Приложение. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Рязанской области

Приложение
к Положению
об организации
проектной деятельности
в исполнительных органах
государственной власти
Рязанской области

Функциональная структура
системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Рязанской области

I. Постоянные органы управления проектной деятельностью

1. Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области (далее - Совет).

а) координирует проектную деятельность в исполнительных органах власти;

б) формирует перечень проектов (программ), реализуемых в Рязанской области;

в) одобряет паспорта проектов (программ), а также принимает решения о внесении изменений в паспорта проектов (программ);

г) принимает решение о завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении проекта (программы);

д) формирует проектные комитеты, назначает кураторов проектов (программ);

е) утверждает итоговый отчет о реализации проекта (программы);

ж) координирует деятельность исполнительных органов власти с иными органами государственной власти Рязанской области и организует взаимодействие исполнительных органов власти с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Совета;

з) координирует развитие и применение системы стимулирования государственных гражданских служащих Рязанской области, участвующих в проектной деятельности;

и) рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в исполнительных органах власти;

к) осуществляет иные функции, возложенные на Совет правовыми актами Рязанской области.

2. Региональный проектный офис:

а) вносит на рассмотрение Совета проект перечня проектов (программ) и обеспечивает его ведение, а также представляет в Совет итоговые отчеты о реализации проектов (программ);

б) согласовывает проектные предложения, паспорта, а также сводные планы проектов (программ), рассматривает вопросы соответствия представленных документов настоящему Положению;

в) участвует во взаимодействии с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами государственной власти Рязанской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области, государственными и иными организациями в мониторинге проектов (программ), инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления проектами (программами);

г) обеспечивает проведение с участием заинтересованных органов государственной власти Рязанской области оценок и иных контрольных мероприятий в отношении проектов (программ) и итогов реализации проектов (программ), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

д) участвует в работе проектных комитетов;

е) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в исполнительных органах власти;

ж) координирует формирование и развитие автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

з) содействует внедрению и развитию системы стимулирования государственных гражданских служащих Рязанской области, участвующих в проектной деятельности;

и) координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности государственных гражданских служащих Рязанской области в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров;

к) осуществляет мониторинг внедрения и функционирования системы управления проектной деятельностью в исполнительных органах власти, а также представляет соответствующие отчеты и предложения;

л) запрашивает у центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области и организаций материалы и информацию по вопросам реализации проектов (программ);

м) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

3. Ведомственный проектный офис:

а) организует согласование проектным комитетом предложений по проекту (программе) и проводит оценку соответствия проекта (программы) критериям проектной деятельности;

б) обеспечивает при формировании плана согласований и контрольных мероприятий проекта (программы) согласованность проведения оценок и иных контрольных мероприятий по срокам и мероприятиям в целях минимизации затрат ресурсов;

в) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта (программы) и рабочих групп проекта (программы);

г) обеспечивает ведение мониторинга реализации проектов (программ) и формирование отчетности по проекту (программе);

д) обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

е) организует формирование общественно-деловых советов и экспертных групп проекта (программы);

ж) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

Функции ведомственного проектного офиса возлагаются решением руководителя центрального исполнительного органа государственной власти Рязанской области на соответствующее структурное подразделение данного органа.

II. Временные органы управления проектной деятельностью, формируемые в целях реализации проектов (программ)

1. Куратор:

а) назначается решением Совета из числа первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области по одному или нескольким проектам (программам) в рамках соответствующего направления;

б) согласовывает паспорт проекта (программы);

в) утверждает соответствующие отчеты о реализации проекта (программы);

г) оказывает всестороннее содействие успешной реализации проекта (программы) или направления (в том числе через личную вовлеченность в проект (программу) или направление);

д) возглавляет проектный комитет и согласовывает общие подходы к реализации проекта (программы);

е) назначает руководителя проекта (программы) и руководителей рабочих групп;

ж) формирует общественно-деловой совет и экспертную группу проекта (программы);

з) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

2. Проектный комитет:

- согласовывает предложения по проекту (программе) с заинтересованными исполнительными органами власти и проводит оценку соответствия проекта (программы) критериям проектной деятельности;

- утверждает сводный план проекта (программы) и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне проектного комитета;

- рассматривает информацию о ходе реализации проекта (программы) и координирует в соответствующей сфере деятельность органов исполнительной власти и участников проекта (программы);

- запрашивает у исполнительных органов власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области и организаций материалы и информацию по вопросам реализации проекта (программы);

- заслушивает руководителей, представителей центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области, организаций и предпринимательского сообщества и членов проектного комитета по вопросам реализации проекта (программы);

- представляет в Совет доклады и предложения по вопросам реализации проекта (программы);

- рассматривает данные мониторинга реализации проекта (программы);

- устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проекта (программы), оценивает эффективность и результативность их деятельности;

- выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

2.1. Проектный комитет проекта (программы) или направления формируется Советом.

2.2. Проектный комитет может формироваться в целях реализации одного или нескольких приоритетных проектов (программ) в рамках определенного направления либо формироваться на постоянной основе для реализации всех проектов (программ) в рамках соответствующего направления.

2.3. Руководителем проектного комитета является куратор.

2.4. В состав проектного комитета проекта (программы) или направления включаются руководители либо заместители руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий проекта (программы) либо заинтересованных в результатах реализации приоритетного проекта (программы), руководитель проекта (программы), представитель регионального проектного офиса, а также представители общественно-делового совета и экспертной группы проекта (программы).

Подготовку и организацию проведения заседаний проектного комитета осуществляет секретарь проектного комитета.

2.5. Решение о проведении заседания проектного комитета принимается куратором, либо по согласованию с куратором его заместителем, либо по указанию куратора одним из членов проектного комитета.

Заседание проектного комитета считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов проектного комитета. В отсутствие куратора председательствующим на заседании проектного комитета является его заместитель либо по указанию куратора один из членов проектного комитета.

Члены проектного комитета участвуют в заседаниях лично. В случае невозможности присутствия члена проектного комитета на заседании он имеет право заблаговременно представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

2.6. Решения проектного комитета принимаются простым большинством голосов членов проектного комитета, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании проектного комитета.

2.7. Принимаемые на заседаниях проектного комитета решения оформляются протоколом, который подписывается председательствующим на заседании проектного комитета.

Протоколы заседаний проектного комитета рассылаются членам проектного комитета, а также органам государственной власти Рязанской области, организациям и должностным лицам по списку, согласованному куратором либо по указанию куратора одним из членов проектного комитета в течение 2 календарных дней после их подписания.

Проектный комитет может принимать решения путем письменного опроса его членов, проведенного по решению куратора.

2.8. Решения проектного комитета являются обязательными для реализации центральными исполнительными органами государственной власти Рязанской области.

3. Руководитель проекта (программы):

а) осуществляет оперативное управление реализацией проекта (программы), обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта (программы) в соответствии со сроками осуществления проекта (программы) и с заданными требованиями к качеству;

б) руководит рабочими группами проекта (программы) и организует их работу, включая работу иных рабочих органов проекта (программы);

в) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта (программы);

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта (программы), в автоматизированной информационной системе проектной деятельности;

д) обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта (программы);

е) согласует кандидатуры руководителей рабочих органов проекта (программы);

ж) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

4. Рабочая группа проекта (программы).

4.1. Рабочая группа проекта (программы) обеспечивают выполнение работ по проекту (программе) в соответствии с планами и иными документами проекта (программы), указаниями руководителя проекта (программы).

4.2. Решение о привлечении работника исполнительного органа власти в проект (программу) в качестве члена рабочей группы принимается совместно руководителем проекта (программы) и руководителем структурного подразделения исполнительного органа власти, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект (программу) работника.

III. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью

1. Общественно-деловой совет:

- участвует в определении основных требований к результатам проекта (программы), качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

- направляет проектному комитету заключение на паспорт проекта (программы);

- участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) и направляет соответствующие заключения проектному комитету;

- участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по проекту (программе);

- разрабатывает и направляет проектному комитету, руководителю проекта (программы) рекомендации и предложения по увеличению выгод от проекта (программы), в том числе с учетом открывшихся по ходу проекта (программы) возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

1.1. Общественно-деловой совет проекта (программы) формируется с привлечением представителей общественных и деловых объединений, иных организаций и групп граждан, непосредственно заинтересованных в результатах проекта (программы).

Функции общественно-делового совета проекта (программы) решением руководителя исполнительного органа власти по согласованию с куратором могут быть возложены на существующие консультативные или совещательные органы при исполнительном органе власти.

1.2. Общественно-деловой совет и экспертные группы могут формироваться как по отдельному проекту (программе), так и по нескольким проектам (программам), а также в целом по направлению.

2. Экспертная группа.

2.1. Экспертная группа проекта (программы) формируется в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проекта (программы).

2.2. Экспертная группа проекта (программы) оказывает содействие руководителю проекта (программы) в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта (программы), мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта (программы).

2.3. Экспертная группа проекта (программы) представляет проектному комитету, руководителю проекта (программы) предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта (программы).