Приложение. Положение об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Рязанской области

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Рязанской области от 11 сентября 2017 г. N 408-р настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к распоряжению
Правительства Рязанской области
от 10.04.2017 N 156-р

Положение
об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Рязанской области

С изменениями и дополнениями от:

11 сентября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок деятельности исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - исполнительные органы власти) по управлению проектами (приоритетными и ведомственными) и портфелями проектов.

1.2. Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты исполнительных органов власти, которые соответствуют следующим условиям:

- результаты проекта невозможно достичь в ходе текущей деятельности;

- работы по проекту имеют сложность, требующую тщательного планирования и контроля реализации, либо необходимость межведомственного взаимодействия;

- наличие высоких рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения работ проекта;

- ограниченность временных, материальных и других ресурсов, обеспечивающих реализацию проекта;

- реализация мероприятий в виде проекта принесет дополнительные эффекты (экономия ресурсов, повышение результативности работ и другое);

- получаемые результаты проекта не являются результатами уже существующих проектов;

- отсутствие опыта реализации аналогичных проектов.

1.3. Термины, используемые в настоящем Положении:

ведомственный проект - проект, реализуемый одним или несколькими исполнительными органами власти (подведомственными государственными учреждениями Рязанской области), территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, входящий в портфель проектов исполнительного органа власти - функционального заказчика;

гибкая методология - серия подходов к проекта, ориентированных на использование (пошаговой) разработки, динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри самоорганизующихся рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля;

инициатор проекта - орган государственной власти, орган местного самоуправления, общественное объединение, организация или физическое лицо, направивший(ее) в региональный проектный офис предложение по проекту по заданной форме;

исполнители проекта - исполнительные органы власти (подведомственные государственные учреждения Рязанской области), территориальные органы федеральных органов исполнительной власти (по согласованию), участвующие в реализации мероприятий проекта;

итоговый отчет о реализации проекта - документ, составляемый после выполнения всех работ по проекту, содержащий информацию о фактическом достижении цели, результатов и показателей проекта, исполнении сроков и бюджета проекта и другую информацию по проекту;

куратор ведомственного проекта - должностное лицо, отвечающее за разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта, и осуществляющее общий надзор за проектом;

куратор приоритетного проекта - Вице-губернатор Рязанской области - первый заместитель Председателя Правительства Рязанской области, первый заместитель Председателя Правительства Рязанской области, заместитель Председателя Правительства Рязанской области, отвечающий за разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта, и осуществляющий общий надзор за проектом;

паспорт проекта - документ, содержащий основные параметры проекта, в том числе: наименование проекта, информацию о кураторе проекта, руководителе проекта, функциональном заказчике и исполнителях проекта, цель, ожидаемые результаты и показатели проекта, источники и объем финансирования (бюджет проекта), ключевые риски, сроки проекта (с выделением сроков завершения этапов проекта, сроков достижения контрольных точек результата/показателя), взаимосвязь с другими проектами и программами;

приоритетный проект - ключевой проект, направленный на достижение целей социально-экономического развития Рязанской области, определенных в документах стратегического планирования Рязанской области, находящийся под непосредственным контролем Губернатора Рязанской области;

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, планированием, реализацией, завершением проектов, формированием и контролем портфелей проектов;

проектные документы - предложение по проекту, паспорт проекта, рабочий план проекта, ведомость изменений проекта, итоговый отчет о реализации проекта и другие документы, используемые для планирования и контроля работ по проекту;

Проектный комитет - коллегиальный совещательный орган при исполнительном органе власти под председательством его руководителя, принимающий управленческие решения по ведомственным проектам;

рабочая группа проекта (проектная команда) - участники проекта, объединенные для работы над проектом;

рабочий план проекта - документ, содержащий календарный план-график работ, управление рисками проекта, план финансового обеспечения проекта, состав рабочей группы проекта (проектной команды), а также другую информацию в зависимости от масштабности и сложности проекта;

региональный проектный офис - структурное подразделение аппарата Правительства Рязанской области, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в исполнительных органах власти;

руководитель проекта - должностное лицо, осуществляющее общее управление проектом, ответственное за разработку проектных документов, реализацию проекта в соответствии с проектными документами, достижение результатов проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту;

Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области - коллегиальный совещательный орган при Губернаторе Рязанской области, принимающий управленческие решения по приоритетным проектам, рассматривающий спорные вопросы по ведомственным проектам, деятельность исполнительных органов власти по развитию проектного управления, а также другие вопросы;

участник проекта - должностное лицо, участвующее в реализации мероприятий проекта в соответствии с проектными документами;

функциональный заказчик - исполнительный орган власти, наиболее заинтересованный в реализации проекта.

1.4. Структура управления проектом:

- Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области;

- Проектный комитет;

- региональный проектный офис;

- куратор проекта;

- руководитель проекта;

- рабочая группа проекта (проектная команда).

1.5. Структура управления портфелем проекта:

- Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области;

- региональный проектный офис;

- руководитель портфеля проекта.

1.6. Оформление документов, предусмотренных настоящим Положением, осуществляется по формам, определяемым региональным проектным офисом, актуальная версия которых размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Правительства Рязанской области в разделе "Проектная деятельность") (далее - официальный сайт Правительства Рязанской области).

1.7. Технологическое сопровождение проектной деятельности, в том числе ведение структурированного реестра проектов и предложений, календарное и бюджетное планирование, контроль исполнения и достижения целевых показателей, мониторинг реализации проектов, организация проектного документооборота и хранения документов, взаимодействие между участниками проектов, осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы проектной деятельности с момента ввода ее в эксплуатацию.

2. Управление проектами исполнительных органов власти

2.1. Управление проектами исполнительных органов власти состоит из следующих этапов:

- инициирование проекта;

- планирование проекта;

- реализация проекта;

- завершение проекта.

2.2. Этап инициирования проекта.

2.2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором предложения по проекту в региональный проектный офис.

Предложения по проекту направляются в электронном виде на адреса электронной почты регионального проектного офиса, указанные на официальном сайте Правительства Рязанской области, или через автоматизированную информационную систему проектной деятельности.

В случае отсутствия технической возможности обмена документами в электронной форме допускается представление документов на бумажном носителе.

2.2.2. Региональный проектный офис регистрирует поступившее предложение по проекту и направляет его для рассмотрения в исполнительный орган власти - потенциальному функциональному заказчику проекта не позднее следующего рабочего дня с момента получения предложения по проекту.

В случае некорректно оформленного предложения по проекту (не соответствует установленной форме, условиям открытия проекта, не ясна цель и смысл проекта) региональный проектный офис может отказать в его регистрации, о чем сообщается инициатору.

2.2.3. Исполнительный орган власти рассматривает поступившее предложение по проекту и принимает одно из следующих решений:

- о нецелесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту;

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту, в рамках процессной (текущей) деятельности;

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту, в формате ведомственного проекта;

- о целесообразности реализации идеи, изложенной в предложении по проекту, в формате приоритетного проекта.

При нецелесообразности реализации предложения по проекту исполнительный орган власти в течение 10 рабочих дней с момента регистрации предложения по проекту направляет инициатору обоснованный отказ в открытии проекта и уведомляет об этом региональный проектный офис. Скан-образ письма, направленного в адрес инициатора, размещается в автоматизированной информационной системе проектной деятельности.

В случае принятия решения о целесообразности реализации предложения по проекту в рамках процессной (текущей) деятельности исполнительный орган власти действует аналогичным образом.

2.2.4. В случае принятия решения о целесообразности реализации предложения в формате приоритетного или ведомственного проекта исполнительный орган власти определяет куратора проекта и руководителя проекта, исполнителей проекта, осуществляет согласование предлагаемого проекта с исполнителями проекта и региональным проектным офисом.

Согласованию подлежат цель, ожидаемые результаты и показатели проекта, источники и объем финансирования, ключевые риски, сроки проекта (с выделением сроков завершения этапов проекта, сроков достижения контрольных точек результата/показателя). Допускается согласование в формате паспорта проекта.

Согласование осуществляется в автоматизированной информационной системе проектной деятельности.

2.2.5. Руководитель проекта представляет проект на заседание Проектного комитета при соответствующем исполнительном органе власти. На заседание Проектного комитета приглашаются куратор проекта, инициатор и исполнители проекта.

По ведомственному проекту Проектный комитет принимает решение об открытии проекта или его отклонении. Положительное решение (одобрение) Проектного комитета принимается при отсутствии неурегулированных разногласий и является основанием для утверждения паспорта проекта. При наличии неурегулированных разногласий Проектный комитет может принять решение об эскалации вопроса на заседание Совета по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области.

По приоритетному проекту Проектный комитет рассматривает целесообразность направления вопроса на заседание Совета по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области.

2.2.6. Куратор проекта совместно с руководителем проекта представляют приоритетный проект (или эскалированный ведомственный проект) на заседание Совета по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области.

Положительное решение (одобрение) Совета по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области является основанием для утверждения паспорта проекта.

2.2.7. Этап инициирования завершается утверждением паспорта проекта председателем коллегиального органа, принявшего решение об открытии проекта (Проектный комитет или Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области), и куратором проекта.

После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

2.3. Этап планирования проекта.

2.3.1. Началом этапа планирования проекта является момент утверждения паспорта проекта.

2.3.2. Руководитель проекта назначается распорядительным документом (приказ, распоряжение) исполнительного органа власти, представителем которого он является. За руководителем проекта закрепляется персональная ответственность за достижение результатов проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

2.3.3. Руководитель проекта определяет специалистов (исполнителей), участие которых необходимо для реализации проекта.

Руководитель проекта за подписью руководителя исполнительного органа власти, представителем которого он является, направляет запросы в соответствующие исполнительные органы власти (подведомственные государственные учреждения Рязанской области), территориальные органы федеральных органов исполнительной власти на привлечение специалистов для работы над проектом. В запросе указываются работы, которые планируется закрепить за конкретным исполнителем, его предполагаемую загрузку и время участия в проекте.

2.3.4. Назначение специалистов участниками рабочей группы проекта (проектной команды) производится распорядительными документами (приказ, распоряжение) исполнительных органов власти (подведомственных государственных учреждений Рязанской области), территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, представителями которых они являются.

2.3.5. Руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта (проектной командой) в срок, не превышающий двух месяцев с момента регистрации предложения по проекту, разрабатывает рабочий план проекта.

Если руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта (проектной командой) принимают решение о прохождении отдельного этапа проекта или выполнении блока работ при помощи гибкой методологии, то в календарном плане-графике напротив указанного этапа проекта/блока работ вводится информация о способе гибкой разработки, при этом детальное планирование мероприятий не производится. Оперативные планы гибкой разработки собираются в документы проекта.

2.3.6. Этап планирования проекта завершается утверждением рабочего плана проекта куратором проекта и руководителем проекта.

Финансирование работ осуществляется при наличии утвержденного паспорта проекта и рабочего плана проекта.

2.4. Этап реализации проекта.

2.4.1. Началом этапа реализации проекта является момент утверждения рабочего плана проекта.

2.4.2. Рабочая группа проекта (проектная команда) под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно календарному плану-графику, предусмотренному в рабочем плане проекта (при использовании гибкой методологии - в соответствии с планами гибкой разработки), документально фиксирует результаты выполненных работ.

2.4.3. В случае, если в проекте выделены этапы/блоки работ, после их завершения подготавливается отчет об окончании этапа проекта/блока работ.

2.4.4. В ходе реализации проекта в паспорт проекта и рабочий план проекта могут вноситься изменения, которые оформляются ведомостью изменений проекта.

Технические изменения (изменение работ проекта, состава рабочей группы проекта (проектной команды) и другое в рамках утвержденных общих сроков, объема и источников финансирования проекта) оформляются ведомостью изменений проекта, которая утверждается руководителем проекта.

Изменения цели, результатов и показателей проекта, конечных сроков, объема финансирования принимаются коллегиальным органом, одобрившим реализацию проекта (Проектный комитет или Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области). Ведомость изменений проекта в данном случае утверждается председателем коллегиального органа и куратором проекта.

2.4.5. На протяжении всего периода реализации проекта проводится мониторинг выполнения запланированных работ. Мониторинг осуществляется на двух уровнях:

- на первом уровне руководитель проекта осуществляет контроль исполнения запланированных мероприятий и внесения отчетной информации в автоматизированную информационную систему проектной деятельности (до ввода системы в эксплуатацию руководитель проекта не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца представляет в региональный проектный офис информацию о выполнении запланированных работ по проекту);

- на втором уровне представитель регионального проектного офиса или лицо, уполномоченное региональным проектным офисом, осуществляет выездную проверку соответствия отчетной информации реальному состоянию проекта. Необходимость и периодичность выездных проверок определяется региональным проектным офисом с учетом специфики проекта.

При выявлении существенных отклонений по проекту региональный проектный офис может инициировать рассмотрение на заседании коллегиального органа (Проектный комитет или Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области), принявшего решение об открытии проекта, вопроса о причинах отклонений и реализации возможных корректирующих воздействий.

2.4.6. В случае возникновения неустранимых условий в процессе планирования и реализации проекта, при которых его реализация не может быть начата или продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление или досрочное завершение проекта.

Решение о приостановлении или досрочном завершении проекта принимается коллегиальным органом (Проектный комитет или Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области), одобрившим реализацию проекта.

Возобновление приостановленного проекта осуществляется по инициативе руководителя проекта. Проект возобновляется по решению коллегиального органа, принявшего решение о его приостановлении.

2.4.7. После выполнения всех запланированных работ и прохождения всех контрольных точек показателей руководитель проекта составляет итоговый отчет о реализации проекта. Итоговый отчет должен содержать сводную информацию о фактическом достижении цели, результатов и показателей проекта, исполнении сроков проекта, освоении выделенного объема финансирования (бюджета проекта) и другую информацию.

2.4.8. Этап реализации проекта завершается утверждением итогового отчета о реализации проекта руководителем проекта и куратором проекта.

2.5. Этап завершения проекта.

2.5.1. Началом этапа завершения проекта является момент утверждения итогового отчета о реализации проекта.

2.5.2. Куратор проекта совместно с руководителем проекта представляют результаты проекта на заседание коллегиального органа (Проектный комитет или Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области), принявшего решение об открытии проекта.

2.5.3. Коллегиальный орган (Проектный комитет или Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области) принимает решение о достижении (недостижении) цели, результатов и показателей проекта, о завершении проекта с одним из следующих статусов:

- проект реализован успешно без отклонений (не превышены установленные сроки и объем финансирования, достигнуты цель, результаты и показатели проекта);

- проект реализован успешно с незначительными отклонениями (отставание по срокам или удорожание проекта или отрицательные отклонения показателей проекта не превышает 25% от планового значения);

- проект реализован успешно со значительными отклонениями (отставание по срокам или удорожание проекта или отрицательные отклонения показателей проекта превышает 25% от планового значения);

- проект не реализован, финансовые ресурсы не использованы;

- проект не реализован, финансовые ресурсы использованы.

Коллегиальный орган может улучшить статус проекта при его завершении в случае подтверждения своим решением объективной причины возникших отклонений (например, работы по проекту не выполнены по вине третьих лиц).

2.5.4. После завершения проекта рабочая группа (проектная команда) расформировывается.

3. Управление портфелями проектов

3.1. Все приоритетные проекты исполнительных органов власти образуют портфель приоритетных проектов.

Все ведомственные проекты отдельного исполнительного органа власти, в которых он является функциональным заказчиком, образуют его портфель проектов.

3.2. Общий контроль за портфелем проектов осуществляет руководитель портфеля проектов.

Руководителем портфеля приоритетных проектов является Губернатор Рязанской области.

Руководители исполнительных органов власти являются руководителями портфелей проектов соответствующих ведомств.

3.3. Оперативная информация о статусе всего портфеля проектов доступна руководителю портфеля проектов в режиме онлайн в автоматизированной информационной системе проектной деятельности.

3.4. Региональный проектный офис отслеживает в автоматизированной информационной системе проектной деятельности значительные задержки выполнения запланированных работ проектов (более 7 рабочих дней) и сообщает об этом соответствующему руководителю портфеля проектов.

3.5. Руководители портфелей проектов соответствующих ведомств не реже одного раза в год информируют Совет по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области о состоянии контролируемых ими портфелей проектов (количество действующих и завершенных проектов в портфеле, статусы завершенных проектов, этапы открытых проектов, использование выделенных на проекты ресурсов, отклонения и проблемы в реализации проектов и другая значимая информация).

Информация по портфелю приоритетных проектов представляется Совету по реализации приоритетных проектов (программ) в Рязанской области региональным проектным офисом не реже одного раза в год.