Постановление Главы муниципального образования г. Салехард Ямало-Ненецкого автономного округа от 29 декабря 2004 г. N 855 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард" (утратило силу)

Постановление Главы муниципального образования г. Салехард
от 29 декабря 2004 г. N 855
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации
муниципального образования город Салехард"

ГАРАНТ:

Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 11 июля 2012 г. N 351 настоящее постановление признано утратившим силу

Информация о внесении изменений в настоящий документ содержится в документах:

Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 24 сентября 2009 г. N 294

Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 30 апреля 2009 г. N 125

Постановление Администрации муниципального образования г. Салехард от 16 января 2008 г. N 9

Текст настоящего постановления представлен без учета изменений, внесенных названными документами

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Администрации муниципального образования город Салехард постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард.

2. Руководителям структурных подразделений Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции.

3. Признать утратившим силу постановление мэра города от 29 декабря 2000 года N 752 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Салехард".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города Л.О. Нога.

Глава города

А.М. Спирин

Инструкция
по делопроизводству в Администрации муниципального
образования город Салехард
(утв. постановлением Главы г. Салехарда от 29 декабря 2004 г. N 855)

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок работы с документами в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", постановлениями и распоряжениями губернатора ЯНАО и его заместителей, Уставом муниципального образования город Салехард, типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и с учетом сложившегося опыта организации делопроизводства в Администрации города.

1.3. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей инструкцией, распространяется на организацию работы с документами несекретного характера. Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.

1.4. Порядок работы с документами, установленный настоящей инструкцией, обязателен для всех работников структурных подразделений Администрации города. Каждый работник Администрации города и ее структурных подразделений несет персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у него служебных документов.

1.5. При работе с документами, поступившими в Администрацию города, не допускается:

- вносить в них исправления;

- работать с ними вне служебных помещений;

- разглашать содержащиеся в них сведения;

- передавать работникам других организаций копии поступивших документов без разрешения руководителей Администрации или структурных подразделений.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.

Руководители структурных подразделений Администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех числящихся за ним по номенклатуре дел документов работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого временно возложено исполнение его обязанностей.

1.7. С содержанием постановлений, распоряжений и поручений Главы города, его заместителей, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.8. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через начальника управления общественных связей и взаимодействия со средствами массовой информации, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города.

II. Общие правила оформления документов

Документы, издаваемые в Администрации города, должны оформляться, как правило, на бланках и иметь комплекс обязательных для данного вида документов реквизитов (наименование организации-автора, вид документа, дата, индекс (порядковый номер) документа, место издания документа, заголовок, текст, подпись, визы и т.д.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые в Администрации города, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word, шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала. При печатании таблиц можно использовать шрифты других размеров.

При оформлении текста документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие поля:

левое - 30 мм,

правое - 15 мм,

верхнее - 20 мм,

нижнее - 20 мм.

2.1. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем (о ком)?". Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5.

Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок к тексту постановления (распоряжения) Главы города выравнивается по центру.

2.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, содержащих сведения финансового характера, а также при датировании распорядительных и нормативных документов применяется словесно-цифровой способ оформления даты (05 апреля 2004 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (05.04.2004). Допускается также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца: (2004.04.05).

2.3. Адресование документа

2.3.1. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

2.3.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                            Администрация Ямало-Ненецкого

                                            автономного округа

                                            Управление делами

2.3.3. При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:

                                                 ОАО "Аэропорт Салехард"

                                                 Заместителю генерального

                                                 директора

                                                 В.П. Климентьеву

2.3.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                Генеральному директору

                                                МУ "Салехардская дирекция

                                                единого заказчика"

                                                Б.Л. Земляному

2.3.5. Если документ адресуют в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

                                              Руководителям структурных

                                              подразделений Администрации

                                              города

2.3.6. При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), например:

                                  Иванову И.И.

                                  ул. Республики, д. 15, кв. 1,

                                  г. Салехард,

                                  Ямало-Ненецкий автономный округ, 629008

2.3.7. Документы не должны содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адреса не указывается, каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

2.3.8. Реквизиты адресата располагают в правом верхнем углу первого листа письма. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке данного реквизита.

2.4. Подписание документа

2.4.1. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.

2.4.2. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

2.4.3. При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.4.4. Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и отделяется от основного текста тремя межстрочными интервалами. Допускается центрирование относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква расшифровки подписи ограничивается правым полем.

2.4.5. При подписании документов несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемыми должностями, например:

Заместитель Главы

города Салехарда                  личная подпись             И.О. Фамилия

Начальник управления

архитектуры и градостроительства

Администрации города Салехарда    личная подпись             И.О. Фамилия

2.4.6. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник управления                        Начальник управления по труду

образования Администрации                   и социальной защите населения

муниципального образования                  Администрации муниципального

город Салехард                              образования город Салехард

Подпись       И.О. Фамилия                  Подпись          И.О. Фамилия

2.4.7. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии:           личная подпись              И.О. Фамилия

Члены комиссии:                  личная подпись              И.О. Фамилия

                                 личная подпись              И.О. Фамилия

2.5. Утверждение документа

2.5.1. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

2.5.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Заместитель Главы

                                           города Салехарда

                                           личная подпись    И.О. Фамилия

                                           16.03.2004

2.5.3. При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

                                            УТВЕРЖДЕНО

                                            постановлением Главы

                                            города Салехарда

                                            от ____________ 2004 г. N ___

2.6. Согласование документа

2.6.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

2.6.2. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

2.6.3. Документы, представляемые на подпись Главе города и его заместителям, визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа.

В служебных письмах за подписью Главы города или его заместителей визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа. Визы включают в себя должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

2.6.4. В договорах и соглашениях, заключаемых Администрацией города, виза согласования проставляется в нижней части последнего листа второго экземпляра подлинника.

2.6.5. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Главы

города Салехарда

личная подпись     И.О. Фамилия

12.11.2004

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2000 N 01-15/155-К

2.6.6. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу. В тех случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, учреждений, составляется лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования "Лист согласования прилагается".

При согласовании проектов постановлений и распоряжений Главы города визы согласований располагаются на листе согласований.

2.7. Оформление приложений к документам

2.7.1. Если документ (письмо, отчет, справка, пояснительная записка и т.д.) имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется через один межстрочный интервал от основного текста в форме:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

2.7.2. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются после текста с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на  8  л.

            в 2 экз.

            2. Список школ на 1 л. в 2 экз.

2.7.3. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 4 экз. только в первый адрес.

2.7.4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

2.7.5. В постановлениях (распоряжениях) Главы города Салехарда и его заместителей при наличии приложений ссылка на приложение делается в тексте постановления (распоряжения). При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется:

                                           Приложение

                                           к постановлению Главы

                                           города Салехарда

                                           от ____________ 2004 г. N ____

Если приложений несколько, то они нумеруются, например:

                                          Приложение N 1

                                          к постановлению

                                          Главы города Салехарда

                                          от _____________ 2004 г. N ____

2.8. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа и включает в себя: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

2.9. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например:

И.А. Александрова

45833

III. Порядок подготовки и принятия постановлений
и распоряжений Главы города

3.1. Порядок подготовки проектов постановлений
и распоряжений Главы города

3.1.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы города организуется:

во исполнение или в соответствии с нормативными и распорядительными документами органов государственной власти Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, решениями Городской Думы муниципального образования город Салехард;

по инициативе заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений Администрации города;

в порядке оперативного руководства по конкретным финансовым, хозяйственным, организационным вопросам, требующим немедленного решения.

3.1.2. Акты Главы города, имеющие нормативное содержание, затрагивающие права граждан, а также связанные с решением крупных вопросов экономического и социального развития муниципального образования, охраны общественного порядка, использования муниципальной собственности, финансовых ресурсов, принимаются в виде постановлений.

3.1.3. В форме распоряжений Главы города принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Администрации города. Распоряжения Главы города не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.

3.1.4. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Главы города, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут руководители структурных подразделений Администрации города, которые вносят эти документы на рассмотрение.

Руководители структурных подразделений Администрации города и должностные лица, которым поручена подготовка проектов, определяют из числа работников ответственных исполнителей этих документов, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту документа.

3.1.5. К проекту нормативного правового акта Главы города в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, в которой излагается существо вопроса, причины и основания подготовки проекта. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.1.6. К проектам постановлений и распоряжений Главы города, основанием для принятия которых послужили другие документы (постановления, договоры, контракты, соглашения), прилагаются копии этих документов.

3.1.7. Если подготавливаемый проект влечет за собой внесение изменений и (или) дополнений или признание утратившими силу ранее изданных актов Главы города, эти изменения и дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. В этом случае к проекту прилагаются копии действующих постановлений и распоряжений, в которые вносятся изменения и (или) дополнения или признаются утратившими силу.

3.1.8. Проекты постановлений (распоряжений) Главы города должны содержать:

- точные наименования структурных подразделений Администрации города, предприятий, учреждений, организаций и других объектов в соответствии с их учредительными документами, наименования должностей и фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение задания;

- сроки исполнения заданий;

- указание относительно официального опубликования (для правовых актов нормативного характера, затрагивающих права и интересы граждан);

- указание должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом;

- указание о признании утратившими силу правовых актов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых.

3.2. Правила оформления постановлений и распоряжений Главы города

3.2.1. Постановления и распоряжения, издаваемые в Администрации города, печатаются на бланках установленного образца формата А4 (приложения NN 2, 3).

3.2.2. Нормативные правовые документы Администрации города имеют следующие реквизиты:

герб города Салехарда;

наименование органа власти, издавшего документ (Администрация муниципального образования город Салехард);

наименование вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ;

дата принятия документа;

номер постановления или распоряжения;

заголовок, в краткой форме обозначающий содержание документа;

текст документа;

наименование должности и подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ.

3.2.3. Заголовок к тексту постановления (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

3.2.4. Текст документа должен быть изложен ясно и лаконично, не допуская двойственного толкования. В тексте постановлений и распоряжений Главы города допускается применение только общепринятых или официально установленных сокращений (приложение N 1).

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

3.2.5. Текст документа может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

3.2.6. Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. Преамбула в тексте постановлений Главы города завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом. В распоряжениях преамбула может отсутствовать.

3.2.7. Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) Главы города, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь цифровую или буквенную нумерацию.

Пункты, подпункты, абзацы в документе располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих понятий к более конкретным.

Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, либо с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя. Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить", "Установить" и т.д.).

3.2.8. Если основанием для издания документа являются распорядительные документы вышестоящих органов государственной власти и управления, то в названии и в преамбуле документа указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Если возникает необходимость неоднократного упоминания какого-либо документа, то допускается в первом случае привести его полное наименование, а в дальнейшем тексте приводить сокращенное обозначение. Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной объект (круг объектов), или неоднократно употребить то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование ("далее именуется _" или "далее -_"), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

3.2.9. В приложениях к документу помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, карты, образцы документов и т.п.

При наличии приложений соответствующие пункты постановления (распоряжения) должны иметь ссылки на эти приложения. Названия приложений должны быть идентичными указанным в тексте документа.

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению" или "прилагается" (одно приложение не нумеруется, при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется:

                                           Приложение

                                           к постановлению (распоряжению)

                                           Главы города Салехарда

                                           от ____________ 2004 г. N ____

При наличии в тексте формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, план и т.д.), то на самом приложении в правом верхнем углу перед его заголовком пишется слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

                                          УТВЕРЖДЕНО

                                          постановлением Главы

                                          города Салехарда

                                          от ______________ 2004 г. N ___

3.2.10. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава города" и инициалов и фамилии Главы города. Слова "Глава города" печатаются от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия Главы города печатаются у правой границы текстового поля.

3.2.11. Дата документа отделяется от предыдущего реквизита (наименования вида акта) двумя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля буквенно-цифровым способом.

3.2.12. Регистрационный номер документа печатается на одной строке с датой документа и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, который печатается арабскими цифрами. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буквенный индекс "р".

3.3. Порядок согласования проектов постановлений
и распоряжений Главы города

3.3.1. Согласование проектов постановлений и распоряжений оформляется визой, включающей должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату подписания. Визы проставляются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа проекта документа (приложение N 4).

Согласование проектов постановлений и распоряжений Главы города включает:

· обязательное визирование проекта документа исполнителем проекта и руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации города;

· обязательное визирование проекта документа руководителями органов и организаций, которым предписываются данным проектом конкретные поручения, курирующими или контролирующими данное направление деятельности;

· обязательное визирование проектов документов руководителями структурных подразделений Администрации города по вопросам, входящим в их компетенцию;

· обязательное визирование проектов документов заместителями Главы города в соответствии с их должностными обязанностями;

· обязательное визирование проектов документов по вопросам отвода земель председателем комитета по управлению земельными ресурсами, начальником управления архитектуры и градостроительства Администрации города или лицами, исполняющими их обязанности;

· обязательное визирование проектов документов по выделению денежных средств начальником департамента финансов Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;

· обязательное визирование проектов документов, касающихся государственной и муниципальной собственности, председателем комитета по управлению муниципальным имуществом Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;

· обязательное визирование проектов документов, касающихся вопросов деятельности общественных, политических, религиозных организаций, начальником управления общественных связей и взаимодействия со средствами массовой информации Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;

· обязательное визирование всех проектов документов начальником контрольно-правового управления Администрации города или лицом, исполняющим его обязанности;

· обязательное визирование всех проектов первым заместителем Главы города;

· обязательное визирование всех проектов заместителем Главы города - руководителем аппарата Администрации города.

Срок рассмотрения проектов постановлений (распоряжений) Главы города, представленных на согласование, не должен превышать двух дней с момента поступления в согласующий орган.

3.3.2. При наличии особого мнения согласующего органа по проекту документа, оно излагается в виде отдельного заключения и в обязательном порядке предоставляется вместе с проектом документа, о чем делается отметка на листе согласования.

В случае наличия небольших по объему замечаний, в том числе редакционного характера, замечания указываются в тексте проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с подписью делается отметка: "с замечаниями по тексту".

3.3.3. Внесение согласующими органами в проект документа незначительных редакционных изменений, не меняющих содержания документа, не влечет за собой повторного визирования.

3.3.4. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект в установленном порядке. В этом случае доработка проекта документа (внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и дополнений, внесенных согласующими органами и принятых исполнителем) осуществляется исполнителем после согласования проекта всеми согласующими органами.

3.3.5. При наличии разногласий исполнителем проекта готовится письмо на имя Главы города с указанием спорных пунктов проекта, окончательное решение в этом случае принимает Глава города.

3.3.6. К подготовленному проекту документа должны прилагаться:

· все указанные в проекте приложения, завизированные ответственным исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации города;

· пояснительная записка;

· все документы директивного, нормативного, справочного характера, на которые делаются ссылки в проекте документа;

· предыдущие нормативно-правовые акты Главы города, на которые делаются ссылки в проекте документа или в которые вносятся изменения и дополнения, продляются или отменяются настоящим проектом;

· ходатайства или обращения, на основании которых издается документ;

· все аналитические материалы (замечания, дополнения и т.д.), связанные с подготовкой проекта в процессе его согласования.

3.3.7. Подготовленный проект постановления (распоряжения) Главы города, после согласования с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, расположенными вне здания Администрации города, представляется подразделением-исполнителем в отдел подготовки и выпуска нормативно-правовых актов вместе с необходимыми сопроводительными документами и указателем рассылки, подготовленными и подписанными исполнителем.

Специалисты отдела подготовки и выпуска нормативно-правовых актов проверяют содержание поступившего документа, оформление и комплектность (наличие всех приложений), регистрируют его и направляют на дальнейшее согласование.

Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены руководителем аппарата Администрации города должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений.

3.3.8. Согласованный проект постановления или распоряжения Главы города окончательно дорабатывается, перепечатывается, в соответствии с требованиями ГОСТа и настоящей Инструкции, на бланк установленного образца и передается заместителю Главы города - руководителю аппарата Администрации города для последующего подписания Главой города.

3.3.9. Сроки подготовки документов по поручению Главы города, его заместителей, включая их подписание, как правило, не должны превышать 10 дней, если не установлен другой срок.

3.3.10. Контроль за своевременным прохождением проектов документов, прошедших регистрацию, осуществляется отделом подготовки и выпуска нормативно-правовых актов.

3.4. Принятие и опубликование постановлений
и распоряжений Главы города

3.4.1. После подготовки проекта документа в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей инструкции, Глава города или один из его заместителей, официально уполномоченный подписывать данные документы, принимает одно из следующих решений:

· подписывает документ;

· направляет проект документа на доработку;

· отклоняет проект документа в целом в связи с нецелесообразностью (невозможностью) его принятия.

3.4.2. Подписанный документ направляется для регистрации в сектор выпуска нормативно-правовых актов. При регистрации документа указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для постановлений и распоряжений. Для регистрации распоряжений по основной деятельности применяется буквенный индекс "-р".

3.4.3. В случае, если подписание документа откладывается, то руководитель, подписывающий документ, вправе менять сроки исполнения, указанные в проекте.

3.4.4. Проект документа, отклоняемый в целом, направляется через сектор выпуска нормативно-правовых актов автору, с резолюцией руководителя с указанием причины отклонения проекта.

3.4.5. При регистрации распоряжений по кадровым вопросам применяется буквенный индекс "-рк", они регистрируются в отделе кадров Администрации города и доводятся до сведения соответствующего работника Администрации под роспись; распоряжениям по командировкам присваивается буквенный индекс "-к", их нумерация ведется отдельно от кадровых распоряжений.

3.4.6. Для удостоверения копий постановлений и распоряжений Главы города используется круглая печать отдела подготовки и выпуска нормативно-правовых актов. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать две последние буквы наименования должности лица, подписавшего документ.

3.4.7. Копии приложений к постановлениям и распоряжениям также заверяются вышеназванной печатью. Оттиск печати проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. При этом оттиск должен захватывать часть текста, удостоверяющего реквизиты документа, которым утверждено данное приложение.

3.4.8. Изготовленные копии постановлений и распоряжений в трехдневный срок направляются адресатам согласно списку рассылки, составленному исполнителем. При необходимости может быть сделана срочная копия документа исполнителю с подлинника документа, при этом в его адрес впоследствии направляется копия документа, оформленная в установленном порядке.

3.4.9. Постановления и распоряжения Главы города, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются адресатам, которым они рассылались.

3.4.10. Замена ранее разосланных документов производится по указанию заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города.

3.4.11. Официальные документы Администрации города вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.

3.4.12. Постановления Главы города, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат обязательному официальному опубликованию в полном объеме в официальных городских средствах массовой информации в течение одного месяца со дня их подписания.

3.4.13. Подлинники постановлений и распоряжений Главы города хранятся в отделе подготовки и выпуска нормативно-правовых актов вместе с документами, на основании которых приняты решения, листами согласований и указателями рассылки, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, после чего сдаются в Государственный архив ЯНАО.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Служебное письмо

4.1.1. Служебные письма в Администрации города готовятся:

- как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов государственной власти, Городской Думы, Главы города и его заместителей;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

4.1.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированных в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.1.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

Письма на бланках Администрации муниципального образования город Салехард (приложение N 5) подписываются только Главой города или его заместителями.

Письма на бланках структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард (приложение N 6) подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения.

4.1.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация города ходатайствует_".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу_", "направляю_".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.

4.1.5. Реквизиты письма (адресат, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения, подпись) оформляются в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

4.1.6. Письма, адресуемые полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по ЯНАО, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, его заместителям, председателю Государственной Думы Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителям территориальных органов государственных органов власти Российской Федерации, расположенных на территории автономного округа, глав муниципальных образований, подписываются только Главой города или его заместителями в соответствии с предоставленными им полномочиями.

4.1.7. Проект служебного письма, представляемый на подпись Главе города или его заместителю, визируется исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится письмо.

4.2. Протокол

4.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. (приложение N 7).

4.2.2. Ведение записи во время совещания, проводимого Главой города или его заместителем, возлагается на сотрудников отдела секретариата и протокола или сотрудников подразделения, ответственного за подготовку совещания. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня после проведения совещания. Ответственность за оформление и хранение протоколов совещаний, проводимых Главой города или его заместителями, возлагается на отдел секретариата и протокола Администрации города.

4.2.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

4.2.3.1. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

4.2.3.2. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска: "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения.

4.2.4. Протокол совещания подписывается председательствующим на совещании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

4.2.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Копии протоколов и выписки из протоколов совещаний, проводимых Главой города или его заместителями, заверяются печатью Администрации города.

Протоколы совещаний (заседаний) хранятся в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.

4.2.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом выравнивается по центру;

Место проведения совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру;

Дата и номер протокола; дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

4.3. Поручение Главы города

4.3.1 Поручения Главы города излагаются на специальном бланке поручений в печатной или рукописной форме.

4.3.2. Поручение излагается лаконично, четко и не требует дополнительных разъяснений; в состав поручения должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись, дата.

В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в поручении указывается исполнитель, подпись автора поручения, дата.

4.3.3. Подписанное поручение Главы города передается в отдел секретариата и протокола для регистрации, последующей рассылки и контроля.

4.3.4. Специалист отдела секретариата и протокола:

· заносит информацию, содержащуюся в поручении Главы города, в электронную базу данных, в соответствии с номенклатурой дел;

· производят рассылку документов в соответствии с данным поручением;

· осуществляет контроль за исполнением поручения.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Прием, учет, регистрация и прохождение поступающих документов

5.1.1. Доставка документов в Администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

5.1.2. Документы, поступающие в Администрацию города, принимаются, учитываются и регистрируются канцелярией.

Структурные подразделения Администрации города регистрируют адресованные им документы самостоятельно.

Телефонограммы, факсы в адрес Главы города и его заместителей принимаются специалистами их приемных, в адрес руководителей структурных подразделений Администрации города - специалистами этих подразделений.

Прием и регистрация личных и коллективных писем граждан (далее - обращений граждан) осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

5.1.3. При приеме и первичной обработке поступающих документов производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и наличие вложений. Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов (отдельных листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, первый остается в канцелярии, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан), как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

5.1.4. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в Администрации города, так и поступающие из других организаций, структурных подразделений и от частных лиц, имеющие установленные реквизиты оформления (наименование либо бланк организации или должностного лица, направивших документ, номер и дату документа, адрес, подпись или заменяющий ее оттиск печати).

Перечень документов, которые не подлежат регистрации, приведен в приложении N 8.

5.1.5. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

5.1.6. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе документооборота с соблюдением обязательного минимума реквизитов регистрации: имеющиеся на документе реквизиты, краткая аннотация его содержания, резолюция руководителя (определение исполнителя, содержание поручения, дата и подпись автора резолюции), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись о решении вопроса по существу; дата фактического исполнения и индекс документа, который фиксирует исполнение), индекс дела, в котором хранится документ.

При регистрации документов проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа (приложение к документу отдельно не регистрируется), на котором указывается регистрационный номер документа (индекс дела по номенклатуре дел/ порядковый номер поступления в течение календарного года) и дата регистрации документа.

5.1.7. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются специалистами канцелярии на рассмотрение Главе города и его заместителям, в соответствии с их полномочиями, как правило, в день их поступления.

Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию.

5.1.8. Документы с поручениями Главы города, его заместителей фиксируются в электронной учетной карточке автоматизированной системы документооборота, оригинал поручения незамедлительно под роспись с указанием даты получения передается исполнителям.

5.1.9. Исполненные документы передаются в канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

5.1.10. Договоры и соглашения, заключаемые Администрацией города, регистрируются в контрольно-правовом управлении.

5.2. Организация обработки и передачи отправляемых документов

5.2.1. Регистрация, обработка и отправка документов осуществляется централизованно специалистами канцелярии.

5.2.2. Проекты служебных писем, оформленные в соответствии с пунктами 4.1.1 - 4.1.7 настоящей Инструкции, передаются на подпись Главе города или его заместителям через канцелярию.

Специалисты канцелярии проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

5.2.3. После подписания документы возвращаются в канцелярию для регистрации и отправки адресатам.

5.2.4. Документы, поступающие для отправки, обрабатываются и отправляются в этот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки "Срочно", "Весьма срочно", а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.

5.2.5. При отправке документов почтовой связью составляется реестр, в котором специалисты канцелярии проставляют фамилию и дату отправки.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

5.3. Прием и оперативная передача текстов служебных
документов по каналам факсимильной связи

5.3.1. При передаче и приеме текста служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

· объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

· ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

· запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

· подлежащие передаче по телефаксу документы после передачи их адресату сохраняются в течение года с отметкой о дате и времени отправки;

· факсограммы, поступившие на имя Главы города или его заместителей, регистрируются в канцелярии и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

5.3.2. Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

5.3.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации города, осуществляется их руководителями.

5.4. Организация работы с документами в структурных подразделениях

5.4.1. Все документы, адресованные Главе города и его заместителям, в соответствии с их резолюциями, передаются для исполнения в структурные подразделения Администрации города. Передача документов производится только через канцелярию с соответствующей отметкой в электронной карточке и регистрационном журнале.

5.4.2. Передача зарегистрированного в канцелярии документа из одного структурного подразделения в другое производится только через канцелярию с внесением соответствующих пометок в электронную базу данных.

5.4.3. Прием и учет поступивших в структурные подразделения документов, зарегистрированных канцелярией, осуществляется специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Документы, поступившие непосредственно в структурные подразделения, должны в обязательном порядке регистрироваться специалистами, ответственными за ведение делопроизводства.

Все отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении фиксируются в электронной базе данных или в журнале регистрации документов.

5.4.4. Руководители структурных подразделений организуют исполнение поступивших к ним документов.

Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилию исполнителя, указание о порядке, характере и сроке исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурное подразделение.

5.4.5. Исполненные в установленный срок документы передаются исполнителями специалисту, ответственному за ведение делопроизводства, для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Информация об исполнении документа, зарегистрированного в канцелярии, направляется в канцелярию.

5.5. Порядок работы с письмами и обращениями граждан

5.5.1. Работа с обращениями граждан ведется в Администрации города в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа и нормативными документами по делопроизводству.

5.5.2. Организация централизованного учета и обеспечения своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом по работе с населением Администрации города.

Отдел по работе с населением ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет Главе города информацию о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

5.5.3. Письма (телеграммы) граждан, поступившие на имя Главы города или его заместителей, направляются в отдел по работе с населением.

5.5.4. Порядок работы с обращениями граждан регламентируется специальным Положением, утвержденным Главой города.

5.5.5. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан, за сохранность документов возлагается на должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

5.5.6. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в подразделения Администрации города, осуществляют руководители этих подразделений.

VI. Формирование дел, передача их в архив, использование
архивных документов

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях Администрации города, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения (приложение N 9).

6.1.2. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется начальником архивного отдела Администрации города на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 10).

6.1.3. Сводная номенклатура дел не реже одного раза в 3 года, если не было структурных изменений, пересматривается и согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Администрации автономного округа.

6.1.4. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.5. Ежегодно номенклатура дел пересматривается, при необходимости в нее вносятся изменения, перепечатывается и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в архивный отдел Администрации города.

6.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования" и т.д.

6.1.8. Каждое дело, внесенное в номенклатуру, имеет индекс, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах структурного подразделения.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать содержание документов (документы, переписка, отчеты и т.д.). Если дело содержит:

· переписку - указывают, с кем и по какому вопросу или группе вопросов ведется переписка;

· отчетную или плановую документацию - указывают периодичность (месячные, квартальные, годовые планы и т.д.);

· статотчетность - указывают название и условное обозначение форм статотчетности.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д., а также вводных и сокращенных слов, сложных синтаксических оборотов.

6.1.9. Срок хранения документов устанавливается согласно перечню документов. В настоящее время действует "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000)".

Если срок хранения документов не определен в перечне, то он устанавливается экспертной комиссией Администрации города.

6.1.10. В номенклатуре структурного подразделения дела систематизируются по степени важности и с учетом взаимосвязи документов. Выделяют:

· директивные и распорядительные документы (указы, постановления, распоряжения вышестоящих организаций, главы муниципального образования и т.п.);

· организационные документы (положения, должностные инструкции) структурного подразделения;

· плановые и отчетные документы (планы, анализы, статистическая документация);

· переписка (с вышестоящими и подведомственными организациями);

· регистрирующие документы (журналы, реестры и т.д.).

6.1.11. Сводная номенклатура дел Администрации города согласовывается с управлением по делам архивов Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждается руководителем аппарата Администрации города и вводится в действие с 01 января следующего года.

Согласованная с управлением по делам архивов номенклатура действует в течение 3 лет, но в случае значительных изменений в структуре Администрации города подлежит досрочному согласованию.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

6.1.12. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.13. По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.

6.2. Экспертиза ценности документов

6.2.1. Экспертиза ценности документов - это определение ценности документов с целью их отбора на государственное хранение и установление сроков хранения.

6.2.2. Экспертиза ценности документов в Администрации города проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

6.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города распоряжением Главы города создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).

6.2.4. Экспертная комиссия действует на основании Положения, является совещательным органом, ее решения утверждаются руководителем аппарата Администрации города. Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

6.2.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основе номенклатуры дел Администрации города путем полистного пересмотра дел постоянного хранения, дел с отметкой "ЭПК".

По результатам экспертизы составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

Отбор документов к уничтожению за соответствующий период проводится после утверждения описей за этот же период.

6.2.6. Акты о выделении документов к уничтожению оформляются по установленной форме (приложение N 15), рассматриваются экспертной комиссией, утверждаются руководителем аппарата Администрации города.

6.3. Формирование дел

6.3.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.3.2. Дела в Администрации города формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в Администрации осуществляется архивным отделом.

6.3.3. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

· в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатурам дел;

· все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат);

· в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;

· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

· запрещается помещать в дела постоянного хранения факсограммы (при наличии факсограмм помещать их ксерокопии);

· дело не должно превышать 200 листов.

6.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или в их сочетании.

6.3.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.3.7. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

6.3.8. Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

6.3.9. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

6.3.10. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.

6.3.11. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

6.3.12. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

6.3.13. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

6.4. Оформление дел

6.4.1. Оформление дел включает в себя комплекс работ по технической обработке: описание дела на обложке, брошюровка, нумерация листов, составление заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архивного отдела.

6.4.2. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов в деле (простым карандашом) в правом верхнем углу;

· составление листа-заверителя (приложение N 12);

· оформление реквизитов - обложки дела (приложение N 11).

6.4.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях. Обложка дела постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме (записи на обложке делаются от руки, не допускается наклеивать на обложку лист с напечатанным текстом). На обложку выносятся даты заведения и окончания дела. Если оно состоит из нескольких томов, то уточняется заголовок, крайние даты каждого тома.

6.5. Формирование и оформление личных дел

6.5.1. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения, так как используются в справочных целях.

6.5.2. Документы в личных делах размещаются в следующей последовательности:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (приложение N 13);

· заявление о приеме на работу, направление;

· анкета;

· копии документов об образовании;

· выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· характеристики;

· копии наградных документов.

6.5.3. Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении. На обложке личного дела указывается:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела по номенклатуре;

· фамилия, имя, отчество в именительном падеже.

При сдаче дел по личному составу в архив дополнительно указывается:

· год заведения дела;

· год окончания дела;

· количество листов в деле;

· срок хранения.

6.6. Составление описей дел

6.6.1. На завершенные и оформленные дела постоянного хранения и по личному составу ежегодно составляются описи:

· N 1 - на дела постоянного хранения (4 экземпляра);

· N 2 - на дела по личному составу (3 экземпляра).

6.6.2. Опись - это систематизированный перечень дел, составляемый всеми структурными подразделениями.

6.6.3. При составлении описи дел (приложение N 14) соблюдаются следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи валовый;

· графа описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

· перед итоговой записью о количестве дел, включенных в опись, помещаются сведения о делах "переходящих", внесенных в предыдущие годовые разделы описи;

· графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел.

6.7. Передача дел в архив Администрации города.
Обеспечение сохранности документов

6.7.1. Дела с момента их заведения и до передачи в архив хранятся по месту их формирования. Руководители, специалисты структурных подразделений несут ответственность за сохранность документов и дел.

6.7.2. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата Администрации города с обязательным составлением заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

6.7.3. По истечении пяти лет обработанные дела постоянного хранения передаются в архивный отдел Администрации города по акту приема-передачи дел в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации", (М., 2002).

6.7.4. При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы постоянного хранения ответственному за делопроизводство и архив или передать их работнику, вновь назначенному на эту должность, в присутствии сотрудника архивного отдела по акту.

6.7.5. Начальник архивного отдела Администрации города при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту имеющиеся у него дела, учетные документы, описи вновь назначенному работнику.

VII. Изготовление и использование бланков документов,
печатей и штампов

7.1. Изготовление и использование бланков документов

7.1.1. Бланки документов, применяемые в Администрации города, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

7.1.2. Изготовление бланков Администрации города структурными подразделениями обеспечивается самостоятельно. Образцы бланков приведены в приложениях NN 5, 6 к настоящей Инструкции.

7.1.3. Эскизы бланков документов составляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" и согласовываются с заместителем Главы города - руководителем аппарата Администрации города.

7.1.4. Герб города Салехарда в многоцветном варианте помещается на бланках постановлений и распоряжений Главы города и бланках Администрации города.

7.1.5. Герб города Салехарда в одноцветном варианте помещается на бланках Администрации города и бланках структурных подразделений Администрации города, являющихся юридическими лицами.

7.1.6. Бланки документов с воспроизведением герба города Салехарда в многоцветном варианте, изготавливаются типографским способом.

7.1.7. Общий контроль за правильностью использования бланков документов в Администрации города осуществляется канцелярией.

7.1.8. Ответственность за правильность использования бланков официальных документов несут руководители структурных подразделений Администрации города.

7.2. Изготовление и использование печатей и штампов

7.2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Администрации города и ее структурных подразделениях используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

7.2.2. Гербовая печать Администрации города с изображением герба муниципального образования город Салехард хранится у заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города и проставляется на:

- соглашениях, договорах, заключаемых Администрацией города в лице Главы города или его заместителей;

- доверенностях, выдаваемых за подписью Главы города;

- платежных поручениях и других финансовых документах;

- ордерах на жилые помещения;

- Почетных грамотах, Благодарностях, наградных листах;

- других документах, удостоверяемых подписью Главы города или его заместителей.

7.2.3. На удостоверениях должностных лиц Администрации города проставляется круглая печать меньшего размера с изображением герба города, предназначенная только для удостоверений, хранящаяся у заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города.

7.2.4. На копиях постановлений и распоряжений Главы города, проставляется круглая печать отдела подготовки и выпуска нормативно-правовых актов Администрации города.

На копиях распоряжений по личному составу и при оформлении других документов по личному составу, на командировочных удостоверениях проставляется круглая печать отдела кадров.

7.2.5. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

7.2.6. Изготовление печатей и штампов структурных подразделений Администрации города производится по согласованию с заместителем Главы города - руководителем аппарата Администрации города.

7.2.7. Заявки на изготовление печатей и штампов направляются в службу обеспечения деятельности Администрации города для размещения и исполнения заказов.

7.2.8. Печати и штампы учитываются в специальном журнале учета оттисков печатей и штампов (приложение N 17), выдаются работникам под расписку, хранятся в закрываемых сейфах или металлических шкафах. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Журнал хранится в службе обеспечения деятельности Администрации города.

7.2.9. Служба обеспечения деятельности Администрации города незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.

7.2.10. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в службу обеспечения деятельности Администрации города. В журнале регистрации печатей и штампов проставляются соответствующие отметки.

7.2.11. Уничтожение пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов производится по акту (приложение N 18).

7.2.12. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации города возлагаются на их руководителей.

7.3. Требования к изготовлению, использованию, хранению и уничтожению
печатей и бланков с воспроизведением герба города Салехарда

7.3.1. Печати Администрации города и структурных подразделений Администрации города с воспроизведением герба города Салехарда изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

7.3.2. Изготовление бланков документов и печатей с воспроизведением герба города Салехарда осуществляют полиграфические предприятия и штемпельно-граверные мастерские, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

7.3.3. Бланки Администрации города с воспроизведением герба города Салехарда в многоцветном варианте подлежат учету. На оборотной стороне гербового бланка в левом нижнем углу типографским способом проставляются порядковые номера.

7.3.4. Учет гербовых бланков Администрации города осуществляет канцелярия. Учет ведется в журнале (приложение N 19). На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

7.3.5. Испорченные гербовые бланки уничтожаются по акту (приложение N 20).

7.3.6. Оттиски гербовых печатей, используемых в Администрации города, проставляются в специальном журнале (приложение N 21), который хранится у заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города.

7.3.7. Гербовые печати и бланки хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

7.3.8. Пришедшие в негодность гербовые печати уничтожаются по акту (приложение N 18).

Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 3.2.4)

 бывший                        - б.

 век, века                     - в., вв. (при цифрах)

 глава, главы                  - гл. (в книгах)

 год, годы                     - г., гг. (при цифрах)

 город, города                 - г., гг.

 господин, госпожа, господа    - г-н, г-жа, гг.

 гражданин, граждане           - гр-н, гр-не

 гражданка, гражданки          - гр-ка, гр-ки

 деревня                       - дер.

 железная              дорога, - ж.-д.

 железнодорожный

 заведующий                    - зав.

 заместитель                   - зам.

 издание                       - изд.

 исполняющий обязанности       - и.о.

 и другие                      - и др.

 и прочие                      - и пр.

 и так далее                   - и т.д.

 и тому подобное               - и т.п.

 лист, листы                   - л.

 миллиард, миллиарды           - млрд. (после цифрового обозначения)

 миллион, миллионы             - млн. (после цифрового обозначения)

 область                       - обл.

 озеро                         - оз.

 переулок                      - пер.

 пункт, пункты                 - п., пп.

 район                         - р-н

 река                          - р. (но реки)

 сего года                     - с.г.

 сельское           хозяйство, - с.-х.

 сельскохозяйственный

 смотри                        - см.

Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 3.2.1)

                             Администрация

               муниципального образования город Салехард

_________________________________________________________________________

                             Постановление

Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 3.2.1)

                             Администрация

               муниципального образования город Салехард

_________________________________________________________________________

                             Распоряжение

Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 3.3.1)

                                 Лист

    согласования к проекту постановления (распоряжения) Главы города

_________________________________________________________________________

                (заголовок  постановления (распоряжения)

проект подготовлен: _____________________________________________________

                           (наименование структурного подразделения)

исполнитель (Ф.И.О., N тел.) ____________________________________________

                            Согласование:

Дата вручения	Должностное лицо	Ф.И.О.	Дата возврата и подпись	Особое мнение
	Первый заместитель Главы города
	Заместитель Главы города, курирующий данное направление
	Заместитель Главы города - руководитель аппарата администрации города
	Начальник контрольно-правового управления	Дев
	Руководители заинтересованных структурных подразделений
	Руководитель подразделения, которое вносит проект на рассмотрение

Рассылка: _______________________________________________________________

                     (с указанием  количества экземпляров)

_________________________________________________________________________

_____________________________

(подпись исполнителя и дата)

     Образец листа согласования к проекту постановления (распоряжения)

                                 Главы города

Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 4.1.3.)

                             Администрация

             муниципального образования город Салехард

_________________________________________________________________________

Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 4.1.3)

                             Администрация

             муниципального образования город Салехард

                     Управление жилищной политики

_________________________________________________________________________

           Броднева ул., д. 28-а, г. Салехард, Ямало-Ненецкий

                      автономный округ, 629008

                 Тел./факс (34922) 3-10-69, E-mail:

_______________________ N __________

На N ___________ от ________________

Образец оформления письма структурного подразделения Администрации города

Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 4.2.1)

                               Протокол

                        заседания комиссии по ...

15 сентября 2004 года                                             N _____

     Председатель - Фамилия И.О., должность

     Секретарь - Фамилия И.О., должность

     Присутствовали:

     Фамилия И.О., должность (по алфавиту)

     или

     Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                        Повестка дня:

     1. О подготовке к ...

     Докладчик - Фамилия Имя Отчество, должность докладчика.

     2. ...

     1. Слушали:

     Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.

     Выступили:

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

     Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

     Решили:  текст принятого решения.

     Голосовали:  за -

                       против -

                       воздержались -

     или

     Решение принято единогласно.

     2. Слушали:

     Выступили:

     Решили:

     Голосовали:  за -

                       против -

                       воздержались -

     или

     Решение принято единогласно.

     Председатель              личная подпись                И.О. Фамилия

     Секретарь                 личная подпись                И.О. Фамилия

                      Образец оформления протокола

Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 5.1.4)

Перечень
нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию города

1. Материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения.

2. Статистические сборники, обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода.

3. Поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты.

4. Пакеты с пометкой "лично".

5. Документы без подписей.

Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.1.1)

                Администрация муниципального образования

                              город Салехард

                 Наименование структурного подразделения

Номенклатура дел

На _____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примеча- ние
1	2	3	4	5

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                       Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Ответственный за делопроизводство

и архив                             Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____________

году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности

ответственного за

делопроизводство                    Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы

в службу ДОУ

Наименование должности

передавшего сведения                Подпись           Расшифровка подписи

Дата

    Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации

             муниципального образования город Салехард

Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.1.2)

                Администрация муниципального образования

                              город Салехард

Номенклатура дел                                   Утверждаю

На _____________ год

                                                    Глава города

                                                    Подпись   Расшифровка

                                                              подписи

                                                    Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности

руководителя службы ДОУ             Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. архивом (лица,

ответственного за архив)

Согласовано

Протокол ЭК

от __________ N

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ             Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

    Форма номенклатуры дел Администрации муниципального образования

                              город Салехард

Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.4.2)

                Администрация муниципального образования

                              город Салехард

                        Организационный отдел

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                (дата)

                                                        На _______ листах

                                                        Хранить _________

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.4.2)

                     Лист-заверитель дела N _________

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________

________________________________________________________________ лист(ов)

                       (цифрами и прописью)

в том числе:

номера литерных листов _________________________________________________

пропущенные номера  листов ______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

           (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

_________________________ __________________ ____________________________

 (Наименование должности)       (Подпись)        (Расшифровка подписи)

__________________

(Дата)

                       Форма листа-заверителя дела

Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.5.2)

                          Внутренняя опись

                    документов дела N ___________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись __________________ ________________________

документов дела                    Подпись          Расшифровка подписи

___________________

      (Дата)

                 Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.6.3)

                Администрация муниципального образования

                              город Салехард

Опись N 1                                       Утверждаю

дел постоянного хранения                        Глава города

                                                _____________ А.М. Спирин

                                                _____________

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ___________________________ дел с N _______

                                 (цифрами и прописью)

по N _________

Наименование должности

составителя описи                   Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Наименование должности

руководителя службы ДОУ             Подпись           Расшифровка подписи

Дата

      Форма описи дел постоянного хранения  Администрации города

Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.6.3)

                Администрация муниципального образования

                              город Салехард

Опись N 2                                       Утверждаю

дел по личному составу                          Глава города

                                                _____________ А.М. Спирин

                                                _____________

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел  описи внесено ____________________________ дел с N _____

                                  (цифрами и прописью)

по N _______________

Наименование должности

составителя описи                   Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Наименование должности

руководителя службы ДОУ             Подпись           Расшифровка подписи

Дата

      Форма описи дел по личному составу  Администрации города

Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 6.2.5)

                Администрация муниципального образования

                              город Салехард

             Акт

_________________ N ________                         Утверждаю

                                                     Начальник управления

о выделении к уничтожению документов,                Подпись  Расшифровка

не подлежащих хранению                                        подписи

                                                     Дата

На основании ____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов  с  указанием  сроков   их

хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие научно-исторической  ценности   и

утратившие практическое значение документы фонда N _______

_________________________________________________________________________

                           (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенкла- тур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенкла- туре или N дела по описи	Количес- тво дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого______________________________________ дел за _________________ годы

             (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,

по личному составу согласованы с ЭПК

_________________________________________________________________________

                  (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N _______)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                 Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК

от ____________ N _____

Наименование должности

работника, сдавшего

документы                           Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Документы в количестве ______________________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

уничтожены путем сжигания  (измельчения)

Члены комиссии:                     Подпись           Расшифровка подписи

                                    Подпись           Расшифровка подписи

 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 7.2.8)

                                Журнал

                    учета оттисков печатей и штампов

N п/п	Наименование структурного подразделения	Оттиск печати (штампа)	Дата проставления оттиска	Ф.И.О. ответственного за хранение печати (штампа)	Примечание
1	2	3	4	5	6

             Форма журнала учета оттисков печатей и штампов

Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 7.2.11)

                                               Утверждаю

                                               Заместитель Главы города -

                                               руководитель аппарата

                                               Администрации города

                                               ________________ Л.О. Нога

                                               __________________________

                                 Акт N ___

      об уничтожении печатей, штампов Администрации муниципального

                         образования город Салехард

г. Салехард                                         _____________________

                                                             (дата)

     Руководствуясь   Инструкцией  по  делопроизводству  в  Администрации

муниципального образования город  Салехард,  утвержденной  постановлением

Главы города от ______________ N _____, комиссия в составе:

      Ф.И.О., должность

     Отобрала к уничтожению как утратившие практическое значение печати и

штампы (оттиски печатей и штампов прилагаются).

     Комиссия удостоверяет уничтожение печатей и штампов в количестве ___

штук путем измельчения (сожжения).

     Члены комиссии:                подпись                        Ф.И.О.

                   Форма акта об уничтожении печатей, штампов

Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 7.3.4)

                                Журнал

                       учета гербовых бланков

N п/п	Наименование вида гербового бланка	Ф.И.О. специалис- та	Порядко- вые номера гербовых бланков	Количес- тво гербовых бланков	Дата выдачи	Роспись в получении	Примеча- ние

                Форма журнала учета гербовых бланков

Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 7.3.5)

                                               Утверждаю

                                               Заместитель Главы города -

                                               руководитель аппарата

                                               Администрации города

                                               ________________ Л.О. Нога

                                               __________________________

                                Акт N ___

      об уничтожении гербовых бланков Администрации муниципального

                      образования город Салехард

г. Салехард                                         _____________________

                                                          (дата)

     Руководствуясь   Инструкцией  по  делопроизводству  в  Администрации

муниципального образования город  Салехард,  утвержденной  постановлением

Главы города от ______________ N _____, комиссия в составе:

     Ф.И.О., должность

     Отобрала к уничтожению испорченные гербовые бланки:

     1. (наименование вида гербового бланка, количество экз.).

     Уничтожение гербовых бланков путем измельчения  (сожжения)  комиссия

удостоверяет.

     Члены комиссии:                подпись                        Ф.И.О.

              Форма акта об уничтожении гербовых бланков

Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального
образования город
Салехард
(п. 7.3.6)

                                Журнал

                    учета оттисков гербовых печатей

N п/п	Наименование структурного подразделения	Оттиск печати	Дата проставления оттиска	Ф.И.О. ответственного за хранение печати	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

                 Форма журнала учета гербовых печатей