Приложение N 1. Порядок формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов структурными подразделениями Администрации муниципального образования город Салехард - участниками системы электронного документооборота и делопроизводства

Приложение N 1
к постановлению
Администрации
г. Салехарда
от 31 января 2012 г. N 48

Порядок
формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов
структурными подразделениями Администрации муниципального
образования город Салехард - участниками системы электронного
документооборота и делопроизводства

С изменениями и дополнениями от:

9 февраля 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет общие принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства структурными подразделениями Администрации муниципального образования город Салехард в целях:

- создания единого документационного пространства структурными подразделениями Администрации муниципального образования город Салехард (далее - структурные подразделения);

- унификации принципов формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов структурными подразделениями;

- обеспечения совместимости и совместного ведения делопроизводства структурными подразделениями в системе электронного документооборота и делопроизводства, основанной на принципе "единой базы";

- снижения организационно-материальных затрат на внедрение и сопровождение системы электронного документооборота и делопроизводства.

1.2. Соблюдение настоящего Порядка является обязательным для структурных подразделений - участников системы электронного документооборота и делопроизводства.

1.3. Структурные подразделения, применяющие иные принципы формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов, не могут стать участниками системы электронного документооборота и делопроизводства.

II. Порядок формирования номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел структурного подразделения - участника системы электронного документооборота и делопроизводства формируется на основе многоуровневой Типовой номенклатуры дел Администрации муниципального образования город Салехард - участника системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - Типовая номенклатура).

2.2. В номенклатуре дел под указанием наименования структурного подразделения на следующей строке в скобках должен быть указан код структурного подразделения по перечню структурных подразделений. Указание кода структурного подразделения является признаком участника системы электронного документооборота и делопроизводства.

2.3. Наименованиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений являются наименования структурных подразделений с возможным выделением раздела "Руководство", определяемым как первый раздел номенклатуры дел. В случае отсутствия раздела "Руководство" первым аналогичным по содержанию является раздел структурного подразделения, ответственного за документационное обеспечение исполнительного органа и организацию его делопроизводства.

2.4. В обязательном порядке в первом разделе учитываются документы:

- поступившие на имя руководителя или в адрес структурного подразделения;

- отправляемые от имени структурного подразделения, руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности;

- правовые акты и другие документы структурных подразделений, подписанные руководителем структурного подразделения или лицом, исполняющим его обязанности.

2.5. Допускается учитывать указанные в пункте 2.4 документы по вопросам кадрового и бухгалтерского учета в иных разделах (соответствующих структурных подразделениях) под другими индексами по установленным правилам кадрового и бухгалтерского делопроизводства, если требуемые индексы отсутствуют в Типовой номенклатуре.

2.6. При размещении подлинников документов, указанных в пункте 2.4, и, следовательно, формировании соответствующих дел в других структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард их реальное местонахождение указывается в графе "Примечание" номенклатуры дел структурных подразделений.

2.7. При организации централизованного делопроизводства запрещается дублировать индексы дел раздела "01" в других разделах номенклатуры дел исполнительного органа под другими индексами, в т.ч. и с указанием слова "копии" или аналогичных ему. В случае необходимости дублирования данных дел в других разделах и, соответственно, размещения копий документов в других структурных подразделениях Администрации муниципального образования город Салехард они формируются в дела с указанием индекса первого раздела и слова "копии". Исключением являются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации муниципального образования город Салехард, имеющих фактический адрес, отличный от фактического адреса Администрации муниципального образования город Салехард. В этом случае в наименовании соответствующего раздела номенклатуры (наименования структурного подразделения) указывается его фактический адрес.

При организации децентрализованного делопроизводства в первом разделе указываются журнальные формы соответствующих индексов с организацией формирования дел на местах с сохранением исходного индекса.

2.8. Последовательность и наименование с учетом наименования структурного подразделения, опорных (базовых - двусоставных) индексов Типовой номенклатуры является обязательной.

2.9. Перечни документов, не учтенных в Типовой номенклатуре, добавляются в первый раздел с присвоением индексов, номерами больше учтенных опорных.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 9 февраля 2012 г. N 75 в пункт 2.10 настоящего Порядка внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. При необходимости учета специфики деятельности структурного подразделения в пределах опорных индексов создаются подчиненные (трех - и более составные) индексы путем добавления к номеру опорного индекса через дефис номера подчиненного индекса.

Например, в опорном индексе "Правовые акты Администрации муниципального образования город Салехард" под номером 01-04 может быть создан подчинённый индекс "Постановления Администрации муниципального образования город Салехард" под номером 01-04-01.

В случае необходимости дополнительной детализации соответствующего подчиненного индекса номера нижеследующих индексов образуются добавлением соответствующего номера через разделительную точку.

Например, для подчиненного индекса 01-12-03 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по основным вопросам деятельности" может быть создан индекс 01-12-03.1 "Переписка с федеральными министерствами, службами, агентствами по вопросам здравоохранения".

2.11. В случае ведения контроля исполнения документов и формирования контрольных дел по соответствующему индексу дел индекс контрольного дела образуется на основе (использования) индекса дел контролируемых документов с добавлением справа литеры "к".

Например, при формировании контрольных дел по документам индекса 01-03-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основным вопросам деятельности" они формируются в дело с индексом 01-03-01к "Контрольные дела о выполнении постановлений Губернатора автономного округа по основным вопросам деятельности".

2.12. При разделении мест формирования документов в дела и ведении их журнальной формы регистрации индекс журнала образуется на основе использования индекса дел регистрируемых документов с добавлением литеры "ж".

Например, при ведении журнала регистрации по документам индекса 01-03-01 "Постановления Губернатора автономного округа по основным вопросам деятельности" он учитывается под индексом 01-03-01ж "Журнал регистрации постановлений Губернатора автономного округа по основным вопросам деятельности".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 9 февраля 2012 г. N 75 в пункт 2.13 настоящего Порядка внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.13. При необходимости ведения раздельной регистрации проектов документов и самих документов проекты учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "п".

Например, при регистрации проектов постановлений Администрации города они учитываются в деле с индексом 01-04-01п "Проекты постановлений Администрации города".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования г. Салехард от 9 февраля 2012 г. N 75 в пункт 2.14 настоящего Порядка внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.14. При необходимости ведения журналов рассылки или выдачи документов данные журналы учитываются в деле с индексом данных документов с добавлением литеры "р".

Например, при ведении журнала рассылки по документам индекса 01-04-01 "Постановления Администрации города" он учитывается под индексом 01-04-01р "Журнал рассылки постановлений Администрации города".

III. Порядок формирования регистрационного номера

3.1. При регистрации правовых актов, наименование вида которых полностью или за исключением слов "по основному виду деятельности" соответствует наименованию соответствующего индекса номенклатуры дел, в составе регистрационного номера может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. Идентификация правового акта в этом случае осуществляется по виду документа и его порядковому номеру в пределах учетного года.

3.2. Для правовых актов аналогичного вида, но принимаемых по частным или специфическим вопросам деятельности структурного подразделения, в составе регистрационного номера также может не использоваться номер индекса по номенклатуре дел. В этом случае порядковый номер должен быть дополнен дополнительной литерой. Правило формирования регистрационного номера для данных правовых актов должно быть определено в Инструкции по делопроизводству Администрации муниципального образования город Салехард.

3.3. Для иных документов, за исключением писем, применяется следующий порядок формирования регистрационного номера:

- для документов, наименование вида которых полностью совпадает с наименованием соответствующего индекса номенклатуры дел, номер индекса может не использоваться;

- для документов с различающимися наименованиями вида и соответствующего индекса номенклатуры дел номер индекса должен использоваться.

3.4. При регистрации поступающей, отправляемой и внутренней корреспонденции индекс номенклатуры дел обязательно включается в состав регистрационного номера.

3.5. При включении номера индекса номенклатуры дел в состав регистрационного номера номер индекса и порядковый номер документа разделяются косой чертой. Рекомендуемой последовательностью является предшествование номера индекса порядковому номеру документа.

3.6. Номеру индекса должен предшествовать без разделяющих символов код исполнительного органа по перечню исполнительных органов. Незначащий ноль в коде исполнительного органа может быть опущен.

Для внутренних документов, весь цикл движения которых ограничен структурой одного исполнительного органа, код исполнительного органа может не указываться.

3.7. Составной индекс номенклатуры дел с включением кода исполнительного органа является индикатором для участников системы электронного документооборота и делопроизводства о включении документа в состав информационного ресурса общей базы.

3.8. Допускается использование дополнительных символов - цифр и знаков препинания, размещаемых после порядкового номера документа, в целях отражения взаимосвязи документов.

Дополнительные нецифровые символы, отражающие должность и личность подписавшего документ, место регистрации и другие переменные обстоятельства, размещаются в правой части регистрационного номера через дефис. Данные символы могут не отражаться в учетных данных документа при их указании на оригинале.

3.9. Размещение нецифровых символов в начале регистрационного номера не допускается.

IV. Порядок формирования дел

4.1. Общий порядок формирования дел определяется Инструкцией по делопроизводству Администрации муниципального образования город Салехард. В настоящем разделе отражены моменты формирования дел в случае наличия допускаемых расхождений номенклатуры дел Администрации муниципального образования и Типовой номенклатуры.

4.2. В случае отсутствия в номенклатуре структурных подразделений соответствующего подчиненного индекса допускается оформлять документы в дела с индексом, отличным от указанного в регистрационном номере, но в пределах данного базового индекса.

Например, документ, отнесенный автором к подчиненному индексу 01-12-02 "Переписка с Федеральным Собранием РФ по основным вопросам деятельности", формируется в дело 01-12 "Переписка с федеральными органами власти".

4.3. В случае наличия дополнительной детализации (подчиненных индексов) базового индекса в номенклатуре исполнительного органа, отсутствующей в Типовой номенклатуре, допускается разнесение документов в дела подчиненных индексов в пределах одного базового индекса.

Например, документ, отнесенный автором к базовому индексу 01-15 "Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по основным вопросам деятельности", формируется в дело 01-15-01 "Переписка с органами местного самоуправления в автономном округе по вопросам здравоохранения".

4.4. Отнесение документа в дело с базовым индексом, отличным от базового индекса, указанного в регистрационном номере, запрещается.