Приложение N 4. Положение об управлении портфелями проектов и программ в администрации города Рязани

Информация об изменениях:

Приложение 4 изменено. - Постановление Администрации города Рязани от 10 июля 2019 г. N 2493

См. предыдущую редакцию

Приложение N 4
к постановлению
администрации города Рязани
от 13 сентября 2018 г. N 3621

Положение
об управлении портфелями проектов и программ в администрации города Рязани

С изменениями и дополнениями от:

10 июля 2019 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об управлении портфелями проектов и программ в администрации города Рязани (далее - Положение) устанавливает порядок управления муниципальными портфелями проектов и программ (далее - портфель проектов) для повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов.

1.2. Настоящее Положение распространяется на портфели проектов, реализуемые администрацией города Рязани с участием подведомственных ей учреждений, предприятий и организаций с использованием средств бюджета города Рязани, областного и федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), а также на портфели проектов, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации города Рязани.

1.3. Настоящее Положение применяется для управления портфелями проектов в администрации города Рязани, направленными на достижение целей и показателей, определенных документом стратегического планирования администрации города Рязани, муниципальными программами, правовыми актами администрации города Рязани.

1.4. Требования настоящего Положения распространяются на все портфели проектов, реализуемые администрацией города Рязани, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

2. Основные термины и понятия

2.1. Для целей настоящего положения применяются термины и понятия, определенные Положением об организации проектной деятельности в администрации города Рязани согласно приложению N 1 к настоящему постановлению.

2.2. В Положении применяются также следующие понятия и определения:

- авторизация портфеля проектов - формализация принятых решений о реализации компонентов портфеля проектов, выделении и распределении ресурсов (финансовых, человеческих и других), необходимых для достижения ключевых показателей и стратегических целей портфеля проектов;

- балансировка портфеля проектов - процесс формирования оптимального перечня компонентов, наилучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей с учетом существующих ограничений;

- владелец портфеля проектов и программ - должностное лицо, принимающее ключевые решения и обладающее всеми ресурсами для реализации всех компонентов портфеля проектов и программ;

- компонент портфеля проектов - проект или программа, которые реализуются в составе портфеля;

- куратор портфеля проектов - должностное лицо, курирующее проектную деятельность в администрации города Рязани и отвечающее за разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя портфеля проектов, и осуществляющее общий надзор за портфелем проектов;

- руководитель портфеля проектов - должностное лицо, осуществляющее управление портфелем проектов, на которое возлагается персональная ответственность за достижение целей, показателей, указанных в паспорте соответствующего портфеля проекта, и организацию документооборота по портфелю проекта;

- приоритизация компонентов портфеля проектов - ранжирование компонентов портфеля проектов в порядке приоритета на основе количества показателей портфеля проектов, на которые оказывает влияние компонент портфеля проектов;

- стратегическая карта - документ, позволяющий согласовать стратегические цели портфеля проекта и систематизировать ключевые показатели;

- стратегические цели - глобальные ориентиры развития, определенные документом стратегического планирования;

- управление портфелем проектов - деятельность по формированию, реализации, контролю, мониторингу и закрытию портфеля проектов.

3. Постановка и актуализация стратегических целей

3.1. Владельцем всех портфелей проектов, реализуемых в администрации города Рязани, является глава администрации.

3.2. Портфели проектов формируются по основным межотраслевым направлениям развития города Рязани,которые определены документом стратегического планирования. Компоненты портфеля проекта могут не быть взаимозависимыми и могут реализовываться как параллельно, так и последовательно.

3.3. Портфель проектов направлен на достижение целей и показателей (индикаторов), определенных в документах стратегического планирования федерального, регионального и муниципального уровней, а также в иных документах, содержащих цели и показатели стратегического развития муниципального образования.

3.4. Ключевым процессом управления портфелем проектов является выявление, конкретизация и утверждение стратегических целей портфеля проектов.

3.5. Ежегодно, не позднее 15 августа на заседании муниципального проектного комитета проводится стратегическая сессия с участием ключевых сотрудников администрации города Рязани, членов общественно-экспертного совета и иных независимых экспертов и представителей общественных и деловых объединений, организаций с целью постановки и актуализации стратегических целей, обсуждения приоритетных направлений развития муниципального образования - городской округ город Рязань и механизмов достижения целей.

3.6. По результатам стратегической сессии:

- принимается решение об утверждении стратегической карты развития муниципального образования - городской округ город Рязань (далее - СК МО) (приложение N 1 к настоящему Положению) и необходимости формирования портфелей проектов;

- принимается решение о необходимости доработки СК МО с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления (не позднее 30 августа текущего года);

- назначаются руководители портфелей проектов.

4. Формирование портфеля проектов

4.1. Формирование портфелей проектов осуществляется ежегодно в период с 15 августа по 30 октября в соответствии с утвержденной СК МО и включает: идентификацию, оценку компонентов портфеля проектов, расстановку приоритетов, оптимизацию, балансировку и авторизацию портфеля проектов.

4.2. Ежегодно в срок не позднее 1 сентября текущего года муниципальный проектный офис:

- проводит идентификацию потенциальных компонентов портфеля проектов: первичный сбор и отбор предложений по проектам от структурных подразделений, сотрудников администрации, а также сбор данных по текущим проектам, реализуемым администрацией города Рязани;

- совместно с руководителем портфеля проектов проводит приоритизацию, оптимизацию и балансировку компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 2 к настоящему Положению). Балансировка портфеля проектов позволяет планировать и распределять ресурсы (финансовые, материальные, информационные, человеческие) в соответствии со стратегическими целями, а также дает возможность максимизировать выгоды от реализации портфеля проектов.

4.3. На основании проведенной приоритизации, оптимизации и балансировки компонентов портфеля проектов руководитель портфеля проектов начинает разработку паспорта портфеля проектов (согласно приложению N 3 к настоящему Положению).

4.4. Паспорт портфеля проектов согласовывается с куратором портфеля проектов, руководителями компонентов портфеля проектов и муниципальным проектным офисом.

4.5. Ежегодно, в срок не позднее 30 октября текущего года, осуществляется авторизация портфеля проектов на заседании муниципального проектного комитета.

Руководитель портфеля проектов представляет паспорт портфеля проектов на заседание муниципального проектного комитета: состав текущего портфеля проектов, распределение ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, предлагаемыми к утверждению и реализации в следующем календарном году.

4.6. По результатам рассмотрения паспорта портфеля проектов муниципальный проектный комитет принимает одно из следующих решений:

- об утверждении паспорта портфеля проектов;

- о необходимости доработки паспорта портфеля проектов с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления.

4.7. Ежегодно, в срок не позднее 10ноябрятекущего года, муниципальный проектный офис формирует реестр портфелей проектов администрации города Рязани на следующий календарный год по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению. Реестр портфелей проектов администрации города Рязани утверждается на заседании муниципального проектного комитета.

5. Реализация, контроль и мониторинг портфеля проектов

5.1. Муниципальный проектный офис осуществляет общий мониторинг реализации портфелей проектов, оказывает методическую помощь руководителям портфелей проектов, участникам проектной деятельности, на основании полученной в ходе мониторинга портфелей проектов информации готовит предложения по оптимизации проектной деятельности, изменению портфелей проектов и входящих в них компонентов.

5.2. Руководитель портфеля проектов 2 раза в год, не позднее 1 октября и 1 апреля текущего года, представляет отчет о реализации портфеля проектов на заседании муниципального проектного комитета(согласно приложению N 5 к настоящему Положению). Отчет включает сведения о достижении целей, соблюдении ограничений, достижении целевых показателей портфеля проектов и программ.

5.3. По результатам рассмотрения отчета о реализации портфеля проектов муниципальный проектный комитет принимает одно из следующих решений:

- принять отчет;

- принять отчет, рекомендовать провести приоритизацию, оптимизацию, балансировку компонентов портфеля проектов;

- отклонить отчет, рекомендовать устранить замечания и повторно представить отчет в указанные сроки.

5.4. В случае необходимости внесения изменений в паспорт портфеля проектов инициатором изменений формируется ведомость изменений портфеля проектов по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению, которая утверждается на заседании муниципального проектного комитета.

5.5. В отношении портфелей проектов проводится внутренняя и внешняя оценка эффективности.

5.5.1. Оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 7 к настоящему Положению) осуществляет муниципальный проектный офис, который:

- ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным, проводит сводную оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов за предыдущий отчетный период и формирует рейтинг эффективности реализации компонентов портфеля проектов и программ в разрезе структурных подразделений администрации города Рязани по форме согласно приложению N 8 к настоящему Положению;

- ежегодно до 1 апреля года, следующего за отчетным, направляет рейтинг и результаты реализации портфелей проектов на заседание муниципального проектного комитета.

5.5.2. На основании рейтинга эффективности реализации компонентов портфеля проектов муниципальный проектный комитет рассматривает вопрос о поощрении или применении мер ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации в отношении участников проектной деятельности.

6. Закрытие портфеля проектов

6.1. При достижении целевых показателей портфеля проектов руководитель портфеля проектов организует его закрытие: подготавливает заключение о достижении целевых показателей портфеля проектов (с указанием плановых и фактических значений), организовывает его согласование куратором портфеля проектов и направляет в муниципальный проектный офис.

6.2. Муниципальный проектный офис организует заседание муниципального проектного комитета по рассмотрению результатов реализации портфеля проектов.

6.3. Этап закрытия портфеля проектов завершается решением муниципального проектного комитета о принятии результатов реализации портфеля проектов.