Приложение. Положение об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации города Ноябрьска

Приложение

Положение
об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации
города Ноябрьска
(утв. постановлением Администрации г. Ноябрьска
от 1 июля 2010 г. N П-1325)

Настоящее Положение определяет статус, основные функции, права и обязанности отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска (далее по тексту - Отдел).

Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются постановлением Администрации города Ноябрьска.

1. Общие положения

1.1. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации города, осуществляющим полномочия по организации архивного дела в муниципальном образовании.

1.2. Для осуществления своей деятельности использует гербовую печать Администрации города в установленном порядке, а также печать, бланк и штампы со своим наименованием.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного округа, Уставом муниципального образования город Ноябрьск, решениями Городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России и Службы по делам архивов ЯНАО, настоящим Положением.

1.4. Отдел осуществляет реализацию государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, относящихся к государственной собственности автономного округа, в соответствии с Законом ЯНАО от 06.12.2005 N 88-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ямало-Ненецкого автономного округа отдельными государственными полномочиями в области архивного дела".

1.5. Положение об Отделе, штатная численность, структура и должностные инструкции Отдела утверждаются Главой Администрации города путем подписания соответствующих распоряжений Администрации города.

1.6. В своей деятельности Отдел непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации города, курирующему деятельность Отдела (далее - заместитель Главы Администрации города).

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования.

1.8. Дополнительными источниками финансирования являются целевые средства из окружного бюджета, выделенные на реализацию отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

1.9. Администрация города обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям Администрация города принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

1.10. Почтовый адрес Отдела: 629805, г. Ноябрьск, ул. 8 Марта, 6.

1.11.Полное название Отдела: отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска.

2. Функции Отдела

Отдел в соответствии с возложенными задачами осуществляет следующие функции в установленной сфере деятельности:

2.1. Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

2.2. Осуществляет исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к собственности автономного округа и расположенных на территории города Ноябрьска.

2.3. Разрабатывает проекты правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществляет контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа.

2.4. Обеспечивает учет и хранение документов, принятых в Отдел, в том числе:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и автономного округа;

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации города Ноябрьска, которыми она наделена;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в Отдел, в том числе документов личного происхождения;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Отдела.

2.5. Организует комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

- составляет списки организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Главой Администрации города Ноябрьска и согласовываемых Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проводит систематическую работу по их уточнению;

- осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) сроков хранения в Отдел;

- организует прием на хранение в Отделе документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;

- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе, осуществляет выявление и учет уникальных и особо ценных архивных документов, создание страхового фонда;

- проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- по согласованию с Администрацией города может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

Документы негосударственной части Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации города.

2.6. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и представление в Службу по делам архивов инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования;

- рассмотрение и представление в Службу по делам архивов ЯНАО поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения согласно утвержденному Главой Администрации города графику;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в Отдел;

- проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

2.7. Представляет в установленном порядке в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчеты о выполнении Отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в Отделе.

2.8. Обеспечивает информационное обслуживание органов местного самоуправления, организацию использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч. :

- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов Отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;

- организацию работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовку документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организацию выставок документов, проведение встреч с общественностью;

- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.9. Разрабатывает основные направления перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществляет подготовку проектов нормативно-правовых актов Администрации города, методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.10. Реализует отдельные государственные полномочия Администрации города в сфере архивного дела при наделении ими органов местного самоуправления.

2.11. Обеспечивает в пределах установленной компетенции защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

2.12. Осуществляет иные функции, отнесенные к ведению Отдела.

3. Права Отдела

Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

3.1. Представлять Администрацию города по всем вопросам, входящим в установленном порядке в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации города и Службы по делам архивов ЯНАО предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.

3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.4. Вносить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения:

- по включению организаций в списки источников комплектования Отдела;

- по ведению централизованного учета документов;

- по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию экспертно-проверочной комиссии.

3.5. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования Отдела независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.6. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности требований федерального и окружного архивного законодательства.

3.7. Информировать органы государственной власти и Главу Администрации города, заместителя Главы Администрации о нарушениях федерального законодательства и законодательства автономного округа в области архивного дела должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, в том числе коммерческих организациях, а также физическими лицами.

3.8. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.9. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.10. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4. Руководство и организация работы Отдела

4.1. Непосредственное руководство Отделом осуществляет начальник Отдела. Координирование и регулирование деятельности Отдела осуществляет заместитель Главы Администрации.

4.2. Отдел возглавляет начальник Отдела, который назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации города по согласованию с заместителем Главы Администрации на основании распоряжения Администрации города.

4.3. Начальник Отдела руководит Отделом, обеспечивая решение возложенных на Отдел задач, в т.ч.:

- несет персональную ответственность за деятельность Отдела;

- распределяет обязанности между работниками Отдела;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

- принимает решения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.4. Начальник Отдела по согласованию с заместителем Главы Администрации вносит предложения Главе Администрации города об освобождении от должности работников Отдела, их поощрении и применении к ним мер дисциплинарного взыскания.

4.5. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации города, а также Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа. Один экземпляр акта приема-передачи представляется в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

4.6. Начальник Отдела имеет одного заместителя.

4.7. Заместитель начальника Отдела осуществляет общее руководство Отделом в отсутствие начальника Отдела.

4.8. Заместитель начальника Отдела назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации города по согласованию с заместителем Главы Администрации и представлению начальника Отдела на основании распоряжения Администрации города.

4.9. Работники Отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Главой Администрации города по согласованию с заместителем Главы Администрации и представлению начальника Отдела на основании распоряжения Администрации города.

4.10. Работники Отдела выполняют свои обязанности согласно положению об Отделе, должностным инструкциям, распределению обязанностей, строго соблюдая трудовую дисциплину.

4.11. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой Администрации города.

5. Взаимодействие Отдела

5.1. Отдел при выполнении возложенных на него задач взаимодействует с органами местного самоуправления, Службой по делам архивов ЯНАО, аналогичными службами муниципальных образований, структурными подразделениями Администрации города, государственными и муниципальными организациями, хозяйствующими субъектами, общественными организациями, иными субъектами гражданского права.

6. Прекращение деятельности Отдела

6.1. Прекращение деятельности Отдела осуществляется путем внесения изменений в структуру Администрации города в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

6.2. При прекращении деятельности Отдела архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа в установленном порядке.