Приложение N 1. Положение о службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение N 1

Положение
о службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа
от 29 сентября 2005 г. N 139-А)

С изменениями и дополнениями от:

13 ноября 2006 г., 27 сентября 2007 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

См. постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 4 июля 2005 г. N 23 "О руководителе службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа"

1.1. Служба по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Служба) является исполнительным органом государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономный округ) в области архивного дела, осуществляющим государственное управление архивным делом в автономном округе.

1.2. Служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Федерального архивного агентства, Уставом (Основным законом) автономного округа, законами автономного округа, нормативными правовыми актами Губернатора и Администрации автономного округа, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа, а также настоящим Положением.

1.3. Служба организует выполнение возложенных на нее задач через архивные учреждения автономного округа во взаимодействии с Федеральным архивным агентством России, органами государственной власти и местного самоуправления автономного округа, общественными объединениями и иными организациями автономного округа, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в автономном округе.

1.4. Служба обладает обособленным имуществом, закрепленным за ней на праве оперативного управления, вправе от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, выступать истцом и ответчиком в суде.

1.5. Служба является юридическим лицом, действующим на основании утвержденного Положения. Для осуществления своей деятельности Служба имеет круглую печать со своим наименованием и изображением герба автономного округа, штампы и бланки, а также лицевой счет в уполномоченном органе в сфере финансов, открытый в соответствии с законодательством Российской Федерации и автономного округа.

1.6. Руководители и специалисты Службы, замещающие государственные должности автономного округа, являются государственными гражданскими служащими автономного округа.

1.7. Финансирование Службы осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и автономного округа, за счет средств окружного бюджета.

1.8. Материально-техническое и транспортное обслуживание Службы осуществляет управление делами Администрации автономного округа в установленном порядке.

1.9. Место нахождения Службы: 629001, г. Салехард, ул. Подшибякина, дом 39-а.

II. Полномочия

Служба в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

2.1. Организует:

2.1.1. Комплектование архивных фондов, определяет состав документов, подлежащих приему в государственный и муниципальные архивы автономного округа, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи архивных документов в архивные учреждения.

2.1.2. Хранение и ведет централизованный государственный учет документов архивных фондов автономного округа, находящихся на хранении в государственном и муниципальных архивах, по установленной форме представляет сводные сведения о них в Федеральное архивное агентство России.

2.1.3. Создание электронных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов архивных фондов автономного округа.

2.1.4. Экспертизу ценности документов архивных фондов в государственном архиве автономного округа, обеспечивает соблюдение установленного порядка отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий.

2.1.5. Внедрение в практику работы архивных учреждений в автономном округе наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов, а также принимает меры по укреплению и развитию материально-технической базы архивных учреждений, строительству архивных зданий в автономном округе.

2.1.6. Предоставление в установленном порядке документной архивной информации органам государственной власти и местного самоуправления, другим хозяйствующим субъектам и общественным организациям.

2.1.7. Оформление и предоставление в установленном порядке архивных справок, исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, обеспечивая реализацию права граждан на получение архивной информации.

2.1.8. Публикационную и научно-информационную деятельность архивных учреждений, изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективность использования архивных документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 сентября 2007 г. N 437-А настоящее положение дополнено подпунктом 2.1.9, вступающим в силу с 1 января 2008 г.

2.1.9. Прием архивных документов, относящихся к собственности автономного округа, управленческой документации, документов, содержащих результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.

Прием кино-, фото-, видео- и фонодокументов, электронных и телеметрических документов, документов личного происхождения, поступающих от граждан.

2.2. Разрабатывает:

2.2.1. Проекты законов и иные нормативные правовые акты по вопросам совершенствования архивного законодательства автономного округа и вносит их на рассмотрение Губернатору и Администрации автономного округа.

2.2.2. Основные направления перспективных и текущих планов развития архивного дела в автономном округе, обеспечивает их реализацию, по установленным формам ведет статистический учет показателей по результатам деятельности государственного и муниципальных архивов автономного округа.

2.2.3. Прогноз объема субвенций из окружного бюджета, выделяемых органам местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, на исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела на очередной финансовый год.

2.2.4. Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Службы.

2.2.5. Реестр расходных обязательств.

2.2.6. В установленном порядке ведомственные целевые программы в области архивного дела.

2.2.7. Представляет в установленном порядке материалы, необходимые для разработки соответствующих проектировок перспективного финансового плана и окружного бюджета.

2.2.8. Смету доходов и расходов на содержание Службы.

2.2.9. Предложения о передаче архивных документов, находящихся в собственности автономного округа, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований, а также на покупку архивных документов, находящихся в частной собственности, в случае их аукционной или комиссионной продажи, обеспечивая преимущественное право собственности автономного округа на документы, вносит их на рассмотрение Администрации автономного округа;

2.2.10. Инструкции и методические пособия в пределах своей компетенции по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, обязательные к исполнению организациями.

2.2.11. Систему информатизации управления архивным делом в автономном округе определяет создание и внедрение отраслевых компьютерных программ, информационных сетей, баз данных архивных документов и их поисковых систем.

2.3. Осуществляет:

2.3.1. Межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве и архиве государственных организаций (в том числе по личному составу), а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с органами исполнительной власти автономного округа и организациями любой формы собственности (по согласованию) проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети архивов организаций автономного округа.

2.3.2. Выполнение поручений Администрации автономного округа в пределах предоставленных Службе полномочий.

2.3.3. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Службы, своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством срок.

2.3.4. Меры по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений на территории автономного округа.

2.4. Контролирует:

2.4.1. Соблюдение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной принадлежности, а также негосударственными организациями правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, в случае нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов возбуждает дела об административных правонарушениях.

2.4.2. Исполнение органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в области архивного дела, в том числе, целевое использование финансовых средств и государственного имущества автономного округа в порядке, установленном нормативными правовыми актами автономного округа.

2.5. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственного архива автономного округа, участвует в работе научно-методического совета архивных органов и учреждений Уральского федерального округа, принимает меры по внедрению научных разработок в области архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела в автономном округе.

2.6. Создает совещательные и экспертные органы (комиссии, коллегии) в установленной сфере деятельности.

2.7. Проводит:

2.7.1. Согласование списков источников комплектования, описей дел по личному составу, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений экспертных комиссий организаций-источников комплектования архивных учреждений в автономном округе.

2.7.2. Утверждение описей дел постоянного хранения, актов о снятии с учета документов организаций-источников комплектования архивных учреждений в автономном округе.

2.7.3. Научно-практические конференции, совещания, семинары по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, а также принимает участие в иных мероприятиях федерального и регионального уровня в пределах своих полномочий.

2.8. На основе договорных отношений оказывает методическую помощь в вопросах организации документов в делопроизводстве и архива федеральным территориальным органам исполнительной власти, федеральным негосударственным организациям, негосударственным организациям автономного округа.

2.9. Обеспечивает в пределах установленной компетенции защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

2.10. Осуществляет иные полномочия в области управления архивным делом в автономном округе и оказание государственных услуг в установленной сфере деятельности, если такие полномочия предусмотрены федеральным законодательством и законами автономного округа, иными федеральными нормативными правовыми актами и нормативными правовыми актами автономного округа.

III. Права

Служба в целях реализации своих полномочий имеет право:

3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию о работе и состоянии архивов организаций, находящихся на территории автономного округа.

3.2. В установленном порядке вносить на рассмотрение Губернатору и Администрации автономного округа предложения по вопросам, относящимся к компетенции Службы.

3.3. Участвовать в разработке проектов правовых актов Губернатора и Администрации автономного округа.

3.4. Заключать в установленном порядке договоры в пределах своей компетенции.

3.5. Готовить предложения в адрес федеральных органов исполнительной власти по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

3.6. Организовывать и проводить конференции, совещания, конкурсы, выставки и другие мероприятия по вопросам, входящим в компетенцию Службы.

3.7. Привлекать на договорной основе научные учреждения, ученых, специалистов к разработке проблем, относящихся к ведению Службы, образовывать в случае необходимости комиссии, координационные и экспертные советы.

3.8. Выступать в установленном порядке учредителем государственных учреждений в сфере архивного дела в автономном округе.

3.9. Владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом, закрепленным за Службой, в соответствии с действующим законодательством.

3.10. Обращаться в суд или арбитражный суд с исковыми заявлениями по вопросам, связанным с выполнением Службой полномочий учредителя государственных учреждений в сфере архивного дела автономного округа.

3.11. Разрабатывать и вводить в действие методические материалы по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.12. Принимать участие в формировании окружного бюджета и части определения объемов финансирования организаций в сфере архивного дела, окружных программ и мероприятий в сфере архивного дела, осуществлять контроль за их целевым использованием.

3.13. Осуществлять в установленном порядке непосредственно и (или) через муниципальные архивы автономного округа организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций автономного округа по обеспечению сохранности, отбора, подготовки и передачи архивных документов на постоянное хранение.

3.14. Проверять в установленном порядке работу архивов организаций автономного округа, в том числе по личному составу, организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений автономного округа.

3.15. Создавать совместно с другими исполнительными органами государственной власти автономного округа межведомственные комиссии (по согласованию) для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

3.16. Возбуждать дела об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования и использования архивных документов и архивных фондов, находящихся на территории автономного округа, независимо от формы собственности.

3.17. Согласовывать в пределах своей компетенции инструкции, положения об экспертных комиссиях и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разработанные организациями.

3.18. Привлекать в установленном порядке для выработки решений по вопросам деятельности Службы научные и иные организации, ученых и специалистов, в том числе на договорной основе.

3.19. Служба не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативное правовое регулирование, кроме случаев, установленных федеральными законами, законами автономного округа, правовыми актами Губернатора и Администрации автономного округа.

3.20. Выполнять иные полномочия на основании законодательства Российской Федерации и автономного округа.

IV. Организация деятельности

4.1. Службу возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности правовым актом Администрации автономного округа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 сентября 2007 г. N 437-А в пункт 4.2 настоящего положения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2008 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2 Руководитель Службы имеет заместителей, один из которых - первый заместитель руководителя - осуществляет свою деятельность на освобожденной основе и исполняет обязанности руководителя при его временном отсутствии.";

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 сентября 2007 г. N 437-А в пункт 4.3 настоящего положения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2008 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Правовые акты и документы (приказ о заключении служебного контракта на определенный срок, служебные контракты на определенный срок, командировочные удостоверения, иные документы) по вопросам осуществления трудовых отношений с руководителем Службы и первым заместителем руководителя Службы, от имени представителя нанимателя подписывает руководитель аппарата Губернатора автономного округа.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 сентября 2007 г. N 437-А пункт 4.4 настоящего положения изложен в новой редакции, вступающей в силу с 1 января 2008 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4 Структурными подразделениями Службы являются управления, отдел, сектор по основным направлениям деятельности Службы. В состав управлений входят отделы.

В состав Службы на правах управления входит государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа.

4.5. В Службе образуется коллегия в составе председателя, секретаря и членов коллегии. Состав коллегии утверждается руководителем Службы. Коллегия является совещательным органом, вырабатывающим предложения по развитию и совершенствованию архивного дела в автономном округе.

4.6. В Службе создается экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) в составе председателя комиссии, секретаря комиссии, членов комиссии (экспертов) - коллегиальный орган по рассмотрению вопросов комплектования, экспертизы ценности документов и определению состава архивных фондов автономного округа.

4.7. Положение, структура и штатная численность Службы утверждаются нормативным правовым актом Администрации автономного округа.

V. Реорганизации и ликвидации Службы

5.1. Служба может быть реорганизована и ликвидирована в установленном порядке.

5.2. Реорганизации и ликвидация Службы осуществляется на основании постановления Администрации автономного округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и автономного округа.

5.3. При ликвидации и реорганизации Службы, руководителям и специалистам Службы гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

VI. Заключительные положения

6.1. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение производится в порядке его принятия.