Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Раздел 1. Характеристика текущего состояния муниципального архива на территории муниципального образования
Деятельность отдела по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска (далее - отдел) направлена на достижение основной цели: обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов в интересах граждан, общества и государства.
Одной из основных функций муниципального архива является обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:
- информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов отдела актуальной тематики, исполнение запросов юридических и физических лиц;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, в том числе в форме электронных документов, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;
- исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, в том числе в форме электронных документов;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.
По состоянию на 01 января 2013 года в отделе находится на хранении 30279 тыс. единиц хранения документов с 1957 года.
Гарантируя право на доступ к официальной информации и изучение истории города Ноябрьска, отдел содействует решению задач социально-экономического развития города и округа, служит становлению и развитию гражданского общества, эффективному муниципальному управлению.
За последние 10 лет количество запросов, поступающих в архив, увеличилось в среднем в
7 раз. Большую часть составляют запросы социально-правового характера: справки о стаже работы, заработной плате, дислокации предприятия, районном коэффициенте, северных надбавках и т.п., необходимые гражданам для оформления и начисления пенсии. При исполнении запросов специалистами архива проводится работа по поиску необходимых дел, выписка необходимых сведений, относящихся к сути запроса, и подготовка ответа с последующим внесением данных в программу "Учет обращений граждан".
Часто в адрес архива поступают запросы тематического характера (подтверждение создания или открытия того или иного учреждения, о выделении земельных участков, о смене фамилии, о регистрации предприятий и индивидуальных предпринимателей, о награждениях и присвоении званий и т.п.). Из года в год количество данных запросов только увеличивается. В большинстве случаев обратившиеся в архив граждане не могут точно указать данные для быстрого и эффективного поиска (год создания организации, выделения земельного участка, смены фамилии; название предприятия и т.п.), и специалистам приходится вручную просматривать огромное количество дел, что приводит к значительной потере времени и не всегда к положительному результату.
По документам архива ежегодно издается печатное издание "Календарь Памятных дат муниципального образования город Ноябрьск". При подготовке данного издания специалистом проводится колоссальная исследовательская работа, включающая в себя просмотр большого количества дел для выявления юбилейных дат, подборку фотографий из фондов архива. С
2011 года подборка фотографий стала менее трудоемкой, так как муниципальный архив приобрел программу "Фотокаталог", и все фотографии, находящиеся на хранении в архиве (1828 ед. хр.), были отсканированы и внесены в базу данных программы. Программа "Фотокаталог" позволяет найти и просмотреть необходимые фотографии в электронном виде без дополнительного поиска на бумажном носителе.
Также по документам архива издаются такие печатные издания, как "Путеводитель по фондам", "Краткий справочник", проводятся выставки с целью популяризации архивных документов, готовятся тематические сюжеты на телевидении. Хочется отметить повышенный спрос граждан и организаций к получению из архива необходимой информации.
В последние годы на территории муниципального образования город Ноябрьск ведется активная работа по внедрению информационных технологий в различных областях деятельности, в том числе и в области архивного дела. Так, в рамках выполнения мероприятий окружной долгосрочной целевой программы "Развитие информационного общества и формирование электронного правительства ЯНАО на 2011 - 2013 годы", утвержденной постановлением Правительства ЯНАО от 14.02.2011 N 73-П, департамент информационных технологий и связи ЯНАО в ноябре 2012 года провел подготовительную работу по созданию электронного фонда пользования и развития единой информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО в части включения в ее контур муниципальных архивов. Было приобретено необходимое оборудование для создания в муниципальном архиве центра сканирования.
В рамках данной программы специалисты московской фирмы ООО "ЭЛАР" провели формирование информационного ресурса с использованием сведений Путеводителей по фондам и базы данных программного комплекса "Архивный фонд", посредством импорта информации из тематических баз данных ("Картотека решений рай(гор) исполкома", "Картотека постановлений и распоряжений администрации"), оцифровки и загрузки описей и заголовков дел. В результате данной работы были отсканированы описи документов постоянного срока хранения в количестве 83 фондов, а также описи дел по личному составу ликвидированных предприятий в количестве 59 фондов.
К 2013 году проведена подготовительная работа по созданию электронного архива в муниципальном образовании город Ноябрьск, и решены следующие задачи:
1) приобретено современное оборудование, позволяющее эффективно производить сканирование архивных документов;
2) отсканированы описи документов постоянного срока хранения и документов по личному составу ликвидированных организаций;
3) установлена программа электронно-информационной поисковой системы электронного архива ЯНАО, позволяющая производить поиск необходимых данных по фондам архива и ознакомление с составом документов муниципального архива.
В настоящее время, находясь на пути внедрения электронной информационно-поисковой системы электронного архива ЯНАО и создания электронного фонда пользования, необходимо решить следующие задачи, которые будут способствовать эффективной работе всей базы данных в интересах граждан и организаций:
Во-первых, необходимо провести экспертизу состояния архивных дел, находящихся на хранении в муниципальном архиве и подлежащих оцифровке. Результатом экспертизы должен стать документ, отражающий текущее физическое состояние документов, их количество, структуру и взаимосвязь.
Во-вторых, оцифровка архивных фондов - процесс очень кропотливый и долговременный, к тому же большое количество архивных дел, подлежащих оцифровке, необходимо будет расшивать, а после сканирования снова подшивать и переплетать в дела, а это потребует дополнительных финансовых затрат.
В-третьих, остаются вопросы обеспечения сохранности цифровых материалов и дальнейшей работы с ними в условиях быстрой эволюции информационных технологий. Для этого необходимо качественное программное обеспечение, позволяющее сохранять, преобразовывать и в дальнейшем распознавать различные форматы файлов.
В-четвертых, необходимо включить в программу по сканированию и обработке изображений функцию по восстановлению угасающих текстов документов, утраченной части текста документов, это бы позволило одновременно проводить сканирование и реставрацию текстов документов.
Решение вышеуказанных задач будет способствовать достижению цели по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.