица;

- исходящие (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам), направляемые администрацией района в адрес органов государственной власти и управления, предприятий, организаций;

- организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения), разрабатываемые администрацией района в целях документального отражения деятельности по реализации возложенных задач и функций;

- по обращениям граждан.

2.3. Нормативные распорядительные правовые документы (акты) имеют строгую регламентацию по отношению к кругу лиц, обладающих правом их подписи. Главой Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - глава района) издаются следующие организационно-распорядительные документы: постановления главы Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - постановления главы района), распоряжения главы Касимовского муниципального района Рязанской области (далее - распоряжения главы района). Утверждаются и подписываются: договоры, положения, уставы, акты, инструкции, правила, программы, сметы, нормативы, отчеты, протоколы, структура и штатная численность, штатные расписания и изменения к ним, тарифные ставки и другие нормативные документы, в которых конкретизируются основные вопросы деятельности администрации района.

Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации района издают приказы.

2.4. Администрация района может участвовать в принятии совместных нормативных правовых распорядительных документов по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных государственных, исполнительных органов и общественных организаций. Совместные распорядительные документы имеют одинаковую юридическую силу для каждой стороны, принявшей этот документ.

2.5. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в отделах, секторах администрации района и ее отраслевых (функциональных) органах возлагается на их руководителей.

2.6. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в администрации района и ее отраслевых (функциональных) органах, закрепляются в их должностных инструкциях.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет и распределение поступающих в администрацию района или ее отраслевой (функциональный) орган документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

- контроль прохождения документов в администрации района или ее отраслевом (функциональном) органе;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- разработка номенклатуры дел администрации, отраслевого (функционального) органа;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел администрации района;

- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте;

- организация использования средств копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2.7. При смене руководителя отраслевого (функционального) органа, отдела, сектора администрации района в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного материала к ним.

2.8. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в администрации района или ее отраслевом (функциональном) органе, дела, находящиеся в его ведении, должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

2.9. Сотрудники администрации района несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, несохранность документов и разглашение содержащейся в них служебной информации, за неосуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защите служебной информации.

При утрате документов руководитель отдела, сектора администрации района или ее отраслевого (функционального) органа обязан провести служебное расследование, о результатах которого проинформировать управляющего делами администрации района.

3. Правила подготовки и оформления документов

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, а также возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

3.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в администрации района, установлены форматы листа - А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 х 148 мм) (например, бланки для резолюций).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 - 14, для оформления табличных материалов - Times New Roman N 10, N 12 через одинарный или полуторный интервал.

3.2. Каждый вид служебного документа имеет строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.

3.3. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов администрации района используются следующие реквизиты:

- герб Касимовского муниципального района Рязанской области (помещается на бланках документов в соответствии с Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области и Положением о гербе Касимовского муниципального района Рязанской области, утвержденным решением Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области от 12.11.2013 г. N 25-IVСД "О гербе Касимовского муниципального района Рязанской области");

- герб Касимовского муниципального района Рязанской области на бланках с продольным расположением реквизитов размещается в центре верхнего поля, а на бланках с поперечным расположением реквизитов - на верхнем поля бланка над серединой строки "Наименование организации;

- код организации (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

- идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

- наименование организации (автор документа - администрация Касимовского муниципального района Рязанской области);

- справочные данные об организации (указываются на письмах - адрес, номер телефона, факса, электронной почты и т.п.);

- наименование вида документа (на письмах не указывается);

- дата документа;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа (указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации");

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись (в состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа (подписи должностных лиц, согласующих документ);

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в администрацию района;

- идентификатор электронной копии документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

не менее 20 мм - нижнее.

3.4. В зависимости от вида документы могут исполняться либо на бланке, либо без его использования.

Бланки используются при подготовке нормативных правовых актов, распорядительных документов и служебных писем.

Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри администрации района, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.

Бланки администрации района изготавливаются на белой бумаге.

3.5. В управленческой деятельности администрации района в основном используются бланки формата А4 с продольным расположением реквизитов.

3.6. В администрации района установлены следующие унифицированные формы (бланки) документов (приложения N 1 - 5):

- общий бланк (используется для любого вида документа, кроме письма);

- бланк постановления главы Касимовского муниципального района Рязанской области;

- бланк распоряжения главы Касимовского муниципального района Рязанской области;

- бланк командировочного удостоверения (формат А5);

- бланки главы района и заместителей главы администрации района, используемые для оформления резолюций.

Бланк служебного письма администрации района утвержден распоряжением главы Касимовского муниципального района Рязанской области от 25.11.2013 г. N 634 "Об утверждении Инструкции о порядке применения и оформления бланка служебного письма администрации Касимовского муниципального района Рязанской области".

Бланки отделов и секторов администрации района, отраслевых (функциональных) органов администрации района могут создаваться в том случае, если руководитель данного отдела или сектора администрации района, отраслевого (функционального) органа администрации района имеет право подписи официальных документов. Бланк отдела или сектора администрации района утверждается распоряжением главы района, а бланк отраслевого (функционального) органа администрации района - приказом руководителя соответствующего отраслевого (функционального) органа.

3.7. Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется при подготовке документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы. Например: протокол заседания, решение заседания, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.

3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться третьим лицам и сторонним организациям.

3.9. Все необходимые реквизиты бланков администрации района и ее отраслевых (функциональных) органов воспроизводятся на персональном компьютере, затем с помощью копировально-множительной техники тиражируются в необходимом количестве экземпляров.

3.1. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.1.1. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации не предусматривается на бланках и печатях органов местного самоуправления.

Герб Касимовского муниципального района Рязанской области помещается на бланках документов и печатях администрации района и ее отраслевых (функциональных) органов.

3.1.2. Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть администрация района или ее отраслевой (функциональный) орган.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах; в таких случаях сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций, составляющих документ, следует оформлять на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с их рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Датирование, регистрация таких документов оговорены в п. 3.1.5.

3.1.3. Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты; при необходимости дополняются коды по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), счета в банке и другие сведения по усмотрению организации.

Администрация района на своем бланке письма дает сведения о почтовом адресе, номерах телефона и факса, адрес электронной почты.

3.1.4. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), компетенции организации, содержанию документируемого действия.

При внедрении стандарта его требования должны распространяться на все виды документов: акт, анкета, график, договор, докладная записка, должностная инструкция, заявка, заявление, инструкция, объяснительная записка, положение, постановление, правила, представление, приказ, протокол, распоряжение, свидетельство, структура и штатная численность, указание, устав, штатное расписание.

На бланке письма наименование вида документа не указывается.

3.1.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утвержденного документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата совместного документа соответствует дате более поздней записи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 18.12.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 декабря 2013 г.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (01 февраля 2013 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (01.02.2013).

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовился на бланке. Если документ готовился не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

3.1.6. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав входит обязательно порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

3.1.7. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.1.8. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.1.9. Адресат.

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Строки, входящие в состав реквизита "Адресат", выравниваются влево в границах, отведенных для этого реквизита, и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается сокращенная форма наименования организации,

Например:

Министерство транспорта

Рязанской области

Управление делами

При адресовании документа конкретному должностному лицу, которое будет рассматривать, и принимать решение по поставленным в нем вопросам, наименование организации или подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами с пробелом между инициалами и фамилией, инициалы ставятся перед фамилией,

Например:

Управление делами

Правительства Рязанской области

Начальнику (наименование управления или отдела)

А.И. Петрову

При адресовании документа руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указать обобщенно,

Например:

Руководителям отраслевых

(функциональных) органов

администрации Касимовского

муниципального района

Рязанской области (по списку)

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже),

Например:

Генеральному директору

Объединения "Агропром"

В.Д. Иванову

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с Положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для вида документа.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером N 12, фамилия адресата печатается строчными буквами (указывается при направлении документа разовым корреспондентам).

Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или инициалы, фамилия для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Редакция газеты "Рязанские ведомости"

ул. Горького, 14, Рязань, 390023

или

Ивановой А.И.

ул. Свободы, д. 37, корп. 1, кв. 43

г. Рязань, 390000

3.1.10. Гриф "Утверждение документа" - реквизит документа, указывающий способ введения документа в действие.

Утверждение документа оформляется посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.

Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по утверждаемому документу.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структуры и штатная численность, должностные инструкции сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение N 6).

Утверждение документа производится главой района, другими должностными лицами администрации района в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочный интервал ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Касимовского муниципального района

Рязанской области

_______________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ Глава Касимовского муниципального района Рязанской области ________________ _________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

УТВЕРЖДАЮ Председатель Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области ________________ ________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.0000

При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) без кавычек, наименования документа, которым произведено утверждение, в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

Утвержден

постановлением главы Касимовского

муниципального района

Рязанской области от __________ N ______

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При двух подписях - в правом и левом верхних углах документа.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ.

3.1.11. Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения.

Основной исполнитель и соисполнитель (соисполнители) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

Е.И. Ситниковой

Для рассмотрения и подготовки проекта

распоряжения по данному вопросу

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (преимущественно используется формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.1.12. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца.

3.1.13. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме текста, а также в сочетании с цифровой информацией, например анкетами или таблицами.

Графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("управление не возражает").

3.1.14. Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименование, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 N 02-4-136 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.

Например:

Приложение: в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.

Приложение подписывается (визируется) ответственными исполнителями или руководителями отделов администрации района или ее отраслевых (функциональных) органов, подготовившего приложение.

3.1.15. Подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например:

не на бланке

Заместитель главы администрации Касимовского муниципального района Рязанской области по экономике
	личная подпись	Г.С. Рощина

на бланке

Заместитель главы администрации по экономике
	личная подпись	Г.С. Рощина

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписываются главой района или по его поручению заместителями главы администрации района.

Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям, гражданам, подписываются главой района, его заместителями или руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации района в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Глава Касимовского муниципального района Рязанской области
	личная подпись	В.Л. Лунин

Начальник управления образования администрации Касимовского муниципального района Рязанской области
	личная подпись	Е.В. Инина

Документы коллегиального органа подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением и, как правило, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии	личная подпись	Г.С. Рощина
Члены комиссии:	личная подпись	А.А. Артамонова
	личная подпись	О.В. Волченкова
	личная подпись	Ю.А. Кострецова
	личная подпись	С.В. Кочетков
	личная подпись	И.Б. Юрлова

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Недопустимо подписывать документ с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.1.16. Реквизиты "гриф согласования" и "визы согласования" используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам администрации района, должны быть ими завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись", если другое не предусмотрено особенностями документа.

Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования. Листу согласования дается название, соответствующее названию документа.

Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к постановлению главы Касимовского

муниципального района Рязанской области

от __ __________ 2013 г. N ___________

" О ...................................."

Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник финансово - казначейского управления администрации Касимовского муниципального района	Замечания прилагаются
Рязанской области	Подпись дата	С.В. Кочетков

Визы согласования должностными лицами администрации района проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне подлинника документа. Если документ (подлинник) является исходящим, например письмо, то визированию подлежит второй экземпляр документа, остающийся в деле.

Визы включают в себя личную подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Замечания при визировании оформляются аналогично порядку, установленному для оформления согласования.

Визы согласования распорядительного документа (постановления, распоряжения) проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, остающегося в администрации района.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.

Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем и сбор всех виз внутреннего согласования.

Ответственность согласующих сторон распространяется только на содержательную часть документа, находящуюся в их компетенции.

3.1.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых администрацией района, приведены в приложении 11 настоящей Инструкции.

3.1.18. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, фамилии, инициалов и даты заверения копии.

Например:

Верно Управляющий делами администрации Касимовского муниципального района
Рязанской области 18.12.2013 г.	подпись	Н.Н. Какушкина

Подпись заверяется печатью управляющего делами администрации района.

3.1.19. Работа исполнителей с документами.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе района или заместителям главы администрации района, руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации района, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

Документ, подготовленный группой исполнителей, визируется основным исполнителем.

Отметка, в зависимости от вида документа, включает инициалы, фамилию (или одну фамилию) исполнителя и номер его телефона.

Например:

Е.И. Ситникова

2-28-57

Исполнитель первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель сверил рукопись проекта документа с машинописным текстом и несет ответственность за его содержание и оформление.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа оборотной стороны документа.

На документах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа (под подписью) в левом нижнем углу.

При направлении документа в адрес Губернатора и Правительства Рязанской области, Рязанской областной Думы, федеральных органов исполнительной власти эта отметка делается на оборотной стороне последнего листа документа.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление проектов организационно-распорядительных документов

В соответствии с Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области глава района в пределах своих полномочий издает постановления главы района и распоряжения главы района.

4.1.1. В форме постановлений главы района издаются нормативные правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской области.

4.1.2. В форме распоряжений главы района издаются акты по вопросам внутренней хозяйственной деятельности администрации района, по личному составу, по вопросам ненормативного характера индивидуального применения, в том числе акты организационно-распорядительного и информационного характера, а также рассчитанные на однократное применение или обращение к конкретным лицам.

Акты по личному составу издаются в целях оформления приема на работу в администрацию района, увольнения, применения мер дисциплинарного воздействия, поощрения.

4.1.3. В случае, если распорядительный акт (постановление главы района или распоряжение главы района) издается на основе вышестоящих органов, он должен содержать ссылку на них с указанием наименования документа, даты, его номера и заголовка.

4.1.4. При разработке проектов постановлений главы района, распоряжений главы района необходимо, чтобы:

- предложения были реальными и конкретными; были обеспечены достаточной материально-технической базой и финансовыми средствами;

- было исключено издание дополнительных распорядительных документов по вопросам, затронутым в проекте;

- были указаны конкретные виды и объемы работ, конкретные и реальные сроки исполнения и исполнители;

- формулировки были четкими и краткими, исключающими двоякое толкование вопроса;

- были учтены все действующие нормативные акты по затронутым в проекте вопросам.

4.1.5. Подготовка проектов организационно-распорядительных документов должна проводиться в точном соответствии с требованиями основных положений государственной системы документационного обеспечения управления, должна обеспечивать правильное и всестороннее рассмотрение подготавливаемого документа на предмет его целесообразности, своевременности, социальной и экономической обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам.

4.1.6. Ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений главы района и распоряжений главы района, за достоверность информации, указанной в них, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие установленному стандарту и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на руководителей отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района, которыми подготовлен проект (ответственных исполнителей).

Соисполнители - должностные лица, участвующие в подготовке проекта, визирующие проект, также несут ответственность за качество, содержание проекта и своевременность его подготовки.

4.1.7. В проект распорядительных актов включаются только те вопросы, которые требуют решения руководства администрации района.

Распорядительный документ должен быть кратким, точным и компактным в изложении материала, выдержан в рамках делового стиля.

Для подготовки важнейших проектов распорядительных актов целесообразно создавать комиссии (рабочие группы).

4.1.8. Начальник отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района (ответственный исполнитель), поручая непосредственному исполнителю подготовку проекта документа, обязан дать конкретные указания о подготовке проекта, установить срок и контролировать его подготовку.

4.1.9. Составление проекта начинается с определения круга вопросов, которые необходимо разрешить в подготавливаемом новом распорядительном акте. В проект включаются предписания, относящиеся к одному или нескольким вопросам, непосредственно связанным между собой по содержанию.

4.1.10. Для обеспечения полноты правового регулирования данного вопроса составители проекта должны выявить все существующие нормативные акты, касающиеся этого вопроса, уточнить, какие из них сохраняют свое значение, установить недостатки действующих нормативных актов, определить, какие проблемы могут возникнуть на практике в связи с принятием нового акта.

4.1.11 Ссылки на ранее изданные акты употребляются лишь в тех случаях, когда необходимо показать их взаимную связь или избежать повторений. В ссылке на ранее изданный акт указывается вид документа, дата, номер и заголовок.

4.1.12. При необходимости, одновременно с разработкой проекта организационно-распорядительного документа, должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных документов или их частей.

Пункты об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных организационно-распорядительных документов или их частей включаются в распорядительную часть текста проекта документа. Такие проекты представляются на подпись с приложением ранее изданных документов.

Если в организационно-распорядительных документах имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные организационно-распорядительные документы, то при необходимости признать утратившим силу данный организационно-распорядительный документ он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

4.1.13. Если при подготовке организационно-распорядительного документа выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные документы или установлено наличие по одному и тому же вопросу нескольких документов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый документ. В проект такого документа включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных документах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу.

4.1.14. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов организационно-распорядительных документов, полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение рассылочного перечня возлагается на исполнителей, готовящих проекты.

Исправления и правки в тексте проекта документа, представляемого на подпись, включая сопроводительные документы, недопустимы.

4.1.15. Отклоненный проект документа в обратном порядке возвращается исполнителю для переработки, а затем повторно согласовывается.

4.1.16. Хранение подлинников организационно-распорядительных документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну) осуществляет управляющий делами администрации района.

Вступление в силу организационно-распорядительных документов

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.1.17. Организационно-распорядительные документы вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в самих актах.

В отдельных случаях в постановляющей части документа, подлежащего опубликованию, может быть установлен конкретный срок вступления его в силу.

Документы могут быть опубликованы полностью или в изложении, в этом случае в рассылке делается отметка: "Подлежит публикации в изложении".

4.1.18. Документы, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, вступают в силу после официального опубликования (кроме документов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера), в рассылке указывается: "Для публикации".

4.1.19. Нормативные правовые акты Касимовского муниципального района Рязанской области публикуются в печатном средстве массовой информации "Информационный бюллетень Касимовского муниципального района Рязанской области", на официальном сайте администрации Касимовского муниципального района Рязанской области в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования Интернет или в газете "Мещерские вести".

4.1.20. Ответственность за своевременную публикацию документов возлагается на управляющего делами администрации района.

Особенности оформления организационно-распорядительных документов

4.1.21. Проект организационно-распорядительного документа должен быть напечатан на компьютере на бланке установленной формы с четким отпечатком текста, без исправлений, вставок, поправок и подчисток на листах бумаги одного сорта формата А4 (210 х 297), шрифтом Times New Roman размером N 14, для оформления документов объемом более 10 листов - Times New Roman размером N 12, для оформления табличных материалов - Times New Roman размером N 10, N 12 через одинарный или полуторный интервал.

Печатаемый текст должен располагаться на листе таким образом, чтобы слева оставалось поле шириной 20 мм, справа - 10 мм, сверху - 20 мм, снизу - не менее 20 мм. Номера страниц проставляют со второго листа посредине верхнего поля.

Начало абзаца устанавливается на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля.

4.1.22. Заголовок к тексту организационно-распорядительного документа должен быть максимально кратким и точно передавать смысл текста, отвечая на вопрос "О чем?" - О выделении..., Об изменении..., О расширении....

Заголовок печатается посередине над текстом распорядительного акта строчными буквами (первая прописная) на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, без кавычек, через один межстрочный интервал, не подчеркивается и точка в конце его не ставится, выравнивается по центру.

4.1.23. Текст документа.

Текст организационно-распорядительного акта отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через одинарный или полуторный межстрочный интервал строчными буквами (первая прописная).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Проверка и считка отпечатанного материала производится исполнителями.

Проект постановления главы района, распоряжения главы района должен быть написан четко, качественно, с соблюдением правил русского языка.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и излагать ее точно, не допуская различного толкования вопроса. В нем не должно быть разнобоя в написании имен, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться аналогично.

При составлении текста необходимо:

- сложные предложения заменять простыми;

- применять прямой порядок слов в предложениях (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемым словом (например, неправомочное собрание утвердило Устав);

- избегать причастных и деепричастных оборотов;

- заменять местоимения существительными (например, "коллегия предлагает", а не "Мы предлагаем");

- излагать информацию от первого лица единственного числа в документах главы района и заместителей главы администрации района ("отмечаю", "обращаю внимание"), от третьего лица единственного числа в постановлениях коллегии ("отмечает", "приняла к сведению") и от первого лица множественного числа в совместных документах ("отмечаем", "обращаем внимание", "приняли к сведению").

При подготовке проектов необходимо употреблять полные наименования федеральных органов и других органов законодательной, представительной и исполнительной власти, отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района, предприятий, организаций и учреждений.

Сокращенные наименования предприятий могут приводиться только в приложениях к проектам и в текстах в повторениях.

Даты и календарные сроки в тексте документа рекомендуется писать словесно-цифровым способом в одной строке в следующей последовательности: 15 июня 2013 г., в июне 2013 г., но: за 7 месяцев 2013 года, в 2013 году, план на 2013 год, с 2013 по 2014 год, в 2013 - 2014 годах; в первом полугодии 2013 г., но в 1 квартале 2014 г.

4.1.24. Текст организационно-распорядительного акта должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.

В преамбуле кратно излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной издания документа.

Если основанием к изданию постановления главы района или распоряжения главы района является директивный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая касается администрации района. Могут быть ссылки на иные акты, в соответствии с которыми принимается документ.

Если проект организационно-распорядительного акта подготавливается в дополнение или изменение ранее изданного акта, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок дополняемого или изменяемого акта.

Преамбула в постановлениях главы завершается словом "постановляю". Постановляющая (распорядительная) часть может состоять из нескольких пунктов, подпунктов.

Пункты имеют сквозную нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Написание пункта начинается с прописной буквы.

Если пункт подразделяется на подпункты, то в конце его ставится двоеточие, а подпункт обозначается арабскими цифрами, разделенными точкой (например: 1.1.). Подпункт начинается с прописной буквы и в конце его ставится точка. Пункт не может состоять из одного подпункта. Если распорядительный акт состоит из одного пункта, то нумерация его не производится.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен содержать конкретное действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения действия.

4.1.25. Цель распорядительной части - изложить конкретные задания, установить порядок разрешения тех или иных вопросов, определить исполнителей, объемы и сроки выполнения заданий. Сроки выполнения мероприятий должны быть реальными.

Сроки, обозначенные в постановлении главы района, распоряжении главы района, должны обеспечивать реализацию исполнения заданий в сроки их выполнения, указанные в директивном документе.

В качестве исполнителей называют отделы, сектора, отраслевые (функциональные) органы администрации района или конкретных должностных лиц. Например: "начальнику управления культуры и туризма М.Н. Колесовой, начальнику управления муниципального имущества и земельных отношений К.В. Кирий в месячный срок разработать...".

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа.

Не рекомендуется возлагать контроль на должностное лицо, которому в распорядительном акте установлено задание.

Срок исполнения оговаривается конкретной датой. Например: до 10 ноября 2013 г.

В тексте слова "гражданин", "товарищ", "господин" перед фамилией не употребляются.

В случае, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненные администрации района, применяется рекомендательная форма ("просить", "предложить", "рекомендовать").

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций, учреждений, предприятий и т.п. приводится в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным Уставом, Положением, решением об их создании или переименовании и т.п.

Сокращенное наименование в тексте допускается, если оно официально оговорено в учредительном документе (Уставе, Положении). Аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций, фирм и т.п. расшифровываются, т.е. после полного названия в скобках указывается сокращенное наименование и в дальнейшем в тексте оно может употребляться в сокращенном виде.

При наличии приложений к организационно-распорядительному акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.26. В конце проекта постановления, распоряжения главы района перечисляются в хронологическом порядке акты или отдельные пункты (подпункты, абзацы), подлежащие признанию утратившими силу с принятием подготавливаемого акта.

Когда имеется значительное количество актов, подлежащих признанию утратившими силу, изменению и дополнению, их перечни даются в приложении к проекту.

Дополнения, содержащие новые нормативные предписания, оформляются, как правило, в виде пунктов и абзацев.

4.1.27. Подпись размещается после текста, отделяется от него 3 межстрочными интервалами и состоит их трех элементов: наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Глава Касимовского муниципального района Рязанской области
	подпись	В.Л. Лунин

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

4.1.28. Приложения к проектам постановлений главы района, распоряжений главы района оформляются на отдельных листах в установленном порядке. В правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал слово "Приложение" без кавычек, его номер, если приложений несколько. Под ним располагаются номер, дата документа, к которому дается данное приложение.

Например:

Приложение N 1

к постановлению главы

Касимовского муниципального района

Рязанской области от ________ N ______

К распорядительному документу могут приобщаться перечни, положения, таблицы, графики, карты, образцы документов, бланков, схемы, составы комиссий, инструкции, списки, планы, программы, сметы и т.п. При этом в тексте документа они указываются как приложения (согласно приложению, прилагается).

4.1.29. Согласование документа.

Визирование (согласование) оформляется словом СОГЛАСОВАНО и располагается на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа. (Образец оформления виз согласования - Приложение N 7).

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Ниже проставляются визы, включающие в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования.

Визы согласования могут оформляться и на отдельном "Листе согласования". В таком случае на распорядительном документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если визирующий не согласен с содержанием проекта, он обязан завизировать проект распорядительного акта "с замечаниями", а затем немедленно письменно изложить свои возражения и четко сформулировать предлагаемое взамен решение (редакцию пункта). Вносить исправления в текст проекта, а также делать какие-либо надписи на нем не разрешается. После получения возражения ответственный исполнитель обязан это возражение и предлагаемое решение (редакцию пункта) доложить заместителю главы администрации района, осуществляющему руководство отделом, сектором, отраслевым (функциональным) органом администрации района, высказавшим несогласие с проектом, и получить его решение (визу).

Заместитель главы администрации района, курирующий отдел, сектор, отраслевой (функциональный) орган администрации района, подготовивший проект, рассматривает разногласия по проекту документа и свое решение излагает в письменной форме.

В случае визирования документа другим должностным лицом не допускается проставление наклонной черты перед должностью. В этом случае пишется должность и фамилия лица, фактически завизировавшего проект документа.

4.1.30. Исполнитель представляет проект постановления главы района, распоряжения главы района на визирование начальнику отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района, ответственного за подготовку проекта. Далее проект постановления главы района, распоряжения главы района передается управляющему делами для осуществления согласования в следующей последовательности:

- начальнику юридического отдела администрации района;

- заместителю главы администрации, курирующему отдел, сектор, отраслевой (функциональный) орган администрации района, подготовивший проект.

Проекты распоряжений главы района по личному составу согласовываются в следующей последовательности:

- начальнику отдела по организационной и кадровой работе администрации района;

- начальнику отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района, чей сотрудник включен в распоряжение главы района;

- начальнику юридического отдела администрации района (в необходимых случаях);

- заместителю главы администрации района, который курирует отдел, сектор, отраслевой (функциональный) орган администрации района (в необходимых случаях).

Срок согласования в каждой инстанции не должен превышать 3-х дней.

4.1.31. Все подготавливаемые проекты постановлений главы района и распоряжений главы района (кроме распоряжений по личному составу) в обязательном порядке передаются управляющим делами начальнику юридического отдела администрации района, который определяет соответствие проекта постановления главы района, распоряжения главы района действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным постановлениям главы района, распоряжениям главы района.

В случае несоответствия данного проекта действующему законодательству и ранее изданным нормативным актам, если в проекте не предусматривается их изменение или отмена, начальник юридического отдела администрации района не визирует проект, дает заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.

Полностью согласованные и прошедшие юридическую экспертизу проекты постановлений главы района и распоряжений главы района передаются управляющим делами администрации района на подпись главе района.

Не подписанные проекты документов возвращаются исполнителям.

Подписанным документам присваивается номер, проставляется дата, проводится выверка по списку рассылки.

4.1.32. Список рассылки документа.

Рассылку постановлений и распоряжений главы района определяет исполнитель. Список печатается внизу на оборотной стороне последнего листа.

Например:

Рассылка:

1. Заместитель главы администрации по экономике - 1 экз. 2. Управление культуры и туризма - 2 экз. 3. Отдел бухгалтерского учета- 1 экз.

4.1.33. Согласно списку рассылки документы тиражируются в строго ограниченном количестве экземпляров и высылаются только в те отделы, сектора, отраслевые (функциональные) органы администрации района, на предприятия и в организации, которым они необходимы.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки возлагается на начальников отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района (ответственных исполнителей).

4.2. Внесение изменений и дополнений в организационно-распорядительные документы или признание их утратившими силу

4.2.1. В связи с принятием нового акта или изменением обстоятельств возникает необходимость внесения в ранее принятый организационно-распорядительный документ дополнений, изменений, либо признания его утратившим силу. При этом все последующие изменения, дополнения вносятся в первоначальный документ.

4.2.2. Все изменения или дополнения, вносимые в акт, излагаются в строгой последовательности в соответствии с нумерацией пунктов.

4.3. Правила подготовки и оформления положений, инструкций

4.3.1. Положения и инструкции утверждаются, как правило, путем издания организационно-распорядительных документов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их принятие с использованием грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри администрации района.

4.3.2 Порядок подготовки и оформления положений и инструкций соответствует правилам подготовки организационно-распорядительных документов (п. 4.1) и имеет следующие особенности:

Заголовок печатается через 1,5 межстрочный интервал от наименования вида документа, начинается с прописной буквы, печатается строчными. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается строчными буквами. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слова ПОЛОЖЕНИЕ (ИНСТРУКЦИЯ).

Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос "О чем?". Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Например: Должностная инструкция начальника отдела).

Констатирующей частью положения (инструкция) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения и т.д.

Текст проекта положения, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.

Основной текст положения (инструкции) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы, пункты и подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами.

Допускается также нумеровать разделы арабскими цифрами, а подразделы нумеровать в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.4. Правила оформления протоколов заседаний совещательных органов

4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений заседаний советов, комиссий, совещаний, конференций, собраний и иных мероприятий (далее - заседания).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов и т.д.

Материалы к обсуждению представляются отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Ведение протокола во время заседания, сбор материалов и оформление протокола возлагаются в соответствии с видом мероприятия на секретаря заседания, а также сотрудников отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района.

4.4.2. Протоколы печатаются на общих бланках шрифтом N 14.

При оформлении протоколов рекомендуется придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении N 8. Особенности оформления отдельных реквизитов приводятся ниже.

Дата и номер протокола

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1,5 - 2 межстрочных интервала от реквизита "Наименование документа". Датой протокола является дата заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы советов, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об").

Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании при рассмотрении соответствующего вопроса.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Текст решения (постановления) строится по образцу текста организационно-распорядительного документа администрации района и печатается полностью.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения.

Документ, утвержденный на заседании, прилагается к протоколу. Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и включает обязанность подписывающего лица в составе совещательного органа, наименование его должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.4.3. Протоколы заседаний, проводимых главой района и заместителями главы администрации района, оформляются по установленной форме и представляются на подпись подготовившими их отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района.

4.4.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании.

Представление протоколов на тиражирование и их рассылка осуществляется отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района, подготовившими заседание.

Копии протоколов, повесток дня заседаний и материалов к ним уничтожаются по миновании надобности в них.

4.5. Правила оформления служебных писем

4.5.1. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений главы района и заместителей главы администрации района;

- как исполнение поручений главы района и заместителей главы администрации района по рассмотрению обращений граждан;

- как сопроводительные письма к проектам решений Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области и других нормативных правовых актов;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий, учреждений и частных лиц;

- как инициативные письма.

Не допускается установление в письмах нормативных правовых норм.

4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией главы района и заместителей главы администрации района на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района.

4.5.3. Служебные письма печатаются с использованием бланков формата А4 с продольным или поперечным расположением реквизитов.

4.5.4. При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем на ваше рассмотрение");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация Касимовского муниципального района Рязанской области считает возможным", "Управление образования не возражает").

В документах, составляемых должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма изложения от первого лица единственного числа (например: "предлагаю направить", "считаю необходимым", "полагаю целесообразным").

4.5.5. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, послужившие основанием составления письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

Например:

"В соответствии с постановлением Губернатора Рязанской области от ________ N _____ "Об утверждении...".

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

4.5.6. Датой письма является дата его подписания.

Если авторами письма являются две и более организации (совместное письмо), то дата его должна быть единой.

4.5.7. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

4.6. О порядке направления и согласования документов, направляемых отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района в Совет депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области

Руководители отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района:

4.6.1. Направляют проекты обращений, решений (в том числе и проекты решений, направляемые в качестве правотворческой инициативы главы района), адресованные председателю Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области, после согласования с заместителем главы администрации района по подчиненности и с юридическим отделом администрации района.

Проекты решений, направляемые в Совет депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области в качестве правотворческой инициативы, подписываются главой района или лицом, его замещающим.

4.6.2. В случае направления в Совет депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области проекта решения, относящегося к нормативным правовым актам, прилагают пояснительную записку с указанием необходимости, причины, оснований принятия решения, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования, а также содержащую характеристику проекта решения и предложения об отмене, изменении, дополнении действующих решений Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области.

4.6.3. В случае направления проекта решения, реализация которого потребует дополнительных материальных, финансовых средств и иных затрат, прилагают финансово-экономическое обоснование, согласованное с отделом социально-экономического развития администрации района.

4.6.4. В случае направления проекта решения, связанного с дополнительным бюджетным финансированием, прилагают заключение финансово-казначейского управления администрации района.

4.7. Правила оформления справок, пояснительных записок и других справочно-информационных материалов

Справки, служебные, докладные и пояснительные записки, информации и т.п. оформляются либо с применением общих бланков (для документов, выходящих за пределы администрации), либо без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Адресат, в качестве которого могут быть глава района, заместители главы администрации района, руководители отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района, другие должностные лица.

Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается прописными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру. Точка после него не ставится.

Заголовок печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Например:

СПРАВКА

о работе отдела потребительского рынка и муниципального заказа

администрации Касимовского муниципального района Рязанской области

за I полугодие 2013 года

Для отдельных видов документов существуют жесткие требования к наполнительной сути заголовка. Так, например, в пояснительной записке к проекту решения Совета депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области необходимо указывать полное название проекта решения.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту решения Совета депутатов Касимовского муниципального района

Рязанской области "О ....................................."

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1,5 межстрочный интервал на расстоянии 20 мм от левого среза листа.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст пояснительной записки к проекту решения должен сопровождаться обоснованием необходимости его принятия, включающим развернутую характеристику проекта решения, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

В тексте пояснительной записки к проекту решения кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, социальные последствия его принятия, наличие разногласий, результаты проработки, экспертизы и согласования, необходимость внесения изменений или отмены ранее принятых решений.

Подпись отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Справки (записки, информации и т.д.), адресованные в Совет депутатов Касимовского муниципального района Рязанской области, оформляются в соответствии с пунктом 4.7 настоящей Инструкции. Другие справочно-информационные материалы подписываются руководителем отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в порядке, определяемом должностным положением (как правило, одна под другой), и отделяются друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с п. 3.1.15.

Приложения к справке, пояснительной записке и другим справочно-информационным материалам визируются руководителем отдела, сектора или отраслевого (функционального) органа администрации района и исполнителем, подготовившим справку. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.

Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 13.12.2013.

4.8. Порядок подготовки телеграмм, телефонограмм

4.8.1. Телеграммы составляются по установленным формам в тех случаях, когда отправление документов требует своевременного и оперативного решения вопросов.

4.8.2. Текст телеграмм печатают на чистом листе бумаги с указанием адреса.

4.8.3. Текст телеграммы печатают на одной стороне листа буквами (кроме сокращенных обозначений и знаков препинания) без переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

4.8.4. Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности и фамилии.

Ниже подписи под чертой указываются фамилия и телефон исполнителя.

Объем телеграмм не должен превышать 75 слов.

4.8.5. Телеграммы за подписью главы района регистрируются в приемной главы секретарем руководителя.

Телеграммы, подписанные руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации района, оформляются в соответствующих отраслевых (функциональных) органах и сдаются на телеграф.

4.8.6. В исключительных случаях рекомендуется использовать телефонограммы для оперативного решения вопросов.

Текст телефонограммы не должен быть логически сложным, содержать трудно выговариваемые слова и превышать 50 слов.

4.8.7. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

4.8.8. Передача адресатам телефонограмм после регистрации (запись в журнале) за подписью главы района, заместителей главы администрации района или руководителей отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района осуществляется в приемной главы секретарем руководителя или специалистами отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района.

5. Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений)

5.1. Общие положения

5.1.1. Настоящая Инструкция определяет Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений) (далее - Порядок), регламентирует механизм подготовки, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений), заключаемых администрацией района в лице главы района либо иных уполномоченных им должностных лиц.

5.1.2. Положения настоящего Порядка не распространяются на процедуру заключения администрацией района муниципальных контрактов и регистрацию трудовых договоров, заключаемых работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, с работниками.

5.1.3. Подготовка проектов договоров (соглашений), их согласование и регистрация обеспечиваются отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района, к компетенции которых относится предмет договора (соглашения) - далее по тексту ответственный исполнитель.

5.1.4. Каждый проект договора (соглашения) подлежит обязательной юридической экспертизе в юридическом отделе администрации района с последующим согласованием путем визирования каждого листа договора (соглашения).

5.1.5. Договоры (соглашения), заключаемые администрацией района, должны соответствовать действующему законодательству Российской Федерации, законодательству Рязанской области, нормативным правовым актам Касимовского муниципального района Рязанской области.

5.1.6. Настоящие положения распространяются как на процедуру прохождения самих договоров (соглашений), так и на процедуру внесения в них изменений и дополнений.

5.1.7. Все разногласия, возникающие после заключения договоров (соглашений), разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Основные Правила подготовки и прохождения договоров (соглашений)

5.2.1. Подготовка договоров (соглашений) к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится ответственным исполнителем.

5.2.2. Поступивший в администрацию района проект договора (соглашения) в соответствии с резолюцией главы района (заместителя главы администрации) передается для обеспечения оперативного рассмотрения и согласования ответственному исполнителю.

5.2.3. Процессу согласования проекта договора (соглашения) предшествует его визирование исполнителем документа (с указанием фамилии, инициалов и телефона на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу).

5.2.4. Проект договора (соглашения) подлежит обязательному согласованию:

- с юридическим отделом администрации района (юридическая экспертиза);

- с начальником отдела бухгалтерского учета и управляющим делами при заключении договоров (соглашений) хозяйственного (материально-технического) обеспечения деятельности администрации района;

- с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов;

- с заместителем главы администрации района, в компетенции которого находится круг рассматриваемых вопросов и в подчинении которого находится отдел, сектор или отраслевой (функциональный) орган администрации района - ответственный исполнитель.

Ответственность за полноту согласования проекта договора (соглашения) возлагается на ответственного исполнителя.

5.2.5. При проведении юридической экспертизы сотрудник юридического отдела администрации района осуществляет визирование проекта договора (соглашения) и при наличии замечаний, установленных противоречиях действующему законодательству готовит правовое заключение. Наличие замечаний отражается юридическим отделом при визировании последнего листа проекта договора (соглашения).

5.2.6. Замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта договора (соглашения), оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются".

5.2.7. В случае, если договор (соглашение) прошит и пронумерован, согласующие визы должностных лиц администрации района проставляются на оборотной стороне последнего листа договора (соглашения). В остальных случаях договор (соглашение) согласуется полистно. При большом количестве согласующих составляется лист согласования (в этом случае договор (соглашение) прошивается в обязательном порядке).

5.2.8. Все служебные отметки должностных лиц администрации района делаются только на экземпляре договора (соглашения), подлежащего хранению в администрации района.

5.2.9. После прохождения процедуры согласования надлежаще оформленный проект договора (соглашения) представляется на подпись главе района.

5.2.10. Изменения и дополнения к договорам (соглашениям) вносятся по взаимному согласию сторон путем заключения дополнительных к ним соглашений. Принятие и подписание дополнительных соглашений осуществляется в том же порядке, что и принятие и подписание самого договора (соглашения).

5.3. Основные требования к оформлению договоров (соглашений)

5.3.1. Содержание проекта договора (соглашения) и его оформление должно соответствовать требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации.

5.3.2. Проект договора (соглашения) изготавливается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников договора (соглашения), на стандартных листах бумаги формата А4.

Все страницы договора (соглашения) нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.

5.3.3. Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.

В случае, если второй стороной договора (соглашения) является физическое или юридическое лицо, то подписание договора представителем данной стороны предшествует подписанию главой района.

Если второй стороной договора (соглашения) является орган государственной власти или орган местного самоуправления, то подписание договора (соглашения) главой района предшествует подписи представителя органа государственной власти.

5.3.4. Подписанный представителями сторон договор (соглашение) направляется управляющему делами администрации района, который скрепляет подпись главы района гербовой печатью, а договор (соглашение) вносится делопроизводителем администрации в журнал регистрации.

5.4. Хранение договоров (соглашений)

5.4.1. Хранение подлинников договоров (соглашений), заключаемых главой района и включенных в журнал регистрации договоров (соглашений) администрации района, осуществляет делопроизводитель администрации района.

5.4.2. Надлежаще оформленные подлинники договоров (соглашений) формируются в дела, срок и порядок хранения которых устанавливается в соответствии с номенклатурой дел.

6. Организация работы с обращениями граждан

Организация рассмотрения обращений (предложений, заявлений, жалоб) и прием граждан в администрации района осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", регламентом по организации рассмотрения обращений граждан и организации приема граждан в администрации Касимовского муниципального района Рязанской области, утвержденным постановлением главы Касимовского муниципального района Рязанской области от 31.10.2008 г. N 1139.

7. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Организация документооборота

7.1.1. Движение документов администрации района с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об отделах, секторах, отраслевых (функциональных) органах администрации района и должностными инструкциями их сотрудников.

7.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

7.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающих документов и обращений граждан осуществляется в приемной главы района.

7.2.2. Все конверты, поступающие в адрес администрации района без указания конкретного адресата, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом углу проставляется отметка "Документ получен в поврежденном виде", "Получено без приложений" и об этом сообщается отправителю.

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, а также конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

7.2.3 Документы с резолюцией главы района и заместителей главы администрации района передаются из приемной главы района под расписку руководителям отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района согласно резолюции.

7.3. Регистрация документов

7.3.1. Каждый документ, поступающий на имя главы района и заместителей главы администрации района, регистрируется в приемной главы района.

Входящие документы регистрируются в день их поступления, исходящие - в день подписания.

7.3.2. Отметка о поступлении документов проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу документа с указанием даты получения документа и входящего номера.

Нумерация порядковыми номерами осуществляется в пределах календарного года.

7.4. Входящие документы

Документы, поступающие в администрацию района на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение главой района или заместителями главы администрации района и доставляются исполнителям.

7.4.1. Все поступающие в администрацию района документы в день их поступления либо передаются для рассмотрения главой района или заместителями главы администрации района, либо направляются для исполнения соответствующему начальнику отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района (ответственному исполнителю), которые рассматривают их в день получения.

Документ, содержащий вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района, возвращается в течение 3-х дней с пояснительной запиской руководителя отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района в приемную главы района секретарю руководителя.

7.4.2. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюция главы района или заместителей главы администрации района оформляется чаще всего на специальных бланках для резолюции.

Резолюция должностного лица, рассмотревшего документ, должна содержать исчерпывающее указание о порядке, сроках исполнения документа, исполнителе, датироваться и подписываться.

7.4.3. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю для более оперативного решения вопроса предоставляется право созыва соисполнителей и других заинтересованных лиц.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов и должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

7.4.4. Ответственный исполнитель, получив документ и ознакомив с ним соисполнителей, должен организовать его исполнение с учетом установленного контрольного срока, немедленно передав его для этого непосредственному исполнителю.

Документы с резолюциями руководства администрации района запрещается передавать, а также перепоручать их исполнение предприятиям и организациям, если на это нет разрешения руководства.

7.4.5. На входящие документы ответ в письменном виде необходимо давать только в случае просьбы адресата или наличия указания главы района или заместителей главы администрации района о подготовке ответа.

7.5. Исходящие документы

7.5.1. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, правильность указания адреса, наличие необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился, печатается по количеству адресов с двумя копиями.

7.5.2. Документы представляются на подпись главе района или заместителям главы администрации района. Срок подписания документов составляет не более 3 дней.

7.5.3. Нормативные документы (положения, правила и т.п.), не содержащие конкретных заданий, доводятся письмами информационного характера за подписью главы района, заместителей главы администрации района или руководителей соответствующих отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района до всех заинтересованных предприятий, организаций и учреждений Касимовского района.

7.5.4. Документы, подписанные главой района или заместителями главы администрации, оформляются в приемной главы района секретарем руководителя. Документы, подписанные руководством отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района - соответствующими работниками, ответственными за делопроизводство.

Отделы, сектора, отраслевые (функциональные) органы администрации района не имеют права отправлять за своими номерами и заверять документы, подписанные главой района и заместителями главы администрации района.

7.5.5. Переписка между отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района должна быть сведена до минимума.

7.5.6. Документы, назначение и содержание которых не требуют пояснения (постановления, распоряжения, приказы, протоколы совещаний, планы мероприятий. графики, справки и др.), посылаются без сопроводительных писем.

7.5.7. До передачи документов на отправку сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан:

- тщательно проверить правильность оформления документов с указанием полного почтового адреса, наличие подписей, виз и приложений;

- на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;

- поставить на документах исходящий номер;

- в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ;

- заверить копию отправляемого документа, которая остается для подшивки в дело.

7.5.8. Перед отправкой документов, подписанных главой района или заместителями главы администрации района, секретарь руководителя проверяет наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений, сортирует, упаковывает в конверты, определяет и проставляет стоимость отправления, ведет реестр и передает в почтовое отделение.

Документы, оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются.

7.6. Организация доставки документов

7.6.1. Ответственность за организацию доставки корреспонденции, подписанной главой района или заместителями главы администрации района, возложена секретаря руководителя.

7.6.2. Доставка документов в органы законодательной, представительной и исполнительной власти, как правило, осуществляется средствами почтовой и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, и других почтовых отправлений.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

7.6.3. С целью оперативности доведения документов до адресата в администрации района доставка документов осуществляется по каналам электронной связи посредством телеграмм, факсимильной связи, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

7.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

7.7.1. Электронная почта - один из основных компонентов системы автоматизации документооборота, средств доставки, отправки информации и ее передачи как между подразделениями администрации района, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

7.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются и имеют порядок прохождения аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики.

7.7.3. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района.

7.8. Порядок прохождения внутренних документов

7.8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

7.8.2. Передача внутренних документов между отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации района осуществляется, как правило, самими отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами (лицами, ответственными за ведение делопроизводства).

В случаях, когда требуется особый учет подготовленного документа, когда главой района или заместителями главы администрации района принято решение о постановке его на контроль исполнения, либо когда документ требует широкой рассылки, документ передается адресатам через приемную главы района.

7.8.3. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными отделами, секторами, отраслевыми (функциональными) органами администрации и должностными лицами передаются на подпись главе района.

7.8.4. Копии распорядительных документов, подписанных главой района, в обязательном порядке рассылаются в отделы, сектора, отраслевые (функциональные) органы администрации, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

7.8.5. Подготовка копий распорядительных документов согласно списку рассылки осуществляется делопроизводителем администрации.

Передача копий оформляется записью в журнале учета доставки служебной корреспонденции делопроизводителем администрации района и под расписку передается соответствующим лицам.

7.9. Учет количества документов

7.9.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц) проводится по регистрационным контрольным формам по месту регистрации.

Результаты учета количества документов представляются на рассмотрение руководства.

7.9.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и тиражировании. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно.

В зависимости от запросов и поставленных задач учет количества документов может проводиться по администрации района в целом или по ее отраслевым (функциональным) органам.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

7.9.3. Учет входящих, исходящих и внутренних документов в администрации района ведется отдельно от секретной и для служебного пользования документации.

8. Составление номенклатуры дел и формирование дел Обеспечение сохранности документов

8.1. Составление номенклатур дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (10 лет включительно) хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Касимовского муниципального района Рязанской области, организационной структурой администрации района, положениями об отделах, секторах, отраслевых (функциональных) органах администрации района, штатным расписанием, "Основными правилами работы архивов организаций" (М. 2002), "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (М. 2010), ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящей Инструкцией, а также изучать документы, образующиеся в администрации района, их виды, состав и содержание, на основании которых в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.

8.1.3. В администрации района составляются номенклатуры дел отраслевых (функциональных) органов администрации района (приложение N 9) и сводная номенклатура дел администрации района (приложение N 10).

8.1.4. Номенклатура дел отраслевого (функционального) органа администрации района составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, согласуется с архивным отделом администрации района, подписывается начальником отраслевого (функционального) органа администрации района.

8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом по организационной и кадровой работе администрации района на основе номенклатур дел отделов и секторов администрации района.

8.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается исполнителем, согласовывается с экспертной администрации района (далее - ЭК), согласовывается (не позднее конца текущего года) с начальником архивного отдела администрации района и утверждается главой района. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации района не реже одного раза в 5 лет. В случае коренных изменений в функциях и структуре администрации района она подлежит составлению, согласованию и утверждению вновь независимо от срока ее предыдущего составления.

8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы и сектора администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел в раздел отдела по организационной и кадровой работе. Второй используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве администрации района. Четвертый - в архивном отделе администрации района.

8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел администрации района являются названия отделов и секторов администрации района. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации.

8.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации района.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации района цифрового обозначения отдела и сектора администрации района и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела и сектора. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение отдела или сектора, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных отделов и секторов; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований отделов и секторов администрации района.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название администрации района или ее отдела или сектора (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности управления (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с Правительством Рязанской области по вопросам финансирования.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовка дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивным отделом администрации района срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

8.1.13. Если в течение года в отделах и секторах администрации района возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

8.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела формируются в отделах, секторах, отраслевых (функциональных) органах администрации района.

8.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела.

8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел но номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики и копии;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "2" и т.д.

8.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера, например по исполнению постановления или распоряжения главы района, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.

Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Документы коллегий группируются в одно дело: протоколы заседаний, документы к заседаниям и решения коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации района и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.6. Дела администрации района подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих отделов, секторов и отраслевых (функциональных) органов администрации района, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

8.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 11); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение N 12); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дел (приложение N 13); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации района; наименование ее отдела или сектора; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование администрации района указывается полностью, в именительном падеже;

- наименование отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- номер дела - цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации района;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации района, согласованной с ЭК;

- дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также датой дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в процессе деятельности администрации района, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве карандашом только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭК.

На обложках дел постоянного хранения сверху предусматривается место для наименования архивного отдела администрации района, в который будут передаваться дела на постоянное хранение, кодов архивного отдела и администрации района по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

8.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов составляется к делам по личному составу и постоянного хранения. Она оформляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Организация оперативного хранения документов

8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив администрации района дела хранятся по месту их формирования.

Руководители отделов, секторов и отраслевых (функциональных) органов администрации района и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации района.

8.3.2. Выдача дел из архива администрации района отделам, секторам, отраслевым (функциональным) органам администрации района производится с разрешения управляющего делами администрации и осуществляется под расписку.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы района или заместителей главы администрации района, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в архив

8.4. Экспертиза ценности документов

8.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

8.4.2. Экспертиза ценности документов в администрации района проводится:

- в отделах и секторах администрации района при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив и к уничтожению;

- в архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение и к уничтожению.

8.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации района создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работников архивного отдела администрации района.

8.4.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 дет) хранения дел для передачи в архив администрации района; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" для дальнейшего хранения в администрации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.4.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации района путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

8.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.4.8. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

8.4.9. Описи составляются отделами и секторами администрации района ежегодно отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные отделами и секторами администрации района, служат основой для подготовки сводных описей дел администрации района, которые готовит отдел по организационной и кадровой работе и по которым он сдает дела на государственное хранение в архивный отдел администрации района.

8.4.10. Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 14).

8.4.11. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

8.4.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), - то каждый том (часть). Сформированное в отдельный том приложение к делу вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

8.4.13. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.4.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

8.5. Подготовка и передача документов в архив

8.5.1. В архив администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится только по описям дел.

8.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации района после истечения двухлетнего срока их хранения и использования.

8.5.3. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив администрации района не подлежат. Они хранятся в отделах и секторах администрации района и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.5.4. В период подготовки дел отделами и секторами администрации района к передаче в архив администрации района сотрудниками отдела по организационной и кадровой работе проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации района. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов и секторов администрации района обязаны устранить.

8.5.5. Прием каждого дела производится специалистами отдела по организационной и кадровой работе в присутствии работника соответствующего отдела, сектора администрации района.

При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, журналы, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

9. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в администрации района в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

9.3. Передача сотрудниками администрации района документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудникам сторонних организаций и распространение такой информации допускается только с разрешения главы района или заместителей главы администрации района.

9.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Передача таких документов сотрудникам отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета.

9.5. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по месту их создания.

9.6. При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается руководителем отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района.

9.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

9.8. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в отделах, секторах, отраслевых (функциональных) органах администрации района по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

9.9. Ознакомление сотрудников с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования", осуществляется по согласованию с управляющим делами администрации района либо руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации района, готовившими документы (сформировавшими дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под расписку во временное пользование на срок не более 5 дней.

9.10. Дополнительная рассылка документов администрации района с пометкой "Для служебного пользования" отделам, секторам, отраслевым (функциональным) органам администрации района или сторонним организациям осуществляется по указанию управляющего делами администрации района по заявкам руководителей отделов, секторов, отраслевых (функциональных) органов администрации района, их готовивших.

9.11. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, руководитель отдела, сектора, отраслевого (функционального) органа администрации района информирует об этом главу района и управляющего делами администрации района, проводит служебное расследование.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются управляющим делами администрации района.

9.12. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

9.13. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники администрации района могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

10. Общий порядок выполнения машинописных и копировально-множительных работ

Машинописные работы

10.1. В администрации района печатаются только документы служебного характера.

10.2. Документы печатаются средствами компьютерной техники.

10.3. Все документы печатаются в порядке их поступления.

Срочные документы печатаются незамедлительно. Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

10.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет делопроизводителю на электронном носителе электронную копию документа в формате текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним.

При передаче исполнителем документа, записанного на электронный носитель, он проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с электронным носителем прекращается, и электронный носитель с материалом возвращается исполнителю.

Печатание документов под диктовку делопроизводителем не производится.

10.5. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Копировально-множительные работы

10.6. Выполнение копировально-множительных работ администрации района производится делопроизводителем администрации района, а также на копировальных аппаратах, установленных в отраслевых (функциональных) органах администрации района. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера.

10.7. Делопроизводителем копируются служебные документы по заказам сотрудников отделов и секторов администрации района.

10.8. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3.

10.9. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди.

10.10. Запрещается копирование корреспонденции с журналов и газет, рукописных листов и правленых рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями.

Брошюровку размноженного документа осуществляет отдел или сектор администрации района (заказчик).

10.11. Делопроизводитель администрации района, выполняющий копировально-множительные работы, несет ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинниками выдаются заказчику.

10.12. На копировальных аппаратах, установленных в отделах и секторах администрации района, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража.

11. Порядок использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой Касимовского муниципального района Рязанской области

11.1. Использование и хранение печатей и штампов

11.1.1. Гербовая печать с изображением герба Касимовского муниципального района Рязанской области проставляется на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом администрации района.

Печать управляющего делами администрации района ставится на размноженных экземплярах распорядительных документов, на копиях документов, отправляемых из администрации района, на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, заработной плате и т.д.), характеристиках, путевых листах и на других документах.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Штампы применяются для облегчения процесса учета регистрации, составления и оформления документов.

11.1.2. Хранение печатей и штампов администрации района производится в сейфе управляющего делами, в отраслевых (функциональных) органах администрации - в сейфах соответствующих сотрудников, ответственных за хранение и использование печатей, или металлических шкафах, расположенных в местах, исключающих несанкционированное использование печатей и штампов иными лицами. Запрещается передача печатей и штампов во временное пользование другим лицам, за исключением случаев, когда такая передача производится по распоряжению главы района, а в отраслевых (функциональных) органах администрации района - по приказу руководителя этого отраслевого (функционального) органа.

11.1.3. По каждому факту утраты гербовой печати, иной печати или штампа проводится проверка. Материалы проверки служат основанием для привлечения виновного лица к дисциплинарной ответственности и списания с учета утраченной печати или штампа. Проверка по факту утраты проводится с участием начальника отдела по организационной и кадровой работе администрации района или по его поручению уполномоченного им должностного лица

11.1.4. Сообщение о недействительности гербовой печати и иных печатей и штампов в связи с фактом их утраты подлежит опубликованию в средствах массовой информации Касимовского района.

Обязанность такого опубликования возлагается на управляющего делами администрации района или руководителя отраслевого (функционального) органа администрации района, где хранилась печать или штамп.

11.1.5. Ответственность за правильное использование гербовых печатей, иных печатей, а также штампов, их надлежащее хранение возлагается на управляющего делами администрации района, а также на руководителей отраслевых (функциональных) органов, где хранятся печати. При смене руководства печати и штампы передаются вновь назначенному должностному лицу по акту. Если их некому передать (отсутствует смена), то они сдаются управляющему делами.

11.2. Уничтожение печатей и штампов

11.2.1. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией администрации района в составе не менее трех человек. Состав комиссии утверждается распоряжением главы района. Председателем комиссии назначается управляющий делами администрации района.

11.2.2. Печати и штампы уничтожаются по актам. Основаниями для уничтожения печати и штампов являются:

- износ или повреждение;

- ликвидация, реорганизация, переименование отраслевого (функционального) органа администрации района;

- иные обстоятельства, влекущие замену печатей и штампов.

11.2.3. Акт уничтожения подписывается председателем комиссии, членами комиссии и утверждается заместителем главы администрации района по подчиненности.

11.2.4. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится путем сжигания или измельчения; металлических - путем спиливания или уничтожения любым способом всего текста печати.