Приложение. Положение о работе с обращениями граждан в администрации города Лабытнанги

Приложение
к решению
Городской Думы
г. Лабытнанги
от 27 января 2006 г. N 42

Положение
о работе с обращениями граждан в администрации города Лабытнанги

Настоящее Положение о работе с обращениями граждан в Администрации города Лабытнанги (далее по тексту - Положение) разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 21.06.2003 N 32-ЗАО "Об обращениях граждан", Порядком рассмотрения обращений граждан в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 01 марта 2004 N 63, и устанавливает единые требования к учету, регистрации, рассмотрению и разрешению обращений граждан, а также организации приема граждан в Администрации города.

I. Общие положения

1.1. В Администрации города рассматриваются обращения граждан в письменной и устной форме по вопросам, находящимся в ведении органов местного самоуправления в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами автономного округа, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления.

1.2. Рассмотрение обращений граждан производится Главой города, заместителями главы Администрации города.

1.3. Организация, координация работы и контроль за рассмотрением обращений граждан возлагаются на специалиста по работе с обращениями граждан Администрации города.

1.4. Делопроизводство по обращениям граждан в Администрации города ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалиста по работе с обращениями граждан. Прием заявителей проводится специалистом по работе с обращениями граждан в соответствии с графиком работы и в порядке живой очереди без предварительной записи на прием.

1.5. Телефонные обращения по типовым или часто повторяющимся вопросам, требующим одних и тех же разъяснений, находятся в компетенции специалиста по работе с обращениями граждан. Если компетенции специалиста по работе с обращениями граждан недостаточно для рассмотрения вопроса, то заявителю рекомендуется записаться на прием к Главе города (его заместителю) либо изложить вопрос в письменной форме.

1.6. В настоящем Положении используются следующие понятия:

- Обращение - изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные, и петиции граждан.

- Предложение - вид обращения гражданина конкретного характера, не связанного с нарушением его прав, направленного на улучшение организации и деятельности органов местного самоуправления, их должностных лиц в решении вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни.

- Заявление - вид обращения гражданина по поводу реализации прав, свобод, закрепленных Конституцией Российской Федерации, Уставом (Основным законом) автономного округа, Уставом муниципального образования, иными нормативными правовыми актами.

- Жалоба - вид обращения гражданина по поводу восстановления его либо другого лица (лиц) прав, свобод и законных интересов, нарушенных действиями (бездействием) органов местного самоуправления, их должностных лиц, юридических или физических лиц.

- Ходатайство - вид обращения гражданина, общественной организации, депутата или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определенного статуса, прав, свобод, гарантий и льгот.

- Коллективные обращения - письменные обращения, подписанные двумя или более гражданами или поступившие от имени коллектива организации.

- Анонимные обращения - письменные обращения граждан, не содержащие сведения (фамилию, имя, отчество, адрес, личную подпись), по которым можно установить личность (личности) обратившегося гражданина (обратившихся граждан) и место его (их) жительства.

- Повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или его заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

- Граждане - граждане Российской Федерации, иностранные граждане, а также лица без гражданства.

- Заявитель - физическое лицо, обратившееся в Администрацию города с целью решения вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни муниципального образования, а также восстановления его нарушенных прав, свобод и законных интересов, признания за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот.

1.7. Специалист по работе с обращениями граждан:

- выполняет работу по учету и организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан, адресованных на имя Главы города, заместителей главы Администрации;

- ежеквартально готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и предоставляет ее заместителю главы Администрации по социальным вопросам;

- осуществляет проверку состояния работы с обращениями граждан в структурных подразделениях Администрации города, принимает меры по устранению выявленных нарушений;

- организует прием граждан Главой города и заместителями главы Администрации города;

- вопросы, касающиеся рассмотрения обращений граждан, решает при непосредственном взаимодействии со структурными подразделениями Администрации города, предприятиями, организациями, учреждениями, осуществляющими свою деятельность на территории города;

- в случае необходимости запрашивает необходимые документы;

- на телефонные обращения дает разъяснения рекомендательного характера в пределах своей компетенции;

- несет ответственность за:

- сохранность находящихся у него документов и писем;

- использование сведений, содержащихся в обращениях, исключительно в служебных целях;

- разглашение содержащихся в обращениях сведений о частной жизни граждан, без их согласия.

II. Организация работы с письменными обращениями граждан

2.1. При приеме письменных обращений специалист знакомится с содержанием каждого обращения. Поступившие копии документов прикладываются к тексту обращения.

2.2. В случае, если вопрос, поставленный в обращении не находится в компетенции Администрации города, обращение возвращается автору с разъяснениями, куда ему следует обратиться, или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, о чем информируется заявитель.

2.3. Все обращения граждан, поступающие в адрес Главы города и заместителей главы Администрации города, регистрируются специалистом по работе с обращениями граждан в день их поступления в журнале регистрации письменных обращений граждан по личным вопросам, для чего:

- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место для проставления штампа отсутствует, он может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- обращению присваивается регистрационный номер;

- заполняется электронная карточка обращения, в которой указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес, вносятся данные о социальном положении, сведения о льготах заявителя (кроме коллективных обращений). Если обращение подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первые два (три), в том числе заявитель, в адрес которого предложено направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации обращения.#

- составляется аннотация на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении.

2.4. Обращения, в которых неразборчиво написаны или не указаны фамилия и (или) адрес заявителя, отсутствует подпись и (или) адрес заявителя, квалифицируются, как анонимные. Такие обращения могут быть направлены для сведения по ведомственной принадлежности и оформлены "В дело". Рассмотрению анонимные обращения, как правило, не подлежат. Решение о рассмотрении анонимного обращения принимает Глава города или заместители главы Администрации города.

2.5. Обращения без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.

2.6. Обращение проверяется на повторность. При работе с повторными обращениями подбираются имеющиеся в ведомственном архиве документы по обращениям данного заявителя. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому заявителю давались исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами, и обращения-дубли от одного и того же лица (группы лиц) по одному вопросу, поступившие из вышестоящих организаций. Такие обращения регистрируются под одним номером (с литерами) и рассматриваются совместно. На карточке обращения, зарегистрированного под литерой, указывается резолюция рассмотревшего обращение руководителя, на карточках последующих обращений пишется: "В дополнение к имеющейся переписке". По всем этим обращениям заявителю дается один ответ.

2.7. Обращения, бессмысленные по содержанию, оформляются "В дело".

2.8. Письменное обращение после регистрации направляется на резолюцию Главе города или заместителям главы Администрации города в соответствии с распределенными между ними обязанностями:

- непосредственно Главой города рассматриваются обращения граждан, поступившие из вышестоящих органов, повторные, коллективные обращения, жалобы на действие (бездействие) специалистов Администрации города;

- первым заместителем главы Администрации города - обращения по вопросам заключения договоров найма, жилья, регистрации;

- заместителем главы Администрации города по жилищно-коммунальному хозяйству, транспорту и связи - обращения, затрагивающие вопросы коммунальной сферы, транспорта, связи;

- заместителем главы Администрации города по социальным вопросам - обращения, затрагивающие вопросы образования, здравоохранения, культуры, спорта, воспитания детей и подростков, социальной защиты населения;

- заместителем главы Администрации города по экономическому развитию, промышленности, предпринимательству и инвестициям - обращения по вопросам экономического характера, предпринимательской деятельности, муниципального имущества.#

- заместителем главы Администрации города по финансовым вопросам - обращения граждан по финансовым вопросам.

Письменное обращение, поступившее повторно по причине ненадлежащего его рассмотрения структурными подразделениями Администрации города, направляется на резолюцию заместителю главы Администрации города, курирующему данное направление. В случае ненадлежащего рассмотрения обращения заместителем главы Администрации, обращение направляется на резолюцию Главе города.

2.9. Глава города или заместитель главы Администрации города в тексте резолюции назначает исполнителя (исполнителей), дает поручения по существу вопроса.

2.10. Обращения граждан не могут быть направлены на рассмотрение в органы, должностным лицам или руководителям, действие (бездействие) которых обжалуется.

2.11. Поступившие ответы на обращения передаются специалисту по работе с обращениями граждан.

2.12. Обращение остается без рассмотрения в следующих случаях:

- если повторное обращение не содержит новых данных, все изложенные в нем доводы ранее полно и объективно проверялись, и ответ на предыдущее обращение был получен заявителем;

- если обращение содержит выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, а также нецензурные выражения;

- если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение.

В указанных случаях заявитель извещается о том, что его обращение оставлено без рассмотрения с указанием причины. Переписка может быть прекращена в случае неоднократного поступления обращений, оставленных без рассмотрения по перечисленным в данном пункте основаниям с составлением мотивированного заключения, которое оформляется актом о прекращении переписки, утверждаемым заместителем главы Администрации города. О прекращении переписки сообщается заявителю.

2.13. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым в соответствии с резолюцией должностного лица Администрации города на рассмотрение в структурные подразделения, предприятия, учреждения подписываются специалистом по работе с обращениями граждан. Сопроводительные письма оформляются на бланках Администрации города.

III. Работа с определенными видами обращений

3.1. Депутатским запросом являются обращения, оформленные на бланке законодательных (представительных) органов государственной власти и местного самоуправления, либо обращения с приложенной копией депутатского удостоверения и имеющие подпись депутата (депутатов).

При работе с депутатским запросом оформляются следующие данные:

- в графе "Ф.И.О." первым пишется фамилия и инициалы депутата, а затем Ф.И.О. заявителя;

- в графе "Адрес" - отмечается адрес заявителя, обратившегося к депутату;

- в графе "Содержание" - указывается содержание обращения.

Обращения депутатов ставятся на контроль и разрешаются в первоочередном порядке.

3.2. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

3.3. В случае если обращение лица (группы лиц) находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, находятся в производстве суда, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.

3.4. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.

3.5 Обращение с просьбой о личном приеме должностными лицами рассматривается как обычное обращение. При ответе заявителю направляется сообщение о графике приема граждан по личным вопросам, а обращение оформляется "В дело" как исполненное.

3.6. Обращения граждан, поступившие из редакций газет, телевидения и других средств массовой информации, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящим Положением.

3.7. Обращения граждан, поступившие по сети Интернет, рассматриваются как обычные обращения. Обращения, в которых указан только адрес электронной почты без указания фамилии и почтового адреса автора, рассматриваются как анонимные. Уведомления и ответы авторам обращений, поступивших по сети Интернет, могут направляться как по почтовым адресам, так и по адресам электронной почты.

3.8. Обращения на иностранных языках до регистрации направляются для перевода в департамент по международной и внешнеэкономической деятельности Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа. Обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Ямало-Ненецкую территориальную организацию общества слепых. Их регистрация производится после поступления перевода.

IV. Сроки рассмотрения обращений

4.1. Обращения направляются согласно резолюции в соответствующие структурные подразделения Администрации города, учреждения и организации, расположенные на территории города, и соответствующие органы, не позднее чем в пятидневный срок со дня регистрации. Все заявители уведомляются в письменной или устной форме о том, куда направлены на рассмотрение их обращения. Тексты уведомления заявителям направляются за подписью специалиста по работе с обращениями граждан на бланке Администрации города.

4.2. Письменные обращения граждан, поступившие в Администрацию города, рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации.

4.3. При направлении обращений в соответствующие структурные подразделения Администрации города, учреждения и организации, находящиеся на территории города, срок рассмотрения этих обращений продлевается на время пересылки обращения.

4.4. В случае если для разрешения вопросов, поставленных в обращении, требуется проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, принятие других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю с обоснованием необходимости продления сроков.

4.5. Продление сроков производится на основании служебной записки ответственного исполнителя на имя должностного лица, давшего поручение. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно уведомить о продлении срока рассмотрения обращения.

4.6. В случаях, когда вопрос, затрагиваемый в обращении, изучен, и автору, в установленные Положением сроки, дан ответ о том, что положительное решение по объективным причинам (с указанием причин) возможно в срок, превышающий два месяца, с целью профилактики повторных обращений, данное обращение ставится на дополнительный контроль. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

4.7. В случае если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается непосредственно следующий за ним рабочий день.

4.8. По всем фактам, связанным с нарушением сроков рассмотрения обращения, специалист по работе с обращениями граждан представляет служебную записку на имя Главы города.

V. Рассмотрение обращений

5.1. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, а также централизованную подготовку проекта ответа заявителю (а для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители, не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения, обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

5.3. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его специалисту по работе с обращениями граждан, указывая при этом орган (должностное лицо), которому, по его мнению, следует направить обращение.

VI. Требования к оформлению ответов

6.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители структурных подразделений Администрации города или должностные лица Администрации города в пределах своей компетенции.

6.2. Текст ответа должен быть изложен четко, последовательно, кратко, иметь исчерпывающую информацию на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе на неправомерные действия (бездействие) должностного лица, в ответе следует указать, какие меры ответственности приняты к виновным.

6.3. В ответе, направляемом в вышестоящую организацию, должны быть указаны сведения об информировании заявителя о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов направлен ответ.

6.4. В случае если по результатам рассмотрения принят правовой акт, экземпляр такого акта направляется заявителю.

6.5. Приложенные к обращению документы, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

6.6. Ответы, направляемые заявителям и в вышестоящие организации, составляются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

6.7. В левом нижнем углу документа-ответа обязательно указывается фамилия, имя, отчество исполнителя, подготовившего ответ, и номер его служебного телефона.

6.8. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

6.9. После завершения рассмотрения обращения специалист по работе с обращениями граждан готовит информационную справку о проделанной работе и предоставляет ее на рассмотрение Главе города или заместителю главы Администрации города, давшему поручение по обращению, который либо снимает обращение с контроля, либо дает дополнительное поручение.

6.10. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города.

VII. Организация личного приема граждан

7.1. Прием граждан осуществляют Глава города и заместители главы Администрации города в соответствии с графиком приема граждан по личным вопросам, утвержденным Главой города.

7.2. Предварительную запись граждан на личный прием к Главе города и заместителям главы Администрации города, осуществляет специалист по работе с обращениями граждан в течение рабочего дня.

7.3. Регистрация приема граждан по личным вопросам производится в специальном журнале. Во время регистрации заявителя устанавливается кратность обращения гражданина в Администрацию города. При повторных обращениях, делается анализ всех имеющихся материалов по этому заявлению. Специалист по работе с обращениями граждан, осуществляющий запись, ознакомляет руководителя, осуществляющего прием, с предварительными данными по обращению.

7.4. На личный прием могут быть приглашены специалисты комитета жилищной политики Администрации города, МУ "Служба заказчика жилищно-коммунальных услуг", руководители предприятий коммунальной сферы для оперативного рассмотрения обращений граждан.

7.5. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление, либо оставить письменное обращение, которое передается специалисту по работе с обращениями граждан и далее работа с ним осуществляется в соответствии с настоящим Положением. Должностное лицо, ведущее прием граждан, дает поручение руководителю, в чьей компетенции находятся вопросы, изложенные в обращении, о чем в журнале приема специалистом по работе с обращениями граждан делается соответствующая запись.

7.6. О принятых мерах в соответствии с поручением должностного лица руководители структурных подразделений докладывают на следующем приеме. Должностное лицо, ведущее прием, принимает решение о снятии с контроля или продлении сроков рассмотрения данного обращения.

7.7. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан, принятых на личном приеме, направляются специалисту по работе с обращениями граждан.

7.8. На основе анализа обращений граждан специалистом по работе с обращениями граждан ежеквартально предоставляются сведения заместителю главы Администрации города по социальным вопросам.

7.9. Ответственность за состояние делопроизводства и организацию работы по приему граждан возлагается на специалиста по работе с обращениями граждан.