Приложение N 5. Регламент администрирования проектной деятельности в администрации города Рязани

Приложение N 5
к постановлению
администрации города Рязани
от 13 сентября 2018 г. N 3621

Регламент
администрирования проектной деятельности в администрации города Рязани

С изменениями и дополнениями от:

29 октября 2019 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент администрирования проектной деятельности в администрации города Рязани (далее - Регламент) устанавливает виды, механизмы и этапы администрирования проектной деятельности в администрации города Рязани.

1.2. Настоящий Регламент распространяется на администрирование:

- организации проектной деятельности в администрации города Рязани;

- всех типов проектов и программ, реализуемых в администрации города Рязани в рамках проектной деятельности;

- портфелей проектов и программ администрации города Рязани.

2. Основные термины и понятия

2.1. Для целей настоящего Регламента применяются термины и понятия, определенные Положением об организации проектной деятельности в администрации города Рязани согласно приложению N 1 к настоящему постановлению и Положением об управлении портфелями проектов и программ в администрации города Рязани согласно приложению N 4 к настоящему постановлению.

2.2. В Регламенте применяются также следующие понятия и определения:

- администрирование проектной деятельности в администрации города Рязани - совокупность механизмов контроля организации проектной деятельности в администрации города Рязани, а также мониторинга и контроля проектов, программ, портфелей проектов и программ администрации города Рязани;

- артефакт - документ или иное свидетельство, созданное или полученное как результат деятельности в процессе;

- индекс уровня зрелости организации проектной деятельности (далее - индекс зрелости) - результирующая оценка уровня зрелости организации проектной деятельности;

- контроль организации проектной деятельности - процедура проведения оценки уровня зрелости организации проектной деятельности по следующим элементам: стратегическое планирование и управление портфелем проектов и программ, управление проектами, принятие решений и организационная поддержка, развитие компетенций и культуры эффективности, управление стимулированием участников проектной деятельности;

- мониторинг и контроль проектов - совокупность мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий, начиная с момента подготовки проекта до момента его завершения;

- процесс - целенаправленный набор взаимосвязанных действий, состоящий из определенного перечня подпроцессов, выполняемых по определенной технологии, предназначенных для получения заранее определенных результатов (артефактов), представляющих ценность для потребителя процесса и подпроцессов;

- сквозной контроль - совокупность проверок по определению состояния получения результатов проектов, программ, портфелей проектов и программ.

3. Контроль организации проектной деятельности в администрации города Рязани

3.1. Ежегодно в срок не позднее 1 февраля муниципальный проектный офис представляет куратору проектной деятельности:

- план развития проектной деятельности на текущий год по форме согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту (мероприятия плана развития проектной деятельности формируются в соответствии с процессами и подпроцессами, указанными в приложении N 2 к настоящему Регламенту, которые необходимо организовать для эффективной проектной деятельности).

3.2. Ежегодно в срок не позднее 15 декабря муниципальный проектный офис представляет куратору проектной деятельности:

- отчет о реализации плана развития проектной деятельности за текущий календарный год по форме согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту;

- оценку уровня зрелости организации проектной деятельности в соответствии с методикой оценки согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту.

3.3. По результатам оценки уровня зрелости организации проектной деятельности в администрации города Рязани выявляются области для развития проектной деятельности, а также выявляются и тиражируются удачные практики по организации проектной деятельности в администрации города Рязани.

3.4. Итоговая оценка уровня зрелости организации проектной деятельности представляется на заседание муниципального проектного комитета. По результатам оценки может подготавливаться предложение о премировании участников проектной деятельности в администрации города Рязани.

4. Мониторинг и контроль проектов

4.1. В ходе инициирования проектов:

4.1.1. Контроль за соблюдениями сроков и качества подготовки материалов, раскрывающих основные параметры проекта, для рассмотрения на заседании муниципального проектного комитета осуществляет муниципальный проектный офис.

4.1.2. Подготовку протоколов по итогам рассмотрения предложений по проектам на заседаниях муниципального проектного комитета администрации города Рязани обеспечивает муниципальный проектный офис.

4.2. В ходе планирования проектов контроль за соблюдением качества подготовки паспорта проекта и его соответствия форме и методическим рекомендациям осуществляет муниципальный проектный офис.

4.3. В ходе реализации проектов:

4.3.1. Мониторинг и контроль проектов осуществляется, начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта, и завершается в момент принятия решения о его завершении.

4.3.2. В целях мониторинга и контроля своевременного и качественного получения запланированных результатов проекта проводится сквозной контроль.

4.3.3. Сквозной контроль осуществляется в целях установления фактического наличия результатов проекта.

4.3.4. Сквозной контроль может проводиться как планово, так и внепланово.

4.3.5. Внеплановый сквозной контроль проводится уполномоченными представителями администрации города Рязани на основании документа, подтверждающего их полномочия на проведение внепланового сквозного контроля результатов проекта (далее - поручение на сквозной контроль), оформленного по форме согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту.

4.3.6. Внеплановый сквозной контроль проводится в случаях:

- наличия обстоятельств (их признаков), свидетельствующих о возможной утрате результатов проекта или об их отсутствии;

- поручения муниципального проектного комитета администрации города Рязани.

4.3.7. Плановый сквозной контроль проводится в соответствии с планом-графиком проведения сквозного контроля результатов проекта(ов), который муниципальный проектный офис ежемесячно до 10 числа каждого месяца, предшествующего плановому сквозному контролю, формирует по форме согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

4.3.8. Сквозной контроль может проводиться:

- с предварительным уведомлением участников проекта, ответственных за достижение результатов проекта;

- без предварительного уведомления участников проекта - в случаях, когда результаты проекта являются общедоступными.

4.3.9. Участники проекта, ответственные за достижение результатов проектов, обеспечивают содействие в подготовке, проведении сквозного контроля и обязаны:

- обеспечивать беспрепятственное проведение сквозного контроля, при необходимости сопровождая уполномоченного представителя;

- обеспечивать уполномоченному представителю доступ к документам (информации), необходимым для проведения сквозного контроля, а также получение копий документов (информации) на бумажном носителе и (или) в электронном виде;

- давать пояснения (комментарии) в устном и письменном виде;

- осуществлять взаимодействие с работниками подрядных организаций, участвующих в создании результатов проекта, с целью оказания содействия в проведении осмотра, фото-, видеофиксации материальных объектов;

- исполнять требования уполномоченного представителя о выполнении иных действий в целях оказания содействия в проведении сквозного контроля.

4.3.10. В случае оказания со стороны участника проекта противодействия при проведении сквозного контроля уполномоченным представителем в произвольной форме составляется акт о противодействии.

4.3.11. Уполномоченные представители при проведении сквозного контроля вправе:

- входить в здания (сооружения, помещения, объекты незавершенного строительства, склады), на земельные участки и иные территории по месту нахождения результатов проекта при необходимости в сопровождении участника проекта в соответствии с действующим законодательством;

- запрашивать и получать документы (информацию), необходимые для проведения осмотра результатов проекта;

- фиксировать свои действия, действия участника проекта любыми способами, не носящими скрытый характер, в том числе с использованием специальных технических средств, имеющих функции фото-, видеофиксации;

- запрашивать и получать от участника проекта письменные и устные пояснения (комментарии), необходимые для осмотра результатов проекта;

- требовать от участника проекта обеспечения содействия, в том числе демонстрации работоспособности и исправности результатов проекта в случае их эксплуатации в период проведения осмотра;

- требовать от участника проекта выполнения иных действий в целях оказания содействия в проведении осмотра результатов проекта, в том числе с использованием специальных технических средств, имеющих функции фото-, видеофиксации.

4.3.12. Сквозной контроль осуществляется посредством:

- визуального наблюдения;

- фото- и (или) видеофиксации.

4.3.13. По результатам сквозного контроля составляется акт о результатах проведения сквозного контроля результатов проекта(ов) (далее - акт) по форме согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту. Акт оформляется в двух экземплярах.

4.3.14. В акт могут быть добавлены сведения об иных дополнительных обстоятельствах, установленных по результатам сквозного контроля.

4.3.15. К акту прилагаются (при наличии) копии документов, электронные документы, а также информация, полученная с использованием специальных технических средств, имеющих функции фото- и (или) видеофиксации. К акту могут прилагаться (при наличии) пояснения (комментарии), а также возражения (замечания) по нему участников проекта, полученные при проведении сквозного контроля, о чем в акте проставляется соответствующая отметка.

4.3.16. Информация, содержащаяся в документах, составляемых при организации, проведении и оформлении результатов сквозного контроля, не подлежит разглашению (распространению), если иное не установлено решением муниципального проектного комитета администрации города Рязани.

4.3.17. Уполномоченные представители несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за предоставление недостоверной информации, а также за разглашение полученных ими в ходе сквозного контроля сведений, составляющих коммерческую, служебную и (или) иную охраняемую законом тайну, а также персональных данных.

4.3.18. Контроль за соблюдением качества оформления ведомости изменений проекта и ее соответствия форме и методическим рекомендациям осуществляет муниципальный проектный офис.

4.4. В ходе завершения проекта:

4.4.1. Контроль за соблюдением качества и сроков подготовки итогового отчета о реализации проекта и его соответствия форме и методическим рекомендациям осуществляет муниципальный проектный офис.

4.4.2. Контроль за соблюдением подготовки распорядительных документов об итогах деятельности сотрудников в проекте и их премировании по результатам реализации проекта осуществляется куратором проекта.