Приложение. Регламент использования сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области

Приложение

к постановлению

министерства промышленности,

инновационных и информационных технологий

Рязанской области

от 5 мая 2012 г. N 6

Регламент
использования сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок использования сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области (далее - сеть ВКС).

1.2. Сеть ВКС предназначена для проведения совещаний, заседаний, проведения дистанционного приема граждан и других мероприятий с участием Правительства Рязанской области, Рязанской областной Думы, исполнительных органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления муниципальных образований - муниципальных районов и городских округов Рязанской области, иных государственных органов Рязанской области с возможностью привлечения для участия в совещаниях граждан, руководителей предприятий, общественных объединений и иных заинтересованных лиц. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение системы ВКС с внешними системами ВКС, принадлежащими другим ведомствам и организациям.

1.3. Сеть ВКС состоит из групповых видеотерминалов, расположенных в Правительстве Рязанской области, Рязанской областной Думе, исполнительных органах государственной власти Рязанской области, органах местного самоуправления муниципальных образований - муниципальных районов и городских округов Рязанской области, а также серверного и телекоммуникационного оборудования, функционирующего в рамках информационно-телекоммуникационной сети органов государственной власти Рязанской области.

1.4. В настоящем Регламенте определены следующие понятия:

- сеанс видеоконференцсвязи - организационное мероприятие в форме проведения совещания с дистанционным участием приглашенных лиц (далее - сеанс ВКС);

- администратор сети ВКС - министерство промышленности, инновационных и информационных технологий Рязанской области, осуществляющее организацию технического сопровождения и развития сети ВКС;

- организатор сеанса ВКС - участник сети ВКС, организующий сеанс ВКС;

- участник сеанса ВКС - лицо, приглашенное к участию в сеансе ВКС;

- абонентский пункт - помещение, оборудованное аппаратурой видеоконференцсвязи, подключенной к сети ВКС;

- оператор ВКС - уполномоченное лицо, ответственное за функционирование сети ВКС и проведение сеансов ВКС в абонентском пункте.

2. Порядок организации сеансов ВКС

2.1. Руководители соответствующих органов государственной власти Рязанской области, муниципальных образований - муниципальных районов и городских округов Рязанской области своим правовым актом назначают операторов ВКС для взаимодействия по вопросам подготовки и проведения мероприятий с использованием сети ВКС.

2.2. Организатор сеанса ВКС не позднее чем за 1 рабочий день до дня проведения мероприятия направляет уведомления всем лицам сети ВКС, участие которых необходимо, с указанием даты, времени и продолжительности совещания, его режима (открытый/закрытый), номера конференции (в соответствии с полученным от администратора сети ВКС диапазона номеров), количества и состава участников.

При необходимости создания конференции с участием более 18 абонентских пунктов дополнительно направляется заявка администратору сети ВКС по электронному адресу vks@ryazangov.ru не позднее чем за 3 рабочих дня до проведения совещания.

2.3. Лицо, получившее уведомление от организатора сеанса ВКС, согласовывает с ним (подтверждает) дату, время и продолжительность мероприятия с использованием ВКС.

2.4. В случае поступления нескольких уведомлений на проведение сеансов ВКС на одну и ту же дату и время решение о проведении сеанса ВКС на указанную дату и время принимается по согласованию с организаторами сеансов ВКС.

2.5. В случае необходимости проведения внеплановых оперативных совещаний с использованием ВКС организатор сеанса ВКС по телефону согласовывает время проведения сеанса ВКС и обеспечивает оповещение участников.

2.6. В случае необходимости получения расширенного функционала управления сеансами ВКС организатору сеанса ВКС, по согласованию с администратором ВКС, могут быть предоставлены соответствующие права для доступа к серверному оборудованию сети ВКС.

2.7. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи на совещании определяется решением организатора сеанса ВКС. Участники сеанса ВКС обязаны обеспечить соблюдение соответствующих требований.

3. Порядок проведения сеансов ВКС

3.1. Перед началом рабочего сеанса ВКС проводится технический сеанс.

3.2. Технический сеанс проводит оператор ВКС организатора сеанса ВКС при участии других операторов ВКС в целях проверки работоспособности оборудования абонентских пунктов, настройки рабочих положений камер, уровней звука.

3.3. Технический сеанс начинается не менее чем за 30 минут до начала рабочего совещания, если иное не указано в уведомлении организатора ВКС.

3.4. За 10 минут до начала рабочего сеанса ВКС технический сеанс ВКС прекращается, участники сеанса и приглашенные лица занимают свои места в соответствии с программой мероприятия.

3.5. Микрофоны во всех абонентских пунктах должны быть выключены.

3.6. Рабочий сеанс ВКС начинается в соответствии с программой мероприятия.

3.7. Участники сеанса ВКС и приглашенные лица должны быть обращены лицом к камере терминала, микрофонная панель должна располагаться на расстоянии не более 3 метров от участников. Включить микрофон и говорить разрешается тогда, когда к участнику обратились, либо во время обсуждения вопросов (в очередности, определяемой ведущим совещания), говорить необходимо четко и внятно, с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы. В остальное время микрофон должен быть выключен.

3.8. Во время проведения мероприятий с использованием ВКС участники должны исключить любые действия, мешающие проведению сеанса ВКС (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также соблюдать все рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса.

3.9. В целях технического обслуживания системы ВКС могут проводиться дополнительные технические сеансы между операторами ВКС в абонентских пунктах.

4. Обязанности должностных лиц при подготовке и проведении сеансов ВКС

4.1. Администратор сети ВКС:

- организует управление конфигурацией и настройками оборудования ВКС, включая обновление программного обеспечения и модернизацию оборудования;

- оказывает методическую помощь и консультирование абонентов ВКС с целью повышения качества и надежности сеансов ВКС;

- определяет техническую возможность сопряжения системы ВКС с внешними системами ВКС, принадлежащими другим ведомствам и организациям, организует такое сопряжение;

- определяет возможность проведения сеанса ВКС с 18 и более участниками;

- участвует в разработке и реализации планов развития сети ВКС Правительства Рязанской области.

4.2. Участник сеанса ВКС:

- осуществляет оперативный контроль и управление работой системы в ходе подготовки, проведения и завершения сеанса ВКС;

- осуществляет подключение (переключение, отключение) участников сеанса ВКС;

- оповещает администратора сети ВКС при возникновении технических неисправностей в работе сети ВКС;

- обеспечивает соблюдение Регламента подготовки и проведения совещаний с использованием сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области.

4.3. Оператор ВКС:

- своевременно прибывает в абонентский пункт на основании уведомления организатора сеанса ВКС;

- подключает и проверяет работоспособность оборудования абонентского пункта;

- принимает меры к устранению возникших неисправностей до начала сеанса ВКС;

- выполняет необходимые установки положения камеры, оборудования ВКС абонентского пункта;

- разъясняет порядок действий с оборудованием ВКС участникам сеанса ВКС;

- осуществляет еженедельную проверку функционирования оборудования ВКС, путем создания тестовых сеансов связи.

4.4. Организатор ВКС:

- планирует к проведению сеанс ВКС, определяет дату, время и продолжительность совещания, его режим, номер конференции, количество и состав участников;

- своевременно уведомляет лиц, приглашенных к участию, в сеансе ВКС;

- составляет программу сеанса ВКС и в соответствии с ней проводит совещание;

- завершает совещание.