Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации города Рязани

Приложение N 1
к постановлению
администрации города Рязани
от 13 сентября 2018 г. N 3621

Положение
об организации проектной деятельности в администрации города Рязани

С изменениями и дополнениями от:

19 марта, 10 июля, 29 октября 2019 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации проектной деятельности в администрации города Рязани (далее - Положение) устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации города Рязани, а также в подведомственных ей учреждениях, предприятиях и организациях на территории города Рязани.

1.2. Основной целью организации проектной деятельности является обеспечение достижения результатов при реализации проектов муниципального образования - город Рязань (далее - проекты), что осуществляется за счет:

- соблюдения или сокращения сроков достижения требуемого результата;

- обеспечения эффективного использования ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

- обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений посредством предоставления актуальной и достоверной информации о ходе исполнения реализуемых проектов;

- повышения эффективности взаимодействия структурных подразделений администрации города Рязани;

- обеспечения эффективных механизмов контроля за реализацией проектов.

Информация об изменениях:

Пункт 1.3 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 29 октября 2019 г. N 4474

См. предыдущую редакцию

1.3. В настоящем Положении используются следующие термины:

- администратор проекта - участник проекта, должностное лицо, осуществляющее организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта, выстраивание эффективных коммуникаций между участниками проекта, ведение мониторинга и контроля проекта и формирование отчетности по проекту;

- инициатор проекта - структурное подразделение администрации города Рязани, подведомственное ей учреждение, предприятие и(или) организация на территории города Рязани, общественное объединение, или физическое лицо, направившие(ее)в муниципальный проектный офис предложение по проекту по заданной форме;

- компонент портфеля проектов - проект или программа, которые реализуются в составе портфеля;

- куратор проектной деятельности - заместитель главы администрации города Рязани, уполномоченный постановлением администрации города Рязани;

- куратор проекта - заместитель главы администрации города Рязани или руководитель структурного подразделения администрации города Рязани, отвечающий за рассмотрение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта, и осуществляющий общий надзор за проектом;

- муниципальный проектный комитет - постоянно действующий совещательный орган, созданный для организации, планирования, руководства и координации проектной деятельности на стратегическом уровне;

- муниципальный проектный офис - функциональное подразделение администрации города Рязани, в функции которого входит методологическое и организационное обеспечение проектной деятельности в администрации города Рязани;

- паспорт проекта - документ, содержащий основные параметры проекта, в том числе: наименование проекта, основания для инициации, информацию о кураторе проекта, руководителе проекта, функциональном заказчике и исполнителях проекта, цель, ожидаемые результаты и показатели проекта, источники и объем финансирования (бюджет проекта), ключевые риски, сроки проекта (с выделением сроков завершения этапов проекта, сроков достижения контрольных точек результата/показателя), взаимосвязь с другими проектами и программами;

- портфель проектов и программ - совокупность проектов и программ, объединенных для достижения стратегических целей и оптимального управления финансовыми, человеческими и другими ресурсами администрации города Рязани;

- проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение уникальных результатов в сфере социально-экономической и инвестиционной политики муниципального образования - город Рязань в условиях временных и ресурсных ограничений;

- проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, предпроектной подготовкой, реализацией, мониторингом, контролем и завершением проекта;

- рабочая группа проекта (проектная команда) - участники проекта, объединенные для работы над проектом;

- руководитель проекта - участник проекта, руководитель структурного подразделения администрации города Рязани, осуществляющий оперативное управление проектом, обеспечивая достижение целей, показателей запланированных результатов в соответствии со сроками осуществления проекта и проектными документами;

- участники проекта - работники администрации города Рязани и подведомственных учреждений, предприятий, организаций, деятельность которых направлена на достижение целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнение задач и мероприятий в соответствии с паспортом проекта, указаниями и поручениями руководителя проекта;

- функциональный заказчик проекта - структурное подразделение администрации города Рязани, определяющее основные требования в отношении результатов проекта, согласовывающее результаты и ключевые показатели эффективности проекта и обеспечивающее приемку промежуточных и окончательных результатов проекта.

1.4. Оформление документов, предусмотренных настоящим Положением, осуществляется по формам, утвержденным муниципальным проектным офисом согласно приложениям к настоящему Положению, актуальная версия которых размещается в сети "Интернет" на официальном сайте администрации города Рязани (www.admrzn.ru).

2. Управление проектами администрации города Рязани

2.1. Организационная структура участников проектной деятельности представлена в Таблице 1.

Таблица 1

Постоянные участники (должностные лица) управления проектной деятельностью	Временные участники (должностные лица) управления проектной деятельностью, формируемые в целях реализации проектов
Муниципальный проектный комитет	Функциональный заказчик проекта
Куратор проектной деятельности	Куратор проекта
Муниципальный проектный офис	Руководитель проекта
	Администратор проекта
	Иные участники проекта

2.2. Управление проектами администрации города Рязани состоит из следующих этапов:

- инициирование проекта;

- планирование проекта;

- реализация проекта;

- завершение проекта.

3. Инициирование проекта

3.1. Подлежат открытию (инициированию) проекты, которые соответствуют следующим условиям:

- результаты проекта или способы их достижения уникальные или инновационные;

- решение задачи невозможно или весьма затруднительно в ходе текущей деятельности;

- мероприятия проекта имеют сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- мероприятия не носят повторяющийся, циклический характер;

- имеется необходимость в создании временной организационной структуры для более эффективной работы;

- имеются ограничения временных, материальных и других ресурсов, обеспечивающих реализацию проекта;

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные экономические, социальные и другие эффекты.

3.2. Предложение по проекту оформляется в соответствии с формой и методическими рекомендациями согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

3.3. Предложения по проекту направляются в электронном виде на адрес электронной почты муниципального проектного офиса или через автоматизированную информационную систему электронного документооборота (далее - СЭД).

В случае отсутствия технической возможности обмена документами в электронной форме допускается представление документов на бумажном носителе.

3.4. Муниципальный проектный офис согласовывает предложение по проекту.

В случае некорректно оформленного предложения по проекту (не соответствует установленной форме, не ясна цель и смысл проекта) муниципальный проектный офис может отказать в его согласовании, о чем сообщается инициатору.

3.5. Началом этапа инициирования проекта является дата согласования муниципальным проектным офисом предложения по проекту.

3.6. В случае если инициатором проекта является потенциальный функциональный заказчик проекта, муниципальный проектный офис сразу после согласования предложения по проекту организует заседание муниципального проектного комитета.

3.7. В случае если предложение по проекту инициировано на основании поручения и (или) указания главы администрации города Рязани или муниципального проектного комитета, потенциальный функциональный заказчик сразу после согласования предложения по проекту начинает разработку паспорта проекта (в срок, не превышающий одного месяца с момента согласования предложения по проекту муниципальным проектным офисом).

3.8. После согласования муниципальным проектным офисом предложение по проекту направляется потенциальному функциональному заказчику проекта.

3.9. Потенциальный функциональный заказчик проекта рассматривает поступившее предложение и принимает одно из следующих решений:

- о нецелесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту (обоснованный отказ направляется инициатору в течение 10 дней с даты согласования предложения по проекту муниципальным проектным офисом);

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту.

3.10. В случае принятия решения о целесообразности реализации предложения по проекту потенциальный функциональный заказчик проекта рассматривает предложение по проекту в течение 30 календарных дней с даты согласования предложения по проекту муниципальным проектным офисом, при необходимости дорабатывает его совместно с инициатором проекта и ставит отметку о согласовании в СЭД. Дополнительно направляет в адрес муниципального проектного офиса сопроводительное письмо с указанием основных параметров проекта, предварительно согласовав его с предполагаемыми участниками проекта и куратором проекта.

Основные параметры проекта включают в себя наименование проекта, краткое описание его идеи, цели и показатели, на достижение которых направлен проект, задачи и результаты, обеспечивающие достижение целей и показателей проекта, краткое описание механизмов его реализации с обоснованием их эффективности, а также оценку сроков и бюджета проекта, информацию об участниках проекта, а также иные сведения.

3.11. Муниципальный проектный офис организует заседание муниципального проектного комитета по рассмотрению предложения по проекту с участием инициатора проекта и потенциального функционального заказчика проекта.

3.12. В случае одобрения муниципальным проектным комитетом предложения по проекту потенциальный функциональный заказчик начинает разработку паспорта проекта.

4. Планирование проекта

4.1. Паспорт проекта оформляется в соответствии с формой и методическими рекомендациями согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 29 октября 2019 г. N 4474

См. предыдущую редакцию

4.2. Подготовка паспорта проекта осуществляется потенциальным руководителем проекта в срок, не превышающий одного месяца с момента принятия решения об одобрении предложения по проекту на заседании муниципального проектного комитета.

4.3. Потенциальный руководитель проекта готовит запросы в структурные подразделения администрации и подведомственные учреждения, предприятия и организации города Рязани, исполнительные органы власти Рязанской области, государственные учреждения Рязанской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, о согласовании кандидатур специалистов, привлекаемых для работы над проектом. В запросе указываются работы, которые планируется закрепить за конкретным исполнителем, его предполагаемую загрузку и время участия в проекте.

4.4. Паспорт проекта подлежит согласованию с муниципальным проектным офисом, потенциальными участниками проекта, куратором проекта.

При необходимости потенциальный руководитель проекта получает заключение общественно-экспертного совета на проект паспорта проекта.

4.5. Муниципальный проектный офис организует заседание муниципального проектного комитета по рассмотрению паспорта проекта.

4.6. Потенциальные куратор и руководитель проекта представляют паспорт проекта на заседании муниципального проектного комитета.

4.7. Муниципальный проектный комитет может вернуть паспорт проекта потенциальному функциональному заказчику на доработку в случае выявления нарушений при его разработке.

4.8. Этап инициирования проекта завершается утверждением паспорта проекта протоколом заседания муниципального проектного комитета.

4.9. После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

4.10. Муниципальный проектный офис готовит проект распоряжения администрации города Рязани об открытии проекта.

5. Реализация проекта

5.1. Началом этапа реализации проекта является момент утверждения паспорта проекта.

5.2. Участники проекта назначаются распоряжением администрации города Рязани и (или) иными распорядительными документами подведомственных администрации города Рязани учреждений, предприятий и организаций на территории города Рязани, в которых при необходимости указывается об отнесении закрепляемых за ними мероприятий к разряду особо важных и сложных заданий.

5.3. За руководителем проекта закрепляется персональная ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, и организацию документооборота по проекту.

5.4. Выполнение работ осуществляется участниками проекта в соответствии с утвержденным паспортом и планом мероприятий проекта в рамках выделенных зон ответственностей, обеспечивая своевременность и качество реализации мероприятий и достижения контрольных точек.

5.5. В ходе реализации проекта в паспорт проекта могут вноситься изменения, которые оформляются ведомостью изменений проекта. Ведомость изменений проекта заполняется в соответствии с формой и методическими рекомендациями согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

Технические изменения (изменения, не затрагивающие ключевые параметры проекта: цель, задачи, показатели, результаты, сроки, бюджет проекта) утверждаются руководителем проекта.

Изменения, затрагивающие ключевые параметры проекта, согласовываются руководителем проекта с функциональным заказчиком проекта и утверждаются протоколом заседания муниципального проектного комитета.

5.6. Мониторинг и контроль реализации проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта, осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

5.6.1. Руководитель проекта осуществляет контроль исполнения запланированных мероприятий и прохождения контрольных точек проекта и направляет соответствующий отчет в муниципальный проектный офис ежемесячно, не позднее второго рабочего дня месяца, следующего за отчетным.

5.6.2. Представитель муниципального проектного офиса осуществляет выездную проверку соответствия отчетной информации реальному состоянию проекта. Необходимость и периодичность выездных проверок определяется муниципальным проектным офисом с учетом специфики проекта. По результатам проверки составляется акт выездной проверки согласно приложению N 4 к настоящему Положению.

В случае необходимости муниципальный проектный офис привлекает для мониторинга и контроля реализации проекта общественно-экспертный совет.

5.6.3. При выявлении существенных отклонений по проекту муниципальный проектный офис может инициировать рассмотрение на заседании муниципального проектного комитета вопроса о причинах отклонений и реализации возможных корректирующих воздействий.

5.7. В случае возникновения неустранимых условий в процессе реализации проекта, при которых его реализация не может быть продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление или досрочное завершение проекта.

5.8. Решение о приостановлении или досрочном завершении проекта утверждается протоколом заседания муниципального проектного комитета.

Решение о возобновлении приостановленного проекта также утверждается протоколом заседания муниципального проектного комитета.

6. Завершение проекта

6.1. Проект завершается после выполнения всех запланированных работ, прохождения всех контрольных точек и достижения всех результатов, предусмотренных паспортом проекта.

6.2. Руководитель проекта составляет итоговый отчет о реализации проекта в срок не позднее одного календарного месяца с момента реализации последнего мероприятия проекта и (или) достижения всех результатов проекта.

6.3. Итоговый отчет о реализации проекта оформляется в соответствии с формой и методическими рекомендациями согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

6.4. Итоговый отчет подлежит обязательному согласованию с муниципальным проектным офисом, куратором проекта, функциональным заказчиком и участниками проекта.

При необходимости руководитель проекта получает заключение общественно-экспертного совета на итоговый отчет о реализации проекта.

6.5. Куратор проекта совместно с руководителем проекта представляют итоговый отчет проекта на заседание муниципального проектного комитета.

6.6. Муниципальный проектный комитет утверждает итоговый отчет и принимает решение о закрытии проекта с соответствующим статусом его реализации:

- проект реализован успешно без отклонений (не превышены установленные сроки и объем финансирования, достигнуты цель, результаты и показатели проекта);

- проект реализован успешно с незначительными отклонениями (отставание по срокам или удорожание проекта, или отрицательные отклонения показателей проекта не превышают 25% от планового значения);

- проект реализован успешно со значительными отклонениями (отставание по срокам или удорожание проекта, или отрицательные отклонения показателей проекта превышают 25% от планового значения);

- проект не реализован, финансовые ресурсы не использованы;

- проект не реализован, финансовые ресурсы использованы.

Муниципальный проектный комитет может улучшить статус проекта при его завершении в случае подтверждения своим решением объективной причины возникших отклонений (например, работы по проекту не выполнены по вине третьих лиц).

6.7. С целью непрерывного наблюдения за общественно значимым эффектом реализации проекта муниципальный проектный комитет вправе принять решение о реализации постпроектного мониторинга и контроля. Постпроектный мониторинг и контроль включает мониторинг и контроль показателей проекта после его завершения.

6.8. Муниципальный проектный офис готовит проект распоряжения администрации города Рязани о закрытии проекта.

6.9. Руководитель проекта направляет информацию об итогах работы участников проекта по их основному месту работы.

6.10. В администрации города Рязани, а также в подведомственных ей учреждениях, предприятиях и организациях подготавливаются распорядительные документы об итогах деятельности сотрудников в проекте и рассматривается вопрос об их премировании по результатам реализации проекта.

7. Общественно-экспертный совет

7.1. Общественно-экспертный совет - коллегиальный орган, формируемый главой администрации города Рязани с привлечением независимых экспертов и представителей общественных и деловых объединений, организаций в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проектной деятельности при возникновении такой необходимости.

7.2. По обращению муниципального проектного офиса и (или) решению муниципального проектного комитета общественно-экспертный совет принимает участие:

- в заседаниях муниципального проектного комитета;

- в определении целей, показателей проектов, задач и результатов, основных требований к результатам, а также к их качественным и количественным характеристикам;

- в подготовке заключения на проект паспорта проекта, паспорта портфеля проектов и программ;

- в мониторинге и контроле проектов, а также в контрольных мероприятиях;

- в оценке достижения результатов проекта;

- в выполнении иных функций, предусмотренных Положением и иными нормативными правовыми актами и правовыми актами в сфере проектной деятельности.

7.3. Предложения и замечания, содержащиеся в заключениях общественно-экспертного совета, могут быть учтены при доработке паспортов проектов (портфелей проектов), подготавливаемых в ходе реализации проектов.

7.4. При осуществлении своих функций общественно-экспертный совет взаимодействует с руководителем проекта и председателем муниципального проектного комитета, муниципальным проектным офисом.