Приложение. Изменения, вносимые в приложение к постановлению Администрации муниципального образования Надымский район от 14.09.2012 N 491 "О Регламенте работы в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) Администрации муниципального образования Надымский район" (далее - Регламент)

Приложение
к постановлению
Администрации
муниципального образования
Надымский район
от 22 августа 2014 г. N 461

Изменения,
вносимые в приложение к постановлению Администрации муниципального образования Надымский район от 14.09.2012 N 491 "О Регламенте работы в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) Администрации муниципального образования Надымский район" (далее - Регламент)

1. В пункте 1.4. главы 1 Регламента слово "Порядка" заменить словом "Регламента".

2. Дополнить главу 5 Регламента пунктом 5.13. следующего содержания:

"5.13. Служебные записки создаются, согласовываются, подписываются и регистрируются в СЭДД без использования бумажных носителей (исключение составляют информации об исполнении поручений Главы Администрации Надымского района, служебные записки, направляемые Главе Администрации Надымского района, служебные записки об осуществлении закупок товаров, работ, услуг для нужд Администрации Надымского района).

"Сотрудник" создает в СЭДД проект РКК служебной записки, направляет на подпись руководителю с использованием функции "На подпись".

Итогом подписания в СЭДД является наложение руководителем одной из двух виз:

-"Подписать";

- "Отказать".

В случае наложения визы "Отказать", руководитель оформляет мотивированный отказ или замечание в карточке СЭДД.

В случае наложения визы "Подписать" подписанный документ возвращается к "Сотруднику", "Сотрудник" в СЭДД направляет документ "На регистрацию".".

3. Главу 7 Регламента изложить в следующей редакции:

"7. Муниципальные правовые акты Администрации Надымского района (создание, согласование, регистрация, рассылка)

7.1. Для организации работы с правовыми актами в СЭДД используется база данных "ОРД".

7.2. Создание проекта муниципального правового акта осуществляется в электронном виде в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Надымского района.

Если в Администрации муниципального образования Надымский район существуют типовые документы и принят определенный порядок их согласования, целесообразно сохранять их в виде шаблона согласования.

Автор проекта (далее - автор) создает в СЭДД проект РКК правового акта с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет следующие реквизиты:

- "Вид документа" - вид правового акта;

- "Заголовок" - наименование правового акта;

- "Список рассылки" - список адресатов, в-соответствии с которым правовой акт будет разослан после регистрации;

- "Подпись" - должностное лицо, которое будет подписывать правовой акт;

- "Исполнители" - разработчик правового акта.

Автор присоединяет к РКК файл с текстом правового акта.

7.3. Средствами СЭДД автор:

- выбирает вид согласования "Стандартное" или "По шаблону" (создание шаблонов участников согласования возможно только администраторами СЭДД);

- выбирает тип согласования "последовательное" (при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - инициатором процесса, либо досрочно - по отрицательной визе одного из участников);

- выбирает участников согласования (непосредственный руководитель структурного подразделения Администрации Надымского района, руководители структурных подразделений Администрации Надымского района (если им предписываются проектом конкретные поручения), начальник департамента правового регулирования и контроля Администрации Надымского района, курирующий заместитель Главы Администрации Надымского района, главный специалист управления документационного обеспечения Администрации Надымского района (проведение филологической экспертизы), управляющий делами Администрации Надымского района);

- устанавливает срок согласования для каждого участника процесса (в окне "Участники", используя функцию "Параметры" и для каждого согласующего в окне "Время согласования" указать количество дней или часов, предоставляемых каждому из участников процесса, при превышении срока согласования, каждый день с момента совпадения текущей даты со сроком согласования до момента завершения или прекращения процесса согласования, автору посылается уведомление об окончании срока согласования, а несогласовавшему участнику посылаются уведомления о необходимости принять участие в согласовании);

- определяет в окне "Параметры" порядок действий при превышении времени согласования конкретным участником (параметр "Если просрочено") ("ничего не делать", "продолжить процесс", "однократное уведомление автору и продолжить процесс", "оставить и посылать периодические уведомления визирующему", "оставить и посылать периодические уведомления визирующему и инициатору");

- устанавливает значение в окне "Хранение листа согласования" -"Три месяца";

- начинает процесс согласования, используя функцию "Начать процесс согласования".

7.4. После получения визы "Согласен" от всех участников согласования проекта правового акта автор:

- распечатывает на бумажный носитель все результаты согласования, используя функции "Ход исполнения", "Печать на бланке";

- распечатывает на бумажный носитель проект правового акта;

- проставляет штампы о проведении правовой и филологической экспертиз;

- передает на бумажных носителях управляющему делами Администрации Надымского района проект правового акта, пояснительную записку, все листы результатов согласования, список рассылки правового акта и необходимые материалы. Управляющий делами Администрации Надымского района переносит свою визу согласования на лист результатов согласования проекта правового акта и передает проект правового акта на подписание "Руководителю", в компетенцию которого входит подписание данного вида правового акта.

7.5. Подписанный на бумажном носителе правовой акт автор передает на регистрацию в управление документационного обеспечения Администрации Надымского района.

Средствами СЭДД автор направляет РКК проекта правового акта на регистрацию "Делопроизводителю правовых актов". Для этого необходимо:

- выбрать местом регистрации в РКК проекта правового акта "управление документационного обеспечения";

- нажать в РКК проекта правового акта кнопку "На регистрацию".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.5. "Делопроизводитель правовых актов" осуществляет регистрацию правового акта на бумажном носителе, затем осуществляет регистрацию в СЭДД.

После регистрации "Делопроизводитель правовых актов" сканирует правовой акт (с регистрационным номером, датой) и его электронный образ присоединяет к РКК документа в поле "Файл".

После регистрации правового акта в СЭДД осуществляется рассылка документа в соответствии со списком рассылки РКК документа.

7.6. После получения автором уведомления об отрицательном согласовании проекта правового акта (виза "Не согласен") автор:

- прекращает процесс согласования с использованием функции "Прекратить процесс";

- повторно направляет на согласование проект правового акта (в соответствии с пунктом 17.3. настоящего Регламента).

7.7. Если в процессе согласования проекта правового акта участник наложил визу "Согласен с замечаниями", процесс согласования продолжается автоматически, устранение замечаний автором возможно только при завершении процесса согласования.

Автор устраняет замечания участника и повторно направляет ему на согласование проект правового акта.

После получения повторной визы "Согласен" от участника согласования проекта правового акта автор осуществляет действия в соответствии с пунктами 7.4, 7.5. настоящего Регламента.

7.8. При согласовании проекта правового акта возможно использование функции "Согласование до визы".".

4. Дополнить Регламент главой 17 следующего содержания:

"17. Приостановка, продолжение, прекращение, завершение процесса согласования проекта документа

17.1. Приостановка процесса согласования проекта применяется в случае:

- получения визы от согласующего "Не согласен";

- необходимости изменения состава участников и параметров согласования (за исключением случая, если они были выбраны из шаблона листа согласования, в котором было указано "Список участников и параметры изменять нельзя").

Для того чтобы приостановить процесс согласования, инициатору необходимо открыть лист согласования и использовать функцию "Приостановить процесс".

После этого лист согласования становится доступным для редактирования.

Участники процесса согласования могут просмотреть историю согласования:

- документа в РКК документа, используя функцию "Ход исполнения";

- листа результатов согласования, используя функцию "История согласования".

17.2. Для того чтобы продолжить процесс согласования, необходимо открыть лист согласования и использовать функцию "Продолжить процесс".

17.3. Прекратить процесс согласования имеет право только инициатор согласования, для этого необходимо открыть лист согласования и использовать функцию "Прекратить процесс".

Инициатор проекта документа должен выполнить следующие действия:

- дождаться появления завершенного листа согласования во вкладке "Ход исполнения" РКК проекта документа;

- просмотреть историю согласования документа, используя функцию "история согласования";

- внести изменения в сам проект документа (или заменить проект документа на новый) в существующей РКК;

- создать новый лист согласования (с указанием необходимых комментариев о внесенных изменениях);

- согласовать проект с непосредственным руководителем;

- согласовать проект с согласующим лицом, который нанес визу "Не согласен" (в зависимости от компетенции и вопросов, затрагиваемых при получении отрицательной визы, на авторе лежит ответственность за согласование проекта с заинтересованными лицами);

- согласовать проект с последующими согласующими лицами, которые в прошлом листе согласования были расположены в порядке после согласующего, наложившего отрицательную визу.

17.4. Если в процессе параллельного, либо комбинированного согласования один из участников не согласовал проект документа, процесс согласования автоматически завершается.

17.5. Завершение процесса согласования фиксируется автоматически после согласования проекта документа последним участником процесса. В листе согласования, после того как все участники процесса согласуют проект, будут зафиксированы дата и время окончания процесса согласования (появится поле "Дата завершения согласования").".