Приложение N 2. Положение об экспертной комиссии Администрации муниципального образования город Салехард

Приложение N 2
к постановлению
Администрации
г. Салехарда
от 27 июня 2012 г. N 307

Положение
об экспертной комиссии Администрации муниципального
образования город Салехард

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города Салехарда (далее - ЭК) создается для:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Салехарда (далее - Архив), уничтожения документов с истекшими сроками хранения, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Администрации города Салехарда;

- отбора и уничтожения печатей, штампов, бланков в многоцветном варианте, применяемых в Администрации города.

1.2. В своей работе ЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе", иными нормативными правовыми актами Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Салехард, муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.3. Председателем ЭК является заместитель Главы Администрации города, управляющий делами. Состав ЭК утверждается постановлением Администрации города Салехарда. ЭК является совещательным органом. Решения ЭК по вопросам, отнесенным к ее ведению, вступают в силу после утверждения председателем комиссии.

Председатель ЭК несет ответственность за своевременное предоставление номенклатуры дел, описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение в Архив для согласования экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа; своевременную передачу дел на постоянное хранение в Архив.

Секретарем ЭК является лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива Администрации города Салехарда.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов, в том числе и документов ограниченного доступа, при формировании дел, образующихся в процессе деятельности Администрации города Салехарда, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Архив.

2.4. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

2.5. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению испорченных бланков в многоцветном варианте, применяемых в Администрации города Салехарда.

2.6. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению печатей, штампов, применяемых в Администрации города Салехарда, подлежащих уничтожению.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами, ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов в Администрации города Салехарда для дальнейшего хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов структурных подразделений Администрации города Салехарда, подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел Администрации города Салехарда.

3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1. На рассмотрение в Архив для утверждения ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, а затем на утверждение заместителю Главы Администрации города, управляющему делами описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации:

- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на муниципальное хранение;

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне.

3.3.2. На рассмотрение в Архив для согласования ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, а затем на утверждение заместителю Главы Администрации города, управляющему делами:

- номенклатуру дел;

- описи дел по личному составу;

- положение об экспертной комиссии Администрации города Салехарда;

- инструкцию по делопроизводству в Администрации города Салехарда;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

3.3.3. На утверждение заместителю Главы Администрации города, управляющему делами (с предварительным согласованием с Архивом):

- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.3.4. На рассмотрение ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

3.4. Оказывает методическую помощь специалистам Администрации города Салехарда по вопросам работы с документами.

4. Права ЭК

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам Администрации города Салехарда по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов.

4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений упорядочения и оформления документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и предоставления письменного объяснения в случае их отсутствия.

4.3. Запрашивать от специалистов Администрации города Салехарда:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.4. Заслушивать на своих заседаниях специалистов Администрации города Салехарда о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

4.5. Имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки дела, сформированные и оформленные с нарушением Правил работы архивов организаций.

4.6. Информировать руководство Администрации города Салехарда по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК работает в тесном контакте с Архивом и ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному распоряжением Администрации города Салехарда.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

6. Ответственность ЭК

Экспертная комиссия несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение своих функций.

6.2. За нарушение графика представления на утверждение или согласование ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения управленческой документации, описей дел по личному составу.