Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 18 мая 2012 г. N 382-П "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа" (утратило силу)

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа
от 18 мая 2012 г. N 382-П
"О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве
Ямало-Ненецкого автономного округа"

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 12 декабря 2016 г. N 1150-П настоящее постановление признано утратившим силу с 1 января 2017 г.

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности, а также приведения правил осуществления делопроизводства в соответствие с действующим законодательством Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа, утверждённую постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 14 октября 2010 года N 300-П.

2. Действие подпункта 5.4 пункта 5, пункта 10 изменений распространяется на правоотношения, возникшие с 29 февраля 2012 года.

Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа

Д.Н. Кобылкин

Изменения,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве
Ямало-Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа
от 18 мая 2012 г. N 382-П)

1. В разделе I:

1.1. в пункте 1.2 слово "Инструкция" заменить словами "Настоящая Инструкция";

1.2. в пункте 1.3 слово "Инструкции" заменить словами "требований настоящей Инструкции";

1.3. в пункте 1.4 слово "Инструкции" заменить словами "настоящей Инструкции";

1.4. в пункте 1.5:

1.4.1. в абзаце первом слово "Инструкции" заменить словами "настоящей Инструкции";

1.4.2. в абзаце третьем слово "Инструкции" заменить словами "настоящей Инструкции".

2. В разделе II:

2.1. абзац двадцать четвертый:

2.1.1. после слов "служба делопроизводства -" дополнить словом "основное";

2.1.2. после слов "возложены функции по" дополнить словами "организации и";

2.2. в абзаце двадцать пятом:

2.2.1. слово "делопроизводитель" заменить словами "ответственный делопроизводитель";

2.2.2. после слов "структурного подразделения," дополнить словами "а также по отдельным видам документов,";

2.3. абзац двадцать шестой дополнить словами ", назначаемое приказом аппарата Губернатора автономного округа";

2.4. дополнить абзацами следующего содержания:

"электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа.".

3. В разделе III:

3.1. в пункте 3.1.2 подраздела 3.1:

3.1.1. подпункт 3.1.2.2 изложить в следующей редакции:

"3.1.2.2. с воспроизведением герба автономного округа в одноцветном варианте (приложения NN 9 - 11 к настоящей Инструкции):

а) поручения первого заместителя Губернатора автономного округа;

б) писем:

- продольный бланк письма первого заместителя Губернатора автономного округа;

- продольный бланк письма заместителя Губернатора автономного округа.";

3.1.2. подпункт 3.1.2.4 признать утратившим силу;

3.2. в подразделе 3.2:

3.2.1. абзац первый пункта 3.2.2 после слов "без смещения" дополнить словами "и без переноса (разбиения) слов";

3.2.2. в пункте 3.2.17:

3.2.2.1 абзац первый после слова "Наименование" дополнить словами "либо аннотация";

3.2.2.2. абзац второй после слов "Наименование документа" дополнить словами "(аннотация)";

3.2.3. пункт 3.4.28 изложить в следующей редакции:

"3.2.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). При внутренней переписке во избежание дублирующих действий по регистрации дополнительный регистрационный номер не присваивается и не указывается.

Отметка о поступлении может проставляться в виде штампа или оформляться штрих-кодом.".

4. В разделе IV:

4.1. в подразделе 4.1:

4.1.1. пункт 4.1.5 дополнить абзацами следующего содержания:

"К проекту правового акта Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, предусматривающего внесение изменений в ранее принятые правовые акты Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, прилагается сравнительный анализ вносимых изменений.

Сравнительный анализ оформляется в виде таблицы согласно приложению N 17(1) к настоящей Инструкции и должен включать в себя только те структурные единицы правового акта, в которые вносятся изменения. Для удобства визуального восприятия вносимых изменений следует применять насыщенный (изменяемый текст) и "зачеркнутый" (исключаемый текст) формат шрифта.";

4.1.2. в пункте 4.1.9 слова "Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений (в объеме, превышающем 1/3 объема правового акта)" заменить словами "Если при подготовке проекта правового акта возникла необходимость внесения существенных изменений и дополнений, как правило, превышающих 1/3 объема правового акта,";

4.2. в подразделе 4.2:

4.2.1. в абзаце втором пункта 4.2.1:

4.2.1.1. слова "шрифтом размером N 16 в одну строку" исключить;

4.2.1.2. слова "шрифтом N 18 насыщенного начертания" исключить;

4.3. в подразделе 4.3:

4.3.1. в абзаце четвертом пункта 4.3.2 слова "расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет)," заменить словами "установлением и(или) увеличением расходных обязательств автономного округа (формированием доходов окружного бюджета),";

4.3.2. в пункте 4.3.11:

4.3.2.1. абзац первый изложить в следующей редакции:

"4.3.11. Аппаратом Губернатора автономного округа проводится правовая экспертиза проектов правовых актов о наделении исполнительных органов государственной власти автономного округа полномочиями, об утверждении структуры исполнительных органов государственной власти автономного округа, положений об исполнительных органах государственной власти автономного округа, их внутренней структуры и штатной численности, административных регламентов предоставления (осуществления) государственных услуг (функций), административных регламентов проведения проверок при осуществлении регионального государственного контроля (надзора), а также проектов правовых актов, предмет которых затрагивает ведение реестра государственных услуг (функций), за исключением ведения указанных реестров с использованием государственных информационных систем.";

4.3.2.2. дополнить абзацем следующего содержания:

"Прием проектов правовых актов Правительства автономного округа и Губернатора автономного округа на правовую экспертизу осуществляется до 20 декабря текущего года.";

4.4. в подразделе 4.4:

4.4.1. в пункте 4.4.12 слова "www.adm.yanao.ru" заменить словами "www.Правительство.ЯНАО.РФ".

5. В разделе V:

5.1. в подразделе 5.1:

5.1.1. пункт 5.1.3 изложить в следующей редакции:

"5.1.3. Договоры (соглашения) с органами государственной власти Российской Федерации и субъектами Российской Федерации, договоры (соглашения) об осуществлении международных и внешнеэкономических связей заключаются только от имени автономного округа или Правительства автономного округа.";

5.1.2. абзац четвертый пункта 5.1.4 изложить в следующей редакции:

"Договоры (соглашения) об осуществлении международных и внешнеэкономических связей и межрегиональные договоры (соглашения), заключаемые от имени автономного округа, передаются аппаратом Губернатора автономного округа в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, для последующего направления на утверждение Законодательным Собранием автономного округа в установленном законодательством автономного округа порядке.";

5.2. в абзаце втором пункта 5.4.2 подраздела 5.4 слова "расходованием средств окружного бюджета (поступлением средств в окружной бюджет)," заменить словами "установлением и(или) увеличением расходных обязательств автономного округа (формированием доходов окружного бюджета),";

5.3. в подразделе 5.5:

5.3.1. пункт 5.5.6 дополнить абзацами следующего содержания:

"Автор договора (соглашения), заключенного от имени Правительства автономного округа без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, готовит проект распоряжения Правительства автономного округа об одобрении договора (соглашения) и направляет в государственно-правовой департамент автономного округа для проведения правовой экспертизы.

Договор (соглашение), заключенный от имени Правительства автономного округа без соблюдения процедуры, установленной настоящей Инструкцией, регистрируется в аппарате Губернатора автономного округа в день принятия распоряжения Правительства автономного округа об его одобрении.

Согласование и реализация соглашений о сотрудничестве между Правительством автономного округа и предприятиями топливно-энергетического комплекса регламентируется порядком, утвержденным постановлением Правительства автономного округа от 12 мая 2011 года N 258-П "О порядке взаимодействия исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа при разработке, заключении и реализации соглашений о сотрудничестве между Правительством Ямало-Ненецкого автономного округа и предприятиями топливно-энергетического комплекса".";

5.3.2. абзац второй пункта 5.5.9 признать утратившим силу;

ГАРАНТ:

Действие подпункта 5.4 пункта 5 распространяется на правоотношения, возникшие с 29 февраля 2012 г.

5.4. пункты 5.6.5, 5.6.7 и 5.6.8 подраздела 5.6 признать утратившими силу.

6. В пункте 6.3.12 подраздела 6.3 раздела VI:

6.1. в абзаце первом:

6.1.1. слова ", участникам региональной межведомственной системы электронного документооборота (далее - РМСЭД)" исключить;

6.1.2. слова ", участникам СЭДД" исключить;

6.2. в абзаце втором:

6.2.1. слово "только" исключить;

6.2.2. слово "РМСЭД" заменить словами "региональной межведомственной системы электронного документооборота (далее - РМСЭД)".

7. В разделе VII:

7.1. в подразделе 7.1:

7.1.1. в пункте 7.1.1:

7.1.1.1. в абзаце втором слово "делопроизводителями" заменить словами "ответственным делопроизводителем";

7.1.1.2. в абзаце третьем слова "делопроизводителем секретариата или" исключить;

7.1.2. в абзаце втором пункта 7.1.5:

7.1.2.1. слова "делопроизводителями секретариата" заменить словами "ответственными делопроизводителями секретариата";

7.1.2.2. дополнить словами "(далее - делопроизводители)";

7.1.3. в абзаце первом пункта 7.1.6 слова "ответственными делопроизводителями секретариата" заменить словом "делопроизводителями";

7.2. в абзаце втором пункта 7.2.1 подраздела 7.2 слова "региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа" заменить словом "РМСЭД";

7.3. в абзаце первом пункта 7.3.5 подраздела 7.3 слова "секретариатов и органов" исключить;

7.4. в пункте 7.4.2 подраздела 7.4:

7.4.1. в абзаце втором слово "секретариатов" исключить;

7.4.2. абзац четвертый после слов "или Правительства автономного округа" дополнить словами ", в случае отсутствия бланка коллегиального органа,";

7.5. пункт 7.5.3 подраздела 7.5 после слов "отправляемых документов" дополнить словами "вне зависимости от вида и способа доставки";

7.6. пункт 7.6.5 подраздела 7.6 изложить в следующей редакции:

"7.6.5. На заказную корреспонденцию составляется реестр в двух экземплярах, один из которых возвращается в службу делопроизводства с распиской работника почтового отделения связи, обеспечивающего отправку корреспонденции (документов).";

7.7. в абзаце первом пункта 7.7.1 подраздела 7.7 слова "секретариата или делопроизводителями органа" исключить;

7.8. в подразделе 7.8:

7.8.1. в пункте 7.8.1 слово "ответственными" исключить;

7.8.2. в абзаце втором пункта 7.8.2 слово "ответственными" исключить.

8. В разделе VIII:

8.1. в подразделе 8.1:

8.1.1. в абзаце втором пункта 8.1.4:

8.1.1.1. слово "секретариата" исключить;

8.1.1.2. после слов "ответственными делопроизводителями" дополнить словом "секретариата";

8.1.1.3. слова "системы электронного документооборота и делопроизводства" заменить словом "СЭДД";

8.1.2. пункт 8.1.6 изложить в следующей редакции:

"8.1.6. Сводная номенклатура дел Правительства автономного округа в конце каждого года уточняется на основании предложений ответственных делопроизводителей, подписывается руководителем службы делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа, утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

После утверждения номенклатуры дел Правительства автономного округа служба делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа оформляет и направляет выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства автономного округа ответственным делопроизводителям секретариатов и руководителям основных структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводства по отдельным видам документов Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, для использования в работе.";

8.1.3 в подпункте 8.1.8.5 пункта 8.1.8 слова "о лицах" заменить словами "об основных структурных подразделениях аппарата Губернатора автономного округа";

8.2. пункт 8.2.15 изложить в следующей редакции:

"8.2.15. Ответственные делопроизводители несут ответственность за качество формирования дел в Правительстве автономного округа и отвечают за сохранность документов и дел.";

8.3. в подразделе 8.3:

8.3.1 в пункте 8.3.1:

8.3.1.1. в подпункте 8.3.1.2:

- абзац четвертый после слова "осуществляется" дополнить словом "ежегодно";

- дополнить абзацем следующего содержания:

"Ответственность за качественную подготовку и своевременную передачу дел в архив возложена на ответственных делопроизводителей.";

8.3.1.2. подпункт 8.3.1.3 изложить в следующей редакции:

"8.3.1.3. При подготовке к передаче в архив Правительства автономного округа дел постоянного и временного сроков хранения документы в них должны располагаться сверху вниз, т.е. документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым в деле. При этом все металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

В период подготовки дел к передаче в архив Правительства автономного округа специалистом службы делопроизводства, принимающим архивные дела, совместно с ответственным делопроизводителем предварительно проверяется качество их формирования, оформления, соответствие количества дел, включённых в опись, количеству дел, заведённых в соответствии с номенклатурой дел Правительства автономного округа.

При обнаружении в делах неисправимых повреждений документов составляется акт. Дела, оформленные с нарушением установленных требований, на архивное хранение не принимаются. Дела и документы возвращаются для устранения ответственным делопроизводителем в 10-дневный срок всех выявленных при проверке недостатков в формировании и оформлении дел. В исключительных случаях утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.";

8.3.1.3. подпункт 8.3.1.4 дополнить абзацем следующего содержания:

"Если при передаче дел обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих документов. Причины их отсутствия отражаются в прилагаемой к акту приема-передачи справке ответственного делопроизводителя.";

8.3.1.4. подпункт 8.3.1.7 после слов "предусматривает проведение" дополнить словами "ответственными делопроизводителями";

8.3.2. в пункте 8.3.2:

8.3.2.1. подпункт 8.3.2.5 дополнить абзацем следующего содержания:

"При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.";

8.3.2.2. подпункты 8.3.2.6 и 8.3.2.7 изложить в следующей редакции:

"8.3.2.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании нормативных правовых актов Российской Федерации и автономного округа, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства автономного округа. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без полистного просмотра самих документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, документы, подлежащие возврату, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

8.3.2.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра у ответственного делопроизводителя. Подготовленные ответственными делопроизводителями описи служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства автономного округа.";

8.3.3. пункт 8.3.5 дополнить подпунктами 8.3.5.3 и 8.3.5.4 следующего содержания:

"8.3.5.3. Ответственным делопроизводителям запрещается самостоятельно уничтожать дела и документы по истечении срока хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении их к уничтожению сдаются на утилизацию (уничтожение) в службу делопроизводства. Перед сдачей документы упаковываются и увязываются в связки. На основании представленных ответственными делопроизводителями актов о выделении дел к уничтожению сотрудником делопроизводства составляется сводный акт, в котором указываются дата передачи, количество включенных в акт дел. Сводный акт подписывается руководителем службы делопроизводства аппарата Губернатора автономного округа, утверждается заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.

Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляется под контролем сотрудника службы делопроизводства, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

8.3.5.4. При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;

- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не уничтожаются в период установленных периодов хранения по истечении сроков указанных судебных разбирательств и расследований;

- уничтожение документов должно проводиться в порядке, обеспечивающем конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные копии, следует уничтожить.".

9. В разделе IX:

9.1. в подразделе 9.1:

9.1.1. пункт 9.1.1 изложить в следующей редакции:

"9.1.1. В Правительстве автономного округа создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДД.";

9.1.2. пункт 9.1.5 изложить в следующей редакции:

"9.1.5. При получении электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, при наличии электронной подписи осуществляется проверка её подлинности.";

9.1.3. в абзаце втором пункта 9.1.7 цифры "23" заменить цифрами "35";

9.1.4. пункт 9.1.9 дополнить словами "и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.";

9.1.5. дополнить пунктом 9.1.14 следующего содержания:

"9.1.14. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов в формате исходных файлов, приведен в приложении N 35(1) к настоящей Инструкции.";

9.2. подраздел 9.2 дополнить пунктом 9.2.3 следующего содержания:

"9.2.3. Сообщения электронной почты, направляемые во исполнение документов, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа или членов Правительства автономного округа, в случае невостребованности автором запроса направления информации на бумажном носителе подлежат регистрации в СЭДД. В этом случае направление информации осуществляется на адреса электронной почты указанные автором. В теме письма дополнительно указываются реквизиты (регистрационный номер и дата) исходного запроса и ответа на него.".

ГАРАНТ:

Действие пункта 10 распространяется на правоотношения, возникшие с 29 февраля 2012 г.

10. Подраздел 10.2 раздела X дополнить пунктом 10.2.14 следующего содержания:

"10.2.14. Настоящий раздел не применяется к правоотношениям, регулируемым постановлением Губернатора автономного округа от 22 февраля 2012 года N 22-ПГ "О реализации отдельных полномочий аппаратом Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа.".

11. Абзац пятый пункта 11.3.1 подраздела 11.3 раздела XI после слов "Образцы эскизов" дополнить словами "и шаблонов".

12. Дополнить Инструкцию приложением N 17(1) следующего содержания:

"Приложение N 17(1)
к Инструкции
по делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

N п/п	Действующая редакция		Предлагаемая редакция		Обоснование внесения изменения
	структурная единица правового акта	текст структурной единицы	структурная единица правового акта	текст структурной единицы

      Примерная форма оформления сравнительного анализа изменений,

                       вносимых в правовой акт".

13. Приложение N 18 к Инструкции изложить в следующей редакции:

"Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

              Образец оформления проекта правового акта".

14. Приложения NN 21, 22 к Инструкции признать утратившими силу.

15. В приложении N 35 к Инструкции:

15.1. в строке "Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ" графы 1 слова "лица, подписавшего документ" заменить словами "автора документа";

15.2. в строке "Наименование текста" графы 1 слова "Наименование текста" заменить словами "Наименование либо аннотация документа".

16. Дополнить Инструкцию приложением N 35(1) следующего содержания:

"Приложение N 35(1)
к Инструкции
по делопроизводству
в Правительстве
Ямало-Ненецкого
автономного округа

Примерный перечень
документов, создание, хранение и использование которых может
осуществляться исключительно в форме электронных
документов в формате исходных файлов

1. Предложения, направляемые для включения в месячные и квартальные планы организационных мероприятий Правительства автономного округа.

2. Доклады, обзоры информационного характера.

3. Справочные документы, в т.ч. списки адресов, телефонов.

4. Документы (справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам деятельности.

5. Информация, предоставляемая по запросам и предназначенная для дальнейшего свода.

6. Документы по регистрации, учету и контролю (журналы, карточки, реестры и т.д.).".